Semnături: Depanare

Aici vă vom oferi soluții la eventualele probleme pe care le puteți întâmpina atunci când utilizați funcția noastră de semnături, asigurând o experiență perfectă pentru dumneavoastră și pentru clienții dumneavoastră.

Acoperit aici: 

Nu pot solicita o semnătură

Dacă vă aflați vreodată în imposibilitatea de a solicita o semnătură de la un client, este probabil pentru că ați încărcat un document în dosar cu un nivel de acces incorect. Pentru a rezolva această problemă, urmați acești pași:

  1. Navigați la fila Docs (Documente ) pentru clientul selectat.
  2. Găsiți documentul pentru care doriți să solicitați o semnătură.
  3. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă și alegeți Move.
  4. Selectați un dosar cu ajutorul butonului Clientul poate vizualiza accesați și faceți clic pe Mutarea.
  5. După ce ați mutat documentul în dosarul corespunzător, găsiți-l acolo, faceți din nou clic pe cele trei puncte și selectați Request signature (Solicitați semnătura).

Acum, puteți rezolva cu ușurință problema imposibilității de a solicita semnătura de la un client. 

Nu pot găsi un contact în lista semnatarilor

Dacă nu vedeți contactul specific în lista semnatarilor atunci când solicitați o semnătură, aceasta poate însemna doar că contactul nu este legat de cont.

Pentru a rezolva această problemă:

  • Dacă acest contact este adăugat la TaxDome, mergeți la Clienți > Contacte și legați-l de cont. Apoi, contactul va apărea în lista semnatarilor .
  • Dacă acest contact nu este adăugat la TaxDome, îl puteți adăuga imediat atunci când solicitați o semnătură.

Câmpul de semnătură nu apare pentru unul dintre contacte (pentru un cont de cuplu căsătorit)

Atunci când soții împart un computer pentru a accesa TaxDome și își salvează datele de autentificare, este esențial să se trateze corect semnăturile documentelor pentru a evita confuziile. De obicei, adăugați un câmp de semnătură pentru fiecare contact și trimiteți documentele în consecință. Cu toate acestea, apare o problemă frecventă atunci când unul dintre soți se conectează cu credențialele salvate ale celuilalt, semnează documentul și îl salvează. Când celălalt soț încearcă să se conecteze, nu vede câmpul de semnătură, ceea ce duce la confuzie.

Pentru a verifica starea semnăturii, urmați acești pași:

  1. Accesați contul TaxDome al clientului și faceți clic pe fila Docs .
  2. Selectați subfișa Semnături .
  3. Treceți cu mouse-ul peste starea documentului pentru a vedea ce adresă de e-mail a fost utilizată pentru semnare și care este încă în așteptare.
  4. În cazul în care unul dintre soți a semnat deja documentul folosind adresa de e-mail, adresa de e-mail a celuilalt soț va apărea ca fiind în așteptare.

În acest caz, clientul nu își va putea adăuga semnătura deoarece câmpul de semnătură a fost deja completat. Puteți să le spuneți să se conecteze la contul corect și să semneze în câmpurile lor sau să înceapă procesul de semnare de la început.

Nu puteți solicita o semnătură pentru unul dintre contacți în timp ce depuneți o declarație comună

În cazul în care clienții dvs. depun o declarație comună în calitate de cuplu căsătorit, este posibil să vă confruntați cu o situație în care doriți să le solicitați semnăturile, dar vedeți doar unul dintre ei în lista Semnatari .

Acest lucru se întâmplă deoarece unul dintre semnatari nu este adăugat ca persoană de contact la portal sau persoana de contact nu este legată de cont.

Pentru a rezolva această problemă:

  • Dacă acest contact este adăugat la TaxDome, mergeți la Clienți > Contacte și legați-l de cont. Apoi, contactul va apărea în lista semnatarilor.
  • Dacă acest contact nu este adăugat la TaxDome, îl puteți adăuga imediat atunci când solicitați o semnătură. De asemenea, îi puteți trimite o cerere de semnătură prin e-mail, fără a-l adăuga ca contact.

