Add Job recurrences

TaxDome vă permite ca lucrările să se repete în funcție de necesități, generându-le în mod automat în conductele dumneavoastră. Puteți configura o planificare implicită pentru toate lucrările pe care le adăugați la o conductă sau o puteți configura separat pentru fiecare recurență. Faceți ca lucrările dvs. să se repete zilnic, săptămânal, bisăptămânal, lunar, trimestrial sau anual. Adăugați recurențe de lucrări pentru fiecare serviciu pe care îl furnizați și ajustați cu ușurință setările de recurență, dacă este necesar.

Adăugați sarcini recurente

Există trei moduri simple de a adăuga recurențe de lucrări:

• By going to Workflow > Job recurrences from the left menu bar (this is the easiest way because from here you can add recurrences for any pipeline and client) 

• Din vizualizarea kanban a conductei (utilizați legătura Gestionați recurența, apoi urmați pașii de mai jos, cu excepția selecției conductei)

• From the Workflow tab in the client profile (use the Manage recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline and accounts selection)

Pentru a adăuga recurența postului din lista Job recurrences list:

1. Faceți clic pe Recurență job nou în partea de sus a paginii.

2. Selectați conturile pe care doriți să le adăugați la recurență și faceți clic pe Continuați.

Pentru a facilita căutarea conturilor, puteți:

• Sortați lista în funcție de numele contului sau de numărul de repetări de lucrări pentru un cont. 

• Faceți clic pe butonul de căutare din partea stângă sus a barei laterale New job recurrence, începeți să introduceți numele contului în câmpul de căutare și apoi apăsați enter pe tastatură. Lista de conturi se restrânge în mod corespunzător. Faceți clic pe X în câmpul de căutare pentru a-l șterge.

• Filter your account list by clicking the Filter button on the far right of the menu bar. (Here’s more on using filters to narrow down your account list.)

3. Selectați conducta în care ar trebui adăugată noua recurență. 

4. Set up the recurrence settings . 

You can speed up the creation process by setting up the default recurrence settings . Once you’ve added the default recurrence, it’s automatically applied to all new recurrences and can be easily tuned up if needed. 

5. Configurați Parametrii lucrării prin selectarea unui model de lucrare și a persoanelor responsabile pentru lucrare, apoi faceți clic pe Creare.

Acum, de fiecare dată când apare o dată de începere, lucrarea pentru contul selectat este adăugată automat la pipeline.

Sfat

Puteți adăuga cât mai multe recurențe de lucrări necesare pentru același cont. De exemplu, dacă trebuie să pregătiți formulare diferite pentru același client, le puteți avea în lucrări separate și puteți personaliza fiecare lucrare în modul în care aveți nevoie, cu un set de recurențe pentru fiecare lucrare.

După ce sarcinile recurente au fost adăugate la program, acestea vor deveni disponibile în Lista desarcini recurente. De asemenea, veți vedea numărul de conturi cu sarcini recurente sub numele conductei.

When you need to review the recurrence settings, go to  Workflow > Job recurrences. 

Setări de recurență

Setări de recurență în detaliu:

• Perioada de recurență: Datele de început și de sfârșit (opțional) ale recurenței. Acestea sunt prima și ultima zi în care postul apare în circuit.

• Se repetă în fiecare: Alegeți periodicitatea personalizată și datele/zilele săptămânii de repetare din lista derulantă, cum ar fi în fiecare an, la fiecare 3 luni etc.

• Job parameters: Select a job template and assignees responsible for the job. Note that manually set job assignees override those assigned in the job template . 

Țineți minte:

• Data de începere nu poate fi anterioară sau identică cu data curentă.

• Scheduled jobs start at 12 am. The starting times are affected by your time zone setting , so please check to make sure that you’ve set them up correctly.

• Data finală este ultima dată la care va fi creată activitatea programată.

Dacă alegeți data de 31 ca dată de repetare, lucrările dvs. vor începe numai în lunile cu această dată. Puteți modifica setările pentru recurența pe care o adăugați ulterior.

Iată câteva exemple de ceea ce veți obține prin selectarea diferitelor setări de program:

Configurarea recurenței implicite

Dacă configurați setările implicite de recurență (ceea ce este opțional), acestea vor fi utilizate pentru a precompleta câmpurile atunci când configurați recurențele pentru a economisi timp.

