Note privind contul clientului

Notele contului sunt destinate exclusiv personalului dvs., ele nefiind vizibile pentru clienți. Stocați informațiile de care aveți nevoie pentru a le avea în vedere atunci când pregătiți documente în TaxDome. Conectați notele la sarcini și activități pentru un acces mai rapid.

Note privind contul clientului, explicații

Notele din contul clientului oferă un loc centralizat în contul fiecărui client pentru stocarea informațiilor interne de care echipa dvs. are nevoie în timpul lucrului. Spre deosebire de instrumentele de comunicare cu clienții, notele sunt vizibile numai pentru membrii echipei dvs. care au permisiunile corespunzătoare. Acestea pot fi accesate fie din fila Prezentare generală, fie din fila Note din profilul clientului.

Când să folosiți notele contului:

• Stocați preferințele și cerințele clienților: Documentați preferințele de comunicare, metodele preferate de contact, cerințele specifice de formatare sau instrucțiunile de prestare a serviciilor pe care membrii echipei trebuie să le rețină.
• Urmăriți detaliile specifice contului: înregistrați informații despre structura afacerii clientului, contactele cheie, datele importante sau contextul istoric care ajută echipa dvs. să ofere servicii mai bune.
• Păstrați informațiile de referință: păstrați datele de autentificare, detaliile de acces la sistemele terțe sau specificațiile tehnice de care ar putea avea nevoie mai mulți membri ai echipei.
• Documentați circumstanțele speciale: notați orice situații unice, excepții de la standard sau considerații care trebuie avute în vedere în timpul prestării serviciilor.

Note vs. alte instrumente de comunicare ale echipei

• Notele rămân permanent în cont, oferind referințe consecvente pentru toate lucrările și serviciile.
• Mesajele interne din chat-urile clienților sunt ideale pentru discuții rapide, specifice contextului, în cadrul unui fir de conversație, în timp ce notele oferă informații de referință pe termen lung, aplicabile întregului cont.
• Comentariile referitoare la sarcini rămân în cadrul unui anumit job și sunt vizibile numai acolo, în timp ce notele pot fi legate de mai multe joburi și sarcini din cont.
• Discuțiile în echipă sunt concepute pentru comunicarea bidirecțională cu membrii echipei, în timp ce notele sunt strict documentație internă.

Creați note

Web Mobil

O notă poate fi creată de proprietarul firmei și de administrator. De asemenea, poate fi creată de un angajat care este alocat contului sau căruia i s-a acordat permisiunea permisiunea de a vizualiza toate conturile .

Pentru a crea o notă nouă:

1. Faceți clic pe butonul Noudin bara laterală, selectați Notă. Alternativ, din pagina Prezentare generală a contului, accesați secțiunea Note și faceți clic pe Adăugați notă.

2. Introduceți un titlu pentru nota dvs. în câmpul pentru titlu, apoi scrieți conținutul notei mai jos. Puteți utiliza formatarea textului, emoji, marcatori, liste numerotate și, de asemenea, puteți insera linkuri. De asemenea, puteți menționa membrii echipei dvs. pentru a-i notifica cu privire la conținutul notei.

3. Faceți clic pe Salvare pentru a adăuga nota.

Dacă încercați să părăsiți pagina Note fără să faceți clic pe Salvare , vă vom avertiza. Faceți clic pe Anulare în fereastra pop-up de alertă, apoi salvați nota. Vă rugăm să nu bifați caseta de selectare Împiedicați crearea de dialoguri suplimentare pentru această pagină . În caz contrar, nu veți putea primi astfel de alerte în viitor.

Sfat

Folosește mesaje interne în chat-uri pentru comunicarea rapidă în echipă pe teme specifice. Spre deosebire de notițele pentru referință pe termen lung, care pot fi legate de sarcini sau joburi, mesajele interne sunt potrivite atunci când trebuie să discuți ceva cu echipa ta direct în contextul unei conversații.

Accesați Conturi și atingeți contul dorit. Găsiți fila Note și atingeți butonul Notă nouă. Puteți menționa membrii echipei în note folosind simbolul @.

