TaxDome Dicționar

Aici, vă ghidăm prin termenii obișnuiți de pe TaxDome cu definiții ușor de înțeles.

Acoperit aici:

Conturi

Cont, cont de client și profil de client sunt sinonime. Efectuați lucrări pentru un client - fie că este vorba de o persoană, o familie, o afacere, o organizație non-profit sau un trust - care are un cont/profil pe TaxDome. Contul/profilul în sine este locul în care comunicați cu clientul și în care stocați datele acestuia, cum ar fi documente, organizatori, facturi, plăți etc.

Conturile nu includ e-mailuri, ci contactele. Dacă doriți ca un client să aibă acces la portalul său de client, legați contul său de unul sau mai multe contacte, apoi activați accesul la profil pentru cel puțin un e-mail.

Automatizări

TaxDomeinițiază acțiuni pentru dvs., membrii echipei dvs. sau clienți în diferite etape ale procesului de lucru. Configurați automatizări în cadrul conductelor. În acest fel, atunci când o lucrare trece într-o nouă etapă în cadrul unei pipeline, acțiunile care trebuie efectuate sunt declanșate de la sine - de exemplu, un mesaj specific, un organizator sau o propunere se trimite automat clientului.

Pentru a afla mai multe despre utilizarea automatizărilor, accesați aici.

Discuții

Chat-urile sunt o modalitate sigură de a comunica cu clienții dumneavoastră pe TaxDome. Chat-urile pot fi legate de o anumită sarcină, pot fi automatizate în cadrul unui proces sau pot fi chiar independente.

Discuțiile pe chat sunt organizate cu grijă în profilul fiecărui client și veți putea vedea întotdeauna câte dintre ele au rămas necitite și ce membru al echipei a răspuns la o discuție. Firele de chat pot include liste de sarcini pentru clienți, precum și documente atașate. Odată ce ați obținut ceea ce aveți nevoie de la un client, puteți arhiva sau șterge firul de discuție pentru a evita să aglomerați lucrurile.

Pentru mai multe informații despre chat-uri, accesați aici.

Portalul clienților

TaxDomeportalul clienților este un centru sigur și securizat unde clienții vă pot împărtăși documente importante, pot plăti pentru serviciile dumneavoastră, pot vizualiza istoricul plăților, pot fi la curent cu termenele limită, pot pune și răspunde la întrebări în timp real și pot completa organizatorii fiscali. Aceștia pot face toate acestea într-un singur loc, din confortul casei lor - sau în mișcare, de pe dispozitivele lor mobile.

Puteți oferi acces la portal unui client în timp ce îi creați contul sau după aceea. Odată ce ați adăugat accesul la portal la adresa de e-mail a unui contact, TaxDome trimite persoanei respective o cerere de activare prin e-mail. Pentru a activa contul, clientul trebuie să accepte cererea și să creeze o parolă.

Pentru mai multe detalii, consultați Cum să prezentați TaxDome clienților dumneavoastră.

Contacte

Contactele sunt toate persoanele cu care interacționați. Funcția Contacte vă permite să stocați numerele de telefon, adresele de e-mail și adresele de stradă ale oamenilor; aici păstrați detaliile personale nu numai ale clienților, ci și ale colegilor de serviciu, ale potențialilor clienți, ale partenerilor și ale membrilor de familie ai clienților.

O persoană de contact poate fi legată de mai multe conturi. De exemplu, persoana de contact a lui Kate Smith, împreună cu adresa sa de e-mail (katesmith@gmail.com), este legată de Kate Smith Family, Kate's LLC 1 și Kate' s Trust , deoarece toate cele trei conturi sunt ale ei, deși sunt entități diferite. Fiecare cont, sau profil de client, de pe TaxDome are un contact sau mai multe contacte corespunzătoare.

Citiți mai multe despre contacte aici.

Aprobări de documente

După ce ați terminat de pregătit un document, este posibil să doriți un feedback din partea clientului. TaxDome vă permite să solicitați aprobarea pentru a vă asigura că clienții sunt mulțumiți de munca dvs. sau pentru a afla dacă mai au nevoie de ceva. În cazul în care un client nu este pe deplin mulțumit de un document, i se va cere să detalieze motivele, astfel încât veți ști imediat ce trebuie să rezolvați.

Pentru a afla mai multe despre funcția de aprobare a documentelor, accesați aici.

