Blocarea documentelor la facturi

Blocați un document într-o factură, astfel încât clientul să vadă că este disponibil, dar să nu îl poată vizualiza sau descărca până când lucrarea nu a fost plătită. Odată ce clientul plătește, documentul se deblochează automat pentru acesta.

Blocarea documentelor la facturi, explicații

Când lucrarea este finalizată și mai rămâne doar etapa de livrare, puteți bloca documentele importante ( cum ar fi declarațiile fiscale sau formularul 8879) la facturi. Acest lucru garantează că clienții plătesc înainte de a accesa aceste documente. Ajută la:

• flux de lucru : împiedică clienții să finalizeze procesele (de exemplu, semnarea electronică a formularelor) până la primirea plății.
• Protecția afacerii: Reduceți riscul muncii neplătite.

După blocarea documentului, acesta rămâne editabil chiar și după ce a fost făcut public.

Documentul blocat cu o factură poate face parte din procesul automatizat din cadrul unui flux de lucru: astfel, sarcinile vor trece la etapa următoare odată ce documentul este deblocat.

Vedere client

Dacă documentul este blocat, clientul va vedea notificarea privind plata în așteptare în lista de sarcini de pe pagina principală.

Documentul asociat facturii va fi disponibil în secțiunea Documente din portalul clientului, însă va fi marcat ca Plată în așteptare.

Dacă clientul face clic pe document, i se va solicita să plătească mai întâi factura asociată.

Odată ce plata a fost efectuată, documentul se deblochează și poate fi vizualizat și descărcat.

Notă

Pentru a debloca fișierul, clientul trebuie să achite integral factura. Nu este posibilă efectuarea unei plăți parțiale.

Configurați deblocarea documentelor pentru plățile ACH

Notă

Aceste setări se aplică numai pentru Stripe și TaxDome . Pentru CPA Charge, factura este întotdeauna plătită imediat, iar documentul este deblocat.

Când clienții plătesc facturile prin debit bancar, plățile durează de obicei 3-5 zile lucrătoare pentru a fi procesate. Puteți alege când documentele asociate acestor facturi devin disponibile pentru clienți: după procesarea plăților sau imediat.

Pentru a configura momentul deblocării documentelor:

Avertisment

Numai proprietarii firmelor, administratorii și membrii echipei cu drepturi de acces la Gestionarea facturilor pot modifica aceste setări.

1. Accesați Setări > Facturare > General din bara de meniu din stânga.

2. În secțiunea Documente blocate, alegeți una dintre opțiuni:

• După efectuarea plăților: Documentele rămân blocate până când starea facturii se schimbă în Plătită. Acest lucru garantează că fondurile sunt primite înainte ca clienții să poată accesa documentele.

• Imediat după efectuarea plăților: documentele sunt deblocate imediat ce clienții trimit detaliile de plată. Acest lucru asigură o procesare mai rapidă, dar deblochează documentele înainte de confirmarea plății.

lucruri de luat în considerare înainte de activare Imediat după efectuarea plăților:

• Toate facturile cu starea În curs vor debloca instantaneu documentele aferente.
• Dacă documentul blocat era legat de o sarcină, atunci automove îl va avansa imediat la etapa următoare.
• Dacă starea plății se schimbă în Eșuată, documentul nu va fi blocat din nou. Cu toate acestea, clientul va trebui să achite factura asociată. Nici rambursarea după o plată reușită nu blochează din nou documentul.

Blocare documente

Puteți bloca documentele atunci când le încărcați , când creați facturi sau în timpul creării declarațiilor fiscale . Rețineți că:

• Trebuie să configurați plățile și să activați procesarea plăților cu cardul de credit pentru a bloca documentele la facturi.
• Mai multe documente pot fi blocate pentru aceeași factură, dar fiecare document poate fi blocat pentru o singură factură.

În timpul încărcării

Blocați documentele atunci când le încărcați pentru a împiedica clienții să vizualizeze fișierele înainte de primirea plății.

