TaxDome Dicționar
Am creat o TaxDome glosar care vă ajută să navigați cu ușurință pe platformă. Căutați termeni după categorie sau folosiți căutarea (Ctrl+F pe Windows, Cmd+F pe Mac) pentru a găsi rapid ceea ce aveți nevoie.
Esențiale
URL-ul portalului firmei
URL-ul portalului firmei ( sau linkul de conectare) este un link unic implicit către TaxDome , în formatul yourtaxdomeurl.taxdome.com (de exemplu,general-ledger.taxdome.com), care deschide pagina de conectare la portal.
Proprietarii și administratorii firmelor pot modifica adresa URL a portalului și pot utiliza domeniul personalizat pentru white-labeling ( de exemplu, general-ledger.online).
Tablou de bord Insights
Tabloul de bord Insights este o prezentare generală personalizabilă a activităților cheie ale firmei dvs., inclusiv acțiunile clienților în așteptare, sarcinile, activitățile și volumul de muncă al echipei. Vă ajută să urmăriți progresul, să prioritizați sarcinile și să gestionați eficient munca, totul într-un singur loc.
Proprietarii și administratorii firmei pot monitoriza întreaga echipă, în timp ce membrii echipei folosesc Insights pentru a ține evidența volumului de muncă zilnic.
Inbox+
Inbox+ este centrul dvs. principal pentru urmărirea actualizărilor importante din TaxDome. Vă notifică despre acțiunile clienților (de exemplu, încărcarea de documente, propuneri semnate, mesaje noi), mențiuni ale echipei și actualizări ale sistemului — toate afișate în ordine cronologică.
Un cerc verde lângă Inbox+ indică notificările neprocesate. Fiecare membru al echipei poate personaliza preferințele de notificare pentru a nu le primi pe cele de care nu are nevoie.
Butonul Nou
Butonul Nou este cea mai rapidă modalitate de a crea orice TaxDome nouă (conturi, organizatori, firuri de chat etc.) din orice pagină.
Aplicații TaxDome
TaxDome sunt modalități suplimentare de accesare a portalului dvs. de pe dispozitive mobile (Android, iOS) și desktop (Windows, Mac în curând).
Aplicația mobilă vă permite să răspundeți rapid clienților, să urmăriți actualizările fără a vă conecta la portal și să scanați documente direct în TaxDome prin intermediul camerei. Aplicația pentru desktop se conectează la TaxDome Drive, permițându-vă să încărcați fișiere prin glisare și fixare.
TaxDome Conducere
TaxDome este o funcție a aplicației Desktop care vă permite să accesați TaxDome și folderele TaxDome direct de pe computer. Apare ca un drive mapat (Z:) și funcționează ca Dropbox sau Google Drive fără a utiliza spațiul de stocare local, permițându-vă să încărcați prin drag and drop, să descărcați și să ștergeți fișiere.
Portal client
Portalul pentru clienți este o interfață web sigură și securizată, similară portalului web pentru firme, unde clienții pot partaja documente importante cu dvs., plăti serviciile dvs., vizualiza istoricul plăților, fi la curent cu termenele limită, pune întrebări și răspunde la întrebări în timp real și completa organizatoare fiscale. Clienții pot utiliza, de asemenea, o aplicație mobilă pentru portalul pentru clienți .
Constructor de site-uri
Site builder este un editor de site-uri web intuitiv, integrat, care permite proprietarilor și administratorilor de firme să creeze un site web personalizat și să îl publice fără a fi necesare cunoștințe de programare sau tehnice, folosind șabloane. Funcția Site builder este inclusă în planurile Pro și Business.
CRM
Conturi
Conturile ( sau conturile clienților) sunt întreprinderi, familii și persoane fizice pentru care lucrați și cărora le facturați. Nu le confundați cu contactele .
Un cont este întotdeauna legat de unul sau mai multe contacte, în funcție de numărul de persoane care îl utilizează. De exemplu, un cont individual poate fi accesat de soți (două contacte legate), iar contul unei întreprinderi poate include contactele legate ale directorului, managerului operațional și secretarei sale.
