Semnături: Depanare

Aici vă vom oferi soluții la eventualele probleme pe care le puteți întâmpina atunci când utilizați funcția noastră de semnături, asigurând o experiență perfectă pentru dumneavoastră și pentru clienții dumneavoastră.

Acoperit aici: 

Nu pot solicita o semnătură

Dacă vă aflați vreodată în imposibilitatea de a solicita o semnătură de la un client, este probabil pentru că ați încărcat un document în dosar cu un nivel de acces incorect. Pentru a rezolva această problemă, urmați acești pași:

  1. Navigați la fila Docs (Documente ) pentru clientul selectat.
  2. Găsiți documentul pentru care doriți să solicitați o semnătură.
  3. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă și alegeți Move.
  4. Selectați un dosar cu ajutorul butonului Clientul poate vizualiza accesați și faceți clic pe Mutarea.
  5. După ce ați mutat documentul în dosarul corespunzător, găsiți-l acolo, faceți din nou clic pe cele trei puncte și selectați Request signature (Solicitați semnătura).

Now, you can easily resolve the issue of being unable to request the signature from a client. 

Nu pot găsi un contact în lista semnatarilor

If you don't see the specific contact in the  Signers list when requesting a signature, it can only mean that the contact is not linked to the account.

To resolve this issue:

  • If this contact is added to TaxDome, go to Clients > Contacts and link it to the account. Then, the contact will appear in the Signers list.
  • If this contact is not added to TaxDome, you can immediately add it when requesting a signature.

Câmpul de semnătură nu apare pentru unul dintre contacte (pentru un cont de cuplu căsătorit)

Atunci când soții împart un computer pentru a accesa TaxDome și își salvează datele de autentificare, este esențial să se trateze corect semnăturile documentelor pentru a evita confuziile. De obicei, adăugați un câmp de semnătură pentru fiecare contact și trimiteți documentele în consecință. Cu toate acestea, apare o problemă frecventă atunci când unul dintre soți se conectează cu credențialele salvate ale celuilalt, semnează documentul și îl salvează. Când celălalt soț încearcă să se conecteze, nu vede câmpul de semnătură, ceea ce duce la confuzie.

Pentru a verifica starea semnăturii, urmați acești pași:

  1. Go to the client's TaxDome account and click the Docs tab.
  2. Selectați subfișa Semnături .
  3. Treceți cu mouse-ul peste starea documentului pentru a vedea ce adresă de e-mail a fost utilizată pentru semnare și care este încă în așteptare.
  4. În cazul în care unul dintre soți a semnat deja documentul folosind adresa de e-mail, adresa de e-mail a celuilalt soț va apărea ca fiind în așteptare.

În acest caz, clientul nu își va putea adăuga semnătura deoarece câmpul de semnătură a fost deja completat. Puteți să le spuneți să se conecteze la contul corect și să semneze în câmpurile lor sau să înceapă procesul de semnare de la început.

Nu puteți solicita o semnătură pentru unul dintre contacți în timp ce depuneți o declarație comună

If your clients file a joint return as a married couple, you may encounter a situation where you want to request their signatures but see only one of them in the  Signers list.

This happens because one of the signers is not added as a contact to the portal, or their contact is not linked to the account.

To resolve this issue:

  • If this contact is added to TaxDome, go to Clients > Contacts and link it to the account. Then, the contact will appear in the Signers list.
  • If this contact is not added to TaxDome, you can immediately add it when requesting a signature. You may also send a signature request to them by email, without adding them as a contact.

One of the spouses doesn’t have email address to e-sign joint returns

If only one spouse has an email and you need both to sign a joint return, there’s a simple solution for Gmail users. Gmail allows you to modify the email address so that both signature requests go to the same inbox. Just add “+1” (or any other word or number) after the main part of the email, like this: johndoe+1@gmail.com. Enter this as the second email address in the web portal, along with the main address. This way, the spouse with the email will receive both signature requests.

1. Click Add signer when filling out the e-signature for joint returns and select New signer.

2. Add a signer. Specify the second email address (e.g.,  johndoe+1@gmail.com) and click Confirm.

This way, your client will receive the letter in the same mail and the other spouse can sign from there, making it quick and easy to get both signatures.

Am nevoie ca una dintre persoanele de contact să semneze încă o dată documentul

Să spunem că depuneți o declarație comună pentru un cuplu căsătorit. Amândoi au semnat documentul pe care l-ați trimis. Cu toate acestea, nu sunteți mulțumit de calitatea uneia dintre semnături. În acest caz, nu puteți pur și simplu să solicitați din nou semnăturile pentru acest document, deoarece documentul este deja semnat de ambele părți, este în stare finală.

Pentru a rezolva această problemă, trebuie să înlocuiți documentul semnat inițial cu o copie fără semnături. Ambele persoane de contact vor trebui să semneze din nou acest document. Așadar, vă rugăm să le reamintiți să fie atenți. 

Dacă problema nu este legată de calitatea semnăturii, ci de eșecul KBA, citiți secțiunea articolului corespunzător.

"Din păcate, nu există întrebări disponibile pentru a verifica identitatea dvs. pentru numărul de securitate socială furnizat"

Dacă clienții dvs. întâmpină mesajul de eroare: "Din păcate, nu există întrebări disponibile pentru a vă verifica identitatea pentru numărul de securitate socială furnizat", înseamnă că furnizorul nostru KBA nu a putut aduna suficiente date de la birourile de credit sau din registrele publice pentru a crea setul necesar de cinci întrebări pe baza SSN furnizat. Acest lucru se întâmplă de obicei atunci când activitatea financiară a clienților dvs. nu a fost suficient de importantă în ochii publicului pentru a genera chestionarul de verificare.

Deocamdată, nu există o soluție directă pentru această problemă. Pentru a furniza o semnătură electronică conformă de la distanță, clienții ar putea fi nevoiți să urmeze următorii pași:

  1. Imprimați formularele necesare.
  2. Semnați de mână formularele tipărite.
  3. Scanați formularele semnate înapoi în sistem.

Acest proces le permite să își furnizeze semnătura, respectând în același timp standardele de conformitate necesare, în ciuda erorii de verificare a SSN.

How does someone sign a document as a POA for a client?

In case of the client's death or disability, you can make a POA (power of attorney) to sign a document on behalf of your client. To do so, request a signature and add the POA as a signer using their email address. If you need them to act for your client more in the future, please add them as a contact.

1. Adăugați împuternicitul ca persoană de contact în contul de client.

2. Asigurați-vă că autoritatea de semnatar este activată pentru persoana de contact.

Acordarea accesului echipei de asistență

Înainte de a contacta echipa de asistență, acordați-i în prealabil acces la portalul web, astfel încât să poată efectua anumite acțiuni ca și cum ar fi proprietarii firmei dumneavoastră. Acest lucru permite echipei de asistență să rezolve rapid problemele prin efectuarea de acțiuni în numele dvs., economisindu-vă timp și asigurând o depanare eficientă.

1. Mergeți la Setări > Setări firmă din meniul din bara laterală.

2. În secțiunea Acces editor, comutați pe Permiteți echipei de asistență să se conecteze cu permisiuni de tip proprietar.

3. (Opțional) Setați perioada în care această permisiune este valabilă. În mod implicit, accesul este acordat timp de o lună, dar îl puteți mări sau micșora. 

4. Faceți clic pe Salvare.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.

Articole conexe