Aplicație Windows: Solicitarea semnăturilor electronice

Solicitați semnături electronice din aplicația desktop pentru Windows TaxDome pe măsură ce încărcați documente și formulare pregătite. Indicați unde doriți ca clienții să semneze electronic, introduceți câmpuri pentru contribuabil și soțul/soția acestuia și adăugați autentificarea bazată pe cunoștințe (KBA). Apoi activați memento-urile, astfel încât clienții să nu uite să semneze cât mai repede!

Notă: Trebuie să încărcați documentele într-un dosar de nivel superior cu Clientul poate vizualiza acces pentru a solicita semnături electronice.

Acoperit aici:

• Solicitarea semnăturilor electronice în aplicația TaxDome Windows
• Solicitarea de semnături electronice de la un cuplu căsătorit
• Adăugarea semnăturii electronice a unui reprezentant al firmei
• Aplicarea șabloanelor de semnături

Solicitarea semnăturilor electronice în aplicația TaxDome Windows 

Pentru a solicita semnături electronice pe documentele și formularele pregătite:

1. Încărcați documentul în aplicația TaxDome Windows (pentru ajutor, consultați demonstrația de mai sus). 

2. Selectați contul de client pentru care este destinat documentul. 

3. Selectați un dosar cu acces laClient can view la care doriți să încărcați documentul, apoi activațiRequest client signature? Se va deschide noua fereastră pentru semnătură.

4. Fie alegeți manual semnatarul (poate fi clientul sau un reprezentant al firmei) în meniul derulant Choose signature (Alege semnatarul ), fie aplicați un șablon de semnătură. 

5. Adăugați atâtea câmpuri de semnătură electronică câte sunt necesare pentru fiecare formular.

6. Сlick pe SAVE. Odată ce documentul este încărcat, clientului i se trimite un e-mail cu un link către documentul în așteptarea semnăturii electronice, iar documentul devine vizibil în subfișierul Semnături din fila Docs (Documente ).

Sfat! 

• Dacă doriți să legați documentul încărcat de o lucrare, activați opțiunea Link to job și selectați lucrarea. Citiți mai multe despre legarea elementelor la locuri de muncă.
• Atunci când documentul este legat de o lucrare, lucrarea poate fi mutată automat în următoarea etapă a procesului de lucru odată ce semnătura electronică este finalizată.

Aflați mai jos mai multe despre câmpurile numerotate:

1. Alegeți șablonul: Dacă ați creat șabloane de semnături pentru a economisi timp cu formularele utilizate frecvent, selectați șablonul. Pentru mai multe informații despre aplicarea șabloanelor, consultați detaliile de mai jos.

2. Alegeți semnatarul: Selectați aici numele persoanei care trebuie să semneze. 

• Pentru a adăuga un câmp, selectați numele persoanei de contact din lista derulantă.
• Pentru a adăuga un alt câmp pentru reprezentantul firmei, selectați numele acestuia din meniul derulant (detalii mai jos).
• De asemenea, puteți adăuga un câmp pentru un semnatar suplimentar, cum ar fi soțul/soția (detalii mai jos).

3. Există diverse câmpuri pe care le puteți glisa și plasa pe document:  

• Semnătură: Glisați și plasați acest câmp în documentul în care trebuie să semneze clientul sau reprezentantul firmei. 
• Inițialele: Glisați și plasați acest câmp în documentul în care aveți nevoie de inițialele lor.
• Data semnării: Glisați și plasați acest câmp pe documentul în care aveți nevoie de dată. Odată ce clientul semnează un document, datele se completează automat în câmpurile de dată, precum și în câmpurile de semnătură în care semnează. Data populează câmpurile unui reprezentant al firmei atunci când documentul este trimis la client pentru a fi semnat. Datele nu pot fi editate. 
• Câmp de text: Folosiți-l ca pe un Post-it. Glisați-l și plasați-l acolo unde doriți să adăugați o notă sau să solicitați informații suplimentare. Așezați câmpul acolo unde doriți să fie, apoi faceți clic pe el pentru a-l edita.

4. Reamintiri: Activați această opțiune dacă doriți ca o notificare prin e-mail să fie trimisă clientului atunci când acesta nu semnează până la data limită. Aici găsiți mai multe informații despre memento-uri.

5. Require KBA: Activați această opțiune pentru a utiliza autentificarea bazată pe cunoștințe (disponibilă numai pentru clienții dvs. din SUA). Iată mai multe informații despre KBA.

6. Butoane de navigare: Utilizați aceste butoane pentru a trece de la o pagină la alta.

7. Anulați: Faceți clic pentru a anula toate modificările.

8. SAVE: Puteți salva modificările fără a trimite documentul. Veți putea în continuare să îl revizuiți și să îl editați. Documentul nu va fi vizibil pentru client până când nu faceți clic pe UPLOAD FILES (Încărcare fișiere).