Sincronizare e-mail

Există o mulțime de modalități de a comunica cu clienții - iar e-mailul este cel mai frecvent. Acesta este motivul pentru care TaxDome oferă un sistem de e-mail securizat și integrat. Cu TaxDome, nu trebuie să creați un dosar pentru fiecare client sau să primiți CC pe un e-mail care nu necesită un răspuns. În schimb, împărțiți o căsuță de primire cu fiecare client, pe care o accesați din profilul acestuia. Pentru a utiliza această funcție, fiecare membru al echipei trebuie să își sincronizeze contul de e-mail cu TaxDome.

All new messages in a thread with a client or team member are shown in the Inbox+ section, along with other notifications.

Aflați cum să vă sincronizați e-mailul aici.

Semnături electronice

Semnătura electronică este o modalitate legală de a obține consimțământul sau aprobarea pentru documente sau formulare electronice.

Există două modalități de utilizare a semnăturilor electronice pe TaxDome:

  • Solicitarea semnăturii pentru documentele și formularele pregătite de dumneavoastră
  • Cereți să semnați electronic acordurile cu clienții dvs.

Citiți mai multe despre acest lucru în articol.

Modele de dosare

Șabloanele de dosare accelerează procesul de organizare a documentelor clienților dumneavoastră prin crearea de dosare implicite pentru conturile acestora. Șabloanele de dosare pot fi automatizate în cadrul unui proces sau pot fi aplicate manual la anumite conturi de clienți.

Aflați mai multe despre șabloanele de dosare aici.

Inbox+

Inbox+ is where you start and finish your projects, as well as receive important notifications that keep your work on track. You get notifications on TaxDome whenever a client-related event occurs—a client opens a document, signs a proposal, sends a new message, and so on—and Inbox+ lets you know what status those notifications are in. Preferences for notifications are easily set up for each team member.

Learn more about Inbox+ here.

Locuri de muncă

Cel mai probabil, firma dumneavoastră oferă o gamă largă de servicii. Pe TaxDome, o lucrare este ceea ce noi numim un serviciu individual pentru care un client vă plătește. O lucrare intră într-o conductă concepută pentru serviciul respectiv, astfel încât o conductă poate include mai multe lucrări pentru diferiți clienți. De exemplu, returnările 1040 ale clienților dvs. pentru 2020 (fiecare, un job) sunt tratate în pipeline-ul dvs. 1040 Return. Fiecare lucrare este asociată cu un cont de client, iar ambele trec împreună prin pipeline, de la prima etapă până la ultima.

Aflați mai multe despre locurile de muncă aici.

Recurențe la locul de muncă

Utilizați recurențele lucrărilor pentru a configura o planificare implicită pentru toate lucrările dintr-o conductă pentru a se repeta zilnic, săptămânal, bisăptămânal, lunar, trimestrial sau anual. Acestea pot fi generate automat în conductele dvs. atunci când este necesar. De asemenea, puteți configura programe individuale pentru recurențele de lucrări deja adăugate în conductele dvs.

Citiți mai multe despre recurențele profesionale.

Organizatori

Organizatorii sunt chestionare personalizate care vă ajută să adunați informațiile de care aveți nevoie de la clienții dumneavoastră, reducând la minimum schimbul de informații între voi. Acestea pot fi legate de o anumită sarcină, pot fi automatizate în cadrul unui pipeline sau chiar de sine stătătoare.

Aflați mai multe despre organizatori aici.

Conducte

O conductă este o procedură de lucru stabilită: o secvență de pași implicați pentru a finaliza un anumit serviciu pe care îl efectuați. Aceste proceduri vă ajută să vă gestionați fluxul de clienți; creați câte una pentru fiecare tip de serviciu pe care îl oferiți - de exemplu, o procedură de returnare 1040, o procedură W-2 și o procedură de salarizare. Fiecare conductă are propriul set unic de pași, numiți etape. Lucrările, proiectele individuale pentru care un client vă plătește să le faceți, intră în conducta lor necesară, apoi trec de la o etapă la alta până la finalizare.

Pentru mai multe detalii detaliate despre conducte, accesați aici.

Acces la profil

Fiecare cont/profil este legat de una sau mai multe persoane de contact, iar fiecare persoană de contact conține o adresă de e-mail. În acest fel, dacă un cont trebuie să aibă mai mulți utilizatori, toți pot accesa contul prin intermediul portalului pentru clienți, iar fiecare persoană va avea propriile credențiale de conectare separate.