Contacte
Contactele sunt persoane cu care interacționați în TaxDome. Contactele stochează detalii personale precum numere de telefon, adrese de e-mail și adrese ale clienților, colegilor, potențialilor clienți, partenerilor și membrilor familiei.
Un singur contact poate fi asociat cu mai multe conturi . De exemplu, ca contact, Adam Smith poate fi asociat cu conturile Smith Family, Smith Rentals LLC, Acme Corp și Adam Smith, deoarece el gestionează toate cele patru entități.
Profilurile clienților
Profilurile clienților ( profilurile conturilor clienților) sunt entități în care sunt stocate detaliile contului și datele de contact. În profilul clientului, puteți vizualiza informațiile contului, comunica cu clientul și stoca datele acestuia, cum ar fi documente, agende, facturi, plăți etc.
Setări de contact
Setările de contact (autentificare/notificare/sincronizare e-mail/semnatar) sunt setări care gestionează accesul unui contact la portal, notificările prin e-mail și integrarea e-mailului în profilul clientului. Acestea pot fi ajustate individual sau în bloc.
Câmpuri personalizate
Câmpurile personalizate sunt câmpuri definite de utilizator pentru conturi și contacte, care vă permit să stocați și să organizați informații suplimentare specifice clientului. Acestea vă ajută să adaptați profilurile clienților la nevoile companiei dvs., capturând detalii precum tipul entității, sursa de referință, termenele limită sau orice alte date relevante care nu sunt prezentate ca câmpuri implicite în TaxDome.
Etichete
Etichetele sunt etichete scurte și codificate prin culori (de exemplu, Client recurent, Urgent, Pregătire fiscală și așa mai departe) pentru recunoaștere rapidă, care vă ajută să filtrați conturile clienților , contactele , documentele , înregistrările de timp și sarcinile . Etichetele oferă detalii despre un element și facilitează localizarea altor elemente similare cu aceeași etichetă. Puteți atribui etichete manual sau prin automatizarea pipeline-ului unui singur client sau mai multor clienți simultan.
Note de cont
Notele de cont sunt note interne pe care membrii firmei le pot adăuga despre clienți, furnizând informații suplimentare. Acestea ajută echipa să țină evidența detaliilor importante, preferințelor și oricăror informații relevante despre client. Este posibil să le conectați la joburi și sarcini pentru a menține echipa aliniată.
Managementul echipei
Proprietarul firmei
Proprietarul firmei ( sau pur și simplu proprietarul) este membrul echipei care a înregistrat inițial firma la TaxDome are control deplin asupra tuturor setărilor firmei. Fiecare firmă poate avea un singur proprietar.
Administrator
Administratorul este un membru al echipei desemnat de proprietarul firmei pentru a gestiona anumite operațiuni ale firmei. La fel ca proprietarul, administratorul are acces complet la funcțiile TaxDomeși la conturile clienților, cu excepția gestionării rolului proprietarului, a anumitor permisiuni ale angajaților și TaxDome . O firmă poate avea mai mulți administratori.
Membru al echipei (angajat)
Membru al echipei (angajat) este un membru al personalului firmei cu drepturi de acces atribuite. Proprietarul firmei și administratorul (administratorii) controlează funcțiile și conturile clienților la care au acces membrii echipei.
Accesul la contul clientului
Accesul la contul clientului este dreptul unui membru al echipei de a vizualiza și edita toate informațiile referitoare la client, inclusiv documentele acestuia, conversațiile, sarcinile efectuate pentru acesta și multe altele. Proprietarul firmei și administratorul (administratorii) au întotdeauna acces la toți clienții.
Roluri de cont
Un rol de cont este o desemnare personalizabilă pentru membrii echipei pentru conturi specifice ale clienților, inclusiv preparator fiscal, consultant, contabil etc. În loc să atribuie sarcini sau joburi unei persoane specifice, firmele le pot atribui unui rol de cont, asigurându-se că membrul potrivit al echipei este selectat în funcție de client. Proprietarii și administratorii firmelor gestionează rolurile de cont la nivel de portal.
Flux de activitate
Feedul de activitate este o pagină care permite verificarea cine și când a efectuat o anumită acțiune în portal. Exemple pot include exportarea unor date, modificarea drepturilor de acces, schimbarea parolelor etc. Scopul său principal este de a ajuta proprietarul firmei și administratorii să controleze activitatea membrilor echipei și să asigure integritatea datelor din portal.
