Trimiteți cererile clienților

Cererile clienților din TaxDome simplifică comunicarea și vă permit să colectați informații importante de la clienți prin intermediul formularelor personalizabile. Aceste cereri pot include text, date, încărcări de fișiere și multe altele, facilitând organizarea și urmărirea răspunsurilor clienților.

Creați cereri noi

Solicitările clienților pot fi create de proprietarul firmei, de un administrator sau de un membru al echipei cu dreptul de acces Gestionare solicitări clienți .

Există mai multe modalități de a crea o nouă cerere de client:

• Din orice pagină: Faceți clic pe New (Nou ) în partea de sus și selectați Client request (Cerere client).

  

• Din conturile clienților: Accesați contul clientului, deschideți fila Cereri și faceți clic pe Cerere nouă client .

• Din chat-urile cu clienții: Selectați chat-ul cu clientul, apoi creați o nouă solicitare prin opțiunea Atașare.

• Din fișele de lucru: Deschideți o fișă de lucru, apoi, în secțiunea Legat, faceți clic pe Nou și selectați Cerere client. Cererea creată va fi legată automat de lucrare .

• În bloc: Accesați Clienți > Conturi, selectați conturile cărora doriți să le trimiteți solicitări folosind casetele de selectare, faceți clic pe Mai multe acțiuni în bara de navigare și selectați Trimiteți solicitarea clientului. Aflați mai multe despre trimiterea în bloc a solicitărilor clienților .  

• Automat prin intermediul conductelor:Cererea clientului poate fi, de asemenea, creată și trimisă automat prin intermediul conductelor .

Prezentare generală a ecranului de solicitare pentru clienți noi

Mai jos, explicăm secțiunile numerotate din bara lateralăCerere client nou:

a. Cont: Selectați contul (conturile) către care doriți să trimiteți solicitarea.

b. Șablon: Selectați șablonul creat anterior sau începeți crearea noului șablon. 

c. Mesaj pentru client (opțional): Explicați sarcina folosind formatarea, emojis și linkuri. Când clientul dvs. primește o notificare prin e-mail cu privire la solicitare, acest mesaj va fi afișat în corpul e-mailului. De asemenea, puteți include coduri scurte pentru cont și dată shortcodes .

d. Nume solicitare: Specificați numele care va fi afișat atât în portalul clientului, cât și în e-mail.

e. Adăugați întrebarea: Faceți clic pe Adăugați întrebarea și completați câmpurile. Mai multe informații despre tipurile de întrebări pot fi găsite în secțiunea de mai jos . Făcând clic pe pictograma roată, puteți face întrebarea opțională și puteți adăuga un indiciu despre completare.

f. Bloc de text: Faceți clic pentru a insera un bloc de text. Puteți adăuga linkuri, încorpora videoclipuri și insera emoji-uri în blocurile de text.

g. Mementouri (opțional): Configurați mementouri pentru a reaminti automat clienților cererile în așteptare. 

h. Solicitare autentificare: Oferiți clienților opțiunea de a răspunde cu sau fără autentificare. Dacă opțiunea de autentificare obligatorie este dezactivată, clienții pot accesa numai solicitarea specifică a clientului; niciun alt tip de date ale clientului nu vor fi accesibile, asigurând astfel securitatea informațiilor acestora. 

i. Salvare ca șablon:bifați caseta de selectare Salvare ca șablon pentru a crea un șablon pe baza cererii după ce o trimiteți.

j. Legătură cu sarcina (opțional):faceți clic pe Legătură cu sarcina pentru a conecta rezultatul solicitărilor clientului (documente și răspunsuri) la o anumită sarcină sau activitate.

k. Trimitere: Faceți clic pentru a trimite solicitarea. 

Clientul primește o notificare cu privire la solicitarea dvs. prin e-mail și notificare push în cazul în care utilizează aplicația mobilă.

Tipuri de întrebări

Vă sugerăm 9 tipuri de întrebări pe care le puteți adăuga la cererea dvs. de client:

Introducerea textului este pentru text, cum ar fi un nume, o adresă sau o companie.

Email este pentru adresele de e-mail.

Număr este pentru cifre, cum ar fi numărul de copii sau un SSN.

Data este pentru o zi, o lună și un an, cum ar fi DOB. La introducere, data trebuie să corespundă unuia dintre următoarele formate: MMM-DD-YYYY (de exemplu, Jan-01-2024) sau MM/DD/YYYY (de exemplu, 12/24/2024) pentru întreprinderile din SUA; DD/MM/YYYY (de exemplu, 24/12/2024) pentru întreprinderile din afara SUA.

Butoane radio este o listă de cel puțin două opțiuni, cum ar fi un tip de societate (de exemplu, non-profit sau LLC).

Casete de control afișați căsuțe mici (cel puțin una) care pot fi bifate, permițând răspunsuri multiple și unice.

Picătură în jos extinde un meniu pentru a selecta una sau mai multe opțiuni predefinite. Dacă doriți să permiteți clienților să selecteze mai multe opțiuni, activați Permite selecția multiplă la crearea unei întrebări.

Da/Nu este pentru răspunsuri da/nu la întrebări (de exemplu, "Sunteți căsătorit?)".

Încărcare fișier oferă un loc pentru încărcare cu numele documentului care trebuie încărcat. Fișierele încărcate în cadrul solicitărilor sunt salvate în contul clientului; clientul poate selecta un folder la încărcare. Cu TaxDome IA documentele încărcate de clienți prin intermediul portalului sau al aplicației mobile sunt redenumite și etichetate automat. 

Configurați memento-uri

Când trimiteți solicitări clienților, aceștia sunt notificați. Toți utilizatorii conectați la cont — cu opțiunea Notificare activată — primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate verificând coloana Notificare din lista de conturi.

Dacă destinatarii întârzie prea mult să îndeplinească acțiunea solicitată sau au uitat de ea, puteți utiliza mementouri. Această opțiune a solicitărilor clienților funcționează identic cu mementourile din agende .

Vedere client

Dacă notificările pentru client sunt activate, acesta este informat cu privire la primirea unei cereri. Clienții dvs. pot vedea și deschide cererile în diferite moduri:

• Din portalul clientului sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificarea din secțiunea În așteptarea acțiunii sau pe linkul de pe pagina Solicitări. 
• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Răspundeți la solicitare în e-mail. Dacă Solicită autentificare este activată, clienții trebuie să se autentifice pentru a vizualiza solicitarea. Dacă este dezactivată, aceștia pot accesa solicitarea direct în browser și pot răspunde fără a se autentifica.  

  

Apoi, clienții vor interacționa cu solicitarea dvs. Ei pot începe să completeze solicitarea pe parcurs și să o finalizeze mai târziu. Toate răspunsurile, inclusiv fișierele încărcate, sunt salvate automat.

Pentru a vedea cererea trimisă din perspectiva clientului, accesați vizualizarea numai pentru citire .