Semnături electronice: Depanare

Aici, vom oferi soluții pentru potențialele probleme pe care le puteți întâmpina atunci când utilizați funcția noastră de semnături, asigurând o experiență fără probleme pentru dvs. și clienții dvs.

Nu pot solicita o semnătură

Dacă nu puteți solicita semnătura unui client, este probabil ca documentul încărcat în folder să aibă un nivel de acces incorect. Pentru a rezolva această problemă, urmați pașii de mai jos:

• Navigați la fila Docs (Documente ) pentru clientul selectat.

• Găsiți documentul pentru care doriți să solicitați o semnătură.

• Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă și alegeți Move.

• Selectați un dosar cu ajutorul butonului Clientul poate vizualiza accesați și faceți clic pe Mutarea.

• După ce ați mutat documentul în folderul corespunzător, găsiți-l acolo, faceți clic din nou pe cele trei puncte și selectați Solicitare semnătură .

Acum, puteți rezolva cu ușurință problema imposibilității de a solicita semnătura de la un client. 

Nu găsesc o persoană de contact în lista de semnatari

Dacă nu vedeți contactul specific în lista Semnatari atunci când solicitați o semnătură, aceasta poate însemna doar că respectivul contact nu este conectat la cont.

Pentru a rezolva această problemă:

• Dacă acest contact este adăugat în TaxDome, accesați Clienți > Contacte și conectați-l la cont . Apoi, contactul va apărea în lista Semnatari.

• Dacă acest contact nu este adăugat la TaxDome, îl puteți adăuga imediat atunci când solicitați o semnătură.

Câmpul de semnătură nu apare pentru unul dintre contacte (pentru un cont de cuplu căsătorit)

Când soții/soțiile împart un computer pentru a accesa TaxDome și să își salveze datele de autentificare, este esențial să se gestioneze corect semnăturile documentelor pentru a evita confuzia. De obicei, adăugați un câmp de semnătură pentru fiecare contact și trimiteți documentele în consecință. Cu toate acestea, o problemă frecventă apare atunci când unul dintre soți se conectează cu datele de autentificare salvate ale celuilalt, semnează documentul și îl salvează. Când celălalt soț încearcă să se conecteze, nu vede câmpul de semnătură, ceea ce duce la confuzie. Pentru a verifica starea semnăturii, urmați acești pași:

• Mergi la client TaxDome cont și faceți clic pe fila Documente .

• Selectați subfila Semnături .

• Treceți cu mouse-ul peste starea documentului pentru a vedea ce adresă de e-mail a fost utilizată pentru semnare și care este încă în așteptare.

• Dacă unul dintre soți a semnat deja documentul folosind adresa sa de e-mail, adresa de e-mail a celuilalt soț va apărea ca În așteptare .

În acest caz, clientul nu va putea adăuga semnătura deoarece câmpul pentru semnătură a fost deja completat. Îi puteți spune să se conecteze la contul corect și să semneze câmpurile respective sau puteți începe procesul de semnare de la început.

Nu se poate solicita o semnătură pentru una dintre persoanele de contact în timp ce se depune o declarație comună

Dacă clienții dumneavoastră depun o declarație comună ca și cuplu căsătorit, este posibil să vă confruntați cu o situație în care doriți să le solicitați semnăturile, dar vedeți doar unul dintre ei în lista semnatarilor .

Acest lucru se întâmplă deoarece unul dintre semnatari nu este adăugat ca persoană de contact la portal sau persoana de contact nu este legată de cont. Pentru a rezolva această problemă:

• Dacă acest contact este adăugat în TaxDome, accesațiClienți > Contacteși conectați-l la cont . Apoi, contactul va apărea în listaSemnatari.

• Dacă acest contact nu este adăugat în TaxDome, îl puteți adăuga imediat atunci când solicitați o semnătură. De asemenea, puteți trimite o solicitare de semnătură prin e-mail , fără a-l adăuga ca contact.

Unul dintre soți nu are adresa de e-mail pentru semnarea electronică a declarațiilor comune

Dacă doar unul dintre soți are adresă de e-mail, dar ambii trebuie să semneze o declarație comună, adresarea plus oferă o soluție simplă. Aflați mai multe despre utilizarea adresării plus pentru semnăturile electronice în acest articol .

Am nevoie ca una dintre persoanele de contact să semneze încă o dată documentul

Să presupunem că depuneți o declarație comună pentru un cuplu căsătorit. Amândoi au semnat documentul pe care le-ați trimis-o. Cu toate acestea, nu sunteți mulțumit de calitatea uneia dintre semnături. În acest caz, nu puteți solicita pur și simplu semnăturile pentru acest document încă o dată, deoarece documentul este deja semnat de ambele părți, ci este în starea finală.

Pentru a rezolva această problemă, trebuie să înlocuiți documentul semnat inițial cu o copie fără semnături. Ambele persoane de contact vor trebui să semneze din nou acest document. Așadar, vă rugăm să le reamintiți să fie atenți. 

Dacă problema nu este legată de calitatea semnăturii, ci de eșecul KBA, citiți secțiunea corespunzătoare din articol .

„Din păcate, nu există întrebări disponibile pentru a vă verifica identitatea pentru numărul de asigurări sociale furnizat.”

Dacă clienții dumneavoastră întâmpină mesajul de eroare: „ Din păcate, nu există întrebări disponibile pentru a vă verifica identitatea pentru codul numeric personal furnizat ”, înseamnă că KBA Furnizorul nu a putut colecta suficiente date de la birourile de credit sau de la înregistrările publice pentru a crea setul necesar de cinci întrebări pe baza CNP-ului pe care l-ați furnizat. Acest lucru se întâmplă de obicei atunci când activitatea financiară a clienților dvs. nu a fost suficient de substanțială în atenția publicului pentru a genera chestionarul de verificare.

În prezent, nu există o soluție directă pentru această problemă. Pentru a furniza o semnătură electronică conformă de la distanță, clienții pot fi nevoiți să urmeze acești pași:

• Tipăriți formularele necesare.

• Semnați de mână formularele tipărite.

• Scanează formularele semnate înapoi în sistem.

Acest proces le permite să își furnizeze semnătura, respectând în același timp standardele de conformitate necesare, în ciuda erorii de verificare a SSN.

Cum semnează cineva un document ca mandatar pentru un client?

În cazul decesului sau invalidității clientului, puteți întocmi o împuternicire (POA) pentru a semna un document în numele clientului dvs. Pentru a face acest lucru, solicitați o semnătură și adăugați împuternicirea ca semnatar utilizând adresa de e-mail a acesteia . Dacă aveți nevoie ca aceasta să acționeze în numele clientului dvs. și în viitor, vă rugăm să o adăugați ca persoană de contact.

1. Adăugați POA ca contact în contul clientului.

2. Asigurați-vă că autoritatea de semnare este activată pentru contact.

Acordarea accesului echipei de asistență

Înainte de a contacta echipa de asistență, acordați-i în prealabil acces la portalul web, astfel încât să poată efectua anumite acțiuni ca și cum ar fi proprietarii firmei dumneavoastră. Acest lucru permite echipei de asistență să rezolve rapid problemele prin efectuarea de acțiuni în numele dvs., economisindu-vă timp și asigurând o depanare eficientă.

1. Accesați Setări > Setări firmă din meniul lateral.

2. În secțiunea Acces editor , activați Permiteți echipei de asistență să se conecteze cu permisiuni similare proprietarului .

3. (Opțional) Setați perioada de valabilitate a acestei permisiuni. În mod implicit, accesul este acordat pentru o lună, dar îl puteți mări sau micșora. 

4. Faceți clic pe Salvați.