Raportarea
Raportarea este o funcție care ajută firmele să urmărească și să analizeze date cheie din conturi, joburi, sarcini, facturi, înregistrări de timp etc. Aceasta permite utilizatorilor să genereze rapoarte pe baza filtrelor și câmpurilor personalizate, oferind informații despre performanța firmei și flux de lucru . Rapoartele pot fi personalizate, salvate și exportate pentru analize ulterioare.
flux de lucru automatizare
Conducte
Pipeline-urile sunt secvențe de etape care completează un proiect. De exemplu, pot include toate etapele necesare pentru pregătirea unei declarații fiscale, începând cu colectarea informațiilor de la client și terminând cu depunerea electronică a declarației.
Etape
Etapele sunt pași separați în cadrul procesului dvs. De exemplu, revizuirea documentelor sau depunerea unei declarații. Sarcinile în curs de desfășurare se află întotdeauna în anumite etape ale procesului.
Locuri de muncă
Locurile de muncă sunt proiecte pe care le realizați pentru un singur client. În exemplul cu declarațiile fiscale, locul de muncă ar fi declarația unui singur client la care lucrați.
Sarcini
Sarcinile sunt elemente de îndeplinit pe care membrii echipei trebuie să le execute. Ele pot face parte dintr-o activitate sau pot exista separat. Nu le confundați cu sarcinile clientului (lucruri de făcut) .
Automatizări
Automatizările sunt setări adăugate etapelor din fluxul de lucru pentru a efectua automat acțiuni odată ce sarcinile ajung într-o anumită etapă. De exemplu, puteți trimite actualizări privind progresul către clienții dvs., puteți emite facturi, puteți colecta date despre clienți și puteți crea automat sarcini pentru echipa dvs. De asemenea, puteți adăuga automatizări la stările personalizate ale sarcinilor .
Automove
Automove este o setare a unei etape a fluxului de lucru care permite mutarea automată a sarcinilor prin fluxul de lucru odată ce toate acțiunile necesare au fost finalizate de clienți sau de membrii echipei. Astfel, de exemplu, nu va mai fi necesar să verificați dacă clientul a trimis un organizator sau a plătit factura. Odată finalizată, sarcina este mutată automat la etapa următoare și sunt declanșate automatizări suplimentare.
Logica condițională în conducte
Logica condițională în fluxuri de flux de lucru este o funcție care automatizează flux de lucru unor condiții predefinite. Dacă unii dintre clienții dvs. au nevoi suplimentare sau dacă abordarea dvs. variază în funcție de grupurile de clienți, puteți activa anumite etape și automatizări exclusiv pentru clienții cu etichete specifice . De exemplu, clienții noi și cei care revin vor primi propuneri diferite.
Statusuri personalizate ale sarcinilor
Stările personalizate ale sarcinilor reflectă faptul că sarcina este întârziată din anumite motive sau că aveți nevoie de ceva din partea clientului pentru a continua. Când se atribuie o stare personalizată sarcinii, aceasta rămâne în aceeași etapă, dar este marcată cu o culoare și nu este inclusă în automatizarea generală a fluxului de lucru. Cea mai bună practică este să utilizați automatizări pentru starea personalizată a sarcinii și să o readuceți la starea „Activ” odată ce acțiunile specificate sunt efectuate (de exemplu, clientul trimite cererea pentru documentele lipsă).
Recurențe la locul de muncă
Recurențele de sarcini permit firmelor să automatizeze crearea de sarcini repetitive pentru același client la intervale prestabilite. Acest lucru asigură programarea automată a sarcinilor recurente, cum ar fi contabilitatea lunară, reducând efortul manual și prevenind nerespectarea termenelor limită.
Elemente legate (Locuri de muncă)
Elementele legate înseamnă asocierea elementelor relevante — cum ar fi documente, note despre clienți, facturi și altele — cu anumite sarcini, pentru a păstra toate informațiile conexe organizate și ușor accesibile din fișele sarcinilor. Elementele pot fi legate manual sau automat, atunci când sunt declanșate automatizările. Elementele legate cu statutul „în așteptare” acționează ca elemente de acțiune pentru sarcini, pentru a se muta automat .
