QuickBooks integrare (avansată): Gestionați problemele de sincronizare

Acest ghid abordează problemele comune de sincronizare dintre TaxDome și QuickBooks, inclusiv modul de identificare și rezolvare a acestora.

Acoperit aici:

Rezolvarea problemelor de sincronizare QuickBooks în TaxDome
Preveniți problemele de sincronizare QuickBooks
Probleme comune și soluțiile acestora

Rezolvarea problemelor de sincronizare QuickBooks în TaxDome

Imediat după ce conectați QuickBooks Online în TaxDome, TaxDome începe să analizeze continuu starea sincronizării. Dacă ceva nu merge bine, veți vedea următorul mesaj de eroare în partea de sus:

Faceți clic pe linkul din mesaj sau accesați Setări din meniul din bara laterală și deschideți Integrații > QuickBooks. În secțiunea QuickBooks errors, veți vedea numărul de erori pe categorie. Puteți examina erorile pe fiecare filă și puteți selecta modul de gestionare a acestora.

Tipuri de erori:

Conturi: Acestea sunt erori cauzate de nepotrivirea datelor clienților TaxDome și QuickBooks .
Facturi: Acestea sunt erori cauzate de neconcordanța dintre datele facturilor TaxDome și cele ale facturilor QuickBooks . De exemplu, dacă ați modificat manual un număr de factură TaxDome , este posibil să trebuiască să duplicați numărul facturii în QuickBooks.
Plăți: Acestea sunt erori cauzate de nepotrivirea datelor din TaxDome și QuickBooks Plăți.
Restituiri: Acestea sunt erori cauzate de neconcordanța dintre datele TaxDome și QuickBooks Restituiri.
Cheltuieli: Acestea sunt erori cauzate de Stripe Taxele de procesare a plăților și datele privind cheltuielile QuickBooks nu corespund.
Servicii: Acestea sunt erori cauzate de nepotrivirea datelor privind produsele/serviciile TaxDome și QuickBooks .

Preveniți problemele de sincronizare QuickBooks

Pentru a preveni problemele de sincronizare QuickBooks , trebuie să înțelegeți că funcționează în principal într-un singur sens - de la TaxDome la QuickBooks Online.

Aceasta înseamnă că este conceput în așa fel încât facturile și plățile să fie trimise de la TaxDome la QuickBooks, nu invers. Deci:

Dacă factura de la TaxDome se află în QuickBooks, trebuie să o modificați numai în TaxDome. Modificarea acesteia în QuickBooks va duce la erori de sincronizare în TaxDome.
Ștergerea unei facturi sau plăți sincronizate de la TaxDome în QuickBooks online va duce la erori.
Dacă creați o factură sau înregistrați o plată în QuickBooks, aceasta nu va apărea în TaxDome. Dacă doriți să o adăugați manual în TaxDome după ce ați adăugat-o în QuickBooks, trebuie să copiați numărul facturii din QuickBooks în TaxDome. Mesajul de eroare va fi afișat, dar nu va duce la crearea unei intrări duplicate. Pentru a omite eroarea, accesați Setări din meniul din bara laterală și deschideți Integrații > QuickBooks. Găsiți eroarea acolo și selectați Omitere.

Probleme comune și soluțiile acestora

Factura/plata/contul/serviciul a fost nesincronizat

Motivul:

Dacă o factură a devenit Nesincronizată, este posibil ca factura/serviciul/contul asociat să fi fost șters din QuickBooks Online.
Dacă o plată nu a fost sincronizată, este posibil ca factura/plata/serviciul/contul asociat să fi fost șters din QuickBooks Online.
Dacă un serviciu a devenit Nesincronizat, este posibil ca serviciul asociat să fi fost șters din QuickBooks Online.
Dacă un cont a devenit Nesincronizat, este posibil ca contul asociat să fi fost șters din QuickBooks Online.

Soluție:

Pentru facturi/plăți: Deschideți meniul cu trei puncte de lângă factură/plată din listă și treceți pe Sync to QuickBooks. Veți vedea ce anume a fost șters. Mergeți la entitatea respectivă, resincronizați-o și creați o nouă entitate corespunzătoare în QuickBooks.
Pentru servicii/conturi: Mergeți la serviciu/cont, resincronizați-l și creați o nouă entitate corespunzătoare în QuickBooks.

Nu poți găsi o potrivire exactă pentru Numele contului în contul tău QuickBooks

Motivul 1: Nu ați creat încă acest client în QuickBooks .

Soluție: În QuickBooks errors > Accounts, selectați Create new customer in QuickBooks for all accounts missing in QuickBooks și faceți clic pe Submit.

