Creați și aplicați șablonul organizatorului: ghid

Tabla de conținut

Pasul 1. Creați sau adăugați un șablon de organizator
- Utilizați șablonul gata pregătit
- Creați șablonul organizatorului
Pasul 2. Configurați șablonul organizatorului
Pasul 3. Previzualizare organizator
Pasul 4. Aplicați șablonul organizatorului
Ecranul șablonului organizatorului: prezentare generală
- Tipuri de întrebări

TaxDome vă permit să creați chestionare interactive pentru a colecta informații despre clienți în mod eficient. Configurați o singură dată întrebările frecvente, apoi automatizați livrarea organizatorului prin intermediul canalelor, astfel încât clienții să le primească la momentul potrivit, fără acțiuni manuale. Aici vă vom ghida prin procesul de creare, adăugare și aplicare a șabloanelor organizatorului.

Pasul 1. Creați sau adăugați un șablon de organizator

Notă

Un șablon de organizator poate fi adăugat de către proprietarul firmei, administratorul sau orice membru al echipei care are drepturi de acces pentru gestionarea șabloanelor .

Utilizați șablonul gata pregătit

Puteți descărca șabloane de organizare gata pregătite de pe Marketplace folosind cele mai bune practici și le puteți edita în funcție de nevoile dvs. Pentru a adăuga un șablon de organizator:

1. AccesațiȘabloane > Marketplacedin meniul lateral și deschideți filaOrganizatori.

2. Faceți clicpe Obțineți gratuitpe șablonul pe care doriți să îl adăugați sau faceți clic pe prețul acestuia și continuați cu plata dacă este un șablon plătit.

Accesați Șabloane > Șabloane firmă, deschideți fila Organizatori și faceți clic pe numele șablonului organizatorului pentru a începe editarea .

Creați șablonul organizatorului

Creați un organizator personalizat de la zero atunci când firma dvs. are nevoie de întrebări specializate sau fluxuri de lucru unice. Aveți control deplin asupra structurii, asigurându-vă că organizatorul corespunde cerințelor dvs. de servicii.

Alternativ, puteți adăuga un șablon de organizator gata făcut din Marketplace economisi timp.

Pentru a crea un șablon de organizator:

Accesați Șabloane > Șabloane firme din meniul lateral.
Selectați Organizatori.
Faceți clic pe Creare șablon.

Pasul 2. Configurați șablonul organizatorului

Configurați-vă agenda în funcție de informațiile pe care trebuie să le colectați:

numai documente
răspunsuri la chestionar
atât documentele, cât și răspunsurile

Notă

De asemenea, puteți începe să creați un șablon de organizator în timp ce lucrați la automatizarea organizatorului în pipeline.

Colectați numai documente

Utilizați o listă de verificare a documentelor fără organizator atunci când aveți nevoie doar de documente, nu și de răspunsuri la chestionare. Aceasta funcționează pentru colectarea documentelor fiscale anuale (W-2, 1099, chitanțe) sau în orice situație în care aveți nevoie de dosare, dar nu și de răspunsuri scrise.

Pentru a crea un șablon de organizator numai cu o listă de verificare a documentelor:

Completați numele șablonului și numele afișat clientului.
Activați opțiunea „Atașați liste de verificare”.
Editați secțiunea Introducere dacă este necesar sau utilizați una prestabilită. Secțiunea Introducere este obligatorie atunci când lista de verificare a documentului este activată. O puteți edita, dar nu o puteți dezactiva.
Faceți clic pe Salvare și ieșire sau Salvare pentru a salva modificările.

Notă

Lista de verificare a documentelor este creată în contul fiecărui client, nu în șablonul organizatorului. Acest lucru permite personalizarea listei de verificare pentru fiecare client.

Puneți numai întrebări

Utilizați un chestionar fără o listă de verificare a documentelor pentru a colecta informații despre clienți fără a solicita încărcarea de fișiere. Această metodă este utilă pentru colectarea datelor personale de bază (nume, adresă, număr de identificare fiscală), informații despre companie (starea contabilității, structura entității), date despre integrarea clienților sau actualizări anuale despre clienți.

Pentru a crea un șablon de organizator numai cu un chestionar:

Completați numele șablonului și numele afișat clientului.
Creați secțiuni.
Adăugați întrebări sau blocuri de text și configurați-le. Aflați mai multe despre setările chestionarului și tipurile de întrebări .
Faceți clic pe Salvare și ieșire sau Salvare pentru a salva modificările.

