Încărcare în bloc în aplicația Windows

Această funcție este extrem de utilă pentru transferul TaxDome bloc al datelor dvs. către TaxDome . Iată cum se utilizează.

Încărcarea în masă

Funcția noastră de încărcare în bloc este utilă atunci când aveți o mulțime de documente vechi ale clienților în foldere de pe desktop sau în spațiul de stocare în cloud. Încărcarea în bloc vă permite să mutați rapid aceste documente în TaxDome .

Când încărcați în masă:

• Fișierele care nu se află în foldere sunt încărcate într-un Privat folder de nivel superior. Astfel, le puteți sorta oricând doriți. Dacă nu aveți deja un folder de nivel superior numit Privat , unul este creat automat pentru dvs.

• Dosarele de pe desktop sunt asociate automat cu numele conturilor din TaxDome, astfel încât nu trebuie să le selectați manual pe fiecare dintre ele.

• Dacă un dosar de birou nu are un cont de client corespunzător, puteți crea unul rapid.

• Fișierele sunt încărcate în fundal, astfel încât puteți utiliza aplicația în timp ce încărcarea este în desfășurare.

Notă

Când utilizați încărcarea în bloc pentru a importa o structură de foldere, folderele goale nu vor fi create. Pentru a include folderele goale, deschideți TaxDome Conducere și copiați și lipiți structura folderului direct în acesta.

Iată cum se încarcă în bloc:

1. Plasați fiecare document pe care trebuie să îl încărcați în folderul corespunzător al clientului. Creați câte subfoldere aveți nevoie în folderul clientului. Dimensiunea maximă a fișierului încărcat este de 200 Mb.

2. Faceți clic pe +Nou, apoi selectați Încărcare în bloc. De asemenea, puteți face clic dreapta pe pictograma aplicației TaxDome din bara de sistem TaxDome și selectați Încărcare în bloc.

3. Localizați folderul principal pe care l-ați creat. Dacă numele folderului este numele contului sau ID, aplicația TaxDome va potrivi automat numele clienților. De asemenea, aveți opțiunea de a adăuga conturi noi sau de a selecta conturi existente.

Vedeți mai jos sfaturile noastre pentru pregătirea dosarelor:

• Pregătirea structurii dosarelor pentru încărcarea în masă

• Crearea de dosare de cont în bloc 

4. Localizați destinația de încărcare în meniul derulantDestinație selectând un folder sau faceți clic pe butonul Creare folder pentru a încărca fișiere într-un folder nou.

5. Faceți clic pe Încărcați fișiere pentru a adăuga documentele dvs. în TaxDome.

Puteți urmări progresul încărcării sau o puteți minimiza, iar aceasta va continua să ruleze în fundal. După ce încărcarea fișierelor s-a terminat, puteți descărca un raport. Fișierele încărcate cu succes vor fi disponibile în secțiunea Documente a fiecărui profil de client, cu structura de foldere configurată.

Fișierele care nu corespund unui cont pot fi vizualizate în fila Necorespunzătoare . 

Dacă au apărut erori în timpul procesului de încărcare, acestea sunt afișate în fila Erori.

Pregătirea structurii dosarelor pentru încărcarea în masă

Pentru a vă asigura că folderele dvs. sunt asociate automat cu conturile de client corespunzătoare, fiecare nume de folder trebuie să corespundă cu numele contului TaxDome corespunzător sau cu ID contului ID

Pentru a găsi ID clientului ID numele contului, accesați secțiunea Clienți. Acestea sunt listate în ID și Nume. Numele conturilor clienților sunt fie numele organizației, fie numele și prenumele clientului.

Un client ID este o combinație unică de două litere și un număr, cum ar fi JB1 sau AR2 .

Crearea de dosare de cont în bloc

Când utilizați funcția Încărcare în bloc (detalii aici ) sau copiați fișiere din TD Drive în folderele locale sau invers, trebuie să aveți foldere de cont create pe computer. Aici vă vom arăta cum să faceți acest lucru rapid, chiar dacă aveți zeci de clienți.

Pentru a face acest lucru, trebuie să construiești un script de creare a folderelor. Iată cum:

1. Pregătiți fișierul CSV pe care l-ați utilizat pentru a importa contactele în TaxDome. De asemenea, puteți utiliza funcția Exportare conturi din pagina Clienți. Aici găsiți mai multe informații despre exportarea listelor de contacte .

2. Creați un dosar pe desktop și plasați fișierul CSV în acest dosar.

3. Deschideți fișierul CSV. Găsiți coloana cu numele conturilor; este singura de care aveți nevoie. Ștergeți toate celelalte coloane.

   

4. Copiați formula: =CONCATENATE(„MD “,CHAR(34),A2,CHAR(34)) în celula din dreapta celei cu numele contului și apoi aplicați-o întregii coloane (puteți utiliza funcțiile de completare automată din Google Sheets sau Excel). Dacă formula CONCATENATE nu este disponibilă în software-ul dvs., încercați să utilizați CONCATE în schimb.

5. Selectați toate celulele cu formula aplicată (coloana B) și copiați-le.

   

6. Creați un fișier notepad în același folder și lipiți valoarea în el. Salvați fișierul, numindu-l Script.bat și selectând tipul de fișier Toate fișierele . Apoi închideți-l.

7. Deschideți Script.bat pentru a rula scriptul. Acesta va crea rapid dosare în vrac.

Acum sunteți gata să utilizați funcția Încărcare în bloc pentru a muta rapid toate folderele în TaxDome. Aici găsiți mai multe detalii.

Vizualizarea istoricului de încărcare

Nu sunteți sigur că ați încărcat toate documentele necesare? Consultați istoricul încărcărilor pentru a afla. Faceți clic pe linkulIstoric încărcări pentru a vedea data, numele fișierului, informațiile despre client și starea încărcării.

Faceți clic pe Ștergeți istoricul pentru a șterge aceste informații (aceasta nu va șterge fișierele dvs.).

Share

Link copiat