Unul dintre soți nu are adresa de e-mail pentru semnarea electronică a declarațiilor comune

Dacă doar unul dintre soți are un e-mail și aveți nevoie ca ambii să semneze o declarație comună, există o soluție simplă pentru utilizatorii Gmail. Gmail vă permite să modificați adresa de e-mail astfel încât ambele cereri de semnătură să ajungă în aceeași căsuță de primire. Trebuie doar să adăugați "+1" (sau orice alt cuvânt sau număr) după partea principală a e-mailului, astfel: johndoe+1@gmail.com. Introduceți aceasta ca a doua adresă de e-mail în portalul web, alături de adresa principală. În acest fel, soțul/soția cu e-mailul va primi ambele solicitări de semnătură.

1. Faceți clic pe Adaugă semnatar atunci când completați semnătura electronică pentru declarațiile comune și selectați Semnatar nou.

2. Adăugați un semnatar. Specificați a doua adresă de e-mail (de exemplu, johndoe+1@gmail.com) și faceți clic pe Confirmare.

În acest fel, clientul dvs. va primi scrisoarea prin aceeași poștă, iar celălalt soț poate semna de acolo, obținând astfel rapid și ușor ambele semnături.

Am nevoie ca una dintre persoanele de contact să semneze încă o dată documentul

Să spunem că depuneți o declarație comună pentru un cuplu căsătorit. Amândoi au semnat documentul pe care l-ați trimis. Cu toate acestea, nu sunteți mulțumit de calitatea uneia dintre semnături. În acest caz, nu puteți pur și simplu să solicitați din nou semnăturile pentru acest document, deoarece documentul este deja semnat de ambele părți, este în stare finală.

Pentru a rezolva această problemă, trebuie să înlocuiți documentul semnat inițial cu o copie fără semnături. Ambele persoane de contact vor trebui să semneze din nou acest document. Așadar, vă rugăm să le reamintiți să fie atenți. 

Dacă problema nu este legată de calitatea semnăturii, ci de eșecul KBA, citiți secțiunea articolului corespunzător.

"Din păcate, nu există întrebări disponibile pentru a verifica identitatea dvs. pentru numărul de securitate socială furnizat"

Dacă clienții dvs. întâmpină mesajul de eroare: "Din păcate, nu există întrebări disponibile pentru a vă verifica identitatea pentru numărul de securitate socială furnizat", înseamnă că furnizorul nostru KBA nu a putut aduna suficiente date de la birourile de credit sau din registrele publice pentru a crea setul necesar de cinci întrebări pe baza SSN furnizat. Acest lucru se întâmplă de obicei atunci când activitatea financiară a clienților dvs. nu a fost suficient de importantă în ochii publicului pentru a genera chestionarul de verificare.

Deocamdată, nu există o soluție directă pentru această problemă. Pentru a furniza o semnătură electronică conformă de la distanță, clienții ar putea fi nevoiți să urmeze următorii pași:

  1. Imprimați formularele necesare.
  2. Semnați de mână formularele tipărite.
  3. Scanați formularele semnate înapoi în sistem.

Acest proces le permite să își furnizeze semnătura, respectând în același timp standardele de conformitate necesare, în ciuda erorii de verificare a SSN.

Cum semnează cineva un document ca mandatar pentru un client?

În caz de deces sau invaliditate a clientului, puteți face o împuternicire (POA) pentru a semna un document în numele clientului dvs. Pentru a face acest lucru, solicitați o semnătură și adăugați mandatarul ca semnatar folosind adresa sa de e-mail. În cazul în care aveți nevoie ca aceștia să acționeze pentru clientul dvs. mai mult în viitor, vă rugăm să îi adăugați ca persoană de contact.

1. Adăugați împuternicitul ca persoană de contact în contul de client.

2. Asigurați-vă că autoritatea de semnatar este activată pentru persoana de contact.

Acordarea accesului echipei de asistență

Înainte de a contacta echipa de asistență, acordați-i în prealabil acces la portalul web, astfel încât să poată efectua anumite acțiuni ca și cum ar fi proprietarii firmei dumneavoastră. Acest lucru permite echipei de asistență să rezolve rapid problemele prin efectuarea de acțiuni în numele dvs., economisindu-vă timp și asigurând o depanare eficientă.

1. Mergeți la Setări > Setări firmă din meniul din bara laterală.

2. În secțiunea Acces editor, comutați pe Permiteți echipei de asistență să se conecteze cu permisiuni de tip proprietar.

3. (Opțional) Setați perioada în care această permisiune este valabilă. În mod implicit, accesul este acordat timp de o lună, dar îl puteți mări sau micșora. 

4. Faceți clic pe Salvare.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.

Articole conexe