💸 Pregătirea impozitelor: Configurați procesele în TaxDome

Aici vă vom spune cum să vă configurați procesele de pregătire a impozitelor în TaxDome: cum să vă integrați cu ușurință noii clienți, cum să vă ocupați de prelungiri folosind automatizări, cum să obțineți semnături electronice pentru 8879 într-o clipă și multe altele.

Acoperit aici:

• Automatizați și delegați sarcinile de rutină
• Sarcini repetate legate de comunicare
• Sarcini administrative
• Îmbarcarea noilor clienți: cele mai bune practici
• Păstrați un pipeline separat pentru lead-uri/prospecți
• Înscrieți noi clienți în cadrul procedurilor dvs. obișnuite folosind etichete și condiții
• Tratați cu extensii
• Configurați facturarea și plățile
• Semnarea electronică a formularelor 8879 și a altor formulare fiscale
• Gestionați-vă declarațiile de impozit pregătite

Automatizați și delegați sarcinile de rutină

Cu cât automatizați mai multe sarcini, cu atât mai mulți clienți puteți gestiona. Avem sfaturi utile (bazate pe experiența colegilor dumneavoastră) despre cum să:

• Automatizarea sarcinilor repetate legate de comunicare(mesagerie, solicitare de documente, trimitere de facturi etc.).
• Delegarea sarcinilor administrative (cum ar fi lucrul cu conturile clienților și efectuarea de audituri interne programate în mod regulat).

Sarcini repetate legate de comunicare

Aceste sarcini de rutină zilnică pot fi atribuite la TaxDome în doar 3 pași:

1. Scrieți ceea ce faceți deja
2. Căutați sarcini care se repetă
3. Creați pipe-line-uri pentru fiecare dintre procesele dvs. și utilizați automatizări pentru sarcinile de rutină

You don’t need to do it from scratch – start from our Marketplace with templates for different types of services. All of the templates we provide are fully editable, so you can change them to fit your needs: 

• 1040 Tax Return Pipeline (from webinar)
• 1120S - Declarația de impozit pe venit S-Corp
• 1120 - Declarație privind impozitul pe profit
• 1065 - Declarație de impozit pe venit pentru parteneriate

Sarcini administrative

În primul rând, notați-vă toate sarcinile administrative. Luați în considerare posibilitatea de a angaja pe cineva pentru rolul de administrator pentru a vă elibera timp prețios.

Apoi, adăugați un membru al echipei cu rol de administrator pentru a efectua diverse sarcini administrative: verificați etichetele, atribuiți membrii echipei la conturi, verificați disponibilitatea conductelor în cadrul echipei, urmăriți orele de lucru ale echipei dvs. etc.

Îmbarcarea noilor clienți: cele mai bune practici

În funcție de firma dumneavoastră, este posibil să aveți diferite procese pentru a vă integra noii clienți. Vă sugerăm următoarele două opțiuni (alegeți pe cea care funcționează mai bine pentru dvs.):

• Păstrați un pipeline separat pentru lead-uri/prospecți
• Înscrieți noi clienți în cadrul procedurilor dvs. obișnuite folosind etichete și condiții

Păstrați un pipeline separat pentru lead-uri/prospecți

Prima opțiune este de a avea o conductă separată pentru clienții potențiali și de a-i muta în conducta obișnuită odată ce devin clienți.

În acest fel puteți adăuga noi clienți în fluxul de lucru:

1. Efectuați un apel de descoperire, trimiteți o propunere și semnați un contract în timpul procesului de generare de lead-uri.
2. When leads become clients, move their job from the “Prospects” pipeline to the “Tax Preparation” pipeline with just one click while keeping everything in place — proposals, notes, messages, time entries and so on.

Înscrieți noi clienți în cadrul procedurilor dvs. obișnuite folosind etichete și condiții

O altă modalitate de a gestiona clienții noi este de a adăuga anumite reguli care vor fi aplicate numai noilor conturi adăugate la conducte. În acest fel, nu este nevoie să utilizați două conducte.

Conform celor mai bune practici ale clienților noștri, ar trebui să faceți următoarele:

• Creați o etapă condiționată pentru toate conturile etichetate cu eticheta Client nou . Dacă un cont este marcat cu eticheta Client nou , atunci lucrarea trece la etapa Așteptând avansul, unde se adaugă automatizarea facturii:

• Creați automatizări condiționate și trimiteți mesaje de bun venit diferite clienților dvs. noi și celor existenți în funcție de etichetele aplicate:

• Adăugațiautomatizarea Update account tags automation la ultima etapă a procesului și schimbați eticheta New client în eticheta Returning client:

Tratați cu extensii

Dacă ne întrebați -- "Care este cel mai bun mod de a gestiona extensiile prin TaxDome?" -- răspunsul este: depinde. Haideți să explorăm modul în care puteți trata extensiile.

• Creați o conductă de extensie separată. Atunci când un client are nevoie de o extensie, o puteți muta într-o altă conductă. Și apoi îl puteți muta înapoi în conducta anterioară atunci când clientul este gata să depună dosarul.

• Sau creați o etapă condiționată în procesul de pregătire a impozitelor. Dacă clientul dvs. are nevoie de o prelungire, puteți aplica eticheta Ext needed în contul său. Clienții intră în această etapă numai dacă sunt etichetați, apoi se deplasează mai departe în cadrul procesului. În caz contrar, ei sar peste această etapă.

Configurați facturarea și plățile

Sfat! Conectează-ți furnizorul de plăți pentru a putea primi bani direct prin TaxDome.

Procesul de facturare depinde de ceea ce funcționează cel mai bine pentru dumneavoastră și pentru clienții dumneavoastră.

Alegeți una dintre următoarele opțiuni sau folosiți-le pe amândouă pentru clienți diferiți:

• Invoice your new clients before the job is done. You may send an invoice along with an engagement letter. Once the client signs the proposal, the job is moved to the next stage, and the invoice is automatically sent along with a message that they need to pay before you start the work.

• Facturați-vă clienții de încredere după ce lucrarea este gata. Puteți bloca declarațiile pregătite în facturi, iar clienții vor vedea că lucrarea este gata, dar nu vor putea accesa sau descărca formularele până când nu plătesc pentru munca dumneavoastră.

Semnarea electronică a formularelor 8879 și a altor formulare fiscale

Mai jos puteți vedea cel mai rapid mod de a obține o semnătură de la clientul dumneavoastră:

Folosiți trucurile noastre pentru ca acest proces să decurgă fără probleme:

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• Pentru a vă ocupa de mai mulți semnatari, cum ar fi o familie, conectați-i la un singur cont.
• Conectați documentul care este în așteptare de semnare la jobul dumneavoastră: funcția automove va fi declanșată odată ce documentul este semnat.
• Puteți utiliza șabloanele de semnături pentru a adăuga rapid câmpuri pentru formulare comune

Gestionați-vă declarațiile de impozit pregătite

După ce ați pregătit declarația, este posibil să fie nevoie să o încărcați pe TaxDome pentru a fi analizată de manager și aprobată de client.

Cu aplicațiaTaxDome Desktop App, puteți face acest lucru direct din software-ul de pregătire a impozitelor sau din orice program care are o funcție de imprimare. Trebuie doar să utilizați TaxDome ca imprimantă și să asociați documentul încărcat la postul de lucru corespunzător, astfel încât managerul dvs. să îl poată găsi cu ușurință.