Crearea și aplicarea șabloanelor de organizare

TaxDome vă permit să creați chestionare interactive pentru a colecta eficient informații despre clienți. Configurați o singură dată întrebările frecvente, apoi automatizați trimiterea organizatoarelor prin intermediul fluxurilor de lucru, astfel încât clienții să le primească la momentul potrivit, fără a fi nevoie de intervenție manuală.

Porniți de la un șablon gata pregătit

Puteți descărca șabloane gata pregătite pentru agende de pe Marketplace , create folosind cele mai bune practici, și le puteți edita în funcție de nevoile dvs.

Pentru a adăuga un șablon de organizator din Marketplace:

1. Accesați secțiunea „Șabloane > Marketplace din bara de meniu din stânga și deschideți fila „Organizatori ”.

2. Dă clic pe „Obține gratuit” lângă șablonul pe care dorești să îl adaugi sau dă clic pe prețul acestuia și continuă cu plata, dacă este un șablon cu plată.

3. Accesați Șabloane > Șabloane pentru firme, deschideți fila Organizatori și faceți clic pe numele șablonului pentru a-l edita.

Creează un șablon de organizator de la zero

Pentru a crea un șablon de organizator:

1. Accesați secțiunea „Șabloane > Șabloane pentru firme” din bara de meniu din stânga.

2. Selectați Organizatori.

3. Faceți clic pe Creare șablon.

Configurați-vă agenda în funcție de informațiile pe care trebuie să le colectați:

• Numai documente

• Numai răspunsurile la chestionar

• Atât documentele, cât și răspunsurile

Colectați numai documente

Utilizați o listă de verificare a documentelor fără organizator atunci când aveți nevoie doar de documente, nu și de răspunsuri la chestionare. Aceasta funcționează pentru colectarea documentelor fiscale anuale (W-2, 1099, chitanțe) sau în orice situație în care aveți nevoie de dosare, dar nu și de răspunsuri scrise.

Pentru a crea un șablon de organizator numai cu o listă de verificare a documentelor:

1. Completați numele șablonului și numele afișat clientului.

2. Activați opțiunea „Atașați liste de verificare”.

3. Editați secțiunea Introducere dacă este necesar sau utilizați una prestabilită. Secțiunea Introducere este obligatorie atunci când lista de verificare a documentului este activată. O puteți edita, dar nu o puteți dezactiva.

4. Faceți clic pe Salvare și ieșire sau Salvare pentru a salva modificările.

Puneți numai întrebări

Utilizați un chestionar fără o listă de verificare a documentelor pentru a colecta informații despre clienți fără a solicita încărcarea de fișiere. Această metodă este utilă pentru colectarea datelor personale de bază (nume, adresă, număr de identificare fiscală), informații despre companie (starea contabilității, structura entității), date despre integrarea clienților sau actualizări anuale despre clienți.

Pentru a crea un șablon de organizator numai cu un chestionar:

1. Completați numele șablonului și numele afișat clientului.

2. Creați secțiuni.

3. Adăugați întrebări sau blocuri de text și configurați-le.

4. Faceți clic pe Salvare și ieșire sau Salvare pentru a salva modificările.

Pentru o descriere a fiecărui câmp, consultați ghid ul de referință al câmpurilor din șablonul organizatorului.

Adunați documente și puneți întrebări

Folosiți această opțiune atunci când aveți nevoie atât de documente, cât și de răspunsuri detaliate. Această opțiune este potrivită pentru întocmirea declarațiilor fiscale, atunci când aveți nevoie atât de documente încărcate, cât și de răspunsuri privind deducerile, persoanele aflate în întreținere și veniturile.

Pentru a crea un șablon de organizator cu un chestionar și o listă de verificare:

1. Completați numele șablonului și numele afișat clientului.

2. Activați opțiunea „Atașați liste de verificare”.

3. Editați secțiunea Introducere dacă este necesar sau utilizați una prestabilită. Secțiunea Introducere este obligatorie atunci când lista de verificare a documentului este activată. O puteți edita, dar nu o puteți dezactiva.

4. Creați secțiuni.

5. Adăugați întrebări sau blocuri de text și configurați-le.

6. Faceți clic pe Salvare și ieșire sau Salvare pentru a salva modificările.

Pentru o descriere a fiecărui câmp, consultați ghid ul de referință al câmpurilor din șablonul organizatorului.

Previzualizare șablon organizator

Previzualizați șablonul organizatorului pentru a verifica modul în care întrebările, formatarea și instrucțiunile vor apărea clienților înainte de a-l trimite.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Previzualizare în partea dreaptă sus a șablonului atunci când lucrați la acesta.

Aici puteți selecta secțiunile pe care doriți să le previzualizați din meniul derulant „Mergeți la secțiune” din partea stângă sus, completați orice bloc așa cum fac clienții dvs. și faceți clic pe „Următorul” pentru a trece la secțiunea următoare. Bara verde din partea de sus va apărea împreună cu progresul dvs. în blocurile organizatorului.

După ce ați terminat, faceți clic pe Înapoi pentru a edita sau pe X în partea dreaptă sus.

Aplicați șabloane de organizare

Odată ce ați creat un șablon, sunteți gata să îl utilizați pentru a colecta date de la clienți:

• Trimiteți organizatori către un singur client

• Trimiteți organizatori către mai mulți clienți simultan

• Trimiteți organizatori utilizând automatizări

• Lăsați clienții să creeze organizatori pe cont propriu

Pentru a edita, duplica sau șterge un șablon existent, consultați secțiunea Acțiuni cu șabloanele organizatorului .