TaxDome Dicționar

Am creat un glosar TaxDome pentru a vă ajuta să navigați cu ușurință pe platformă. Răsfoiți termenii în funcție de categorie sau utilizați căutarea (Ctrl+F pe Windows, Cmd+F pe Mac) pentru a găsi rapid ceea ce vă trebuie.

Esențiale

URL-ul portalului firmei

URL-ul portalului firmei (sau link-ul de conectare) este un link unic implicit către portalul TaxDome în formatul yourtaxdomeurl.taxdome.com (de exemplu, general-ledger.taxdome.com), care deschide pagina de conectare la portal. 

Proprietarii și administratorii firmelor pot modifica adresa URL a portalului și pot utiliza în schimb domeniul personalizat pentru etichetarea albă (de exemplu, general-ledger.online). 

Tablou de bord Insights

Tabloul de bord Insights este o imagine de ansamblu personalizabilă a principalelor activități ale firmei dvs., inclusiv acțiunile în curs ale clienților, posturile, sarcinile și volumul de lucru al echipei. Vă ajută să urmăriți progresul, să prioritizați sarcinile și să gestionați eficient munca - toate într-un singur loc. 

Proprietarii și administratorii firmei pot monitoriza întreaga echipă, în timp ce membrii echipei folosesc Insights pentru a rămâne la curent cu volumul lor zilnic de muncă.

Inbox+

Inbox+ este punctul central pentru urmărirea actualizărilor importante din TaxDome. Acesta vă notifică cu privire la acțiunile clienților (de exemplu, încărcări de documente, propuneri semnate, mesaje noi), mențiunile echipei și actualizările sistemului - toate afișate cronologic. 

Un cerc verde lângă pictograma Inbox+ indică notificări neprocesate. Fiecare membru al echipei își poate personaliza preferințele de notificare pentru a nu le primi pe cele de care nu are nevoie.

Butonul Nou

Butonul Nou este cel mai rapid mod de a crea orice entitate TaxDome nouă (conturi, organizatori, subiecte de chat etc.) din orice pagină. 

Aplicații TaxDome

AplicațiileTaxDome reprezintă modalități suplimentare de accesare a portalului dvs. de pe mobil (Android, iOS) și de pe desktop (Windows, Mac în curând). 

Aplicația mobilă vă permite să răspundeți rapid clienților, să urmăriți actualizările fără a vă conecta la portal și să scanați documente direct în TaxDome prin intermediul camerei. Aplicația pentru desktop se conectează la TaxDome Drive, permițându-vă să încărcați fișiere prin glisare și fixare.

Magazin Microsoft

TaxDome drive

TaxDome drive este o caracteristică a aplicației Desktop care vă permite să accesați fișierele și folderele TaxDome direct de pe computer. Acesta apare ca o unitate mapată (Z:) și funcționează ca Dropbox sau Google Drive fără a utiliza spațiul de stocare local, permițându-vă să încărcați prin glisare și fixare, să descărcați și să ștergeți fișiere.

Portal client

Portalul pentru clienți este o interfață web sigură și securizată, similară portalului web pentru firme, în care clienții vă transmit documente importante, vă plătesc serviciile, își vizualizează istoricul plăților, sunt la curent cu termenele limită, pun întrebări și răspund la întrebări în timp real și completează organizatorii fiscali. Clienții pot utiliza, de asemenea, o aplicație mobilă pentru portalul clienților.

Constructor de site-uri

Constructorul de site-uri este un editor de site-uri web încorporat intuitiv, care permite proprietarilor și administratorilor de firme să creeze un site web personalizat și să îl pună în funcțiune fără a fi necesare competențe tehnice sau de programare, utilizând șabloane. Funcția Site builder este inclusă în planurile Pro și Business. 

CRM

Conturi

Conturile (sau conturile clienților) sunt întreprinderile, familiile și persoanele pentru care lucrați și pe care le facturați. Nu le confundați cu contactele.

Un cont este întotdeauna legat de unul sau mai multe contacte, în funcție de numărul de persoane care îl utilizează. De exemplu, un cont individual poate fi accesat de soți (două contacte legate), iar contul unei întreprinderi poate include contactele legate ale directorului, managerului operațional și secretarei sale. 

Contacte

Persoanele de contact sunt persoanele cu care interacționați în TaxDome. Contactele stochează detalii personale precum numere de telefon, e-mailuri și adrese pentru clienți, colegi de muncă, clienți potențiali, parteneri și membri ai familiei. 

Un singur contact poate fi legat de mai multe conturi. De exemplu, ca persoană de contact, Adam Smith poate fi legat de conturile Smith Family, Smith Rentals LLC, Acme Corp și Adam Smith , deoarece el administrează toate cele patru entități.

Profilurile clienților

Profilurile clienților (profilurile conturilor clienților) sunt entități în care sunt plasate detaliile contului și de contact. În profilul clientului, puteți vizualiza informațiile despre cont, puteți comunica cu clientul și puteți stoca datele acestuia, cum ar fi documente, organizatori, facturi, plăți etc.