De exemplu, un cuplu căsătorit care depune o declarație comună are nevoie de un singur cont. Dacă ambii soți doresc acces la portal, conectați contactele ambilor soți la cont. După ce ați adăugat accesul la portal la adresele de e-mail ale contactelor lor, TaxDome le trimite fiecăruia dintre ei o cerere de activare prin e-mail. Fiecare soț acceptă apoi cererea și își creează propria parolă; astfel, ambii soți vor avea credențiale de conectare separate pentru același cont.

Citiți mai multe aici despre cum să acordați utilizatorilor suplimentari acces la un cont.

Propuneri

The proposals and engagement letter builder allows firms to create interactive, client-facing documents to engage clients professionally. Through the customization options, you can create a proposal (marketing, sales), engagement letter - or both. Additionally, you can choose to require payment at the time of signing automatically through your preferred method of payment.

Întreaga funcție este personalizabilă, inclusiv denumirea barelor laterale și a pașilor pe care îi văd clienții dumneavoastră. Toate acestea pot fi salvate ca șablon pentru a economisi timp la introducerea de date și pentru a le utiliza în automatizările pipeline.

Aflați mai multe despre propuneri aici.

Reamintiri

Reamintirile sunt notificări suplimentare prin e-mail care se trimit automat clienților atunci când aceștia nu răspund la un mesaj de e-mail într-un anumit interval de timp - de exemplu, clientul întârzie să semneze un document sau să plătească o factură. Utilizând memento-urile noastre automate, economisiți timp, nefiind nevoit să sunați un client care nu răspunde sau uită.

Pentru a afla mai multe despre memento-uri, accesați aici.

Servicii

Utilizați funcția Servicii pentru a detalia facturile și a adăuga servicii specifice la propunerile dumneavoastră. Veți putea finaliza mai rapid tranzacțiile și veți obține rapoarte financiare mai detaliate. În plus, clienții vor ști întotdeauna exact pentru ce plătesc.

Pentru a afla mai multe despre servicii, accesați aici.

Etichete

Cu o lungime de două-trei cuvinte și codate prin culoare pentru o recunoaștere rapidă, etichetele vă ajută să filtrați conturile clienților, contactele, intrările de timp și sarcinile. Acestea oferă detalii despre un element și facilitează localizarea celor similare cu aceeași etichetă. Puteți atribui etichete fie manual, fie prin intermediul automatizării pipeline-ului, unui client sau mai multor clienți odată.

Citiți mai multe despre etichete aici.

Sarcini

Sarcinile sunt sarcini. Pe TaxDome, considerăm sarcinile ca fiind pași care trebuie parcurși pentru a finaliza o sarcină. O lucrare poate implica o varietate de sarcini pentru echipa dvs. și pentru client - chat-uri, facturi, înregistrări de timp, propuneri și așa mai departe.

Sarcinile pot fi atribuite oricărui membru al echipei, legate de o anumită sarcină, automatizate în cadrul unui pipeline sau chiar de sine stătătoare. Etichetate cu diferite stări, sarcinile pot include, de asemenea, sarcini secundare, precum și comentarii.

Pentru a afla totul despre sarcini, accesați aici.

TaxDome Conducere

Utilizarea TaxDome Drive este o modalitate rapidă și ușoară de a încărca, vizualiza și gestiona documentele clienților fără a deschide browserul. Practic, este o unitate mapată (Z:\ Drive) pe desktop, care funcționează la fel ca Dropbox sau Google Drive. Cel mai bun lucru la TaxDome Drive este faptul că toate datele dvs. sunt stocate pe un server, chiar dacă le puteți vedea și interacționa cu ele; în acest fel, toate aceste date nu ocupă spațiu prețios pe hard disk-ul dvs.

Aflați cum să configurați și să utilizați TaxDome Drive aici.

Șabloane

Șabloanele noastre sunt documente, e-mailuri, formulare, sarcini și multe altele. Asemenea unui plan, un șablon este folosit ca bază pentru a crea mai multe documente identice. Șabloanele accelerează procesul de trimitere a unui e-mail, de exemplu, sau de creare a unor structuri de dosare, propuneri și organizatori de care veți avea nevoie de mai multe ori. De asemenea, sunt utile atunci când adăugați automatizări la conducte.

De exemplu, puteți configura un șablon de sarcină " Apelare client " pentru a fi declanșat astfel încât un membru al echipei să sune clientul imediat ce o sarcină pentru acesta intră în prima etapă a unui pipeline. Sau puteți crea un șablon de propunere pe care îl veți folosi la nesfârșit.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.

Mai aveți nevoie de ajutor? Contactați-ne Contactați-ne

Articole conexe