⏩ Migrați documentele la TaxDome în 3 pași

Migrarea documentelor clientului dvs. către TaxDome Nu trebuie să fie complicat. Urmarea procesului descris mai jos va asigura o tranziție lină de la platforma anterioară. Indiferent dacă exportați din Google Drive, SmartVault sau Drake, acest ghid vă va ajuta să reproduceți fără efort structurile de foldere ale clienților dvs.

Pasul 1. Exportați documentele de pe platforma dvs. anterioară

În TaxDome , documentele sunt întotdeauna stocate în contul clientului, deci fiecare document se referă întotdeauna la un client. Puteți avea orice structură de foldere în cadrul fiecărui cont de client. În acest fel, dacă aveți acum datele clientului dvs. într-o altă aplicație, primul pas este mutarea lor în TaxDome este să îl exportați pe computer, astfel încât fișierele fiecărui client să fie localizate într-un folder numit după client. Aflați cum să obțineți date în format de folder pentru fiecare client, cu structura imbricată dorită de subfoldere și documente din interiorul acestora, utilizând ghidul necesar:

• Exportați documente din Google Drive

• Exportul documentelor din SmartVault

• Exportați documente din Drake

Avertisment

Procesul de migrare pentru FileCabinet diferă drastic. Așadar, dacă este vorba de platforma dvs., continuați cu ghidul separat.

Pasul 2. Asigurați-vă că sunt create conturi în TaxDome

When you’re done exporting the folders from the previous platform, ensure you have accounts created in TaxDome for each client. The quickest way  to do that is to prepare a CSV file with your CRM data and then import it into the system . 

If you already have your client documents organized in the appropriate folders,  the best practice is not to use a folder template while importing the client list. This way, all client accounts created during import will have only one default folder for clients’ documents, which cannot be removed .

Pasul 3. Importați documente utilizând aplicația Windows

Odată ce ați creat conturile clienților în TaxDome și ați pregătit datele clienților, puteți importa rapid dosarele cu documente ale clienților în două moduri:

• Use TaxDome Drive . It’s intuitive and easy – drag-and-drop folders or copy and paste them. This Is convenient if you have different folders in different places. However, you should ensure the titles of all client folders match the accounts created because creating one via TD Drive is impossible. 

• Use Bulk upload in the Windows app . This way, you can check each account match, create one if needed and even apply a folder template in bulk. However, you need to have folders/docs gathered in one place beforehand: one top directory containing client folders that contain data. We consider the second case in the article.

1. Download and install the TaxDome Windows app. You can click the button below to download it:

2. Sign in to the app using your TaxDome credentials.

3. Faceți clic pe Nou și selectați Încărcare în bloc .

   

4. Localizați folderul, care include toate folderele clienților cu subfoldere și fișiere exportate de pe platforma anterioară.

   

Notă

Dacă folderul este gol sau conține fișiere neacceptate, va apărea o eroare în timpul încărcării.

5. Potriviți folderele clienților cu conturile clienților create în TaxDome Dacă numele se potrivesc, va trebui doar să verificați. Dacă contul corect nu a fost găsit automat (de exemplu, din cauza unei greșeli de ortografie), puteți găsi contul de client existent sau puteți crea unul nou. 

   

6. În coloana Destinație , selectați folderul pentru copierea fișierelor. În mod implicit, acestea vor merge în directorul părinte. Toate folderele principale nou create nu vor fi vizibile pentru clienți până când nu modificați manual setările de vizibilitate.  

   Dacă doriți să plasați fișiere în celălalt director, faceți clic pe săgeata din dreapta liniei. Puteți selecta folderul existent (care este implicit documentele încărcate de client ) pentru a crea unul nou cu o permisiune diferită.

   

7. Click  Upload files at the bottom right corner of the screen. The data will be uploaded to TaxDome. Empty folders will be skipped. The system will indicate if there are unsupported file types that cannot be uploaded. 

8. Faceți clic pe Finalizare pentru a închide ecranul de încărcare în bloc sau faceți clic pe Descărcare raport .

   

   Asta e tot! Documentele vor fi importate în TaxDome , iar fila Documente a clientului va conține structura și conținutul necesare. 

   

Share

Link copiat