Migrați documentele la TaxDome în 3 pași

Migrarea documentelor clienților dvs. către TaxDome nu trebuie să fie complicată. Urmarea procesului descris mai jos va asigura o tranziție ușoară de la platforma anterioară. Indiferent dacă exportați din Google Drive, SmartVault sau Drake, acest ghid vă va ajuta să replicați fără efort structurile de foldere ale clienților dvs.

Pasul 1. Exportați documentele de pe platforma dvs. anterioară

În TaxDome, documentele sunt întotdeauna stocate în contul clientului, astfel încât fiecare document se referă întotdeauna la un singur client. Puteți avea orice structură de foldere în interiorul fiecărui cont de client.

În acest fel, dacă acum aveți datele clienților într-o altă aplicație, primul pas pentru a le muta pe TaxDome este să le exportați pe computer, astfel încât fișierele fiecărui client să fie localizate într-un dosar numit după client.

Aflați cum să obțineți date în format folder pentru fiecare client, cu structura dorită de subfoldere și documente în interiorul acestora, utilizând ghidul necesar:

Atenție! Procesul de migrare pentru FileCabinet diferă drastic. Prin urmare, dacă aceasta este platforma dvs., continuați cu ghidul separat.

Pasul 2. Asigurați-vă că sunt create conturi în TaxDome

După ce ați terminat de exportat folderele din platforma anterioară, asigurați-vă că aveți conturi create în TaxDome pentru fiecare client. Cel mai rapid mod de a face acest lucru este să pregătiți un fișier CSV cu datele CRM și apoi să îl importați în sistem.

Dacă aveți deja documentele clienților organizate în dosarele corespunzătoare, cea mai bună practică este să nu utilizați un șablon de dosar în timpul importului listei de clienți. În acest fel, toate conturile de client create în timpul importului vor avea un singur dosar implicit pentru documentele clienților, care nu poate fi eliminat.

Pasul 3. Importați documente utilizând aplicația Windows

Odată ce ați creat conturile clienților în TaxDome și ați pregătit datele clienților, puteți importa rapid dosarele cu documente ale clienților în două moduri:

Utilizare TaxDome Drive. Este intuitiv și ușor - trageți și plasați foldere sau copiați-le și lipiți-le. Acest lucru Este convenabil dacă aveți dosare diferite în locuri diferite. Cu toate acestea, trebuie să vă asigurați că titlurile tuturor folderelor clienților corespund conturilor create, deoarece crearea unuia prin TD Drive este imposibilă.
Utilizare Încărcare în masă în aplicația Windows. În acest fel, puteți verifica fiecare potrivire de cont, puteți crea una dacă este necesar și puteți chiar aplica un șablon de dosar în bloc. Cu toate acestea, trebuie să aveți în prealabil dosarele/documentele adunate într-un singur loc: un director superior care conține dosarele clienților care conțin date. Luăm în considerare al doilea caz în articol.

1. Descărcați și instalați aplicația TaxDome pentru Windows. Puteți face clic pe butonul de mai jos pentru a o descărca:

2. Conectați-vă la aplicație utilizând datele dvs. de identificare TaxDome .

3. Faceți clic pe New (Nou ) și selectați Bulk upload (Încărcare masivă).

4. Localizați folderul, care include toate folderele clienților cu subfoldere și fișiere exportate de pe platforma anterioară.

Notă! Dacă dosarul este gol sau conține fișiere nesupuse, va apărea o eroare în timpul încărcării.

5. Comparați folderele clienților cu conturile clienților create în TaxDome. Dacă numele se potrivesc, va trebui doar să verificați. Dacă contul corespunzător nu a fost găsit automat (de exemplu, din cauza unei greșeli de ortografie), puteți găsi contul de client existent sau puteți crea unul nou.

6. În coloana Destinație, selectați folderul pentru copierea fișierelor. În mod implicit, acestea vor merge în directorul părinte. Toate folderele de top nou create nu vor fi vizibile pentru clienți până când nu modificați manual setările de vizibilitate.

Dacă doriți să introduceți fișiere în celălalt director, faceți clic pe săgeata din dreapta în linie. Puteți selecta dosarul existent (care este Client uploaded documents by default) pentru a crea unul nou cu o permisiune diferită

7. Faceți clic pe Upload files (Încărcare fișiere ) în colțul din dreapta jos al ecranului. Datele vor fi încărcate la TaxDome. Dosarele goale vor fi ignorate. Sistemul va indica dacă există tipuri de fișiere nesuportate care nu pot fi încărcate.

8. Faceți clic pe Terminare pentru a închide ecranul de încărcare masivă sau faceți clic pe Descărcare raport.

Asta este tot! Documentele vor fi importate în TaxDome, iar fila Docs a clientului va conține structura și conținutul necesare.