Documente (de bază): Acțiuni în bloc

Acțiunile în masă vă permit să vă simplificați fluxul de lucru. Puteți gestiona cu ușurință mai multe documente și dosare deodată prin partajarea, mutarea, descărcarea, marcarea lor ca fiind citite, precum și prin sigilarea, fuzionarea și ștergerea lor. 

Acoperit aici:

• Cum să efectuați acțiuni în masă
• Partajarea documentelor și a dosarelor
• Mutarea documentelor și a dosarelor
• Descărcarea de documente și foldere
• Marcarea documentelor și a dosarelor ca fiind citite pentru client
• Marcarea documentelor și a dosarelor ca fiind citite pentru dvs.
• Sigilarea și desigilarea documentelor și dosarelor
• Îmbinarea documentelor
• Ștergerea documentelor și a dosarelor

Cum să efectuați acțiuni în masă

Pentru a începe să efectuați o acțiune în masă, navigați la secțiunea Documente din meniul din stânga. Deschideți fila Docs (Documente ) pentru a vizualiza lista de clienți, apoi selectați clientul dorit. Dacă sunteți în căutarea unui anumit cont de client, introduceți numele acestuia în câmpul de căutare Client. După ce ați selectat clientul, veți vedea documentele și dosarele pentru acel client. Alegeți documentele sau dosarele pe care doriți să le includeți în acțiunea în masă și apoi selectați opțiunea corespunzătoare din bara de meniu de mai sus.

Partajarea documentelor și a dosarelor

Partajați documente și dosare cu colegii sau utilizatorii prin e-mail. Pentru a face acest lucru:

1. Selectați documentele sau dosarele pe care doriți să le partajați.
2. Faceți clic pe butonul Share (Partajare ).
3. Destinatarii vor fi setați automat din conturile de client asociate și puteți vedea adresele de e-mail ale acestora în secțiunea Alegeți destinatarii.
4. Examinați lista documentelor și a destinatarilor selectați. Dacă este necesar, faceți clic pe Add Another Email Address (Adăugare altă adresă de e-mail ) pentru a include destinatari terți.
5. Faceți clic pe Send (Trimitere ) pentru a partaja documentele și folderele selectate prin e-mail.

Notă! Nu puteți partaja dosare și fișiere cu acces privat . Aflați mai multe despre partajarea documentelor cu terți sau clienți fără acces la portal.

Mutarea documentelor și a dosarelor

Pentru a muta documente și foldere, urmați acești pași:

1. Selectați documentele și dosarele pe care doriți să le mutați.
2. Faceți clic pe butonul Move (Mutare ).
3. Alegeți folderul sau subfolderul de destinație în care doriți să mutați fișierele.
4. Faceți clic pe Move (Mutare ) pentru a muta documentele și folderele selectate.

Dacă este necesar, puteți crea un nou dosar făcând clic pe meniul cu trei puncte din dreapta oricărui dosar și selectând New Folder (Dosar nou ). Introduceți noul nume pentru folderul dvs. și faceți clic oriunde în interiorul ferestrei Move to. Noul dvs. dosar este acum gata de utilizare. Aflați mai multe despre crearea de dosare.

Descărcarea de documente și foldere

Dacă aveți nevoie de o copie locală a documentelor și dosarelor, urmați acești pași:

1. Selectați documentele și dosarele pe care doriți să le descărcați.
2. Faceți clic pe butonul Download (Descărcare ).
3. Documentele și dosarul selectate vor fi comprimate într-o arhivă numită archive.zip și descărcate pe dispozitiv. Aflați mai multe despre cum să descărcați documente.

Marcarea documentelor și a dosarelor ca fiind citite pentru client

Dacă doriți să îi indicați clientului dvs. că ați vizualizat documentele și fișierele încărcate, urmați acești pași:

1. Selectați documentele și dosarele pe care doriți să le marcați ca fiind citite pentru client.
2. Faceți clic pe Marcați ca citit pentru client.

Notă! Nu puteți marca ca fiind citite dosarele și fișierele clientului cu acces privat. Aflați mai multe despre marcarea documentelor ca fiind citite.

Marcarea documentelor și a dosarelor ca fiind citite pentru dvs.

1. Selectați documentele și dosarele pe care doriți să le marcați ca fiind citite.
2. Faceți clic pe Marcați ca citit.

Notă! Nu puteți marca ca fiind citite folderele și fișierele cu acces privat. Aflați mai multe despre marcarea documentelor ca fiind citite pentru dvs.

Sigilarea documentelor și a dosarelor

Pentru a sigila documente și dosare pentru a preveni modificările din partea unui client, urmați acești pași:

1. Selectați documentele și dosarele pe care doriți să le sigilați în Clientul poate vizualiza și edita dosar de acces.
2. Faceți clic pe Sigiliu.

Acum, clientul nu mai poate face modificări în acele documente sau foldere. Aflați mai multe despre sigilarea fișierelor.

Îmbinarea documentelor

Dacă doriți să combinați mai multe PDF-uri într-unul singur, urmați acești pași:

1. Selectați PDF-urile pe care doriți să le unificați.
2. Faceți clic pe Merge.
3. Aranjați fișierele în ordinea dorită prin glisare și fixare.
4. Dacă trebuie să eliminați fișiere din listă, faceți clic pe pictograma coș de gunoi din dreapta.
5. În cele din urmă, faceți clic pe Merge pentru a combina PDF-urile selectate. Aflați mai multe despre fuzionarea și divizarea fișierelor PDF.

Ștergerea documentelor și a dosarelor

Dacă doriți să ștergeți anumite documente sau foldere, iată ce trebuie să faceți:

1. Selectați documentele și dosarele pe care doriți să le ștergeți.
2. Faceți clic pe Delete (Ștergere).
3. Confirmați ștergerea în fereastra pop-up care apare. Aflați mai multe despre ștergerea și restaurarea fișierelor.