Trimiteți organizatorii manual sau automat

Instrumentul nostru Organizatori vă permite să creați chestionare și formulare personalizate pentru a obține toate informațiile de bază de care aveți nevoie de la clienți. În plus, clienții își pot încărca documentele direct ca răspuns la întrebări.

Our mobile-friendly organizers can contain conditions (logic jumps) , and they autosave. They not only provide you with a powerful tool to automate your info gathering, but they also give clients a great user experience.

Trimiteți organizatorii

Organizers can be sent to clients by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage organizers .

Pentru a trimite un organizator unui client, va trebui mai întâi să creați un șablon. Avem Marketplace unde puteți găsi șabloane de organizator.

Odată ce aveți un model de organizator:

• Trimiteți organizatori către un singur client

• Trimiteți organizatori către mai mulți clienți simultan

• Trimiteți organizatori utilizând automatizări

• Lăsați clienții să creeze organizatori pe cont propriu

Trimiteți organizatori către un singur client

Pentru a trimite un organizator unui client, urmați acești pași:

1. Creați un organizator folosind oricare dintre aceste modalități:

• Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus, apoi selectați Organizer (Organizator).

• Mergeți la Organizatori din meniul din bara laterală și faceți clic pe Organizator nou.

• Deschideți contul clientului, treceți la fila Organizatori și faceți clic pe Organizator nou. Contul curent va fi completat automat.

2. Faceți clic pe lista Șablon organizator pentru a selecta un șablon, previzualizați chestionarul, apoi faceți clic pe Creare și trimitere pentru a trimite organizatorul către clientul selectat.

Asta e! Clientul va primi automat un e-mail prin care va fi notificat că i s-a trimis un organizator pentru a-l completa.

Mai există câteva opțiuni:

• Organizer name: By default, the organizer’s name is the same as the template’s. You can change it and click Add shortcode to individualize the organizer. Apply shortcodes to include dynamic data, such as the client’s name or the year. For more about shortcodes, go here . 

• Reminders: Ensure your client gets an email notification when you send them an organizer. For details, see below .

• Link to Jobs: Link organizers to existing jobs to make them immediately available in your workflow. Click the Link to Jobs on the right, and select the jobs. Once linked, you’ll see the job title and the pipeline it belongs to in the Jobs section. (For more details on linking organizers to jobs, go here .)

Trimiteți organizatori către mai mulți clienți simultan

Pentru a trimite același organizator mai multor clienți, mergeți la Clienți din meniul din bara laterală din stânga, bifați casetele de selectare de lângă clienții cărora doriți să le trimiteți organizatorul, apoi faceți clic pe Trimite organizator.

You can send organizers to clients whose accounts are either active or offline . For instance, you may want to send an organizer to an offline client before you send them an invitation to use their TaxDome portal.

Here, you have the same options as above .

Trimiteți organizatori utilizând automatizări

For details, go here or watch a video below for a quick look.

Reamintiți clienților despre organizatorii în așteptare

Ori de câte ori trimiteți organizatori către clienți, aceștia sunt notificați. Toți utilizatorii conectați la cont - cu Notificare activată-primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.   

Dacă destinatarilor le ia prea mult timp pentru a efectua elementul de acțiune sau dacă uită să o facă, puteți face una dintre următoarele:

• Manually resend a notification about the pending organizer.

• Set up automatic reminders .

Memento-uri manuale

Pentru a retrimite o notificare privind un organizator în așteptare, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta elementului din listă, apoi selectați Trimite din nou.

Iată ce se întâmplă:

• Un mesaj de e-mail suplimentar este trimis clientului.
• A notification is moved to the top of the client’s to-do list .

Reamintiri automate

Clienții primesc o notificare prin e-mail atunci când le trimiteți un organizator.

Comutați pe Memento-uri la orice moment, dacă este necesar. În acest fel, clientul primește un e-mail atunci când nu returnează organizatorul completat până la un anumit termen. Atunci când activați Reminders, alegeți modul în care sunt reamintiți clienții dvs:

• Zile până la următorul memento: În mod implicit, un memento este trimis la trei zile după ce a fost trimis organizatorul, dar puteți modifica acest lucru.

• Numărul de memento-uri: În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de reamintire, dar puteți modifica acest lucru.

Opțiunea OpțiuneaMemento-uri poate fi activată sau dezactivată în orice moment prin deschiderea organizatorului în așteptare. Faceți clic pe Salvare atunci când ați terminat cu modificările.

Reamintirile se opresc atunci când:

• Clientul nu a prezentat organizatorul, dar toate memento-urile au fost trimise.
• Organizatorul este sigilat.
• Organizatorul este prezentat.

Vedere client

If notifications for the client are on, they are informed that they have received an organizer. Your clients can see and open organizers in different ways:

• Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificarea din secțiunea În așteptarea acțiunii sau pe link-ul din pagina Organizatori. 

• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Completați organizatorul din e-mail.

Apoi, clienții vor interacționa cu organizatorul dumneavoastră. Ei pot începe să completeze cererea din mers și să o termine mai târziu. Toate răspunsurile sunt salvate automat.

When they submit a response, the organizer status changes from Pending/In progress to Completed, and you receive a notification .

To see the sent organizer from the client’s perspective, access the read-only view .