Web Desktop

Pe ecranul de încărcare:

1. Selectați folderul de nivel superior cu Clientul poate vizualiza acces la momentul încărcării documentului.

2. Faceți clic pe Legați factura , apoi selectați factura la care doriți să blocați documentul sau faceți clic pe Creați factură pentru a crea una nouă.

3. Faceți clic pe Încărcare pentru a încărca documentul pe care îl blocați la factură.

Dacă utilizați aplicația pentru Windows TaxDome pentru a încărca un fișier, îl puteți, de asemenea, bloca pe o factură:

1. Selectați folderul de nivel superior cu Clientul poate vizualiza acces.

2. Activați Blocarea documentului la o factură neplătită , apoi selectați factura la care doriți să blocați documentul sau faceți clic pe CREAȚI FACTURĂ pentru a crea una nouă, apoi faceți clic pe ALEGEȚI .

3. Faceți clic pe ÎNCĂRCARE FIȘIERE pentru a încărca documentul pe care îl blocați la factură.

După încărcarea documentului

Puteți bloca documentele într-o factură după ce le-ați încărcat. Cu toate acestea, pentru a împiedica clienții să vizualizeze un document înainte de efectuarea plății, încărcați-l întotdeauna mai întâi într-un folder privat. Atât timp cât documentul se află în acest folder, acesta nu este accesibil clienților, dar membrii echipei dvs. îl pot accesa și edita.

Când documentul este finalizat și sunteți gata să îl trimiteți clientului, mutați-l în folderul de nivel superior cu Clientul poate vizualiza accesați și efectuați următoarele:

1. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a documentului, apoi faceți clic pe Editați informațiile.

2. Faceți clic pe Link Factură, apoi selectați factura pe care doriți să o blocați sau faceți clic pe Creare factură pentru a adăuga una nouă.

3. Faceți clic pe Salvare pentru a păstra modificările.

   

Blocarea livrării declarației fiscale

Notă

Depunerea declarațiilor fiscale este disponibilă numai pentru firmele din SUA.

Când utilizați livrarea declarației fiscale , puteți atașa o factură direct la pachetul de livrare. Acest lucru blochează automat întreaga livrare a declarației fiscale până când clientul plătește factura.

Pentru a bloca livrarea unei declarații fiscale către o factură:

1. Creați declarația fiscală .

2. În secțiunea Factură , atașați o factură existentă sau creați una nouă.

3. Trimiteți pachetul de livrare către client.

Clientul va vedea că livrarea este disponibilă, dar nu va putea vizualiza sau descărca documentele declarației fiscale până când nu va plăti factura atașată. Odată ce plata este finalizată, întreaga livrare se deblochează automat.

Vizualizați factura asociată documentului

Odată ce factura este asociată documentului, o puteți accesa rapid din documentele clientului.

Accesați Documentele clientului sau deschideți documentele unui anumit client, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a documentului blocat de factură și faceți clic pe Accesați factură . Factura va fi deschisă într-o filă nouă. 

Modificarea facturilor care blochează documentele

Dacă situația se schimbă și trebuie să legați documentul de o altă factură:

1. Accesați documentele clientului sau deschideți documentele unui anumit client.

2. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a documentului.

3. Selectați Editare informații.

4. Faceți clic pe Link Factură și selectați factura.

5. Faceți clic pe Save (Salvare).

   

Deblocarea documentelor din facturi

Uneori, clienții pot dori să plătească o factură în afara TaxDome. Sau, poate fi necesar să deblocați temporar factura pentru a solicita o semnătură.

În acest caz, va trebui să deblocați factura manual pentru a le oferi acces la document. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a documentului, apoi faceți clic pe Deblocare factură în așteptare și confirmați făcând clic pe Da, deblocare .

De asemenea, este posibil să deblocați factura din ecranul Editare document. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui documentului, selectați Editare informații, apoi faceți clic pe cruciulița din extrema dreaptă a facturii și salvați documentul.

După aceea, puteți marca factura ca fiind plătită (așa cum este descris în articol ) sau o puteți șterge (așa cum este descris în Ștergerea unei facturi ) .

Share

Link copiat