Arhivarea/ștergerea notelor

Toate notele pot fi fie active, fie arhivate. Toate notele create sunt afișate în fila Activ . După ce nu mai aveți nevoie de notă, o puteți transfera în arhivă făcând clic pe pictograma Mutare în arhivă .

De asemenea, puteți restaura nota făcând clic pe linkul Mutare în activ din fila Arhivat.

Pentru a șterge o notă, trebuie mai întâi să o mutați în arhivă. Apoi, accesați fila Arhivate , faceți clic pe Șterge și confirmați ștergerea.

Note cu ace

Puteți fixa până la trei note pentru a le afișa întotdeauna în partea de sus a listei, făcând clic pe pictograma Fixare. Notele fixate sunt evidențiate pentru a fi mai ușor de vizualizat. Acest lucru este util pentru notele la care faceți referire des sau pentru informațiile importante la care trebuie să aveți acces rapid.

Căutare și filtrare note

Utilizați opțiunile de căutare și filtrare din fila Note pentru a găsi rapid note specifice.

Pentru a căuta note, introduceți cuvintele cheie în câmpul de căutare. Căutarea se efectuează în titlurile și conținutul notelor.

Pentru a filtra notele, utilizați opțiunile de filtrare pentru a vizualiza notele după data creării, data actualizării sau membrul echipei care le-a creat. În plus, puteți salva oricare dintre selecțiile dvs. ca presetări de filtrare pentru utilizare ulterioară și chiar le puteți partaja cu echipa dvs. Citiți mai multe despre TaxDome .

Note de editare

Web Mobil

Pentru a modifica o notă, faceți clic pe pictograma Editare din fila Note sau faceți clic pe nota din pagina Prezentare generală a contului. Efectuați modificările, apoi faceți clic pe Salvare.

Pentru a edita o notă creată de un alt membru al echipei, un angajat trebuie să aibă permisiunea de a gestiona conturile .  

Din fila Note a contului, puteți edita notele existente, precum și le puteți vizualiza, arhiva sau fixa în partea de sus a listei. Toate modificările sunt salvate automat.

Legătura notelor cu sarcinile

Legarea notelor de sarcini vă ajută să vă asigurați că toate datele importante sunt disponibile la îndemână. De exemplu, dacă aveți informații despre conturile bancare ale unui client stocate în notele de cont, puteți lega această notă de sarcina de reconciliere a conturilor.

1. Faceți clic pe linkul Legați notele contului din partea de sus a ferestrei de creare sau editare a sarcinii. Deoarece notele sunt specifice contului, nu puteți accesa această opțiune dacă creați o sarcină pentru două sau mai multe conturi.

2. Alegeți nota(ele). Puteți lega orice note create anterior pentru contul clientului. O sarcină poate avea oricâte note legate.

După ce notele sunt legate, le puteți vedea în secțiunea Note cont . Faceți clic pe pictograma cruce pentru a deconecta notele inutile.

Legătura dintre note și locuri de muncă

Legarea notelor de sarcini ajută la disponibilitatea imediată a acestora în flux de lucru este necesar. Notele pot fi legate de sarcini de către proprietarul firmei sau de către orice membru al echipei care este alocat contului sau căruia i s-a acordat permisiunea de a vizualiza toate conturile .

1. Faceți clic pe job pentru a extinde caseta de job, faceți clic pe Link în partea de sus, apoi selectați Note în meniul derulant.

2. Alegeți nota(ele). Puteți lega orice note create anterior pentru contul clientului. Un job poate avea oricâte note legate.

După ce notele sunt legate, le puteți vedea în secțiunea Note din caseta de job extinsă. Faceți clic pe pictograma cruce pentru a deconecta notele inutile.

Notă

Notele sunt diferite de comentarii despre job . Comentariile referitoare la un job sunt create în cadrul unui job și sunt vizibile numai în cadrul acestuia. Spre deosebire de acestea, notele sunt create în cadrul unui cont și pot fi asociate cu orice număr de joburi pentru acest cont.

Share

Link copiat