To do so, go to the pipeline settings page and select how often the job should repeat, then set the start and end (optional) dates and the repeat day. For details, go to the section on recurrence settings .

Editarea recurențelor

Atunci când adăugați o nouă recurență de lucrări la pipeline, puteți decide întotdeauna dacă să utilizați setările implicite ale pipeline-ului de recurențe (dacă există) sau să selectați setări individuale pentru recurență. Setările de recurență pentru orice recurență adăugată la pipeline pot fi, de asemenea, editate în orice moment, una câte una sau în bloc.

For example, this allows you to have all your payroll or bookkeeping clients in one pipeline, but each with its own schedule (e.g., weekly, bi-weekly, or monthly). Or you may have different job templates for different clients (here’s more on using recurrences with job templates ).

Pentru orice recurență, vă puteți schimba: 

• Perioada de repetare 
• Prima și ultima dată recurentă
• Șablonul postului
• Destinatarul postului (destinatarii aleși aici îi înlocuiesc pe cei selectați anterior în șablonul postului).

To modify settings for a recurrence, go to  Workflow >Job recurrences from the left menu bar, select one or more recurrences and click Edit.

Pentru a modifica setările din pipeline sau din profilul clientului, faceți clic pe Gestionați recurența, selectați una sau mai multe recurențe și faceți clic pe link-ul Setări recurență.

Țineți cont de faptul că:

• Setările individuale de recurență prevalează asupra setărilor implicite ale canalului de recurență.
• Atunci când editați setările de recurență în bloc, vor fi completate numai cele care sunt identice între conturile pe care le selectați. Celelalte vor fi goale. (De exemplu, dacă mai multe recurențe au aceeași dată, dar au destinatari diferiți, câmpul Data va fi completat, iar câmpul Destinatarul va rămâne gol).
• Modificările viitoare aduse la setările implicite ale canalului de recurență nu se vor aplica recurențelor de lucrări care au fost deja adăugate. Modificați întotdeauna setările de recurență prin intermediul programărilor individuale.
• Dezactivarea unui membru al echipei cu sarcini recurente atribuite realocă acele sarcini recurente proprietarului firmei.

Puteți găsi cele mai apropiate date recurente atunci când vă gestionați recurențele: 

Notă

Dacă încercați să ieșiți din pagină fără să faceți clic pe , veți primi un avertisment. Faceți clic în alerta pop-up dacă doriți să continuați să faceți modificări sau dacă doriți să renunțați la modificările pe care le-ați făcut. Evitați selectarea casetei de selectare dacă preferați să vedeți această alertă pop-up utilă.

Ștergerea recurențelor de lucrări dintr-un program

Dacă doriți să ștergeți recurențele care nu mai sunt necesare, selectați-le în lista listaJob recurrences, faceți clic pe Remove (Eliminare), apoi faceți clic pe Confirmare.

Acest lucru poate fi făcut și din secțiunea secțiuneaGestionați recurența din cadrul conductei.

Cum știu când a fost creată o sarcină programată?

When a new scheduled job is created inside a pipeline, you’ll receive a notification with the link to the pipeline. If something prevents a job from being created, you’ll also get a notification explaining why.  Here’s more on system notifications about job automation issues .

By default, notifications are sent to your Inbox+ and via email. You can change your notification preferences at any time.

Drepturi de acces pentru gestionarea recurențelor lucrărilor

Proprietarul firmei și administratorul au drepturi de acces pentru a gestiona setările de recurență.

Dacă doriți ca și un angajat să aibă acces, va trebui să îi acordați drepturi de acces:

1. Mergeți la Setări > Echipă și planuri din bara de meniu din stânga, deschideți fila Membrii echipei, apoi faceți clic pe cele trei puncte de lângă numele membrului echipei din listă. Selectați Editare.

2. În secțiunea secțiuneaDrepturi de acces, activați setările dorite (ambele sau numai una): 

• The Manage job recurrence toggle grants access rights to add new recurrences and edit existing ones, as well as to access the Job recurrences list. It gives rights to set schedules only for the client accounts to which the employee already has access .

• The Manage pipelines toggle grants access rights to set and change pipelines settings, including the Default recurrence pipeline settings. It gives rights to change pipeline settings only for the pipelines to which the employee has access .

3. Faceți clic pe Salvați.

Share

Link copiat