E-mail (de bază): Trimiteți, răspundeți, imprimați, adăugați imagini

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Nu mai este nevoie să utilizați Gmail sau o aplicație terță în timp ce lucrați: TaxDome oferă propriul e-mail securizat integrat. Sincronizați contul dvs. de e-mail cu TaxDome pentru a păstra toate afacerile TaxDome într-un singur loc și pentru a îmbunătăți schimbul de informații cu clienții.

Acoperit aici:

• Trimiterea de e-mailuri
  • Trimiterea de e-mailuri utilizând butonul Nou
  • Trimiterea de e-mailuri în masă din lista de conturi
  • Trimiterea de e-mailuri către clienți prin automatizare
• Cum știu că un client a trimis un e-mail?
• Răspuns la e-mail
• Adăugarea de atașamente
• Adăugarea de imagini în e-mail
• Filtrarea/cercetarea e-mailurilor
• Imprimarea firului de e-mail

Trimiterea de e-mailuri

E-mailul poate fi trimis de către un proprietar al firmei, un administrator sau un membru al echipei cu acces la cont sau cu drepturi de acces pentru a vedea toate conturile.

Există mai multe moduri de a trimite e-mailuri:

• Trimiterea de e-mailuri utilizând butonul Nou
• Trimiterea de e-mailuri în masă din lista de conturi
• Trimiterea de e-mailuri către clienți prin automatizare

Trimiterea de e-mailuri utilizând butonul Nou

Pentru a trimite un e-mail din orice pagină a portalului, faceți clic pe Nou în partea stângă sus, selectați E-mail din meniul glisant, alegeți un cont, un contact sau adresele de e-mail legate de acesta, apoi scrieți e-mailul. Și gata! Faceți clic pe Send (Trimitere).

Vedeți mai jos pentru mai multe detalii despre caracteristicile mesajelor noastre.

Notă! 

• If you email an account (account shortcodes mode), all the linked contacts receive the same copy with cc.
• If you email contacts (contact shortcodes mode), all of them receive individual emails. However, you can choose specific email addresses to receive an email.

Trimiterea de e-mailuri în masă din lista de conturi

Uneori trebuie să trimiteți același e-mail la mai mulți clienți, de exemplu, pentru a-i anunța pe toți despre un termen limită sau o actualizare.

Pentru a trimite un e-mail în masă, accesați pagina Conturi > Clienți din meniul din stânga, selectați casetele de selectare de lângă conturile dorite, faceți clic pe @Send Email, apoi scrieți e-mailul sau selectați un șablon. Și gata! Faceți clic pe Send (Trimitere).

E-mailul va fi trimis tuturor contactelor legate de conturile selectate.

Aflați mai jos ce trebuie să faceți în fiecare secțiune numerotată:

1. Șablon: Faceți clic și selectați unul dintre șabloanele de e-mail pe care le-ați creat din meniul derulant. Șabloanele de e-mail sunt utile în special pentru mesajele pe care le trimiteți frecvent clienților.

2. Mode: Select the contacts or accounts mode to be able to add dynamic data to your message, such as the email recipient’s name or the date. For more about shortcodes, go here.

3. De la: Puteți trimite un e-mail în numele unui alt membru al echipei, selectând numele acestuia în câmpul De la .

Notă! Membrul echipei va trebui să fi activat opțiunea Permiteți altora să trimită din e-mailul meu în setările contului TaxDome .

4. Pentru: În funcție de modul pe care l-ați ales, puteți selecta conturi sau contacte individuale ca destinatari.

5. Subiect: Acesta se completează automat atunci când utilizați un șablon.

6. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your messages. Depending on the mode you chose, you’ll be able to use different types of shortcodes, including the ones based on custom fields. Shortcodes can be added to the subject line as well as to the body of the email. For more on shortcodes, go here.

7. Mesaj: Acesta se completează automat atunci când utilizați un șablon.

8. Atașați fișierul: Pentru mai multe informații despre această funcție, consultați mai jos.

9. Programarea e-mailului: Programați momentul în care trebuie să fie trimis e-mailul. Pentru mai multe informații despre acest lucru, accesați aici.

10. Trimiteți-mi o previzualizare: Faceți clic pentru a vedea cum va arăta mesajul dvs. înainte de a apăsa pe trimiterea acestuia.

11. Trimiteți: Trimiteți e-mailul către toate conturile/conctele selectate.

În plus, mai sunt și altele:

• Utilizați etichete pentru a filtra o listă de conturi pentru anumiți destinatari. De exemplu, este posibil ca clienții de salarizare să trebuiască să primească e-mailuri diferite de cele ale clienților corporativi.
• E-mailul este trimis din contul de e-mail pe care l-ați sincronizat cu TaxDome; îl veți vedea, de asemenea, în secțiunea E-mail din cadrul filei Trimis din profilul fiecărui destinatar.
• Se pot trimite doar 400 de e-mailuri pe zi. Dacă sunt selectați mai mulți destinatari, TaxDome împarte coada de așteptare și trimite câte 400 pe rând. Veți primi o notificare care vă va anunța câte zile vor fi necesare pentru a le trimite pe toate.
• Clienții nu vor putea vedea ceilalți destinatari în câmpurile Către sau CC .

Trimiterea de e-mailuri către clienți prin automatizare

Pentru detalii, accesați aici.