Colectați documente și puneți întrebări

Utilizați această opțiune atunci când aveți nevoie atât de documente, cât și de răspunsuri detaliate. Aceasta funcționează bine pentru pregătirea declarațiilor fiscale, când aveți nevoie atât să încărcați documente, cât și să răspundeți la întrebări despre deduceri, persoane aflate în întreținere, venituri.

Pentru a crea un șablon de organizator cu un chestionar și o listă de verificare:

Completați numele șablonului și numele afișat clientului.
Activați opțiunea „Atașați liste de verificare”.
Editați secțiunea Introducere dacă este necesar sau utilizați una prestabilită. Secțiunea Introducere este obligatorie atunci când lista de verificare a documentului este activată. O puteți edita, dar nu o puteți dezactiva.
Creați secțiuni.
Adăugați întrebări sau blocuri de text și configurați-le. Aflați mai multe despre setările organizatorului și tipurile de întrebări .
Faceți clic pe Salvare și ieșire sau Salvare pentru a salva modificările.

Sfat

Pentru ca clienții să confirme acuratețea informațiilor furnizate, adăugați o întrebare cu casetă de selectare în organizator — de exemplu: „Confirm că informațiile furnizate sunt adevărate, complete și exacte, după cunoștințele mele.” Pentru formularea oficială a răspunderii, utilizați în schimb o scrisoare de angajament .

Pasul 3. Previzualizare organizator

Previzualizați șablonul organizatorului pentru a verifica modul în care întrebările, formatarea și instrucțiunile vor apărea clienților înainte de a-l trimite.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Previzualizare în partea dreaptă sus a șablonului atunci când lucrați la acesta.

Aici puteți selecta secțiunile pe care doriți să le previzualizați din meniul derulant „Mergeți la secțiune” din partea stângă sus, completați orice bloc așa cum fac clienții dvs. și faceți clic pe „Următorul” pentru a trece la secțiunea următoare. Bara verde din partea de sus va apărea împreună cu progresul dvs. în blocurile organizatorului.

După ce ați terminat, faceți clic pe Înapoi pentru a edita sau pe X în partea dreaptă sus.

Pasul 4. Aplicați șablonul organizatorului

După ce ați creat un șablon, sunteți gata să îl utilizați pentru a colecta date de la clienți pentru a vă începe munca:

Ecranul șablonului organizatorului: prezentare generală

Un organizator are secțiuni și întrebări; fiecare întrebare aparține unei secțiuni. Aflați mai multe despre câmpurile de pe pagina de creare a modelului de organizator de mai jos.

a. Numele șablonului: Introduceți numele pe care doriți să-l dați șablonului. Veți vedea acest nume atunci când îl selectați.

b. Nume (vizibil pentru client): Introduceți numele pe care clientul îl va vedea pentru organizator. Faceți clic pe Adăugați cod scurt pentru a-l personaliza: Codul scurt include date dinamice care sunt înlocuite, de exemplu, cu numele clientului sau data. Pentru mai multe informații despre shortcodes, accesați articolul detaliat .

c. Listă de verificare a documentelor: Activați opțiunea Atașați lista de verificare pentru a atașa o listă de verificare a documentelor la șablonul organizatorului. Când această opțiune este activată, lista de verificare a documentelor specifică contului clientului va fi inclusă în organizator.

d. Introducere: Scurtă introducere la începutul organizatorului. Apare numai dacă lista de verificare este atașată.

e. Chestionar: Întrebări pe care trebuie să le adresați clientului, grupate pe secțiuni în funcție de temă.

f. Numele secțiunii: Introduceți un titlu pentru prima secțiune (de exemplu,Informații despre adresă, Informații despre soț/soție etc.).

g. Setări secțiune:

Pictograma de copiere: Faceți clic pentru a duplica întreaga secțiune, inclusiv toate întrebările din ea.
Pictogramă Coș de gunoi: Faceți clic pentru a șterge întreaga secțiune. Atenție — ștergerea secțiunii nu poate fi anulată după ce salvați șablonul.
Pictograma roată dințată: faceți clic pentru a selecta setările acestei secțiuni. Activați opțiuneaPermiteți clientului să repetepentru a permite clienților să repete secțiunile (pentru mai multe detalii, accesați aici ) . Dacă doriți ca o nouă secțiune să fie afișată atunci când un client răspunde într-un anumit mod la o întrebare, activați opțiuneaCondiții, apoi configurați salturi logice condiționale (pentru mai multe detalii, accesați aici ) .

h.Pictograme pentru întrebări și blocuri de text:

