Migrați documentele către TaxDome 3 pași

Migrarea documentelor clientului dvs. către TaxDome Nu trebuie să fie complicat. Urmarea procesului descris mai jos va asigura o tranziție lină de la platforma anterioară. Indiferent dacă exportați din Google Drive, SmartVault sau Drake, acest ghid vă va ajuta să reproduceți fără efort structurile de foldere ale clienților dvs.

Pasul 1. Exportați documentele de pe platforma dvs. anterioară

În TaxDome , documentele sunt întotdeauna stocate în contul clientului, deci fiecare document se referă întotdeauna la un client. Puteți avea orice structură de foldere în cadrul fiecărui cont de client. În acest fel, dacă aveți acum datele clientului dvs. într-o altă aplicație, primul pas este mutarea lor în TaxDome este să îl exportați pe computer, astfel încât fișierele fiecărui client să fie localizate într-un folder numit după client. Aflați cum să obțineți date în format de folder pentru fiecare client, cu structura imbricată dorită de subfoldere și documente din interiorul acestora, utilizând ghidul necesar:

• Exportați documente din Google Drive

• Exportul documentelor din SmartVault

• Exportați documente din Drake

Avertisment

Procesul de migrare pentru FileCabinet diferă drastic. Așadar, dacă este vorba de platforma dvs., continuați cu ghidul separat.

Pasul 2. Asigurați-vă că sunt create conturi în TaxDome

Când ați terminat exportarea folderelor de pe platforma anterioară, asigurați-vă că aveți conturi create în TaxDome fiecare client. Cea mai rapidă modalitate de a face acest lucru este să pregătiți un fișier CSV cu CRM dvs. CRM și apoi să îl importați în sistem .  

Dacă documentele clienților sunt deja organizate în folderele corespunzătoare, cea mai bună practică este să nu utilizați un șablon de folder în timpul importului listei de clienți. Astfel, toate conturile de clienți create în timpul importului vor avea un singur folder implicit pentru documentele clienților, care nu poate fi eliminat .

Pasul 3. Importați documente utilizând aplicația Windows

Odată ce ați creat conturile clienților în TaxDome și ați pregătit datele clienților, puteți importa rapid dosarele cu documente ale clienților în două moduri:

• Utilizați TaxDome . Este intuitiv și ușor – glisați și fixați folderele sau copiați-le și lipiți-le. Acest lucru este convenabil dacă aveți foldere diferite în locuri diferite. Cu toate acestea, trebuie să vă asigurați că titlurile tuturor folderelor clienților corespund conturilor create, deoarece crearea unuia prin TD Drive este imposibilă. 

• Utilizați Încărcare în bloc în aplicația Windows . În acest fel, puteți verifica fiecare potrivire de cont, puteți crea unul dacă este necesar și puteți chiar aplica un șablon de folder în bloc. Cu toate acestea, trebuie să aveți folderele/documentele adunate într-un singur loc în prealabil: un director principal care conține folderele clienților care conțin date. Vom lua în considerare al doilea caz în articol.

1. Descărcați și instalați aplicația TaxDome .

2. Conectați-vă la aplicație folosind TaxDome .

3. Faceți clic pe Nou și selectați Încărcare în bloc .

   

4. Localizați folderul, care include toate folderele clienților cu subfoldere și fișiere exportate de pe platforma anterioară.

   

5. Potriviți folderele clienților cu conturile clienților create în TaxDome Dacă numele se potrivesc, va trebui doar să verificați. Dacă contul corect nu a fost găsit automat (de exemplu, din cauza unei greșeli de ortografie), puteți găsi contul de client existent sau puteți crea unul nou. 

   

6. În coloana Destinație , selectați folderul pentru copierea fișierelor. În mod implicit, acestea vor merge în directorul părinte. Toate folderele principale nou create nu vor fi vizibile pentru clienți până când nu modificați manual setările de vizibilitate.  

   Dacă doriți să mutați fișierele în alt director, faceți clic pe săgeata din dreapta liniei. Puteți selecta folderul existent (care este, în mod implicit,Documente încărcate de client) pentru a crea unul nou cu permisiuni diferite.

   

7. Faceți clic pe Încărcați fișiere în colțul din dreapta jos al ecranului. Datele vor fi încărcate în TaxDome.

Notă

Fișiere neacceptate iar folderele goale vor fi omise.

8. Faceți clic pe Finalizare pentru a închide ecranul de încărcare în bloc sau faceți clic pe Descărcare raport .

   

   Asta e tot! Documentele vor fi importate în TaxDome , iar fila Documente a clientului va conține structura și conținutul necesare. 

   

Share

Link copiat