Docs (avansat): Legătura documentelor cu locurile de muncă

Fiecare lucrare pe care o faceți pentru un client implică manipularea de documente. Legarea documentelor de o lucrare vă oferă acces la documente direct din fișa de lucru și face ca lucrarea să avanseze automat în cadrul procesului de lucru odată ce documentele au fost completate. Iată cum funcționează.

Acoperit aici:

• Ce câștigi din legarea documentelor
• Cum funcționează legătura dintre documente și locuri de muncă
• Legătura documentelor cu locurile de muncă în timpul încărcării
• Conectați documentele la locurile de muncă în timp ce solicitați semnătura electronică
• Conectați documentele la locurile de muncă dintr-o fișă de locuri de muncă
• Conectați documentele la lucrări în timp ce vizualizați documentul sau lista de documente
• Conectați documentele din aplicația Windows

Ce câștigi din legarea documentelor

Documentele legate pot îmbunătăți practica dumneavoastră în multe feluri:

• Membrii echipei dvs. vor găsi documentele, împreună cu alte detalii ale postului, într-un singur loc - pe fișa postului.
• Vă puteți configura lucrările pentru a trece automat la următoarea etapă a procesului de lucru odată ce documentul a fost semnat de toate părțile. Pentru detalii, consultați articolul despre Automove pentru semnarea electronică.
• Puteți face ca lucrările dvs. să treacă automat în etapa următoare a procesului de lucru, odată ce documentul a fost aprobat de client. Aflați cum în articolul detaliat despre Automove.
• Puteți face ca lucrările dvs. să treacă automat în etapa următoare a procesului de lucru, odată ce clientul a acceptat documentul în așteptarea plății. Aflați mai multe în articolul despre Automove pentru documente blocate.

Cum funcționează legătura dintre documente și locuri de muncă

Legătura documentelor cu posturile de lucru le face disponibile în cadrul proiectelor. Acestea pot fi legate de lucrări de către proprietarul firmei, administratorul sau membrul echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor. 

Odată ce documentele sunt legate, acestea apar în secțiunea Documente din fișa postului. Faceți clic pe X în dreapta documentului pentru a-l dezlipi.

Legătura documentelor cu locurile de muncă în timpul încărcării

Iată cum se procedează:

1. Începeți procesul de încărcare a documentelor. Pentru detalii, consultați articolul despre cum să încărcați documente.
2. Selectați un dosar cu acces Client can view sau Client can view and edit, apoi faceți clic pe Next.
3. Efectuați ajustările de care aveți nevoie și faceți clic pe butonul Link jobs de mai jos.
4. Veți vedea lista de lucrări existente pentru client: selectați una sau mai multe lucrări și faceți clic pe Link.

De asemenea, puteți:

• Introduceți numele postului în câmpul Căutare și apăsați Enter pe tastatură sau faceți clic pe butonul 🔍︎ pentru a găsi un post.
• Faceți clic pe săgețile de sus în jos de lângă coloana Nume pentru a sorta lista după numele lucrării.
• Faceți clic pe + Create new job pentru a adăuga o lucrare pentru client, apoi reîmprospătați lista de lucrări. Pentru detalii, consultați articolul nostru despre crearea de lucrări.
• Faceți clic pe numele lucrării pentru a deschide fișa lucrării.

După ce ați legat o lucrare de un document, veți vedea lista de lucrări legate lângă numele documentului și al conductei. Faceți clic pe X în dreapta pentru a dezlipi o lucrare.

Conectați documentele la locurile de muncă în timp ce solicitați semnătura electronică

Puteți lega documentele de locuri de muncă chiar în momentul în care solicitați semnătura electronică. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe + Link jobs (Legătură lucrări ) în partea dreaptă sus a paginii și selectați ce lucrări trebuie legate în bara laterală.

Conectați documentele la locurile de muncă dintr-o fișă de locuri de muncă

Puteți lega documentele de lucrări direct din pipeline. Urmați acești pași:

1. Deschideți conducta, apoi faceți clic pe fișa de post.
2. Faceți clic pe + Link în dreapta sus și selectați Documente.
3. Alegeți documentul (documentele) și faceți clic pe Save (Salvare).

Conectați documentele la lucrări în timp ce vizualizați documentul sau lista de documente

Puteți lega documentele de lucrări în timp ce vizualizați documentul sau din lista de documente de pe Cont > Documente > Documente, Cont > Documente > Semnături sau Documente > Documente clienți > Pagini recente. Urmați acești pași:

1. Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta numelui documentului și selectați Link documents (Legătura documentelor ) în lista derulantă .
2. Alegeți lucrarea (lucrările) și faceți clic pe Link.

Conectați documentele din aplicația Windows

Puteți lega documentele de lucrări din aplicația Windows. Există două opțiuni:

• Atunci când încărcați un document, activați comutatorul Link to job (Legătură cu lucrarea ), apoi selectați lucrarea din listă. 

• Faceți clic dreapta pe un fișier de pe unitatea TaxDome , selectați Link to job (Legătură cu o lucrare), apoi alegeți o lucrare din meniul derulant Select job (Selectare lucrare ) și faceți clic pe LINK (Legătură).