Exemple de automatizare (de bază): Aplicarea șabloanelor de dosare
Lasă-ți conductele să facă treaba în locul tău: automatizează crearea unei structuri de dosare pentru clienții tăi în loc să creezi manual dosare. De exemplu, dosarul privind anul fiscal recent ar putea fi adăugat clienților dumneavoastră cu declarații fiscale odată ce lucrarea este creată în pipeline-ul de declarații fiscale. Sau întreaga structură de dosare ar putea fi creată în etapa finală de integrare a unui nou client.
Acoperit aici:
- Pasul 1. Cum se creează un șablon de dosar
- Pasul 2. Adăugați automatizarea "Apply Folder Template" (Aplică șablonul de dosar) la conducta de lucru
Pasul 1. Cum se creează un șablon de dosar
Dacă doriți ca dosarele să fie generate automat, va trebui să creați un șablon. Puteți crea unul chiar din setările conductei, făcând clic pe New template (Șablon nou ) atunci când adăugați automatizarea.
În timp ce fiecare firmă își personalizează structura dosarelor în funcție de fluxul de lucru, noi putem împărtăși cele mai bune practici pentru a ne inspira:
- Structura dosarelor pentru clienții de pregătire fiscală
- Structura dosarelor pentru clienții de contabilitate
- Structura dosarelor pentru clienții de salarizare
Pentru a simplifica, cel mai popular mod de a construi structura de dosare este de a crea dosare separate pentru ani și servicii.
Pasul 2. Adăugați automatizarea "Aplică șablonul de dosar" la conducta de lucru
Pentru a adăuga automat structura de dosare la conturile de client, trebuie să vă asigurați că ați adăugat o automatizare a șablonului de dosare în pipeline-ul dumneavoastră. Pentru a face acest lucru:
- Deschideți setările pipeline-ului, apoi adăugați la etapa Aplicați automatizarea șablonului de dosar și selectați șablonul de dosar pe care l-ați creat. Probabil că veți dori să selectați prima etapă a pipeline-ului dvs. sau etapa în care așteptați acțiuni efectuate de clientul dvs. (de exemplu, Colectarea documentelor).
- Odată ce lucrarea intră în această etapă, șablonul de dosar este aplicat contului. Puteți utiliza mesaje automate în aceeași etapă pentru a informa clienții despre ceea ce se întâmplă și pentru a le transmite așteptările dumneavoastră.
Notă! În cazul automatizării șablonului Aplicați șablonul de dosare , nu contează dacă comutatorul de comutare a lucrărilor de mutare automată pentru scenă este activat. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită acțiuni nici din partea clientului, nici din partea firmei. De asemenea, niciun element nu este legat de lucrare atunci când este declanșată automatizarea.