Cereri ale clienților (de bază): Trimiteți din orice pagină sau din chat-uri

Cererile clienților din TaxDome simplifică comunicarea și vă permit să colectați informații importante de la clienți prin intermediul formularelor personalizabile. Aceste cereri pot include text, date, încărcări de fișiere și multe altele, facilitând organizarea și urmărirea răspunsurilor clienților.

Creați cereri noi

Cererile clienților pot fi create de un proprietar al firmei, de un administrator sau de un membru al echipei atribuit contului sau cu drepturi de acces la vizualizarea tuturor conturilor.

Există mai multe modalități de a crea o nouă cerere de client:

• Din orice pagină. Faceți clic pe New (Nou ) în partea de sus și selectați Client request (Cerere client).
• Din conturile clienților. Accesați contul clientului, deschideți fila Cereri și faceți clic pe Cerere client nou.
• Din chat-uri. Accesați contul clientului, selectați chat-ul în fila Comunicare și faceți clic pe Cerere client.

Selectați modul corespunzător și treceți la crearea cererii propriu-zise. Mai jos, explicăm secțiunile numerotate din bara laterală Cerere client nou:

a. Cont: Selectați contul (conturile) către care doriți să trimiteți solicitarea. Dacă începeți crearea cererii prin selectarea unui cont de client, acest câmp va lipsi. 

b. Mesaj pentru client (opțional): Explicați sarcina.

c. Nume cerere: Specificați numele care va fi afișat în portalul clientului, precum și în e-mail.

d. Adăugați o întrebare: Faceți clic pe Add question (Adăugare întrebare ) și completați câmpurile. Mai multe informații despre tipurile de întrebări pot fi găsite în secțiunea de mai jos. Făcând clic pe pictograma rotiță, puteți face întrebarea opțională și puteți adăuga un indiciu privind completarea.

e. Memento-uri (opțional): Configurați memento-uri pentru a reaminti automat clienților cererile în așteptare. 

f. Cereți autentificarea: Oferiți clienților opțiunea de a răspunde cu sau fără conectare. În cazul în care opțiunea de autentificare obligatorie este dezactivată, clienții pot accesa doar cererea specifică a clientului; nu vor fi accesibile alte date ale clientului, asigurând securitatea informațiilor acestora. 

g. Link to job (Opțional): Faceți clic pe Link to job pentru a conecta rezultatul cererilor clienților (documente și răspunsuri) la o anumită activitate sau sarcină.

h. Trimiteți: Faceți clic pentru a trimite solicitarea. 

Clientul primește o notificare cu privire la solicitarea dvs. prin e-mail și notificare push în cazul în care utilizează aplicația mobilă.

Tipuri de întrebări 

Vă sugerăm 9 tipuri de întrebări pe care le puteți adăuga la solicitarea clientului dvs:

Introducerea textului este pentru text, cum ar fi un nume, o adresă sau o companie.

Email este pentru adresele de e-mail.

Număr este pentru cifre, cum ar fi numărul de copii sau un SSN.

Data este pentru o zi, o lună și un an, cum ar fi DOB. La introducere, data trebuie să corespundă unuia dintre următoarele formate: MMM-DD-YYYY (de exemplu, Jan-01-2024) sau MM/DD/YYYY (de exemplu, 12/24/2024) pentru întreprinderile din SUA; DD/MM/YYYY (de exemplu, 24/12/2024) pentru întreprinderile din afara SUA.

Butoane radio este o listă de opțiuni, cum ar fi un tip de societate (de exemplu, nonprofit sau LLC).

Casete de control afișează căsuțe mici care pot fi bifate, permițând răspunsuri multiple și unice.

Picătură în jos extinde un meniu pentru a selecta una sau mai multe opțiuni.

Da/Nu este pentru răspunsuri da/nu la întrebări (de exemplu, "Sunteți căsătorit?)".

Încărcare fișier oferă un loc de încărcare cu numele documentului care trebuie încărcat. Fișierele încărcate în cereri sunt salvate în contul clientului; clientul poate selecta un dosar în momentul încărcării.

Configurați memento-uri

Atunci când trimiteți o cerere de client, se declanșează automat o notificare. Aceasta va fi trimisă tuturor utilizatorilor conectați la contul cu opțiunea Notificare activată. Pentru a verifica ce utilizatori au notificările activate, accesați fila Info a contului și consultați secțiunea Contacte pentru a vedea cine are activată opțiunea Notificare.

Dacă destinatarilor le ia prea mult timp să finalizeze acțiunea solicitată sau au uitat de ea, puteți utiliza memento-uri. Această opțiune a cererilor clienților funcționează identic cu memento-urile din organizatori.

Ce văd clienții atunci când trimiteți o cerere

Clientul completează o cerere prin: 

• Făcând clic pe "Go to client request" în notificarea prin e-mail pe care au primit-o. Dacă opțiunea "Require sign in" este activată, clienții trebuie să se conecteze la portalul lor de clienți pentru a vizualiza solicitarea. Dacă este dezactivată - o cerere se va deschide pe o pagină separată în browser, iar clienții o pot vizualiza și pot trimite răspunsuri fără a se conecta.   

• Făcând clic pe notificarea din tabloul lor de bord, pe pagina În așteptare de acțiune.
• Accesând secțiunea Cereri din portalul lor pentru clienți.

Puteți accesa o vizualizare numai pentru citire dacă doriți să vedeți TaxDome din portalul pentru clienți.

Apoi, clienții răspund la întrebările dvs., iar starea În așteptare a cererii se va schimba în Completată.