Statusuri pentru clienți (Locuri de muncă)
Stările de lucru vizibile pentru clienți sunt etichete de stare de lucru setate pentru etapele procesului. Acestea sunt vizibile pentru clienți, ținându-i la curent cu progresul lucrărilor serviciilor solicitate. Ele asigură transparența prin afișarea actualizărilor importante pe portalul clienților. Utilizarea stărilor de lucru vizibile pentru clienți este opțională.
Portalul clienților
Documente
Documente client
Documentele clienților sunt fișiere în diferite formate pe care clienții sau membrii firmei le încarcă în TaxDome.
Nivelul de acces la document (folder de nivel superior)
Nivelul de acces la documente (folderul de nivel superior) definește cine poate vizualiza și gestiona documentele dintr-un anumit folder din TaxDome. Fiecare folder de nivel superior are setări de acces predefinite — unele sunt vizibile numai pentru firmă, în timp ce altele permit clienților să încarce sau să vizualizeze fișiere. Aceste niveluri de acces ajută la controlul organizării și securității documentelor.
Modele de dosare
Șabloanele de foldere sunt utilizate pentru a crea rapid o structură de foldere pentru stocarea documentelor clienților. Puteți crea șabloane de foldere personalizate sau puteți utiliza șablonul implicit.
Aprobarea documentelor
Aprobarea documentelor este o funcție care vă permite să solicitați clientului confirmarea faptului că este de acord cu conținutul documentului.
Cereri de fișiere
Solicitările de fișiere sunt o funcție care vă permite să obțineți fișierele necesare de la terți. Puteți selecta orice folder din contul clientului, genera un link de încărcare și îl puteți trimite oricărei persoane. Nu este necesar accesul la portalul clientului pentru a încărca fișiere, iar acestea sunt încărcate în folderul specificat.
Lista de verificare a documentelor
Lista de verificare a documentelor ( sau lista de verificare a documentelor de admitere) este un instrument care permite firmelor să creeze liste personalizate de documente pe care clienții trebuie să le încarce pentru pregătirea declarațiilor fiscale. Listele de verificare acceptă peste 42 de formulare fiscale comune (W-2, 1099, 1098 etc.) și pot include descrieri personalizate cu numele organizației, instrucțiuni, date sau clarificări contextuale. Atunci când este trimisă împreună cu un organizator, lista de verificare se transformă într-un pachet unificat de admitere, cu o secțiune introductivă, o colecție de documente și un chestionar. Clienții pot corela documentele încărcate cu elementele din lista de verificare și pot indica motivele pentru care documentele nu sunt disponibile imediat.
TaxDome IA
TaxDome ( numai pentru firmele din SUA) este un instrument AI integrat în TaxDome redenumește și etichetează automat documentele încărcate de clienții dvs. Astfel, veți primi toate documentele lor deja denumite și etichetate corespunzător. Este dezactivat în mod implicit; îl puteți activa în setările firmei.
Juno
Juno este o platformă bazată pe inteligență artificială care se integrează cu TaxDome automatiza introducerea datelor fiscale. După ce trimiteți documentele de la TaxDome Juno, acesta extrage datele, creează un proiect de declarație și vă permite să îl revizuiți și să îl transferați direct în software-ul dvs. fiscal (ProConnect, Drake, Lacerte sau Ultratax). Configurați integrarea pentru a începe să utilizați Juno.
Depunerea declarației fiscale
Livrarea declarațiilor fiscale ( numai pentru firmele din SUA) este o funcție care combină revizuirea documentelor, semnăturile electronice și plata într-un singur flux ghidat pentru clienți, pentru livrarea declarațiilor fiscale completate. Clienții urmează un proces pas cu pas pentru a revizui documentele, a semna formularele și a plăti facturile și impozitele, în timp ce firmele primesc notificări automate atunci când acțiunile sunt finalizate.
