Use custom job statuses

When working on a job, you may need to show that it’s delayed or waiting on client input. This is where custom job statuses come in. In this article, you’ll learn how to use them to clearly communicate the job’s current state to your team.

Change the job status to a custom one

Schimbarea statutului sarcinii într-unul personalizat se face întotdeauna manual. Pentru a face acest lucru:

1. Deschideți fișa de job. Faceți clic pe starea de lângă secțiunea Informații despre job .

2. Selectați o stare personalizată existentă sau adăugați una nouă.

3. In the sidebar, select the status automations you want to trigger. For example:

• To handle filing extensions, apply a custom status like Needs extension and use the Create task automation with instructions on how to file it.
• To handle missing client information, use a status like Missing info with the Send client request automation listing what the client needs to provide.

Then, click Change status. 

4. You will see linked elements created by automation in a color-coded section on the right of the job card. To manually link existing element or add new ones, click Link or Add New inside the color-coded section of the job card.

   

Entitățile legate de starea jobului sunt afișate și în secțiunea Legate a fișei jobului. În coloana Mutare automată , acestea sunt marcate cu pictograma ceasului, ceea ce înseamnă că influențează schimbarea stării la Activ .

You can also set up custom job statuses with automations for each pipeline . When that status is applied to a job in the pipeline, the linked automations will be preselected by default.

Sfat

To make the process smooth for your team, create a wiki page with step-by-step instructions and add it to the job template or use the Add wiki page automation to include it in the pipeline stage.

Schimbați automat starea lucrării înapoi la Activ

După ce blocanții sunt eliminați, este timpul să repuneți sarcina în funcțiune. Pentru a face acest lucru, trebuie să schimbați starea personalizată înapoi la Activ . Există două modalități de a face acest lucru:

• Automat : Dacă starea jobului a avut automatizări care au creat elemente de acțiune legate sau le-ați legat manual la acesta, acestea trebuie finalizate pentru ca jobul să redevină activ . De exemplu, dacă ați legat o solicitare a clientului la starea Documente lipsă , atunci când clientul furnizează informațiile (cum ar fi un K-1 lipsă), starea jobului se schimbă automat în Activ . Același lucru se poate face și pentru cerințele firmei cu sarcini firme, facturi etc. Orice element legat poate servi ca declanșator pentru ca jobul să revină automat la starea activă, eliminând necesitatea unor etape suplimentare în fluxul de lucru.

• Manually: If the job status has no linked action items, you only need to click the job status and select Active to activate it again. If the job status has linked action items, you can do it, but then, like with moving jobs with the unfinished linked elements to another stage, you must select what needs to be done with the linked entities.

Schimbați statutul lucrării la Arhivat

When you stop working on a job for some reason (for example, the work has been canceled or finished), you may archive it so that it doesn’t clutter your kanban view and job list. One way to do this is to change its status to Archived. 

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe starea jobului de pe fișa jobului și selectați Arhivat . Aceasta va elimina jobul din vizualizarea kanban. 

You can review or restore it from the Archived tab on the Workflow > Jobs page.

Vizualizați locurile de muncă cu statusuri personalizate

Locurile de muncă cu statusuri personalizate pot fi deosebite cu ușurință de cele active. 

• In the job list: Go to Workflow > Jobs and review the job status in the Job status column. If you don’t see the column, click the gear icon and enable it. The status is displayed with its assigned icon and color (if configured). Here, you can sort jobs by status or filter by the status name. This way, you can easily see all jobs in the same status from different pipelines. However, please keep in mind that for this to work, job status names must match exactly, including the capitalization.

• In the pipeline kanban view: custom job statuses are color-coded so that you can always clearly see where you have blockers inside the particular pipeline. Here, you can filter jobs by the status name. However, if you apply filtering by status in one pipeline from the kanban view and then switch to another pipeline, you’ll need to apply filtering again, as it will be reset.

Cine poate face acest lucru?

Custom job statuses can be updated by firm owner, admins, or any team member who has access to a job in a pipeline. Here’s more on managing access to pipelines and jobs . 

Share

Link copiat