Cum știu că un client a trimis un e-mail?

Ori de câte ori un client trimite un e-mail nou firmei dvs. sau răspunde la un fir de chat existent, membrii echipei care au acces la contul lor vor primi o notificare în contul lor de Inbox+ . Atunci când răspund la un fir de discuție sau când există un e-mail nou într-un fir de discuție, notificările sunt actualizate și orice lucru nou este mutat în partea de sus. Dacă firul este arhivat, acesta se mută din elementele de făcut. Pentru a vizualiza cel mai recent e-mail și a răspunde la acesta, faceți clic pe Go to....

Notă: Schimbați-vă preferințele de notificare sau dezactivați firele de e-mail ori de câte ori aveți nevoie.

Pentru a accesa o căsuță poștală de primire specifică unui client, accesați Conturi > Clienți din meniul din stânga, faceți clic pe numele contului de client, apoi navigați la fila Email . Dacă există e-mailuri necitite de la client, în fila Email se afișează o notificare.

Toate mesajele de e-mail trimise sunt stocate în fila Trimis .

Mesajele de e-mail sunt grupate automat pentru a preveni dezordinea. Pentru a vizualiza o conversație, faceți clic pe subiectul e-mailului pentru a vedea toate răspunsurile.

Răspunsuri la e-mailuri

Pentru a răspunde la un e-mail:

1. Faceți clic pe e-mail pentru a-l extinde, apoi faceți clic pe pictograma de conversație gri și verde din dreapta.
2. Faceți clic în interiorul câmpului Către pentru a adăuga alți destinatari.
3. Scrieți e-mailul. Puteți utiliza formatarea textului, emoji, bullets, liste numerotate și multe altele.
4. Faceți clic pe SEND (Trimitere).

Adăugarea de atașamente

Notă: Dacă ați selectat mai multe conturi ca destinatar, nu veți putea adăuga fișiere de pe TaxDome, deoarece stocarea documentelor este specifică fiecărui cont.

Există două opțiuni pentru a atașa fișiere la e-mailurile trimise de la TaxDome:

• Pentru a adăuga fișiere de pe computer, faceți clic pe Attach File (Atașați fișier), selectați From My Computer (Din computerul meu), apoi localizați fișierul pe care doriți să îl încărcați. Aflați ce tipuri de fișiere sunt acceptate.
• Pentru a adăuga fișiere din TaxDome, faceți clic pe Atașați fișierul, selectați De la TaxDome, faceți clic pe dosar, apoi alegeți fișierele. Adăugați fișiere deja încărcate pe TaxDome din orice dosar de nivel superior cu Clientul poate vizualiza și și Clientul poate vizualiza și edita acces.

Notă: Dacă trimiteți un mesaj care conține un fișier de pe TaxDome către un destinatar care nu este utilizator TaxDome , acesta nu va avea nevoie de o autentificare pentru a-l accesa. Pentru a păstra fișierul în siguranță, dați linkului o dată de expirare. Aflați mai multe despre securitatea atașamentelor din e-mail.

Adăugarea de imagini în e-mailuri

Puteți trimite imagini în e-mailuri fie de pe dispozitiv, fie de pe orice site web. Utilizați una dintre opțiunile disponibile în timp ce creați un nou e-mail:

• Încărcați o imagine de pe dispozitivul dvs. utilizând butonul 📎 Atașați sau adăugați o imagine
• Lipiți o imagine din clipboardul browserului direct în câmpul de text al e-mailului
• Lipiți orice imagine de pe web în câmpul de text al e-mailului

Modalități de adăugare a imaginilor care nu sunt acceptate:

• Trageți și fixați o imagine în câmpul de text al e-mailului
• Lipiți un fișier cu imaginea în câmpul de text al e-mailului de pe dispozitivul dvs.

Filtrarea/cercetarea e-mailurilor

Pentru a nu vă pierdeți în grămada de e-mailuri, puteți alege care dintre acestea sunt afișate:

• Toate: Selectarea acestei opțiuni va afișa discuțiile dintre toți membrii echipei cu e-mailuri sincronizate și client.
• Mea: Selectarea acestei opțiuni va afișa numai discuțiile dintre dumneavoastră și client (trimise la adresa dumneavoastră de e-mail pe care ați sincronizat-o cu contul dumneavoastră TD).

De asemenea, puteți căuta un anumit mesaj. Pentru a face acest lucru, tastați un cuvânt cheie în câmpul de căutare, apoi faceți clic peenter pe tastatură. Căutați un e-mail folosind numele clientului sau un cuvânt cheie din subiectul sau corpul mesajului.

Faceți clic pe x pentru a șterge câmpul de căutare.

Notă! Dacă nu reușiți să găsiți anumite discuții de e-mail, este posibil ca acestea să fie dezactivate. Aflați mai multe despre discuțiile dezactivate.

Imprimarea firului de e-mail

Pentru a imprima o anumită discuție, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta extremă a discuției de e-mail, apoi selectați Imprimare. Browserul dvs. vă va oferi posibilitatea de a imprima firul de e-mail.

Salvați atașamentele direct în documentele clientului

Pentru a afla despre salvarea într-un dosar client implicit, accesați aici.

Sfat: Vizitați TaxDome Academy pentru cursuri amuzante și cuprinzătoare pentru a deveni un superstar TaxDome !