Recurențe de muncă (avansat): Creare, Editare, Ștergere

TaxDome allows you to have jobs repeat as needed, automatically generating them in your pipelines. You can set up a default schedule for all jobs you add to a pipeline or configure it separately for each recurrence. Make your jobs recur daily, weekly, biweekly, monthly, quarterly, or annually. Add job recurrences for each service you provide and easily adjust the recurrence settings if needed.

Coming soon! Recurring jobs videos are in the progress of being updated to reflect the new pipeline settings interface.

Acoperit aici:

• Adăugarea de recurențe de lucrări
• Setări de recurență
• Setting up default recurrence
• Editarea recurențelor
• Ștergerea recurențelor de lucrări dintr-un program
• Cum pot ști când este creată o sarcină programată?
• Drepturi de acces pentru gestionarea recurențelor lucrărilor

Adăugarea de recurențe de lucrări

There are three simple ways to add job recurrences:

• Mergând la Flux de lucru > Recurențede lucrări din bara de meniu din stânga (aceasta este cea mai ușoară metodă, deoarece de aici puteți adăuga recurențe pentru orice conductă și client). 
• From the kanban view of the pipeline (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline selection)
• From the Workflow tab in the client profile (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline and accounts selection)

Pentru a adăuga o recurență de lucrări din lista Recurențe de lucrări:

1. Click New job recurrence at the top of the page.

2. Select the accounts you want to add to the recurrence and click Continue.

Pentru a facilita căutarea conturilor, puteți:

• Sortați lista în funcție de numele contului sau de numărul de repetări de lucrări pentru un cont. 
• Click the search button at the top left of the New job recurrence sidebar, start entering the account name into the search field, and then press enter on your keyboard. The account list is narrowed accordingly. Click X in the search field to clear it.
• Filtrați lista de conturi făcând clic pe butonul Filter (Filtru) din extrema dreaptă a barei de meniu. (Aici găsiți mai multe informații despre utilizarea filtrelor pentru a restrânge lista de conturi.)

3. Selectați conducta în care trebuie adăugată noua recurență. 

4. Set up the recurrence settings. 

You can speed up the creation process by setting up the default recurrence settings. Once you’ve added the default recurrence, it’s automatically applied to all new recurrences and can be easily tuned up if needed. 

5. Set up  Job parameters by selecting a job template and assignees responsible for the job, then click Create.

Acum, de fiecare dată când apare o dată de începere, lucrarea pentru contul selectat este adăugată automat la pipeline.

Sfat! Puteți adăuga oricâte repetări de sarcini sunt necesare pentru același cont. De exemplu, dacă trebuie să pregătiți formulare diferite pentru același client, le puteți avea în lucrări separate și puteți personaliza fiecare lucrare în modul în care aveți nevoie, cu o recurență setată pentru fiecare lucrare.

După ce sarcinile recurente au fost adăugate la program, acestea vor fi disponibile în lista de sarcini recurente. De asemenea, veți vedea numărul de conturi cu lucrări recurente sub numele pipeline-ului.

When you need to review the recurrence settings, go to the  Workflow > Job recurrences page. Hover your mouse over the recurrency's schedule to see the details.

Setări de recurență

Setări de recurență în detaliu:

• Recidivă:
• În fiecare an
• La fiecare 3 luni
• În fiecare lună
• În fiecare săptămână
• În fiecare zi
• Perioada de recurență: Datele de început și de sfârșit (opțional) ale recurenței. Acestea sunt prima și ultima zi în care postul apare în circuit.
• Se repetă în fiecare: Alegeți periodicitatea personalizată și datele/zilele săptămânii de repetare din meniul derulant.
• Parametrii postului: Selectați un șablon de lucrare și persoanele responsabile pentru lucrare.

Țineți minte:

• The Start date cannot be earlier or the same as the current date.
• Scheduled jobs start at 12 am. The starting times are affected by your time zone setting, so please check to make sure that you've set them up correctly.
• The End date is the last date the scheduled job will be created.
• If you choose the 31st as the repeat date, your jobs will only start in months with that date.
• You can change settings for the recurrence you add at a later point.

Here are some examples of what you will get by selecting different schedule settings :

Setting up default recurrence

If you set up the default recurrence settings (which is optional), they will be used to pre-fill fields when you set up recurrences to save time.