Solicitarea de semnături electronice de la un cuplu căsătorit

Conform normelor fiscale, soții care depun o declarație fiscală comună trebuie să semneze amândoi. 

Înainte de a solicita semnăturile electronice ale unui cuplu, asigurați-vă că...

• Persoana de contact a soțului/soției este legată de contul contribuabilului. (Aici găsiți mai multe informații despre contacte și conturi).
• Atât contribuabilul, cât și soțul/soția au acces la portalul contului: în secțiunea de contact a contului, Autentificare trebuie să fie activată pentru ambele adrese de e-mail.

Etapele următoare:

1. Activați opțiunea Request client signature? la fel ca atunci când aveți nevoie ca o singură persoană să semneze electronic (a se vedea mai sus). În primul rând, adăugați câmpuri pentru contribuabil, apoi selectați numele de contact al soțului/soției în meniul Choose signature .

2. Adăugați câmpuri în care trebuie să semneze soțul/soția. Pentru claritate, se folosește o culoare diferită pentru fiecare semnatar.

3. Сlic pe Trimiteți pentru a transmite documentul ambilor soți.

Ce se întâmplă atunci când solicitați semnături electronice de la un cuplu căsătorit

• Ambele persoane de contact legate de cont, contribuabilul și soțul/soția acestuia, primesc un e-mail cu un link unic către documentul în așteptarea semnăturii electronice.
• Ambii soți văd că documentul este în curs de semnare electronică.
• Ambii soți văd toate câmpurile adăugate la document, dar nu pot semna decât pe ale lor.
• Primiți o notificare atunci când un soț semnează documentul; aceasta vă permite să știți dacă celălalt soț mai trebuie să semneze electronic.
• Odată ce cineva semnează, nu mai puteți modifica câmpurile de semnătură.
• Un document este marcat cu Semnat după ce ambii soți l-au semnat. 
• Dacă unul dintre semnatari nu răspunde la KBA sau refuză să semneze, va trebui să încărcați din nou documentul pregătit și să solicitați din nou ambele semnături.

Adăugarea semnăturii electronice a unui reprezentant al firmei

De asemenea, multe documente trebuie semnate de către un specialist în domeniul fiscal. Dacă aveți nevoie ca mai mulți reprezentanți ai companiei să semneze, adăugați câmpurile pentru aceste semnături și indicați numele fiecărui membru al echipei.

Atunci când solicitați o semnătură electronică de la un membru al echipei, selectați numele acestuia din meniul derulant Alegeți semnatarul. Câmpuri disponibile:

• Semnătură: În mod implicit, apare numele dumneavoastră. Dacă aveți nevoie de mai multe câmpuri de semnătură pentru firma dumneavoastră, adăugați mai multe, apoi editați numele.
• Data: Se completează automat atunci când documentul este trimis clientului.

Sfaturi:

• Dacă trebuie să vă schimbați numele sau inițialele, faceți clic pe câmp pentru a-l edita.
• Dacă un câmp de semnătură este adăugat pentru un reprezentant al firmei, dar documentul nu a fost trimis clientului, câmpul poate fi editat sau șters de orice membru al echipei care are acces la documentele contului clientului.
• Odată ce trimiteți documentul către un client, documentul este considerat semnat de firma dumneavoastră, iar clientul vede că este semnat de reprezentanții companiei.
• Dacă în document sunt adăugate câmpuri de semnătură pentru reprezentanții firmei, dar documentul nu a fost încă semnat de către client, puteți totuși să anulați cererea de semnătură electronică.
• Pista de audit a unui document arată cine a adăugat câmpul de semnătură al fiecărui reprezentant al firmei pe document.

Aplicarea șabloanelor de semnături

Existența unor șabloane de semnături va economisi timp atunci când se solicită semnături electronice pentru formularele utilizate frecvent, cum ar fi 8879, 8821 sau 2848. Aici găsiți mai multe informații despre crearea de șabloane.

După ce ați creat un șablon, utilizați-l pentru a accelera procesul de solicitare a semnăturilor. 

Iată cum:

1. Solicitați o semnătură electronică pentru orice document încărcat în dosarul cu Clientul poate vizualiza acces.

2. Faceți clic pe Choose template (Alege șablonul ) pentru a obține un meniu derulant. Selectați un șablon.

• Numele dvs. va fi completat automat în câmpul de semnătură al reprezentantului firmei.
• Numele clienților dvs. vor fi completate automat în câmpurile de semnătură Semnatarul 1 și Semnatarul 2 .

3. Pentru mai multe informații, citiți despre setările semnăturii.

Ordinea contactelor legate din secțiunea Detalii cont determină ordinea semnatarilor. Dacă este necesar, puteți modifica ordinea implicită de semnare.