Apply folder templates automatically
Let your pipelines do the work for you: automate creating a folder structure for your clients instead of manually creating folders. For example, the recent tax year folder could be added to your tax-return clients once the job is created in the tax return pipeline. Or the whole folder structure could be created at the final stage of onboarding a new client. In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .
Pasul 1. Cum se creează un șablon de dosar
If you want your folders to be generated automatically, you will need to create a template. You can create one right from the pipeline settings by clicking New template when you add the automation.
While each firm customizes their folder structure depending on their workflow, we can share our best practices for inspiration:
-
Structura dosarelor pentru clienții de salarizare
Pentru a simplifica, cel mai popular mod de a construi structura de dosare este de a crea dosare separate pentru ani și servicii.
Pasul 2. Adăugați automatizarea „Aplicați șablonul de folder” la canal
Pentru a adăuga automat structura de dosare la conturile de client, trebuie să vă asigurați că ați adăugat o automatizare a șablonului de dosare în pipeline-ul dumneavoastră. Pentru a face acest lucru:
-
Deschideți setările canalului de lucru, apoi adăugați automatizarea Aplicați șablonul de folder la etapă și selectați șablonul de folder pe care l-ați creat. Probabil veți dori să selectați prima etapă a canalului dvs. de lucru sau etapa în care așteptați acțiuni efectuate de clientul dvs. (de exemplu, Colectarea documentelor).
-
Once the job enters this stage, the folder template is applied to the account. You can use automated messages at the same stage to inform clients about what’s happening and to convey your expectations.
Notă
Pentru automatizarea șablonului de folder Aplicare, nu contează dacă este activată opțiunea Mutare automată a joburilor pentru etapă. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită nicio acțiune nici din partea clientului, nici din partea firmei. De asemenea, niciun element nu este legat de job atunci când automatizarea este declanșată.A fost util acest articol?
Share
Share
Salvați