To do so, go to the pipeline settings page and select how often the job should repeat, then set the start and end (optional) dates, and the repeat day. For details, go to the section on recurrence settings.

When you need to review the default recurrence pipeline settings, go to  the Workflow > Pipelines page. Hover your mouse over the pipeline's schedule to see the details.

Editarea recurențelor

When you add a new job recurrence to the pipeline, you always can decide if you want to use the default recurrence pipeline settings (if any) or to select individual settings for the recurrence. The recurrence settings for any recurrence added to the pipeline could also be edited at any time, one by one, or in bulk.

For example, this allows you to have all your payroll or bookkeeping clients in one pipeline, but each with its own schedule (e.g., weekly, bi-weekly, or monthly). Or you may have different job templates for different clients (here's more on using recurrences with job templates).

Pentru orice recurență, vă puteți schimba: 

• The repeat period, 
• the first recurring date, the last recurring date
• Șablonul postului
• The job assignee (assignees chosen here override the ones previously selected in the job template)

To modify settings for a recurrence, go to  Workflow > Job recurrences from the left menu bar, select one or more recurrences and click Edit.

Pentru a modifica setările din pipeline sau din profilul clientului, faceți clic pe Manage Recurrence (Gestionare recurență), selectați una sau mai multe recurențe și faceți clic pe link-ul Recurrence settings (Setări recurență ).

Țineți cont de faptul că:

• Individual recurrence settings override the default recurrence pipeline settings.
• Atunci când editați setările de recurență în bloc, vor fi completate numai cele care sunt identice între conturile pe care le selectați. Celelalte vor fi goale. (De exemplu, dacă mai multe recurențe au aceeași dată, dar au destinatari diferiți, câmpul Data va fi completat, iar câmpul Destinatarul va rămâne gol).
• Future changes made to the default recurrence pipeline settings won’t apply to job recurrences that have already been added. Always modify recurrence settings via individual schedules.
• Dezactivarea unui membru al echipei cu sarcini recurente atribuite realocă acele sarcini recurente proprietarului firmei.

Puteți găsi cele mai apropiate date recurente atunci când vă gestionați recurențele: 

Notă: Dacă încercați să ieșiți din Recurrence Settings fără a face clic pe Save, veți primi un avertisment. Faceți clic pe Continuă editarea în avertismentul pop-up dacă doriți să continuați să faceți modificări, sau Renunță la modificări dacă doriți să renunțați la toate modificările pe care le-ați făcut. Evitați să bifați caseta de selectare Prevent this page from creating additional dialogs (Împiedicați această pagină să creeze dialoguri suplimentare ) dacă preferați să vedeți această alertă pop-up utilă.

Ștergerea recurențelor de lucrări dintr-un program

Dacă doriți să ștergeți recurențele care nu mai sunt necesare, selectați-le în lista Recurențe de lucrări, faceți clic pe Eliminare, apoi faceți clic pe Confirmare.

Acest lucru se poate face, de asemenea, din secțiunea Manage Recurrence ( Gestionare recurență ) din cadrul conductei.

Cum știu când a fost creată o sarcină programată?

Atunci când se creează o nouă lucrare în cadrul unui pipeline, veți primi o notificare în Inbox+ despre aceasta. Veți primi, de asemenea, un link către acesta. Dacă ceva împiedică crearea unui post de lucru, veți primi, de asemenea, o notificare în acest sens, care va explica de ce. Aici găsiți mai multe despre notificările sistemului cu privire la problemele legate de automatizarea lucrărilor.

Drepturi de acces pentru gestionarea recurențelor lucrărilor

The firm owner and the admin have access rights to manage the recurrence settings.

Dacă doriți ca și un angajat să aibă acces, va trebui să îi acordați drepturi de acces:

1. Go to  Settings > Team & Plans from the left menu bar, open the Team members tab, then click on the team member’s name in the list.

2. Faceți clic pe pictograma creion din secțiunea Edit Access Rights (Editare drepturi de acces ) și activați setările dorite (ambele sau numai una): 

• The Manage job recurrence toggle grants access rights to add new recurrences and edit existing ones, as well as to access the Job recurrences list. It gives rights to set schedules only for the client accounts to which the employee already has access.
• The Manage pipelines toggle grants access rights to set and change pipelines settings, including the Default recurrence pipeline settings. It gives rights to change pipeline settings only for the pipelines to which the employee has access.

3. Faceți clic pe Salvare.