Lucrați cu firuri de e-mail

Firurile de e-mail organizează automat corespondența cu clienții pe teme, menținând căsuța de e-mail organizată și conversațiile ușor de urmărit. Puteți căuta, imprima și atribui firuri anumitor membri ai echipei pentru a asigura o gestionare eficientă a comunicării.

Vizualizați firurile de e-mailuri

Puteți vizualiza firurile de e-mail în două moduri:

• Pentru a vizualiza conversațiile prin e-mail cu toți clienții la care aveți acces, accesați Comunicări > E-mailuri.

• Pentru a vizualiza conversațiile cu un anumit client, accesați Clienți > Conturi > Comunicare > E-mail.

Numărul de mesaje necitite este indicat printr-un cerc verde lângă secțiunea Comunicații și fila Comunicații din cont. Firurile de e-mailuri sunt sortate cronologic după cel mai recent răspuns.

Secțiunea Comunicații afișează:

• Alocate mie - Afișează conversațiile de e-mail din toate conturile care vă sunt alocate. Citiți mai multe mai jos
• Toate conturile - Afișează e-mailurile primite de la toate conturile clienților la care aveți acces.

În secțiunea E-mail din profilul clientului, aveți două opțiuni de vizualizare:

• Căsuța mea poștală - Afișează numai conversațiile din contul de e-mail sincronizat personal.
• Toate căsuțele poștale - Afișează conversațiile din e-mailurile sincronizate ale tuturor membrilor echipei. Dacă una sau mai multe adrese nu sunt sincronizate sau nu pot fi găsite, vi se va recomanda să verificați setările echipei.

Acest lucru vă permite să vă concentrați asupra propriilor comunicări sau să vedeți imaginea completă a tuturor interacțiunilor echipei cu acel client.

Atribuie firuri de e-mailuri

Firurile de e-mailuri pot fi atribuite anumitor membri ai echipei pentru a gestiona mai eficient conversațiile cu clienții. Avatarul persoanei desemnate apare atât în antetul firului, cât și în listă, pentru a fi ușor de identificat.

Puteți gestiona cu ușurință sarcinile dvs. din secțiunea Comunicații, utilizând secțiunea Threads assigned to me (Subiecte care mi-au fost atribuite).

Aflați cum să atribuiți și să retrageți atribuirea unui fir de discuție sau să filtrați lista de fire de discuție în funcție de persoana căreia i-a fost atribuită în articolul dedicat .

Căutați firul de e-mailuri

Puteți căuta conversații prin e-mail sau mesaje specifice după cuvinte cheie sau expresii. Căutarea analizează subiectele e-mailurilor și conținutul mesajelor pentru a găsi conversațiile relevante.

Pentru a căuta un fir de discuție din e-mail:

1. Accesați Clienți > Conturi > Comunicare > E-mail pentru clientul specific.

2. Introduceți un cuvânt cheie sau o expresie în câmpul de căutare, apoi apăsați tasta Enter de pe tastatură.

3. Verificați rezultatele căutării, care sunt afișate sub forma unei liste de thread-uri care corespund criteriilor dvs.

Pentru a șterge câmpul de căutare, faceți clic pe x.

Țineți cont de următoarele aspecte atunci când căutați în thread-urile de e-mail:

• Căutarea este disponibilă numai pe pagina contului clientului, nu și în secțiunea globală Comunicații.
• Căutarea include toate conversațiile de e-mail de la client la care aveți acces, din toate căsuțele poștale conectate ale firmei (Microsoft/Google), cu excepția IMAP.
• Căutarea nu este afectată de filtrul „Atribuit”, chiar dacă acesta este aplicat. Toate firurile accesibile sunt incluse în rezultate.
• Subiectele atribuite afișează avatarul persoanei desemnate în rezultatele căutării, pentru o identificare ușoară.
• Când deschizi un fir de discuție din rezultatele căutării, conținutul acestuia se încarcă de la furnizorul de e-mail.

Vizualizați e-mailurile sistemului

Puteți găsi toate e-mailurile generate de sistem trimise clientului în secțiunea E-mailuri din contul clientului, sub E-mailuri de sistem. Acestea sunt mesaje automate pe care le trimitem atunci când firma dvs. solicită acțiuni din partea clientului sau când setați mementouri despre acțiuni în așteptare. Puteți afla mai multe despre e-mailurile generate de sistem în articolul dedicat .

Afișăm doar informațiile principale despre fiecare mesaj, fără textul complet al acestuia. Dacă doriți să vedeți conținutul exact al e-mailurilor trimise de sistem, puteți activa opțiunea de a primi copii ale mesajelor de sistem .

Filtrează firurile de e-mailuri

Puteți filtra firurile de e-mailuri pentru a afișa numai cele relevante. De exemplu, filtrarea vă poate permite să găsiți rapid toate firurile atribuite unui anumit membru al echipei. Pentru a filtra o listă:

1. Faceți clic pe Filtru în colțul din dreapta sus al listei de conversații prin e-mail.

2. Selectați „Alocat către” și alegeți unul sau mai mulți membri ai echipei pentru a vedea numai thread-urile care le-au fost alocate.

3. Faceți clic pe Aplicați.

După ce ați aplicat filtrele, lista este restrânsă în consecință. Puteți modifica cu ușurință filtrele adăugând sau ștergând oricare dintre ele sau ștergând toate filtrele făcând clic pe Resetare. Mai multe informații despre aplicarea filtrelor .

Tipăriți conversațiile/mesajele din e-mail

Pentru a imprima o copie a firului de e-mail sau a unui mesaj specific, urmați acești pași:

1. Din lista de e-mailuri, alegeți firul de discuție pe care doriți să îl imprimați din Inbox (Mesaje primite) sau Sent(Mesaje trimise).

2. Faceți clic pe pictograma imprimantei situată lângă firul de discuție sau lângă mesaj. Browserul dvs. vă va ghida prin pașii următori.

Ștergeți firurile de e-mailuri/mesajele

Nu puteți șterge un fir de discuție sau un e-mail specific dintr-un client. Acest lucru nu este posibil, deoarece sincronizarea e-mailurilor reflectă e-mailurile din căsuța de e-mail.