Job recurrences (Avansat): Creare, editare, ștergere

TaxDome vă permite ca lucrările să se repete în funcție de necesități, generându-le în mod automat în conductele dumneavoastră. Puteți configura o planificare implicită pentru toate lucrările pe care le adăugați la o conductă sau o puteți configura separat pentru fiecare recurență. Faceți ca lucrările dvs. să se repete zilnic, săptămânal, bisăptămânal, lunar, trimestrial sau anual. Adăugați recurențe de lucrări pentru fiecare serviciu pe care îl furnizați și ajustați cu ușurință setările de recurență, dacă este necesar.

Adăugați sarcini recurente

Există trei moduri simple de a adăuga recurențe de lucrări:

• Mergând la Flux de lucru > Recurențede lucrări din bara de meniu din stânga (aceasta este cea mai ușoară metodă, deoarece de aici puteți adăuga recurențe pentru orice conductă și client). 
• Din vizualizarea kanban a conductei (utilizați legătura Gestionați recurența , apoi urmați pașii de mai jos, cu excepția selecției conductei)
• Din fila Flux de lucru din profilul clientului (utilizați linkul Gestionați recurența, apoi urmați pașii de mai jos, excluzând selectarea conductei și a conturilor)

Pentru a adăuga o recurență de lucrări din lista Recurențe de lucrări:

1. Faceți clic pe New job recurrence (Repetiție nouă de lucru ) în partea de sus a paginii.

2. Selectați conturile pe care doriți să le adăugați la recurență și faceți clic pe Continue (Continuare).

Pentru a facilita căutarea conturilor, puteți:

• Sortați lista în funcție de numele contului sau de numărul de repetări de lucrări pentru un cont. 
• Faceți clic pe butonul de căutare din partea stângă sus a barei laterale New job recurrence, începeți să introduceți numele contului în câmpul de căutare și apoi apăsați enter pe tastatură. Lista de conturi se restrânge în mod corespunzător. Faceți clic pe X în câmpul de căutare pentru a-l șterge.
• Filtrați lista de conturi făcând clic pe butonul Filter (Filtru) din extrema dreaptă a barei de meniu. (Aici găsiți mai multe informații despre utilizarea filtrelor pentru a restrânge lista de conturi.)

3. Selectați conducta în care trebuie adăugată noua recurență. 

4. Configurați setările de recurență. 

Puteți accelera procesul de creare prin configurarea setărilor implicite de recurență. Odată ce ați adăugat recurența implicită, aceasta se aplică automat tuturor recurențelor noi și poate fi ușor de ajustat, dacă este necesar. 

5. Configurați parametrii lucrării selectând un șablon de lucrare și persoanele responsabile pentru lucrare, apoi faceți clic pe Create (Creare).

Acum, de fiecare dată când apare o dată de începere, lucrarea pentru contul selectat este adăugată automat la pipeline.

Sfat! Puteți adăuga oricâte repetări de sarcini sunt necesare pentru același cont. De exemplu, dacă trebuie să pregătiți formulare diferite pentru același client, le puteți avea în lucrări separate și puteți personaliza fiecare lucrare în modul în care aveți nevoie, cu o recurență setată pentru fiecare lucrare.

După ce sarcinile recurente au fost adăugate la program, acestea vor deveni disponibile în lista Job recurrences (Sarcini recurente ). Veți vedea, de asemenea, numărul de conturi cu sarcini recurente sub numele conductei.

Atunci când trebuie să revizuiți setările de recurență, mergeți la Flux de lucru > Recurențe lucrări. 

Setări de recurență

Setări de recurență în detaliu:

• Perioada de recurență: Datele de început și de sfârșit (opțional) ale recurenței. Acestea sunt prima și ultima zi în care postul apare în circuit.
• Se repetă în fiecare: Alegeți periodicitatea personalizată și datele/zilele săptămânii de repetare din lista derulantă, cum ar fi în fiecare an, la fiecare 3 luni etc.
• Parametrii postului: Selectați un model de sarcină și persoanele responsabile de sarcină. Rețineți că persoanele responsabile de sarcini stabilite manual au prioritate față de cele atribuite în modelul de sarcină. 

Țineți minte:

• Data de începere nu poate fi anterioară sau identică cu data curentă.
• Lucrările programate încep la ora 12.00. Orele de începere sunt afectate de setarea fusului orar, așa că vă rugăm să verificați dacă le-ați configurat corect.
• Data de sfârșit este ultima dată la care va fi creată sarcina programată.
• Dacă alegeți data de 31 ca dată de repetare, lucrările dvs. vor începe numai în lunile cu această dată.
• Puteți modifica ulterior setările pentru recurența pe care o adăugați.

Iată câteva exemple de ceea ce veți obține prin selectarea diferitelor setări ale programului :

Configurarea recurenței implicite

Dacă configurați setările implicite de recurență (ceea ce este opțional), acestea vor fi utilizate pentru a precompleta câmpurile atunci când configurați recurențele pentru a economisi timp.

