Aplicație Windows: Încărcați documente

Aplicația TaxDome Windows vă permite să încărcați rapid și ușor documentele și dosarele. Iată care sunt diferitele acțiuni pe care le puteți întreprinde:

Încărcarea documentelor
Încărcarea dosarelor
Încărcarea în masă
- Pregătirea structurii dosarelor pentru încărcarea în masă
- Crearea de dosare de cont în masă din lista de clienți
Vizualizarea istoricului de încărcare

Încărcarea documentelor

Pentru a încărca fișiere utilizând aplicația TaxDome Windows:

1. Faceți clic pe + NOU în partea stângă sus a paginii , selectați File Upload, apoi alegeți fișierele

2. Selectați contul de client în care doriți să încărcați fișierele

3. Faceți clic pe UPLOAD FILES

Mai jos, vedeți cum să vă ocupați de fiecare secțiune numerotată:

1. Cont: Selectați contul pentru care sunt documentele.

2. Selectați destinația fișierului: Selectați folderul de nivel superior în care doriți să încărcați documentele. Iată mai multe informații despre vizibilitate și nivelurile de acces.

3. Director: În mod implicit, documentele sunt salvate într-un dosar de nivel superior. Dacă doriți să selectați un subfolder, faceți clic pe Change (Modificare). Pentru a crea un dosar nou, faceți clic pe pictograma folder, introduceți numele noului dosar, faceți clic pe marca de verificare verde din dreapta, apoi сlic pe CHOOSE (ALEGE).

4. Nume fișier: Modificați numele fișierului, dacă este necesar.

5. Legătura cu locul de muncă: Activați această opțiune, apoi selectați o lucrare pentru contul la care va fi legat documentul. Citiți mai multe despre legarea elementelor la locuri de muncă.

6. Blocați documentul la o factură neplătită: Activați această opțiune dacă doriți ca documentul să fie vizibil pentru client, dar să poată fi descărcat numai după ce acesta a plătit pentru serviciu. Documentul se deblochează de îndată ce plata a fost efectuată. Selectați factura la care doriți să blocați documentul din listă sau faceți clic pe CREAȚI O NOUĂ FACTURĂ pentru a crea o factură nouă, apoi сlick ALEGE. (Iată mai multe despre blocarea documentelor în facturi.)

Notă: Această opțiune este disponibilă numai pentru încărcările în folderele de nivel superior cu opțiunea Clientul poate vizualiza acces. Puteți citi mai multe despre setările de vizibilitate.

7. Solicitați aprobarea clientului: Activați această opțiune pentru a afla dacă clienții sunt mulțumiți de munca dvs. sau dacă trebuie să facă modificări. Aici găsiți mai multe informații despre cum să solicitați feedback de la clienți.

8. Solicită semnătura clientului: Dacă doriți ca clienții să semneze electronic documentele, activați această opțiune. Aici găsiți mai multe informații despre adăugarea de câmpuri de semnătură.

9. Descriere: Modificați descrierea documentului, dacă este necesar (până la 150 de caractere).

10. Informarea clienților despre încărcare: Anunțați clienții că un fișier a fost încărcat. În mod implicit, acest lucru este activat, astfel încât aceștia primesc o notificare automată prin e-mail. Dezactivați-o dacă nu doriți ca clienții să primească notificări.

Notă: Această opțiune este disponibilă numai pentru încărcările în folderele de nivel superior cu opțiunea Clientul poate vizualiza acces. Iată mai multe despre setările de vizibilitate.

11. UPLOAD FILES: Faceți clic pentru a începe procesul de încărcare; veți vedea progresul. După ce fișierele au terminat de încărcat, acestea vor fi disponibile în fila Docs (Documente ) din profilul contului de client.

Încărcarea dosarelor

Aplicația TaxDome pentru Windows vă permite să încărcați dosare întregi care conțin mai multe documente de cont client. Pentru a adăuga un dosar, faceți clic pe + NOU, selectați Folder Upload, apoi alegeți dosarul. Continuați așa cum este descris mai sus. Este mult mai rapid decât să încărcați documentele unul câte unul.

Atunci când încărcați dosare, țineți cont de următoarele aspecte:

TaxDome procesează toate fișierele din folderul selectat și din subfolderele acestuia.
Pentru siguranța și securitatea datelor dumneavoastră, TaxDome nu recunoaște toate tipurile de fișiere (mai multe despre tipurile de fișiere nerecunoscute).
Puteți furniza detalii pentru fiecare document din dosarele și subdosarele dvs.: selectați clientul, dosarul de destinație etc.
Structura originală a dosarelor nu este reprodusă în TaxDome; va trebui să creați dosare noi pentru a vă organiza fișierele. Sau puteți încărca în bloc pentru a păstra structura originală. Rețineți că noile dosare vor fi create cu nivelul de acces Client can view and edit (Clientul poate vizualiza și edita ).
Nu puteți selecta mai multe dosare deodată. Dacă trebuie să încărcați documente din mai multe dosare diferite, utilizați butonul UPLOAD FOLDER (Încărcare dosar ) pentru fiecare dintre ele.

Încărcarea în masă

Funcția noastră de încărcare în masă este utilă atunci când aveți o mulțime de documente vechi ale clienților în dosare de pe desktop sau în stocarea în cloud. Încărcarea în masă vă permite să mutați rapid aceste documente la TaxDome.

