Aplicați automat șabloanele de foldere

Lăsați pipeline-urile să lucreze pentru dvs.: automatizați crearea unei structuri de foldere pentru clienții dvs. în loc să creați manual foldere. De exemplu, folderul pentru anul fiscal recent ar putea fi adăugat clienților dvs. care depun declarații fiscale odată ce sarcina este creată în pipeline-ul pentru declarații fiscale. Sau întreaga structură de foldere ar putea fi creată în etapa finală a integrării unui client nou. În acest articol, veți afla cum să configurați această automatizare în etapele fluxului de lucru, dar această abordare se aplică și configurării acestei automatizări în stările personalizate ale sarcinilor .

Pasul 1. Cum se creează un șablon de dosar

Dacă doriți ca folderele să fie generate automat, va trebui să creați un șablon. Puteți crea unul direct din setările pipeline-ului, făcând clic peȘablon nouatunci când adăugați automatizarea. 

Deși fiecare firmă își personalizează structura folderelor în funcție de flux de lucru, putem împărtăși cele mai bune practici ale noastre pentru a vă inspira:

• Structura dosarelor pentru clienții de pregătire fiscală

• Structura dosarelor pentru clienții de contabilitate

• Structura dosarelor pentru clienții de salarizare

  Pentru a simplifica, cel mai popular mod de a construi structura de dosare este de a crea dosare separate pentru ani și servicii.

  

Pasul 2. Adăugați automatizarea „Aplicați șablonul de folder” la canal

Pentru a adăuga automat structura de dosare la conturile de client, trebuie să vă asigurați că ați adăugat o automatizare a șablonului de dosare în pipeline-ul dumneavoastră. Pentru a face acest lucru:

• Deschideți setările canalului de lucru, apoi adăugați automatizarea Aplicați șablonul de folder la etapă și selectați șablonul de folder pe care l-ați creat. Probabil veți dori să selectați prima etapă a canalului dvs. de lucru sau etapa în care așteptați acțiuni efectuate de clientul dvs. (de exemplu, Colectarea documentelor).

• Odată ce sarcina ajunge în această etapă, șablonul folderului este aplicat contului. Puteți utiliza mesaje automate în aceeași etapă pentru a informa clienții despre ceea ce se întâmplă și pentru a le transmite așteptările dvs.

  

Notă

Pentru automatizarea șablonului de folder Aplicare, nu contează dacă este activată opțiunea Mutare automată a joburilor pentru etapă. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită nicio acțiune nici din partea clientului, nici din partea firmei. De asemenea, niciun element nu este legat de job atunci când automatizarea este declanșată.

Share

Link copiat