Este necesar: Dacă este activată, clientul nu va putea trimite un organizator până când nu răspunde la toate întrebările obligatorii.
Precompletat: dacă această opțiune este activată, răspunsul clientului la întrebare va fi completat automat atunci când clientul completează formularul pentru a doua oară și în continuare. Citiți mai multe despre modul în care funcționează precompletarea pentru client.
Condițional: dacă este activat, veți putea afișa o întrebare sau un bloc de text atunci când un client răspunde într-un anumit mod la o întrebare. Citiți mai multe despre cum să configurați salturile logice condiționale .
Descriere: Dacă este activată, veți putea furniza detalii care explică o întrebare. Explicația este afișată sub întrebare.
Etichetare: dacă această opțiune este activată, veți putea adăuga și elimina etichete de cont în funcție de răspunsurile clienților. Aflați mai multe în articolul detaliat .
Sincronizare cu CRM: dacă această opțiune este activată, puteți selecta câmpurile personalizate ale contului/contactului care vor fi sincronizate cu răspunsul. Puteți alege dacă doriți să sincronizați fiecare răspuns din fiecare organizator specific. Aflați mai multe în articolul detaliat .

i. Întrebare: Selectați tipul de întrebare sau solicitare din meniul derulant. Rețineți că, dacă doriți să sincronizați răspunsurile cu câmpurile personalizate ale contului/contactului, tipul întrebării trebuie să fie același cu tipul câmpului personalizat.

j. Bloc de text: Faceți clic pentru a insera un bloc de text. Puteți adăuga linkuri, încorpora videoclipuri și insera emoji-uri în blocurile de text.

k. Previzualizare: Faceți clic pentru a vedea cum arată din perspectiva clientului .

l. Setări:

Notificare privind încărcarea documentelor: Activați această opțiune dacă doriți să primiți notificări privind documentele încărcate în organizator. Pentru mai multe detalii, accesați aici .
Auto-serviciu organizator: Activați această opțiune dacă doriți ca clienții să creeze singuri organizatori pe baza acestui șablon. Pentru mai multe detalii, accesați aici .
Sigilează automat după trimitere: activează această opțiune dacă dorești să împiedici clientul să efectueze modificări noi. Aflați mai multe aici .
Trimiteți mementouri clienților: Activați această opțiune pentru a permite trimiterea de mementouri automate pentru organizatorii în așteptare. Aflați mai multe despre mementourile din organizatori .
Personalizați folderul de destinație pentru încărcarea documentelor: Activați această opțiune dacă doriți să creați un folder separat în contul clientului pentru stocarea documentelor încărcate. Puteți utiliza shortcodes în numele folderului.

m. Salvare și ieșire,Salvareși Anulare: Faceți clic pe Salvare și ieșirepentru a salva șablonul și a reveni la lista de șabloane, Salvarepentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului sau Anulare pentru a ieși fără a salva.

Notă

Secțiunile goale, fără întrebări sau blocuri de text, nu vor fi salvate. Va trebui să adăugați informații în ele sau să le ștergeți.

Tipuri de întrebări

Intrare gratuită este pentru introducerea de text, cum ar fi un nume, o adresă sau o companie.
Email este pentru a introduce o adresă de e-mail.
Număr este pentru a introduce cifre, cum ar fi numărul de copii sau un număr de asigurare socială.
Data este pentru a introduce o zi, o lună și un an, cum ar fi data nașterii. La introducere, data trebuie să corespundă unuia dintre următoarele formate: MMM-DD-AAAA (de exemplu, 01.01.2022) sau MM/DD/AAAA (de exemplu, 24.12.2022) pentru firmele din SUA; DD/MM/AAAA (de exemplu, 24.12.2022) pentru firmele din afara SUA.
Butoane radio furnizați o listă cu cel puțin două opțiuni, cum ar fi un tip de societate (de exemplu, nonprofit sau LLC).
Casete de control afișează căsuțe mici (cel puțin una) care pot fi selectate, permițând atât răspunsuri multiple, cât și unice.
Picătură în jos extinde un meniu pentru a selecta una sau mai multe opțiuni.
Da/Nu este pentru răspunsuri de tip da/nu la întrebări de genul "Sunteți căsătorit?".
Încărcare fișier oferă un loc pentru încărcare cu numele documentului care trebuie încărcat. În setările șablonului, puteți adăuga un folder care va fi creat în contul clientului pentru documentele încărcate. Dacă nu îl adăugați, clientul va trebui să selecteze un folder la încărcare.