Acțiuni în masă cu documente

Acțiunile în masă vă permit să vă simplificați flux de lucru. Puteți gestiona cu ușurință mai multe documente și foldere simultan prin partajarea, mutarea, descărcarea, marcarea lor ca citite, precum și sigilarea, fuzionarea și ștergerea lor. 

Cum să efectuați acțiuni în masă

Pentru a începe efectuarea unei acțiuni în bloc, navigați la secțiunea Documente din meniul din bara laterală stângă. Deschideți fila Documente pentru a vizualiza lista de clienți, apoi selectați clientul dorit. Dacă sunteți în căutarea unui anumit cont de client, introduceți numele acestuia în câmpul de căutare Client . După ce ați selectat clientul, veți vedea documentele și folderele pentru acel client. Alegeți documentele sau folderele pe care doriți să le includeți în acțiunea în bloc, apoi selectați opțiunea corespunzătoare din bara de meniu de mai sus.

Partajați documente și foldere

Partajați documente și dosare cu colegii sau utilizatorii prin e-mail. Pentru a face acest lucru:

1. Selectați documentele sau dosarele pe care doriți să le partajați.

2. Faceți clic pe butonul Partajare .

3. Destinatarii vor fi setați automat din conturile clienților asociați, iar adresele lor de e-mail pot fi vizualizate în secțiunea Alegeți destinatarii.

4. Verificați lista documentelor selectate și a destinatarilor. Dacă este necesar, faceți clic pe Adăugați o altă adresă de e-mail pentru a include destinatari terți.

5. Faceți clic pe Salvare pentru a partaja documentele și folderele selectate prin e-mail.

   

Notă

Nu puteți partaja foldere și fișiere cu Privat acces. Aflați mai multe despre partajarea documentelor cu terțe părți sau clienți fără acces la portal .

Mutați documente și foldere

Pentru a muta documente și foldere , urmați acești pași:

1. Selectați documentele și dosarele pe care doriți să le mutați.

2. Faceți clic pe butonul Move (Mutare ).

3. Selectați contul de destinație (opțional). Lăsați-l neschimbat pentru a muta documente în cadrul aceluiași cont.

4. Alegeți folderul sau subfolderul de destinație în care doriți să mutați fișierele.

5. Faceți clic pe Mutare pentru a reloca documentele și folderele selectate.

   

Dacă este necesar, puteți crea un folder nou făcând clic pe meniul cu trei puncte din dreapta oricărui folder și selectând Folder nou. Introduceți numele nou pentru folderul dvs. și faceți clic oriunde în fereastra Mutare în. Noul dvs. folder este acum gata de utilizare. Aflați mai multe despre crearea folderelor .

Descărcați documente și foldere

Dacă aveți nevoie de o copie locală a documentelor și dosarelor, urmați acești pași:

1. Selectați documentele și dosarele pe care doriți să le descărcați.

2. Faceți clic pe butonul Descărcare .

3. Documentele și folderul selectate vor fi comprimate într-un fișier arhivă numit archive.zip și descărcate pe dispozitivul dvs. Aflați mai multe despre cum să descărcați documente .

   

Marcați documentele și folderele ca fiind citite pentru client

Dacă doriți să îi indicați clientului dvs. că ați vizualizat documentele și fișierele încărcate, urmați acești pași:

1. Selectați documentele și dosarele pe care doriți să le marcați ca fiind citite pentru client.

2. Faceți clic pe Marcați ca citit pentru client.

   

Notă

Nu puteți marca ca citite folderele și fișierele clientului cu acces privat. Aflați mai multe despre marcarea documentelor ca citite .

Marcați documentele și folderele ca fiind citite pentru dvs.

Dacă ați vizualizat un document sau un folder și doriți să eliminați pictograma verde Nou de lângă acesta, urmați acești pași:

1. Selectați documentele și dosarele pe care doriți să le marcați ca fiind citite.

2. Faceți clic pe Marchează ca citit .

   

Notă

Nu puteți marca foldere și fișiere ca citite cu acces privat. Aflați mai multe despre marcarea documentelor ca citite pentru dvs. .

Sigilarea documentelor și a dosarelor

Pentru a sigila documente și dosare pentru a preveni modificările din partea unui client, urmați acești pași:

1. Selectați documentele și folderele pe care doriți să le sigilați în folderul cu acces la vizualizare și editare pentru client .

2. Faceți clic pe Sigiliu.

   

Acum, clientul nu mai poate modifica acele documente sau foldere. Aflați mai multe despre sigilarea fișierelor .

Îmbinarea documentelor

Dacă doriți să combinați mai multe PDF-uri într-unul singur, urmați acești pași:

1. Selectați PDF-urile pe care doriți să le unificați.

2. Faceți clic pe Merge.

3. Aranjați fișierele în ordinea dorită prin glisare și fixare.

4. Dacă trebuie să eliminați fișiere din listă, faceți clic pe pictograma coș de gunoi din dreapta.

5. În final, faceți clic pe Merge (Combinare) pentru a combina fișierele PDF selectate. Aflați mai multe despre combinarea și divizarea PDF .

   

Ștergeți documente și foldere

Dacă doriți să ștergeți anumite documente sau foldere, iată ce trebuie să faceți:

1. Selectați documentele și dosarele pe care doriți să le ștergeți.

2. Faceți clic pe Delete (Ștergere).

3. Confirmați ștergerea în fereastra pop-up care apare. Aflați mai multe despre ștergerea și restaurarea fișierelor .

Notă

Nu puteți șterge folderul implicit al clientului. Dacă îl includeți în lista de ștergere în bloc, nu veți putea continua operațiunea.

Share

Link copiat