Configurați procesele de pregătire a impozitelor în TaxDome

Aici vă vom spune cum să vă configurați procesele de pregătire a impozitelor în TaxDome: cum să vă integrați cu ușurință noii clienți, cum să vă ocupați de prelungiri folosind automatizări, cum să obțineți semnături electronice pentru 8879 într-o clipă și multe altele.

Automatizați și delegați sarcinile de rutină

Cu cât automatizați mai multe sarcini, cu atât mai mulți clienți puteți gestiona. Avem sfaturi utile (bazate pe experiența colegilor dumneavoastră) despre cum să:

• Automatizați sarcinile repetitive legate de comunicare ( mesagerie, solicitarea de documente, trimiterea facturilor etc . )
• Delegați sarcinile administrative ( cum ar fi gestionarea conturilor clienților și efectuarea de audituri interne periodice)

Sarcini repetate legate de comunicare

Aceste sarcini de rutină zilnice pot fi atribuite TaxDome în TaxDome 3 pași: Notează ceea ce faci deja Caută sarcini care se repetă - Creează pipeline-uri pentru fiecare dintre procesele tale și utilizează automatizări pentru sarcinile de rutină

Nu trebuie să o faci de la zero – începe de la Marketplace cu șabloane pentru diferite tipuri de servicii. Toate șabloanele pe care le oferim sunt complet editabile , astfel încât le puteți modifica pentru a se potrivi nevoilor dvs.: 

• 1040 Tax Return Pipeline (de la webinar)
• 1120S - Declarația de impozit pe venit S-Corp
• 1120 - Declarație privind impozitul pe profit
• 1065 - Declarație de impozit pe venit pentru parteneriate

Sarcini administrative

În primul rând, notați-vă toate sarcinile administrative. Luați în considerare posibilitatea de a angaja pe cineva pentru rolul de administrator pentru a vă elibera timp prețios.

Apoi adăugați un membru al echipei cu rolul de administrator pentru a efectua diverse sarcini administrative: verificați etichetele, alocați membri ai echipei conturilor, verificați disponibilitatea canalului de comunicare în cadrul echipei, urmăriți programul de lucru al echipei etc.

Îmbarcarea noilor clienți: cele mai bune practici

În funcție de firma dumneavoastră, este posibil să aveți diferite procese pentru a vă integra noii clienți. Vă sugerăm următoarele două opțiuni (alegeți pe cea care funcționează mai bine pentru dvs.):

• Păstrați un pipeline separat pentru lead-uri/prospecți
• Adăugați clienți noi în canalele dvs. obișnuite folosind etichete și condiții

Păstrați un pipeline separat pentru lead-uri/prospecți

Prima opțiune este să aveți un flux separat pentru clienții potențiali și să îi mutați în fluxul obișnuit odată ce devin clienți. Puteți adăuga clienți noi în flux de lucru :

• Efectuați un apel de descoperire, trimite o propunere și semnează un contract în timpul procesului de generare de clienți potențiali. Când clienții potențiali devin clienți, mutați-le jobul din fluxul de lucru „Prospecți” în fluxul de lucru „Pregătire fiscală” cu un singur clic, păstrând totul la locul lui - propuneri, note, mesaje, intrări de timp și așa mai departe.

  

Înscrieți noi clienți în cadrul procedurilor dvs. obișnuite folosind etichete și condiții

O altă modalitate de a gestiona clienții noi este adăugarea unor reguli care vor fi aplicate doar noilor conturi adăugate în pipeline. În acest fel, nu este nevoie să utilizați două pipeline. Conform celor mai bune practici ale clienților noștri, ar trebui să faceți următoarele:

• Creați o etapă condițională pentru toate conturile etichetate cu eticheta„Client nou ”. Dacă un cont este etichetat cu eticheta „Client nou ”, atunci sarcina trece la etapa „În așteptare pentru avans ”, unde se adaugă automatizarea facturării :

• Creați automatizări condiționale și trimiteți mesaje de bun venit diferite clienților noi și existenți, în funcție de etichetele aplicate:

• Adăugați automatizarea actualizării etichetelor contului la ultima etapă a procesului și schimbați eticheta Client noucu eticheta Client revenit:

Automatizarea preluării documentelor

Simplificați procesul de preluare a documentelor prin colectarea acestora cu ajutorul listelor de verificare, apoi extrageți automat datele cu Juno. Astfel, nu mai este necesară introducerea manuală a datelor și aveți siguranța că dispuneți de toate documentele necesare înainte de a începe procesul de returnare.

Colectați documente cu liste de verificare

Listele de verificare a documentelor oferă fiecărui client o listă personalizată cu documentele fiscale necesare (W-2, 1099, 1098 și altele). Clienții văd exact ce trebuie să încarce și, dacă lipsește ceva, indică motivul. Creați liste de verificare manual sau cu ajutorul AI, utilizând declarațiile fiscale din anul precedent, apoi atașați-le la șabloanele organizatorului pentru livrare automată prin intermediul canalului dvs. Urmăriți progresul în timp real utilizând coloana Listă de verificare din secțiunea Organizatori.

