Utilizați stări personalizate ale sarcinilor: ghid

Când lucrați la un proiect, poate fi necesar să arătați că acesta este întârziat sau că așteaptă informații de la client. Aici intervine starea personalizată a proiectului . În acest articol, veți afla cum să le utilizați pentru a comunica în mod clar starea actuală a proiectului echipei dvs.

Asigurați-vă că aveți stări personalizate create pentru un pipeline. În caz contrar, urmați mai întâi ghidul de creare .

Pasul 1. Schimbați starea jobului într-una personalizată

Schimbarea statutului sarcinii într-unul personalizat se face întotdeauna manual. Pentru a face acest lucru:

1. Deschideți fișa de job. Faceți clic pe starea de lângă secțiunea Informații despre job .

2. Selectați o stare personalizată.

3. În bara laterală, selectați automatizările de stare pe care doriți să le declanșați. De exemplu:

• Pentru a gestiona prelungirile termenelor de depunere, aplicați un statut personalizat, cum ar fi „Necesită prelungire”, și utilizați automatizarea „Creați sarcină” cu instrucțiuni privind modul de depunere.
• Pentru a gestiona informațiile lipsă ale clientului, utilizați o stare precum Informații lipsă cu automatizarea Trimitere cerere client, care enumeră informațiile pe care clientul trebuie să le furnizeze.

Apoi, faceți clic pe Schimbați starea. 

4. Veți vedea elementele legate create prin automatizare într-o secțiune codificată prin culori în partea dreaptă a fișei de lucru. Pentru a lega manual elementele existente sau pentru a adăuga altele noi, faceți clic peLegare sauAdăugare nouă în secțiunea codificată prin culori a fișei de lucru.

   

Entitățile legate de starea jobului sunt afișate și în secțiunea Legate a fișei jobului. În coloana Mutare automată , acestea sunt marcate cu pictograma ceasului, ceea ce înseamnă că influențează schimbarea stării la Activ .

Pasul 2. Schimbați starea personalizată înapoi

De regulă, sarcinile cu statut personalizat trec la statutul Activ atunci când toate blocajele sunt rezolvate. Cu toate acestea, dacă sarcina a fost anulată sau lucrarea a fost livrată clientului, statutul sarcinii poate fi schimbat în Finalizat sau Arhivat.

Schimbare la Activ

Când toate blocanții sunt rezolvați, mutați jobul înapoi la starea Activ . Acest lucru se poate face manual sau prin completarea elementelor legate de automatizările de stare personalizate.

• Automat : Dacă starea jobului a avut automatizări care au creat elemente de acțiune legate sau le-ați legat manual la acesta, acestea trebuie finalizate pentru ca jobul să redevină activ . De exemplu, dacă ați legat o solicitare a clientului la starea Documente lipsă , atunci când clientul furnizează informațiile (cum ar fi un K-1 lipsă), starea jobului se schimbă automat în Activ . Același lucru se poate face și pentru cerințele firmei cu sarcini firme, facturi etc. Orice element legat poate servi ca declanșator pentru ca jobul să revină automat la starea activă, eliminând necesitatea unor etape suplimentare în fluxul de lucru.

• Manual: dacă starea sarcinii nu are elemente de acțiune asociate, trebuie doar să faceți clic pe starea sarcinii și să selectați Activ pentru a o activa din nou. Dacă starea sarcinii are elemente de acțiune asociate, puteți face acest lucru, dar apoi, la fel ca în cazul mutării sarcinilor cu elemente asociate neterminate într-o altă etapă, trebuie să selectați ce trebuie făcut cu entitățile asociate.

Odată ce sarcina revine la starea Activă, aceasta se deplasează prin canalul de lucru în cadrul fluxului comun.

Schimbare la Finalizat sau Arhivat

Când lucrarea este livrată clientului, faceți clic pe starea lucrării din fișa de lucru și selectați Finalizat. Lucrarea rămâne în curs de execuție, dar este exclusă din numărul lucrărilor restante.

Când sunteți gata să îl ștergeți complet din pipeline — de exemplu, când toate lucrările ulterioare au fost finalizate sau când sarcina a fost anulată — faceți clic pe starea sarcinii și selectați Arhivat. Sarcina va fi eliminată din vizualizarea kanban, dar va rămâne accesibilă în orice moment.

Puteți revizui sau restaura din fila Arhivat din pagina flux de lucru Joburi.

Vizualizați locurile de muncă cu statusuri personalizate

Locurile de muncă cu statusuri personalizate pot fi deosebite cu ușurință de cele active. 

• În lista de sarcini: Accesați flux de lucru Sarciniși verificați starea sarcinii în coloana Stare sarcină. Dacă nu vedeți coloana, faceți clic pe pictograma roată și activați-o. Starea este afișată cu pictograma și culoarea atribuite (dacă sunt configurate). Aici, puteți sorta sarcinile după stare sau le puteți filtra după numele stării. În acest fel, puteți vedea cu ușurință toate sarcinile cu aceeași stare din diferite pipeline-uri. Totuși, rețineți că, pentru ca acest lucru să funcționeze, numele stărilor sarcinilor trebuie să coincidă exact, inclusiv majusculele.

• În vizualizarea kanban a fluxului de lucru: stările personalizate ale sarcinilor sunt codificate prin culori, astfel încât să puteți vedea întotdeauna clar unde există blocaje în cadrul unui anumit flux de lucru. Aici, puteți filtra sarcinile după numele stării. Cu toate acestea, dacă aplicați filtrarea după stare într-un flux de lucru din vizualizarea kanban și apoi treceți la un alt flux de lucru, va trebui să aplicați din nou filtrarea, deoarece aceasta va fi resetată.

Share

Link copiat