Semnături
Semnături (semnătură electronică)
Semnăturile se referă la semnăturile electronice utilizate pentru semnarea digitală a documentelor. TaxDome atât semnăturile electronice (semnături digitale cu valoare juridică), cât și PDF (semnături de mână, în care clienții își tastează sau desenează numele). Semnăturile pot include ștampilarea automată a datei și sunt utilizate pentru a simplifica procesele de aprobare a documentelor.
Prioritatea de semnare
Prioritatea semnării este o funcție care accelerează pregătirea documentelor pentru semnare atunci când utilizați șabloane de semnătură.
Echilibru ferm
Bilanțul firmei este o pagină unde puteți adăuga fonduri pentru funcții suplimentare cu plată, cum ar fiKBA,AdES și SMS.
KBA
KBA autentificarea bazată pe cunoștințe) este o metodă de verificare care impune semnatarilor să răspundă la întrebări de securitate bazate pe date personale înainte de a putea semna documente. Aceasta sporește securitatea și conformitatea, în special pentru documentele fiscale și financiare. Pentru a utiliza KBA, trebuie să adăugați fonduri în soldul dvs.
QES și AdES
QES și AdES semnătura electronică calificată și semnătura electronică avansată) sunt tipuri de semnături digitale conforme cu reglementările Uniunii Europene (eIDAS). AdES un nivel de securitate mai ridicat decât o semnătură electronică de bază, asigurând integritatea și autenticitatea unui document. QES oferă cel mai înalt nivel de securitate și echivalență juridică cu o semnătură olografă, necesitând verificarea identității de către o autoritate de certificare de încredere. Pentru a utiliza QES și AdeS, trebuie să adăugați fonduri în soldul dvs.
Organizatori și cereri ale clienților
Organizatori
Organizatorii sunt chestionare digitale care ajută la colectarea informațiilor structurate despre clienți. Acestea sunt personalizabile și pot include logică condițională pentru a afișa întrebări relevante pe baza răspunsurilor.
Solicitările clienților
Solicitările clienților sunt o funcție care vă permite să puneți întrebări ad hoc în timpul unui proiect, fără a vă întrerupe flux de lucru. Acestea sunt flexibile, ajutând la colectarea rapidă a informațiilor cruciale, la îmbunătățirea comunicării și la reducerea întârzierilor. Solicitările clienților pot fi trimise clienților sau terților fără a fi necesară autentificarea.
Logica condițională în organizatori
Logica condițională din organizatori este o funcție care ajustează dinamic întrebările organizatorului în funcție de răspunsurile anterioare. Aceasta simplifică colectarea datelor, afișând numai câmpurile relevante, reducând aglomerația și eficientizând procesul pentru clienți.
Comunicare
Discuții cu clienții
Chat-urile cu clienții sunt o funcție care permite firmelor să comunice cu clienții în mod securizat și în timp real. Aceasta include mesaje text, solicitări de fișiere și sarcini pentru clienți, toate într-un singur loc.
Sarcinile clientului (to-dos)
Sarcini pentru clienți (lucruri de făcut) sunt elemente acționabile, ca în listele de verificare, atribuite clienților în cadrul chat-urilor pentru a solicita acțiuni specifice, cum ar fi încărcarea de documente sau furnizarea de informații.
SMS
SMS este o TaxDome integrată în TaxDome care permite firmelor să trimită mesaje text clienților pentru actualizări rapide, mementouri și notificări. SMS-urile trimise din TaxDome include linkuri către facturi, documente și alte acțiuni importante.
Sincronizare e-mail
Sincronizarea e-mailurilor este o funcție care conectează orice cont de e-mail extern (de exemplu, Gmail, Outlook etc.) la TaxDome, importând automat comunicările cu clienții în sistem. Mesajele e-mail apar automat în profilurile clienților și pot fi accesate de toți membrii echipei care au acces la cont. În același timp, e-mailurile personale nu sunt vizibile în TaxDome, deoarece sunt sincronizate numai mesajele de la/către clienți.
Discuții în echipă
Chat-urile de echipă sunt o funcție de comunicare care permite membrilor firmei să discute chestiuni interne. Membrii echipei pot crea canale pentru diferite subiecte sau proiecte, cum ar fi declarațiile fiscale sau problemele interne. Aceste chat-uri sunt exclusive firmei și nu sunt vizibile pentru clienți.