Procesează documente cu Juno

Juno este o platformă bazată pe inteligență artificială care automatizează introducerea datelor din documentele sursă în software-ul dvs. fiscal. În loc să introduceți manual datele din formularele W-2, 1099 și alte formulare, trimiteți documentele din TaxDome Juno cu un singur clic.

Iată cum flux de lucru :

1. Trimiteți documente din TaxDome Juno (din secțiunea Documente sau liste de verificare a documentelor ) .

2. Juno extrage date, creează un proiect de declarație și efectuează o verificare automată pentru a detecta erorile.

3. Verificați și ajustați datele în Juno, apoi transferați-le direct în software-ul dvs. fiscal (ProConnect, Drake, Lacerte sau Ultratax).

Urmăriți starea documentelor în coloana Juno din fila Documente sau Listă de verificare — veți vedea când documentele sunt în curs de procesare, livrate sau necesită atenție.

Tratați cu extensii

Dacă ne întrebați „Care este cea mai bună modalitate de a gestiona prelungirile prin TaxDome?”, răspunsul este: statutul personalizat al sarcinilor . Să vedem cum puteți gestiona prelungirile.

Dacă clientul dvs. are nevoie de o prelungire, puteți reflecta acest lucru în pipeline prin schimbarea statutului lucrării într-unul personalizat, de exemplu, Are nevoie de prelungire. În acest fel, lucrarea va rămâne în etapa curentă, dar va fi distinctă din punct de vedere vizual de celelalte lucrări. Odată ce este gata să continue în cadrul fluxului comun, schimbați statutul personalizat în Activ și asta este tot. Acest lucru se poate face manual sau automat, atunci când o anumită sarcină este finalizată.  

Configurați facturarea și plățile

Procesul de facturare depinde de ceea ce funcționează cel mai bine pentru tine și clienții tăi. Alege una dintre următoarele opțiuni sau folosește-le pe ambele pentru clienți diferiți:

• Facturați-vă noii clienți înainte de finalizarea lucrării. Puteți trimite o factură împreună cu o scrisoare de angajament . Odată ce clientul semnează propunerea, lucrarea trece la etapa următoare , iar factura este trimisă automat împreună cu un mesaj în care se specifică că trebuie să plătească înainte de a începe lucrarea.

• Facturați clienții de încredere după finalizarea lucrării. Puteți bloca declarațiile pregătite pentru facturare și clienții vor vedea că lucrarea este finalizată, dar nu vor putea accesa sau descărca formularele până când nu vor plăti pentru munca dvs.

Semnați electronic formularele 8879 și alte formulare fiscale

Mai jos puteți vedea cel mai rapid mod de a obține o semnătură de la clientul dumneavoastră:

Folosiți trucurile noastre pentru ca acest proces să decurgă fără probleme:

• Pentru formularele 8879 care necesită autentificare bazată pe cunoștințe (KBA), TaxDome solicita o semnătură IRS ( aceasta va costa 1 dolar per semnatar).
• Pentru a gestiona mai mulți semnatari , cum ar fi o familie, nu este necesar să adăugați soțul/soția ca persoană de contact, dar este necesară o adresă de e-mail separată .
• Conectați documentul care așteaptă semnarea la sarcina dvs.: funcția automove va fi activată odată ce documentul este semnat.
• Puteți utiliza șabloanele de semnătură pentru a adăuga rapid câmpuri pentru formularele obișnuite.

Depuneți declarațiile fiscale completate

Odată ce declarația dvs. este pregătită, trebuie să o trimiteți clientului pentru verificare, semnare și plată. TaxDome două modalități de a gestiona acest lucru:

• Încărcați pentru revizuire rapidă: Cu aplicația TaxDome , puteți încărca declarațiile direct din software-ul de pregătire a declarațiilor fiscale sau din orice program care are o funcție de imprimare. Folosiți TaxDome imprimantă și conectați documentul încărcat la sarcina corespunzătoare, astfel încât managerul dvs. să îl poată găsi cu ușurință.

• Creați pachete de livrare a declarațiilor fiscale: Pentru o experiență mai plăcută a clienților, creați un pachet de livrare a declarațiilor fiscale care să includă:

  • O introducere care explică ce trebuie să facă clientul
  • Rezumatele declarațiilor fiscale cu explicații în limbaj simplu privind rambursările, sumele datorate și termenele de plată
  • Pagini grupate care evidențiază cele mai importante formulare (1040, bonuri de plată etc.)
  • Solicitări de semnătură încorporate direct în declarație
  • Facturi legate (opțional) care blochează returnarea până la plată

Clientul primește totul într-un singur pachet personalizat, cu un flux clar, pas cu pas. Puteți configura mementouri automate de plată în funcție de datele de scadență, iar clienții pot verifica, semna și plăti totul din portalul sau aplicația mobilă.

Urmăriți stadiul finalizării în timp real și vedeți progresul clientului prin flux de lucru al depunerii declarației fiscale.