Organizatori (de bază): Creați și aplicați șabloane

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

TaxDome organizatorii vă permit să creați chestionare interactive pentru a colecta eficient informații despre clienți. Dacă aveți toate întrebările frecvente pregătite, veți economisi foarte mult timp. În plus, automatizați-vă organizatorii în cadrul pipeline-urilor, astfel încât să fie trimise clienților exact atunci când este nevoie - fără să trebuiască să dați un singur clic pe un buton. 

Crearea de șabloane de organizator

Un șablon de organizator poate fi creat de către un proprietar de firmă, un administrator sau orice membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea șabloanelor. Creați-le astfel încât să le aveți la îndemână pentru a le utiliza și a le personaliza ulterior, atunci când este necesar.

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Pentru a crea un șablon de organizator, mergeți la Șabloane >Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, selectați Organizatori, apoi faceți clic pe Creare șablon.

Sau accesați această pagină prin adăugarea automatizăriiCreate Organizer în timp ce creați sau editați o conductă, apoi faceți clic pe New template (Șablon nou).

Un organizator are secțiuni și întrebări; fiecare întrebare aparține unei secțiuni. Mai jos, aflați mai multe despre câmpurile numerotate de pe pagina Create Organizer Template (Creare șablon organizator ).

1. Template name (Denumirea șablonului): Introduceți numele pe care doriți să-l dați șablonului. Veți vedea acest nume atunci când îl selectați.

2. Numele organizatorului: Introduceți numele pe care clientul dumneavoastră îl va vedea pentru organizator. Faceți clic pe + Adaugă cod scurt pentru a-l individualiza: Shortcode include date dinamice care sunt înlocuite, de exemplu, cu numele clientului sau cu data. Pentru mai multe informații despre shortcodes, accesați articolul detaliat. 

3. Conținutul șablonului: Faceți clic pe numele secțiunilor pentru a le vizualiza sau țineți apăsată pictograma cu șase puncte și schimbați secțiunile.

4. O nouă secțiune: Faceți clic pentru a crea secțiuni suplimentare. Utilizați conținutul șablonului din stânga pentru navigarea între secțiuni.

5. Denumirea secțiunii: Introduceți un titlu pentru prima secțiune (de exemplu, Informații privind adresa).

6. Setări de secțiune

• Pictograma de copiere: Faceți clic pentru a duplica întreaga secțiune, inclusiv toate întrebările din ea.
• Pictograma angrenajului: Faceți clic pentru a alege setările acestei secțiuni. Activați opțiunea Permiteți clientului să repete pentru a permite clienților să reproducă secțiunile (pentru mai multe detalii, accesați aici). Dacă doriți ca o nouă secțiune să fie afișată atunci când un client răspunde la o întrebare într-un anumit mod, activați opțiunea Conditions (Condiții), apoi configurați salturi logice condiționate (pentru mai multe detalii, accesați aici).

• Pictograma coșului de gunoi: Faceți clic pentru a șterge întreaga secțiune. Aveți grijă - ștergerea secțiunii nu poate fi anulată după ce ați salvat șablonul.

7. Pictogramele cu roți dințate pentru blocurile Întrebare și Text:

• Este necesar: Dacă este activată, clientul nu va putea trimite un organizator până când nu răspunde la toate întrebările obligatorii.
• Permiteți preumplerea: Dacă este activat, răspunsul clientului la întrebare va fi completat automat atunci când clientul completează organizatorul pentru a doua și următoarele două ori. Citiți mai multe despre modul în care funcționează preumplerea pentru client.
• Condiții: Dacă este activată, veți putea face ca o întrebare sau un bloc de text să fie afișat atunci când un client răspunde la o întrebare într-un anumit mod. Citiți mai multe despre cum să configurați salturile logice condiționate.
• Adăugați o explicație: Dacă este activată, veți putea oferi detalii care să explice o întrebare. Explicația este afișată sub întrebare.
• Actualizați etichetele contului: Dacă este activată, veți putea adăuga și elimina etichete de cont în funcție de răspunsurile clienților. Aflați mai multe în articolul detaliat.

8. + Întrebare: Selectați tipul de întrebare sau de solicitare din meniul derulant.

Iată ce înseamnă tipurile de întrebări:

Intrare gratuită este pentru introducerea de text, cum ar fi un nume, o adresă sau o companie.

Email este pentru a introduce o adresă de e-mail.

Număr este pentru a introduce cifre, cum ar fi numărul de copii sau un număr de asigurare socială.

Data este pentru a introduce o zi, o lună și un an, cum ar fi data nașterii. La introducere, data trebuie să corespundă unuia dintre următoarele formate: MMM-DD-AAAA (de exemplu, 01.01.2022) sau MM/DD/AAAA (de exemplu, 24.12.2022) pentru firmele din SUA; DD/MM/AAAA (de exemplu, 24.12.2022) pentru firmele din afara SUA.

Butoane radio să ofere o listă de opțiuni, cum ar fi tipul de societate (de exemplu, non-profit sau LLC).

Casete de control afișează căsuțe mici care pot fi bifate, permițând atât răspunsuri multiple, cât și unice.

Picătură în jos extinde un meniu pentru a selecta una sau mai multe opțiuni.

Da/Nu este pentru răspunsuri de tip da/nu la întrebări de genul "Sunteți căsătorit?".

