E-signatures: Troubleshooting

Aici, vom oferi soluții pentru potențialele probleme pe care le puteți întâmpina atunci când utilizați funcția noastră de semnături, asigurând o experiență fără probleme pentru dvs. și clienții dvs.

Nu pot solicita o semnătură

If you ever find yourself unable to request a signature from a client, it’s likely because you uploaded a document to the folder with an incorrect access level . To resolve this issue, follow these steps:

• Navigați la fila Docs (Documente ) pentru clientul selectat.

• Găsiți documentul pentru care doriți să solicitați o semnătură.

• Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă și alegeți Move.

• Selectați un dosar cu ajutorul butonului Clientul poate vizualiza accesați și faceți clic pe Mutarea.

• După ce ați mutat documentul în folderul corespunzător, găsiți-l acolo, faceți clic din nou pe cele trei puncte și selectați Solicitare semnătură .

Acum, puteți rezolva cu ușurință problema imposibilității de a solicita semnătura de la un client. 

Nu găsesc o persoană de contact în lista de semnatari

Dacă nu vedeți contactul specific în lista Semnatari atunci când solicitați o semnătură, aceasta poate însemna doar că respectivul contact nu este conectat la cont.

Pentru a rezolva această problemă:

• If this contact is added to TaxDome, go to Clients > Contacts and link it to the account . Then, the contact will appear in the Signers list.

• Dacă acest contact nu este adăugat la TaxDome, îl puteți adăuga imediat atunci când solicitați o semnătură.

Câmpul de semnătură nu apare pentru unul dintre contacte (pentru un cont de cuplu căsătorit)

Când soții/soțiile împart un computer pentru a accesa TaxDome și să își salveze datele de autentificare, este esențial să se gestioneze corect semnăturile documentelor pentru a evita confuzia. De obicei, adăugați un câmp de semnătură pentru fiecare contact și trimiteți documentele în consecință. Cu toate acestea, o problemă frecventă apare atunci când unul dintre soți se conectează cu datele de autentificare salvate ale celuilalt, semnează documentul și îl salvează. Când celălalt soț încearcă să se conecteze, nu vede câmpul de semnătură, ceea ce duce la confuzie. Pentru a verifica starea semnăturii, urmați acești pași:

• Mergi la client TaxDome cont și faceți clic pe fila Documente .

• Selectați subfila Semnături .

• Treceți cu mouse-ul peste starea documentului pentru a vedea ce adresă de e-mail a fost utilizată pentru semnare și care este încă în așteptare.

• Dacă unul dintre soți a semnat deja documentul folosind adresa sa de e-mail, adresa de e-mail a celuilalt soț va apărea ca În așteptare .

În acest caz, clientul nu va putea adăuga semnătura deoarece câmpul pentru semnătură a fost deja completat. Îi puteți spune să se conecteze la contul corect și să semneze câmpurile respective sau puteți începe procesul de semnare de la început.

Nu se poate solicita o semnătură pentru una dintre persoanele de contact în timp ce se depune o declarație comună

Dacă clienții dumneavoastră depun o declarație comună ca și cuplu căsătorit, este posibil să vă confruntați cu o situație în care doriți să le solicitați semnăturile, dar vedeți doar unul dintre ei în lista semnatarilor .

Acest lucru se întâmplă deoarece unul dintre semnatari nu este adăugat ca persoană de contact la portal sau persoana de contact nu este legată de cont. Pentru a rezolva această problemă:

• If this contact is added to TaxDome, go to Clients > Contacts and link it to the account . Then, the contact will appear in the Signers list.

• If this contact is not added to TaxDome, you can immediately add it when requesting a signature. You may also send a signature request to them by email , without adding them as a contact.

Unul dintre soți nu are adresa de e-mail pentru semnarea electronică a declarațiilor comune

If only one spouse has an email but both need to sign a joint return, plus addressing provides a simple solution. Learn more about using plus addressing for e-signatures in this article .

Am nevoie ca una dintre persoanele de contact să semneze încă o dată documentul

Să presupunem că depuneți o declarație comună pentru un cuplu căsătorit. Amândoi au semnat documentul pe care le-ați trimis-o. Cu toate acestea, nu sunteți mulțumit de calitatea uneia dintre semnături. În acest caz, nu puteți solicita pur și simplu semnăturile pentru acest document încă o dată, deoarece documentul este deja semnat de ambele părți, ci este în starea finală.

Pentru a rezolva această problemă, trebuie să înlocuiți documentul semnat inițial cu o copie fără semnături. Ambele persoane de contact vor trebui să semneze din nou acest document. Așadar, vă rugăm să le reamintiți să fie atenți. 

If the issue is connected not with the signature quality but with the failed KBA, read the corresponding article section .

„Din păcate, nu există întrebări disponibile pentru a vă verifica identitatea pentru numărul de asigurări sociale furnizat.”

Dacă clienții dumneavoastră întâmpină mesajul de eroare: „ Din păcate, nu există întrebări disponibile pentru a vă verifica identitatea pentru codul numeric personal furnizat ”, înseamnă că KBA Furnizorul nu a putut colecta suficiente date de la birourile de credit sau de la înregistrările publice pentru a crea setul necesar de cinci întrebări pe baza CNP-ului pe care l-ați furnizat. Acest lucru se întâmplă de obicei atunci când activitatea financiară a clienților dvs. nu a fost suficient de substanțială în atenția publicului pentru a genera chestionarul de verificare.

În prezent, nu există o soluție directă pentru această problemă. Pentru a furniza o semnătură electronică conformă de la distanță, clienții pot fi nevoiți să urmeze acești pași:

• Print the required forms.

• Semnați de mână formularele tipărite.

• Scan the signed forms back into the system.

Acest proces le permite să își furnizeze semnătura, respectând în același timp standardele de conformitate necesare, în ciuda erorii de verificare a SSN.

Cum semnează cineva un document ca mandatar pentru un client?

In case of the client’s death or disability, you can make a POA (power of attorney) to sign a document on behalf of your client. To do so, request a signature and add the POA as a signer using their email address . If you need them to act for your client more in the future, please add them as a contact.

1. Add the POA as a contact within the client account.

2. Make sure signatory authority is enabled for the contact.

Acordarea accesului echipei de asistență

Înainte de a contacta echipa de asistență, acordați-i în prealabil acces la portalul web, astfel încât să poată efectua anumite acțiuni ca și cum ar fi proprietarii firmei dumneavoastră. Acest lucru permite echipei de asistență să rezolve rapid problemele prin efectuarea de acțiuni în numele dvs., economisindu-vă timp și asigurând o depanare eficientă.

1. Accesați Setări > Setări firmă din meniul lateral.

2. În secțiunea Acces editor , activați Permiteți echipei de asistență să se conecteze cu permisiuni similare proprietarului .

3. (Opțional) Setați perioada de valabilitate a acestei permisiuni. În mod implicit, accesul este acordat pentru o lună, dar îl puteți mări sau micșora. 

4. Faceți clic pe Salvați.