Adăugați repetări ale sarcinilor

TaxDome vă permite ca lucrările să se repete în funcție de necesități, generându-le în mod automat în conductele dumneavoastră. Puteți configura o planificare implicită pentru toate lucrările pe care le adăugați la o conductă sau o puteți configura separat pentru fiecare recurență. Faceți ca lucrările dvs. să se repete zilnic, săptămânal, bisăptămânal, lunar, trimestrial sau anual. Adăugați recurențe de lucrări pentru fiecare serviciu pe care îl furnizați și ajustați cu ușurință setările de recurență, dacă este necesar.

Adăugați sarcini recurente

Există trei moduri simple de a adăuga recurențe de lucrări:

• Accesândflux de lucru Recurențe job din bara de meniu din stânga (aceasta este cea mai simplă metodă, deoarece de aici puteți adăuga recurențe pentru orice pipeline și client) 

• Din vizualizarea kanban a conductei (utilizați legătura Gestionați recurența, apoi urmați pașii de mai jos, cu excepția selecției conductei)

• Din flux de lucru din profilul clientului (utilizați linkulGestionați recurența, apoi urmați pașii de mai jos, cu excepția selecției canalului și a conturilor)

Pentru a adăuga recurența postului din lista Job recurrences list:

1. Faceți clic pe Recurență job nou în partea de sus a paginii.

2. Selectați conturile pe care doriți să le adăugați la recurență și faceți clic pe Continuați.

Pentru a facilita căutarea conturilor, puteți:

• Sortați lista în funcție de numele contului sau de numărul de repetări de lucrări pentru un cont. 

• Faceți clic pe butonul de căutare din partea stângă sus a barei laterale New job recurrence, începeți să introduceți numele contului în câmpul de căutare și apoi apăsați enter pe tastatură. Lista de conturi se restrânge în mod corespunzător. Faceți clic pe X în câmpul de căutare pentru a-l șterge.

• Filtrează lista conturilor făcând clic pe butonulFiltrudin extrema dreaptă a barei de meniu. (Aici găsești mai multe informații despre utilizarea filtrelor pentru a restrânge lista conturilor.)

3. Selectați conducta în care ar trebui adăugată noua recurență. 

4. Configurați setările de repetare .  

Puteți accelera procesul de creare configurând setările implicite de repetare . Odată ce ați adăugat repetarea implicită, aceasta se aplică automat tuturor repetărilor noi și poate fi ajustată cu ușurință, dacă este necesar. 

5. Configurați Parametrii lucrării prin selectarea unui model de lucrare și a persoanelor responsabile pentru lucrare, apoi faceți clic pe Creare.

Acum, de fiecare dată când apare o dată de începere, lucrarea pentru contul selectat este adăugată automat la pipeline.

Sfat

Puteți adăuga cât mai multe recurențe de lucrări necesare pentru același cont. De exemplu, dacă trebuie să pregătiți formulare diferite pentru același client, le puteți avea în lucrări separate și puteți personaliza fiecare lucrare în modul în care aveți nevoie, cu un set de recurențe pentru fiecare lucrare.

După ce sarcinile recurente au fost adăugate la program, acestea vor deveni disponibile în Lista desarcini recurente. De asemenea, veți vedea numărul de conturi cu sarcini recurente sub numele conductei.

Când trebuie să revizuiți setările de repetare, accesați flux de lucru Repetări sarcini. 

Setări de recurență

Setări de recurență în detaliu:

• Perioada de recurență: Datele de început și de sfârșit (opțional) ale recurenței. Acestea sunt prima și ultima zi în care postul apare în circuit.

• Se repetă în fiecare: Alegeți periodicitatea personalizată și datele/zilele săptămânii de repetare din lista derulantă, cum ar fi în fiecare an, la fiecare 3 luni etc.

• Parametrii sarcinii: Selectați un șablon de sarcină și persoanele responsabile pentru sarcină. Rețineți că persoanele responsabile pentru sarcină setate manual au prioritate față de cele atribuite în șablonul de sarcină .  

Țineți minte:

• Data de începere nu poate fi anterioară sau identică cu data curentă.

• Sarcini programate încep la ora 12 am. Orele de începere sunt afectate de setarea fusului orar , așa că vă rugăm să verificați dacă le-ați setat corect.

• Data finală este ultima dată la care va fi creată activitatea programată.

Dacă alegeți data de 31 ca dată de repetare, lucrările dvs. vor începe numai în lunile cu această dată. Puteți modifica setările pentru recurența pe care o adăugați ulterior.

Iată câteva exemple de ceea ce veți obține prin selectarea diferitelor setări de program:

Configurarea recurenței implicite

Dacă configurați setările implicite de recurență (ceea ce este opțional), acestea vor fi utilizate pentru a precompleta câmpurile atunci când configurați recurențele pentru a economisi timp.