Facturare
Facturi unice
Facturile unice sunt facturi independente emise pentru o anumită sumă și serviciu , care necesită o singură plată din partea clientului.
Facturi recurente
Facturile recurente sunt facturi generate automat și trimise la intervale prestabilite (de exemplu, săptămânal, lunar, anual sau personalizat) pentru a simplifica facturarea continuă. Facturile recurente acceptă plăți automate și, prin urmare, pot fi utilizate pentru configurarea unui abonament pentru un serviciu.
Time entries
Înregistrările de timp sunt ore de lucru înregistrate care pot fi convertite în facturi, permițând firmelor să factureze clienții pe baza timpului înregistrat. De asemenea, înregistrările de timp pot fi utilizate pentru raportarea internă și gestionarea progresului și capacității echipei.
Servicii
Serviciile sunt elemente de facturare predefinite cu prețuri fixe (pe articol sau pe oră), facilitând standardizarea și simplificarea facturării. Serviciile pot fi utilizate pentru simplificarea facturilor, ofertelor și înregistrărilor de timp.
Reduceri
Reducerile se referă la o reducere aplicată unei facturi, fie sub formă de sumă fixă, fie sub formă de procent. Reducerile pot fi adăugate manual la emiterea unei facturi, ajutând firmele să ofere clienților prețuri speciale sau promoții.
Credit
Creditul este un sold pozitiv în contul unui client care poate fi utilizat pentru plata facturilor, fie de către client, fie de către firmă în numele clientului. Clienții pot primi credit din plăți anticipate, depozite din oferte și note de credit adăugate de firma dumneavoastră.
Plăți offline
Plățile offline sunt plăți înregistrate manual efectuate în afara TaxDome, cum ar fi transferuri bancare, cecuri sau numerar. Ele pot fi utilizate și pentru a adăuga credit.
Propuneri
Propunerile ( fostele „contracte”) sunt o funcție care permite crearea de scrisori de angajament în care sunt descrise serviciile și tarifele, permițând clienților să aprobe lucrările și să efectueze plățile fără probleme. Propunerile pot include facturi sau liste de prețuri asociate, în funcție de servicii.
Autoritatea de semnătură
Autoritatea de semnare este o setare care definește cine, din partea clientului, are autoritatea de a semna propuneri și facturi recurente.
Caracteristici la nivel de sistem
Șabloane
Șabloanele sunt intrări predefinite pe baza cărora puteți crea rapid entități noi (de exemplu, e-mailuri, locuri de muncă, sarcini, facturi, propuneri, organizatori și multe altele). Șabloanele sunt esențiale pentruflux de lucru , deoarece automatizările nu ar putea fi create fără ele.
Marketplace
Marketplace este o bibliotecă de șabloane gata de utilizare pentru e-mailuri, organizatori, locuri de muncă, sarcini, facturi și multe altele. Firmele pot răsfoi, personaliza și aplica aceste șabloane pentru a simplifica fluxurile de lucru și a îmbunătăți eficiența. Fiecare TaxDome poate deveni creator și poate sugera șabloanele dvs. pentru Marketplace.
Reamintiri
Mementourile sunt alerte automate sau manuale care notifică clienții cu privire la sarcini în așteptare, facturi, semnături sau alte acțiuni urgente, pentru a menține activitatea la zi.
Notificări
Notificările sunt alerte de sistem trimise prinInbox+, e-mail sau aplicația mobilă pentru a informa utilizatorii (atât membrii echipei, cât și clienții dvs.) despre activitățile clienților, mențiunile echipei, actualizările de sarcini și alte evenimente importante.
Shortcodes
Shortcodes sunt substituenți dinamici care inserează automat informații specifice clientului (de exemplu, numele, data scadenței, suma facturii) în mesaje, fișe de lucru, agende, e-mailuri, PDF și multe altele, personalizând astfel comunicarea. Shortcodes sunt extrem de utile atunci când se utilizează șabloane sau se trimit informații în bloc către clienți.
Integrări
Integrările sunt conexiuni cu instrumente terțe, cum ar fi QuickBooks , Zapier etc. , care permit firmelor să sincronizeze datele și să automatizeze procesele.
A fost util acest articol?
Share
Share
Salvați