Când încărcați în masă:

Fișierele care nu se află în foldere sunt încărcate într-un folder privat de nivel superior. În acest fel, le puteți sorta oricând sunteți pregătit. Dacă nu aveți deja un dosar de nivel superior numit Private, acesta este creat automat pentru dumneavoastră.
Dosarele de pe desktop sunt asociate automat cu numele conturilor din TaxDome, astfel încât nu trebuie să le selectați manual pe fiecare dintre ele.
Dacă un dosar de birou nu are un cont de client corespunzător, puteți crea unul rapid.
Fișierele sunt încărcate în fundal, astfel încât puteți utiliza aplicația în timp ce încărcarea este în desfășurare.

Iată cum să încărcați în masă:

1. Așezați fiecare document pe care trebuie să-l încărcați în folderul corespunzător al clientului. 2. Creați câte subfoldere aveți nevoie în interiorul unui dosar client. Dimensiunea maximă a fișierului încărcat este de 300 Mb.

2. Faceți clic pe +NEW, apoi selectați Bulk Upload. De asemenea, puteți face clic dreapta pe pictograma din tava aplicației TaxDome Windows și selectați Bulk Upload.

3. Localizați folderul părinte pe care l-ați creat. Dacă numele dosarului este numele contului sau ID, aplicația TaxDome Windows va corespunde automat cu numele clienților. Aveți, de asemenea, opțiunea de a adăuga conturi noi sau de a selecta conturi existente.

Vedeți mai jos sfaturile noastre pentru pregătirea dosarelor:

Pregătirea structurii dosarelor pentru încărcarea în masă
Crearea de dosare de cont în bloc

4. Localizați destinația de încărcare în meniul derulant Destination (Destinație ) selectând un dosar sau faceți clic pe butonul CREATE FOLDER (Creare dosar ) pentru a încărca fișiere într-un dosar nou.

5. Faceți clic pe UPLOAD FILES pentru a adăuga documentele la TaxDome.

Puteți urmări progresul încărcării sau îl puteți minimiza, iar acesta va continua să ruleze în fundal. După ce fișierele au terminat de încărcat, puteți descărca un raport. Fișierele încărcate cu succes vor fi disponibile în secțiunea Docs (Documente ) a fiecărui profil de client cu structura de dosare în vigoare.

Fișierele care nu corespund unui cont pot fi vizualizate în fila Unmatched.

În cazul în care au apărut erori în timpul procesului de încărcare, acestea sunt afișate în fila Erori.

Pregătirea structurii dosarelor pentru încărcarea în masă

Pentru a vă asigura că dosarele sunt asociate automat cu conturile de client corespunzătoare, fiecare nume de dosar trebuie să se potrivească cu numele contului de client TaxDome sau cu contul ID.

Pentru a găsi un client ID și numele contului, accesați secțiunea Clienți . Aceștia sunt listați în secțiunea ID și în coloanele NAME (Nume ). Numele conturilor clienților sunt fie numele organizației, fie numele și prenumele clientului.

Un client ID este o combinație unică de două litere și un număr, cum ar fi JB1 sau AR2.

Crearea de dosare de cont în bloc

Atunci când utilizați caracteristica Bulk Upload (detalii aici) sau copiați fișiere din TD Drive în folderele locale sau invers, trebuie să aveți create foldere de cont pe computer. Aici, vă vom arăta cum să faceți acest lucru rapid, chiar dacă aveți zeci de clienți.

Pentru a face acest lucru, trebuie să creați un script de creare de dosare. Iată cum:

Pregătiți fișierul CSV pe care l-ați folosit pentru a importa contactele la TaxDome. De asemenea, puteți utiliza funcția Export Accounts (Export conturi ) din pagina Clients (Clienți ). Aici găsiți mai multe informații despre exportul listelor de contacte.
Creați un dosar pe desktop și plasați fișierul CSV în acest dosar.
Deschideți fișierul CSV. Găsiți coloana cu numele conturilor; este singura de care aveți nevoie. Ștergeți toate celelalte coloane.

Copiați formula:=CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) în celula din dreapta celei cu numele contului și apoi aplicați-o la întreaga coloană (puteți folosi funcțiile de autocompletare din Google Sheets sau Excel). În cazul în care formula CONCATENATE nu este disponibilă în programul dvs. informatic, încercați să utilizați în schimb CONCATE.
Selectați toate celulele cu formula aplicată (coloana B) și copiați-le.
Creați un fișier notepad în același dosar și inserați valoarea în el. Salvați fișierul, numindu-l Script.bat și selectând tipul de fișier All files (Toate fișierele ). Apoi închideți-l.
Deschideți Script.bat pentru a rula scriptul. Acesta va crea rapid dosare în vrac.

Acum sunteți gata să folosiți funcția Bulk Upload pentru a muta rapid toate dosarele pe TaxDome. Iată mai multe detalii.

Vizualizarea istoricului de încărcare

Nu sunteți sigur că ați încărcat toate documentele necesare? Vedeți istoricul încărcărilor pentru a afla. Faceți clic pe link-ul UPLOAD HISTORY (Istoric de încărcare ) pentru a vedea data, numele fișierului, informațiile despre client și starea încărcării. Faceți clic pe CLEAR HISTORY (Ștergeți istoricul ) pentru a șterge aceste informații (acest lucru nu va șterge fișierele dvs.).