Motivul 2: Ați creat manual acest client în QuickBooks după sincronizarea TaxDome cu QuickBooks.

Soluție: Sincronizați manual contul în TaxDome.

Apar facturi/plăți duplicate

Motivul 1: În timpul reconcilierii tranzacțiilor bancare în QuickBooks Online, crearea manuală de intrări precum facturi, plăți și cheltuieli pentru Stripe comisioane poate duce la duplicate dacă crearea automată este activată în setări.

Soluție: Evitați crearea manuală a acestor intrări în QuickBooks. În schimb, potriviți tranzacțiile generate automat de integrare.

Motivul 2: Pot apărea suprapuneri dacă atât Stripe și TaxDome sunt integrate direct cu QuickBooks Online, deoarece ambele sisteme creează operațiuni de plată în mod independent.

Soluție: Pentru a evita duplicarea, dezactivați Stripe în QuickBooks sau dezactivați sincronizarea operațiunilor de plată din Stripe. Acest lucru asigură că numai TaxDome se ocupă de sincronizarea operațiunilor de plată.

Motivul 3: duplicatele pot apărea din cauza specificului procesării plăților bancare.

Soluție: Ștergeți manual plățile duplicate în QBO sau contactați Intuit pentru a rezolva problema.

Numele duplicat există Eroare: Numele furnizat există deja

Motivul 1: Metoda de plată din QuickBooks este selectată incorect.

Soluție: În QuickBooks, navigați la Contabilitate > Toate listele > Metode de plată > Metoda de plată ACH. Debifați caseta de selectare Acesta este un card de credit sau de debit, dacă este selectată. Apoi, conectați-vă la TaxDome ca proprietar al firmei și resincronizați erorile de sincronizare de pe QuickBooks din pagina Setări > Integrări.

Motivul 2: Atunci când încercați să sincronizați manual un cont din secțiunea QuickBooks errors, selectați Create new customer in QuickBooks, dar un client cu acest nume există deja în QuickBooks.

Soluție: Dacă clientul cu același nume din QuickBooks este clientul pe care doriți să îl sincronizați în TaxDome, în secțiunea QuickBooks errors, tastați numele acestuia în coloana Action din câmpul de căutare și selectați-l. Apoi, faceți clic pe Submit (Trimitere).

Dacă clientul cu același nume din QuickBooks nu este clientul dvs. din TaxDome, va trebui să îi modificați numele, deoarece atât TaxDome , cât și QuickBooks nu permit nume duplicate pentru clienți.

Motivul 3: Un alt furnizor utilizează deja acest nume.

Soluție: Înainte de a crea un cont nou, verificați dacă există un furnizor cu acest nume în baza de date QBO. Dacă există, creați o schemă pentru a le distinge și creați un nume nou. De exemplu, John Doe poate fi client și furnizor: stocați numele lor în obiectul client ca John Doe (client) și în obiectul furnizor ca John Doe (furnizor).

Client invalid: Clientul pe care l-ați specificat a fost șters. Nu puteți crea sau edita o tranzacție cu un client șters

Motivul: Contul a fost eliminat din QuickBooks. Este posibil să fi avut un client cu același nume, dar l-ați eliminat.

Soluție: Încercați să vă reconectați la QuickBooks.

Eroare de duplicare a numărului documentului: Trebuie să specificați un număr diferit. Acest număr a fost deja utilizat.

Motivul 1: Factura cu același număr există deja în QuickBooks.

Soluția 2: Modificați numărul facturii în TaxDome și resincronizați factura.

Pentru a evita astfel de probleme în viitor, este recomandat să:

Setați manual secvențierea numerelor în TaxDome după verificarea numerelor neutilizate în QuickBooks. Aflați mai multe aici.
Activați Numere de tranzacții personalizate în setările QuickBooks pentru a introduce numere specifice pentru tranzacții.
Comutați pe Sincronizarea numărului facturii cu QuickBooks Online pe QuickBooks din pagina Setări > Integrări.

Motivul 2: Numărul facturii este identic cu numărul notei de credit în QBO, iar acest lucru cauzează această eroare.

Soluția 2: Atribuiți un număr unic al notei de credit și încercați din nou sincronizarea.

Id de referință invalid: Line.SalesItemLineDetail.ItemRef

Motivul 1: Clientul atribuit acestei tranzacții a fost șters.

Motivul 2: Eroare de sincronizare a serviciului.

Soluție: În secțiunea QuickBooks errors, selectați Resync for all entities with this error și faceți clic pe Submit.