Pentru a face acest lucru, accesați pagina de setări a pipeline-ului și selectați frecvența cu care trebuie repetată sarcina, apoi setați datele de începere și de încheiere (opțional) și ziua de repetare. Pentru detalii, accesați secțiunea privind setările de repetare .

Editarea recurențelor

Atunci când adăugați o nouă recurență de lucrări la pipeline, puteți decide întotdeauna dacă să utilizați setările implicite ale pipeline-ului de recurențe (dacă există) sau să selectați setări individuale pentru recurență. Setările de recurență pentru orice recurență adăugată la pipeline pot fi, de asemenea, editate în orice moment, una câte una sau în bloc.

De exemplu, acest lucru vă permite să aveți toți clienții de salarizare sau contabilitate într-un singur pipeline, dar fiecare cu propriul program (de exemplu, săptămânal, bilunar sau lunar). Sau puteți avea șabloane de sarcini diferite pentru clienți diferiți (aici găsiți mai multe informații despre utilizarea repetărilor cu șabloane de sarcini ) .

Pentru orice recurență, vă puteți schimba: 

• Perioada de repetare 
• Prima și ultima dată recurentă
• Șablonul postului
• Destinatarul postului (destinatarii aleși aici îi înlocuiesc pe cei selectați anterior în șablonul postului).

Pentru a modifica setările pentru o repetare, accesați flux de lucru Repetări sarcini din bara de meniu din stânga, selectați una sau mai multe repetări și faceți clic pe Editare.

Pentru a modifica setările din pipeline sau din profilul clientului, faceți clic pe Gestionați recurența, selectați una sau mai multe recurențe și faceți clic pe link-ul Setări recurență.

Țineți cont de faptul că:

• Setările individuale de recurență prevalează asupra setărilor implicite ale canalului de recurență.
• Atunci când editați setările de recurență în bloc, vor fi completate numai cele care sunt identice între conturile pe care le selectați. Celelalte vor fi goale. (De exemplu, dacă mai multe recurențe au aceeași dată, dar au destinatari diferiți, câmpul Data va fi completat, iar câmpul Destinatarul va rămâne gol).
• Modificările viitoare aduse la setările implicite ale canalului de recurență nu se vor aplica recurențelor de lucrări care au fost deja adăugate. Modificați întotdeauna setările de recurență prin intermediul programărilor individuale.
• Dezactivarea unui membru al echipei cu sarcini recurente atribuite realocă acele sarcini recurente proprietarului firmei.

Puteți găsi cele mai apropiate date recurente atunci când vă gestionați recurențele: 

Notă

Dacă încercați să ieșiți din pagină fără să faceți clic pe , veți primi un avertisment. Faceți clic în alerta pop-up dacă doriți să continuați să faceți modificări sau dacă doriți să renunțați la modificările pe care le-ați făcut. Evitați selectarea casetei de selectare dacă preferați să vedeți această alertă pop-up utilă.

Ștergerea recurențelor de lucrări dintr-un program

Dacă doriți să ștergeți recurențele care nu mai sunt necesare, selectați-le în lista listaJob recurrences, faceți clic pe Remove (Eliminare), apoi faceți clic pe Confirmare.

Acest lucru poate fi făcut și din secțiunea secțiuneaGestionați recurența din cadrul conductei.

Cum știu când a fost creată o sarcină programată?

Când se creează o nouă sarcină programată în cadrul unui flux, veți primi o notificare cu linkul către flux. Dacă ceva împiedică crearea unei sarcini, veți primi și o notificare în care se explică motivul. Aici găsiți mai multe informații despre notificările de sistem referitoare la problemele legate de automatizarea sarcinilor .

În mod implicit, notificările sunt trimise către Inbox+ și prin e-mail. Puteți modifica preferințele de notificare în orice moment.

Drepturi de acces pentru gestionarea recurențelor lucrărilor

Proprietarul firmei și administratorul au drepturi de acces pentru a gestiona setările de recurență.

Dacă doriți ca și un angajat să aibă acces, va trebui să îi acordați drepturi de acces:

1. Mergeți la Setări > Echipă și planuri din bara de meniu din stânga, deschideți fila Membrii echipei, apoi faceți clic pe cele trei puncte de lângă numele membrului echipei din listă. Selectați Editare.

2. În secțiunea secțiuneaDrepturi de acces, activați setările dorite (ambele sau numai una): 

• Comutatorul Gestionare repetări sarcini acordă drepturi de acces pentru a adăuga noi repetări și a le edita pe cele existente, precum și pentru a accesa lista Repetări sarcini. Acesta acordă drepturi de setare a programelor numai pentru conturile de clienți la care angajatul are deja acces .

• ComutatorulGestionare conducteacordă drepturi de acces pentru setarea și modificarea setărilor conductelor, inclusiv setărileimplicite ale conducteide repetare. Acesta acordă drepturi de modificare a setărilor conductelor numai pentru conductele la care angajatul are acces .

3. Faceți clic pe Salvați.

Share

Link copiat