Încărcare fișiere oferă un loc de încărcare cu numele documentului care trebuie încărcat. (Fișierele încărcate la organizatori sunt salvate în contul clientului, clientul poate selecta un dosar în momentul încărcării)

9. + Bloc de text: Faceți clic pentru a arunca un bloc de text. Puteți adăuga linkuri, încorpora videoclipuri și lipi emoticoane în blocuri de text.

10. Mod previzualizare: Faceți clic pentru a vedea cum arată din partea clientului. Pentru detalii, mergeți la secțiunea de mai jos.

11. Setări:

• Notificare privind încărcarea documentelor: Activați această opțiune dacă doriți să primiți notificări despre documentele încărcate în organizator. Pentru mai multe detalii, accesați aici.
• Autoservirea organizatorului: Activați această opțiune dacă doriți ca clienții să creeze organizatori pe cont propriu pe baza acestui șablon. Pentru mai multe detalii, accesați aici.
• Se sigilează automat după ce este trimisă: Activați această opțiune dacă doriți ca clientul să nu mai facă noi modificări. Aflați mai multe aici.
• Trimiteți memento-uri clienților: Activați această opțiune pentru a activa trimiterea automată de memento-uri pentru organizatorii în așteptare. Aflați mai multe despre memento-uri în organizatori.

12. Save & Exit, Save și Cancel: Faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire ) pentru a salva șablonul și a reveni la lista de șabloane, pe Save (Salvare ) pentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului sau pe Cancel (Anulare ) pentru a ieși fără a salva.

Notă: Secțiunile goale fără întrebări sau blocuri de text nu vor fi salvate. Va trebui să adăugați informații în ele sau să le ștergeți.

Aplicarea șabloanelor de organizator

După ce ați creat un șablon, sunteți gata să îl utilizați pentru a colecta date de la clienți pentru a vă începe munca:

1. Creați un nou organizator, fie făcând clic pe New (Nou ) în stânga sus și selectând Organizer ( Organizator ), fie selectând destinatarii din lista de conturi, apoi făcând clic pe Send Organizer( Trimitere organizator).

2. Faceți clic pe lista de șabloane Organizer pentru a o extinde, apoi selectați un șablon. Previzualizați-l dacă este necesar.

3. Modificați numele organizatorului sau faceți clic pe + Adaugă cod scurt pentru a individualiza titlul. Codul scurt include date dinamice care sunt înlocuite, de exemplu, cu numele clientului sau cu data. Pentru mai multe informații despre shortcodes, accesați aici. 

4. Continuați prin activarea memento-urilor și legarea organizatorului de locuri de muncă.

Notă: Dacă există mai mult de un destinatar, nu veți putea lega organizatorul de locuri de muncă.

Adăugarea de șabloane de organizator din Marketplace

Puteți descărca șabloane de organizator gata făcute cu cele mai bune practici. Pentru a adăuga un șablon de organizator de pe Marketplace:

1. Mergeți la Templates > Marketplace din bara de meniu din stânga și deschideți fila Organizatori.

2. Faceți clic pe Get free (Obține gratuit ) pe șablonul pe care doriți să îl adăugați sau faceți clic pe prețul acestuia și continuați cu plata dacă este un șablon plătit.

3. Mergeți la Templates > Template library (Șabloane > Bibliotecă de șabloane), deschideți fila Organizatori și faceți clic pe numele șablonului de organizator pentru a începe editarea, dacă este necesar.

Actualizarea șabloanelor de organizator

1. Pentru a face modificări la un șablon organizator , accesați Șabloane >Șabloane de firmă din bara de meniu, deschideți fila Organizatori , apoi faceți clic pe numele șablonului organizator din listă.

2. Modificați întrebările (de exemplu, dacă trebuie să actualizați organizatorul pentru un nou an fiscal), mutați sau ștergeți întrebări și secțiuni folosind pictogramele din extrema dreaptă a numelui secțiunii sau a întrebării. 3. După ce ați terminat de făcut modificări în șablonul organizatorului, faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire).

Notă: Modificările pe care le faceți la un șablon de organizator nu se reflectă în organizatorii care au fost deja creați din același șablon. Cu toate acestea, toți organizatorii noi trimiși de acum încolo (inclusiv cei din automatizări) vor reflecta modificările.

Duplicarea șabloanelor de organizator

Creați un nou șablon de organizator pornind de la unul existent: Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de organizator, apoi selectațiDuplicate (Duplicare). Copia organizatorului va fi salvată cu un sufix (de exemplu, Organizer (2)).

Ștergerea șabloanelor de organizator

Pentru a evita dezordinea, îndepărtați un șablon de organizator dacă nu mai aveți nevoie de el. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de organizator, selectațiDelete (Ștergere ) în lista derulantă, apoi confirmați făcând clic pe Delete (Ștergere). Toate organizatoarele create pentru clienți cu acel șablon vor rămâne în continuare.

Cum arată șablonul meu pentru clienți?

Dacă aveți nevoie să verificați șablonul organizatorului din partea clientului, faceți clic pe link-ul Preview Mode (Mod de previzualizare ) din dreapta sus a șablonului.

Aici puteți selecta secțiunile pe care să le previzualizați din meniul derulant " Go to section " din stânga sus, completați toate rubricile, așa cum fac clienții dvs. și faceți clic pe " Next " pentru a trece la secțiunea următoare. Bara verde din partea de sus va apărea împreună cu progresul dvs. cu blocurile organizatorului.

După ce ați terminat, faceți clic pe Back to edit (Înapoi pentru a edita ) sau pe X în dreapta sus.

Sfat: Vizitați TaxDome Academy pentru cursurile noastre.