Eroare de validare comercială: Suma primită (plus credite) nu poate fi mai mică decât taxele selectate. De asemenea, taxele selectate nu pot fi mai mici decât creditele selectate.

Motivul: Această eroare apare atunci când un credit furnizor este aplicat facturii din TaxDome, iar aplicația respectivă încearcă să se sincronizeze cu QuickBooks Online, dar soldul deschis al facturii din QuickBooks Online este mai mic decât valoarea creditului aplicat.

Soluție: Dacă factura este deja marcată ca plătită în QuickBooks Online, verificați plățile atât în QuickBooks Online, cât și în TaxDome pentru a vă asigura că acestea corespund. Anulați plata și/sau eliminați creditele din QuickBooks Online, dacă este necesar.

Tip de cont invalid: Verificați detaliile contului dvs. înainte de a continua. Este posibil să fie necesar să selectați un alt tip de cont pentru tranzacția dvs.

Motivul: Un cont greșit este selectat în setările cheltuielilor din QuickBooks.

Soluție: Schimbați tipul contului de cheltuieli din QuickBooks la Card de credit. Apoi, în TaxDome, selectați Resync pentru eroare în secțiunea QuickBooks errors și faceți clic pe Submit.

Tip de cont nevalid: Nu puteți asocia un produs sau serviciu cu conturi de anumite tipuri (cum ar fi Conturi de încasat și Conturi de plătit)

Motivul: Această eroare apare atunci când un articol încearcă să se sincronizeze de la TaxDome la QuickBooks Online, dar tipul de cont asociat cu serviciul furnizat nu este corect.

Soluție: În TaxDome, editați serviciul furnizat la tipul de cont corect și sincronizați din nou. Dacă produsul sau serviciul este ceva ce vindeți, alegeți un cont de Venituri; dacă este ceva ce cumpărați, alegeți un cont de Cheltuieli. Aflați mai multe aici.

Lungimea șirului este fie mai scurtă, fie mai lungă decât cea acceptată de specificație: lungimea șirului specificată nu corespunde lungimii acceptate. Min:0 Max:100 acceptat

Motivul: Acest mesaj de eroare apare atunci când textul dintr-un câmp este prea lung pentru QuickBooks Online. Acest lucru se întâmplă de obicei în câmpuri precum Factură ID, Nume articol, Note sau orice alt câmp care trimite informații către QuickBooks Online.

Soluție: Citiți textul mesajului și ajustați valoarea câmpului în consecință. Rețineți că valorile maxime pot fi diferite în funcție de câmp. Apoi, selectați Resync pentru eroare în secțiunea QuickBooks errors și faceți clic pe Submit.

Diferite erori de serviciu

Motivul: Pot exista diverse motive pentru aceste erori. De exemplu, se poate întâmpla din cauza unor probleme tehnice.

Soluție: Ștergeți serviciul din fila QuickBooks din pagina Setări > Integrări . De asemenea, editați contul Service income, apoi creați un nou serviciu și sincronizați-l cu QuickBooks.

Numele serviciului apare în descrierea articolului de linie

Motivul: Acest lucru se întâmplă atunci când serviciile nu sunt sincronizate cu QuickBooks Online sau când numele serviciului este introdus manual în facturile din TaxDome.

Soluție: Verificați setările de sincronizare pentru a vă asigura că serviciile sunt sincronizate corect cu QuickBooks. Pentru a evita această problemă, utilizați lista de servicii din TaxDome mai degrabă decât să introduceți manual numele serviciilor.

Descrierea facturii se sincronizează cu câmpul Memo

Motivul: Descrierea facturii în TaxDome este destinată să acționeze ca o notă pentru identificarea conținutului facturii, nu ca un serviciu.

Soluție: Utilizați elemente de linie pentru a specifica serviciile pe facturi. Personalizați elementele de linie pentru a simplifica completarea acestora și pentru a vă asigura că informațiile corecte sunt sincronizate cu QuickBooks.

Butoanele nu sunt disponibile

Motivul 1: Este posibil să nu puteți efectua anumite acțiuni deoarece nu aveți permisiunile necesare.

Soluție: Revizuiți permisiunile și solicitați proprietarului sau administratorului firmei să efectueze acțiunile necesare.

Motivul 2: Este posibil să nu puteți efectua anumite acțiuni din cauza browserului dvs.

Soluție: Încercați pașii generali de depanare.

Nu există opțiunea de resincronizare a unei facturi după ștergerea acesteia din QuickBooks

Soluție: Ștergeți factura din TaxDome și creați una nouă.