Pentru a face acest lucru, accesați pagina de setări a conductei și selectați cât de des trebuie să se repete sarcina, apoi setați datele de început și de sfârșit (opțional) și ziua de repetare. Pentru detalii, consultați secțiunea privind setările de recurență.

Editarea recurențelor

Atunci când adăugați o nouă recurență de lucrări la pipeline, puteți decide întotdeauna dacă să utilizați setările implicite ale pipeline-ului de recurențe (dacă există) sau să selectați setări individuale pentru recurență. Setările de recurență pentru orice recurență adăugată la pipeline pot fi, de asemenea, editate în orice moment, una câte una sau în bloc.

De exemplu, acest lucru vă permite să aveți toți clienții dvs. de salarizare sau de contabilitate într-o singură conductă, dar fiecare cu propriul program (de exemplu, săptămânal, bisăptămânal sau lunar). Sau puteți avea diferite șabloane de sarcini pentru diferiți clienți (aici găsiți mai multe informații despre utilizarea recurențelor cu șabloanele de sarcini).

Pentru orice recurență, vă puteți schimba: 

• Perioada de repetare 
• Prima și ultima dată recurentă
• Șablonul postului
• Destinatarul postului (destinatarii aleși aici îi înlocuiesc pe cei selectați anterior în șablonul postului).

Pentru a modifica setările pentru o recurență, mergeți la Flux de lucru > Recurențe de lucrări din bara de meniu din stânga, selectați una sau mai multe recurențe și faceți clic pe Editare.

Pentru a modifica setările din pipeline sau din profilul clientului, faceți clic pe Gestionați recurența, selectați una sau mai multe recurențe și faceți clic pe link-ul Setări recurență.

Țineți cont de faptul că:

• Setările individuale de recurență prevalează asupra setărilor implicite ale canalului de recurență.
• Atunci când editați setările de recurență în bloc, vor fi completate numai cele care sunt identice între conturile pe care le selectați. Celelalte vor fi goale. (De exemplu, dacă mai multe recurențe au aceeași dată, dar au destinatari diferiți, câmpul Data va fi completat, iar câmpul Destinatarul va rămâne gol).
• Modificările viitoare aduse la setările implicite ale canalului de recurență nu se vor aplica recurențelor de lucrări care au fost deja adăugate. Modificați întotdeauna setările de recurență prin intermediul programărilor individuale.
• Dezactivarea unui membru al echipei cu sarcini recurente atribuite realocă acele sarcini recurente proprietarului firmei.

Puteți găsi cele mai apropiate date recurente atunci când vă gestionați recurențele: 

Notă: Dacă încercați să ieșiți din Setări recurență fără să faceți clic pe Salvareveți primi un avertisment. Faceți clic pe Continuă editarea în alerta pop-up, dacă doriți să continuați să faceți modificări, sau Renunțați la modificări dacă doriți să renunțați la modificările pe care le-ați efectuat. Evitați selectarea casetei de selectare Prevent this page from creating additional dialogs dacă preferați să vedeți această alertă pop-up utilă.

Ștergerea recurențelor de lucrări dintr-un program

Dacă doriți să ștergeți recurențele care nu mai sunt necesare, selectați-le în lista Recurențe de lucrări, faceți clic pe Eliminare, apoi faceți clic pe Confirmare.

Acest lucru se poate face și din secțiunea Gestionațirecurența din interiorul conductei.

Cum știu când a fost creată o sarcină programată?

Atunci când se creează o nouă sarcină programată în cadrul unei conducte, veți primi o notificare cu linkul către conductă. Dacă ceva împiedică crearea unei sarcini, veți primi, de asemenea, o notificare care explică motivul. Aici găsiți mai multe informații despre notificările sistemului referitoare la problemele de automatizare a sarcinilor.

În mod implicit, notificările sunt trimise la adresa dvs. Inbox+ și prin e-mail. Vă puteți schimba preferințele de notificare în orice moment.

Drepturi de acces pentru gestionarea recurențelor lucrărilor

Proprietarul firmei și administratorul au drepturi de acces pentru a gestiona setările de recurență.

Dacă doriți ca și un angajat să aibă acces, va trebui să îi acordați drepturi de acces:

1. Accesați Setări > Echipă și planuri din bara de meniu din stânga, deschideți fila Membrii echipei, apoi faceți clic pe cele trei puncte de lângă numele membrului echipei din listă. Selectați Editare.

2. În secțiunea Drepturi de acces, activați setările dorite (ambele sau numai una): 

• Activați comutatorul Manage job recurrence (Gestionare recurențe de lucrări) acordă drepturi de acces pentru a adăuga noi recurențe și a le modifica pe cele existente, precum și pentru a accesa lista de recurențe de lucrări. Acordă drepturi pentru a stabili programări numai pentru conturile de client la care angajatul are deja acces.
• Activați comutatorul Manage pipelines (Gestionare conducte ) acordă drepturi de acces pentru a seta și modifica setările conductelor, inclusiv setările conductelor derecurență implicite . Acordă drepturi de modificare a setărilor de pipe-line numai pentru pipe-line-urile la care angajatul are acces.

3. Faceți clic pe Salvare.