Configurați procesele de pregătire a impozitelor în TaxDome

Aici vă vom spune cum să vă configurați procesele de pregătire a impozitelor în TaxDome: cum să vă integrați cu ușurință noii clienți, cum să vă ocupați de prelungiri folosind automatizări, cum să obțineți semnături electronice pentru 8879 într-o clipă și multe altele.

Automatizați și delegați sarcinile de rutină

Cu cât automatizați mai multe sarcini, cu atât mai mulți clienți puteți gestiona. Avem sfaturi utile (bazate pe experiența colegilor dumneavoastră) despre cum să:

• Automate repeated tasks related to communication ( messaging , requesting documents , sending invoices , etc.)
• Delegate admin tasks (such as working with client accounts and conducting regularly scheduled internal audits)

Sarcini repetate legate de comunicare

These everyday routine tasks can be assigned to TaxDome just in 3 steps: Write down what you already do Look for tasks that repeat - Create pipelines for each of your processes and use automations for routine tasks

You don’t need to do it from scratch – start from our Marketplace with templates for different types of services. All of the templates we provide are fully editable , so you can change them to fit your needs: 

• 1040 Tax Return Pipeline (de la webinar)
• 1120S - Declarația de impozit pe venit S-Corp
• 1120 - Declarație privind impozitul pe profit
• 1065 - Declarație de impozit pe venit pentru parteneriate

Sarcini administrative

În primul rând, notați-vă toate sarcinile administrative. Luați în considerare posibilitatea de a angaja pe cineva pentru rolul de administrator pentru a vă elibera timp prețios.

Then add a team member with a role of an admin to do various administrative tasks: check tags, assign team members to accounts, check pipeline availability inside the team, track your team’s working hours, etc.

Îmbarcarea noilor clienți: cele mai bune practici

În funcție de firma dumneavoastră, este posibil să aveți diferite procese pentru a vă integra noii clienți. Vă sugerăm următoarele două opțiuni (alegeți pe cea care funcționează mai bine pentru dvs.):

• Păstrați un pipeline separat pentru lead-uri/prospecți
• Onboard new clients in your usual pipelines using tags and conditions

Păstrați un pipeline separat pentru lead-uri/prospecți

The first option is to have a separate pipeline for your prospects and to move them to your usual pipeline once they become clients. You can add new clients into your workflow this way:

• Efectuați un apel de descoperire, trimite o propunere și semnează un contract în timpul procesului de generare de clienți potențiali. Când clienții potențiali devin clienți, mutați-le jobul din fluxul de lucru „Prospecți” în fluxul de lucru „Pregătire fiscală” cu un singur clic, păstrând totul la locul lui - propuneri, note, mesaje, intrări de timp și așa mai departe.

  

Înscrieți noi clienți în cadrul procedurilor dvs. obișnuite folosind etichete și condiții

O altă modalitate de a gestiona clienții noi este adăugarea unor reguli care vor fi aplicate doar noilor conturi adăugate în pipeline. În acest fel, nu este nevoie să utilizați două pipeline. Conform celor mai bune practici ale clienților noștri, ar trebui să faceți următoarele:

• Create a conditional stage for all accounts tagged with the New client tag. If an account is tagged with the  New client tag, then the job moves to the Waiting for retainer stage where the invoice automation is added:

• Create conditional automations and send different welcome messages to your new and existing clients based on the tags applied:

• Add the Update account tags automation to the last stage of the pipeline and change the New client tag to the Returning client tag:

Tratați cu extensii

If you ask us — “What’s the best way of handling extensions via TaxDome?” — the answer is: custom job statuses . Let’s explore how you can deal with extensions.

Dacă clientul dvs. are nevoie de o prelungire, puteți reflecta acest lucru în pipeline prin schimbarea statutului lucrării într-unul personalizat, de exemplu, Are nevoie de prelungire. În acest fel, lucrarea va rămâne în etapa curentă, dar va fi distinctă din punct de vedere vizual de celelalte lucrări. Odată ce este gata să continue în cadrul fluxului comun, schimbați statutul personalizat în Activ și asta este tot. Acest lucru se poate face manual sau automat, atunci când o anumită sarcină este finalizată.  

Configurați facturarea și plățile

Procesul de facturare depinde de ceea ce funcționează cel mai bine pentru tine și clienții tăi. Alege una dintre următoarele opțiuni sau folosește-le pe ambele pentru clienți diferiți:

• Invoice your new clients before the job is done. You may send an invoice along with an engagement letter . Once the client signs the proposal, the job is moved to the next stage , and the invoice is automatically sent along with a message that they need to pay before you start the work.

• Invoice your trusted clients after the job is done. You can lock prepared returns to invoices and clients will see that the job is done, but they wont’ be able to access or download their forms until they pay for your work.

Semnarea electronică a formularelor 8879 și a altor formulare fiscale

Mai jos puteți vedea cel mai rapid mod de a obține o semnătură de la clientul dumneavoastră:

Folosiți trucurile noastre pentru ca acest proces să decurgă fără probleme:

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• To deal with multiple signers such as a family, you don’t need to add a spouse as a contact, but the separate email address is required .
• Link the document that is pending signature to your job: the automove feature will be triggered once the document is signed
• You can use the signature templates to quickly add fields for common forms

Gestionați-vă declarațiile de impozit pregătite

Once your return is prepared, you may need to upload it to TaxDome for manager’s review and client approval .

With the TaxDome Desktop App , you can do it right from you tax preparation software or any program that has a print feature. Just use TaxDome as a printer and link the uploaded document to the appropriate Job so that your manager can easily find it.