Comutatoare de contact

Comutatoarele de contact (conectare/notificare/sincronizare e-mail) sunt setări care gestionează accesul unui contact la portal, notificările prin e-mail și integrarea e-mailului în profilul clientului. Acestea pot fi ajustate individual sau în bloc.

Câmpuri personalizate

Câmpurile personalizate sunt câmpuri definite de utilizator pentru conturi și contacte care vă permit să stocați și să organizați informații suplimentare specifice clienților. Acestea ajută la adaptarea profilurilor clienților la nevoile firmei dvs. prin capturarea unor detalii precum tipul de entitate, sursa de recomandare, termenele sau orice alte date relevante care nu sunt prezentate ca câmpuri implicite în TaxDome.

Etichete

Etichetele sunt etichete scurte și codificate prin culori (de exemplu, Client care revine, Urgent, Pregătire taxe și așa mai departe) pentru recunoaștere rapidă, care vă ajută să vă filtrați conturile de clienți, contactele, documentele, intrările de timp și sarcinile. Etichetele oferă detalii despre un element și facilitează localizarea celor similare cu aceeași etichetă. Puteți atribui etichete manual sau prin intermediul automatizării conductelor unui client sau mai multor clienți în același timp.

Note de cont

Notele de cont sunt note interne pe care membrii firmei le pot adăuga despre clienți furnizând informații justificative. Acestea vă ajută echipa să țină evidența detaliilor importante, a preferințelor și a oricăror informații relevante despre client. Este posibil să le legați de joburi și sarcini pentru a menține echipa aliniată.

Managementul echipei

Proprietarul firmei

Proprietarul firmei (sau doar proprietar) este membrul echipei care a înregistrat inițial firma în TaxDome și are control deplin asupra tuturor setărilor firmei. Fiecare firmă poate avea un singur proprietar.

Administrator

Administratorul este un membru al echipei desemnat de proprietarul firmei pentru a gestiona anumite operațiuni ale firmei. Ca și proprietarul, un administrator are acces complet la caracteristicile TaxDomeși la conturile clienților, cu excepția gestionării rolului proprietarului, a anumitor permisiuni ale angajaților și a abonamentelor TaxDome . O firmă poate avea mai mulți administratori.

Membru al echipei (angajat)

Membru al echipei (angajat) este un membru al personalului firmei căruia i s-au atribuit drepturi de acces. Proprietarul firmei și administratorul (administratorii) controlează funcțiile și conturile clienților la care membrii echipei pot avea acces. 

Accesul la contul clientului

Accesul la contul clientului reprezintă dreptul unui membru al echipei de a vizualiza și edita toate informațiile referitoare la client, inclusiv documentele acestuia, firele de mesaje, lucrările efectuate pentru el și multe altele. Proprietarul firmei și administratorul (administratorii) au întotdeauna acces la toți clienții.

Roluri de cont

Un rol de cont este o desemnare personalizabilă a membrilor echipei pentru anumite conturi ale clienților, inclusivpreparator fiscal,consultant,contabil etc. În loc să atribuie sarcini sau locuri de muncă unei anumite persoane, firmele le pot atribui unui rol de cont, asigurându-se că membrul potrivit al echipei este selectat în funcție de client. Proprietarii și administratorii firmei gestionează rolurile de cont la nivelul portalului.

Flux de activitate

Fluxul de activitate este o pagină pentru a verifica cine și când a efectuat o anumită acțiune în portal. Exemplele pot include exportarea unor date, modificarea drepturilor de acces, modificarea parolelor etc. Scopul său principal este de a ajuta proprietarul firmei și administratorii să controleze activitatea membrilor echipei și să asigure integritatea datelor din portal. 

Raportarea

Raportarea este o funcție care ajută firmele să urmărească și să analizeze datele cheie din conturi, lucrări, sarcini, facturi, înregistrări de timp etc. Aceasta permite utilizatorilor să genereze rapoarte bazate pe filtre și câmpuri personalizate, oferind informații despre performanța firmei și eficiența fluxului de lucru. Rapoartele pot fi personalizate, salvate și exportate pentru analize ulterioare.

Flux de lucru și automatizare

Conducte

Conductele sunt secvențe de etape care finalizează un proiect. De exemplu, acesta poate include toate etapele necesare pentru pregătirea unei declarații fiscale, începând cu colectarea informațiilor de la client și terminând cu depunerea electronică a unei declarații.

Etape

Etapele sunt pași separați în cadrul procesului. De exemplu, revizuirea documentelor sau depunerea unei declarații. Lucrările în curs sunt întotdeauna localizate în anumite etape ale procesului.

Locuri de muncă

Lucrările sunt proiecte pe care le realizați pentru un client. În exemplul unui pipeline de declarații fiscale, jobul ar fi declarația unui client la care lucrați.

Sarcini

Sarcinile sunt sarcini pe care membrii echipei trebuie să le îndeplinească. Acestea pot face parte dintr-o activitate sau pot exista separat. Nu le confundați cu sarcinile clientului (to-dos).

Automatizări

Automatizările sunt setări adăugate etapelor pipeline-ului pentru a efectua în mod automat acțiuni atunci când lucrările ating un anumit stadiu. De exemplu, puteți trimite clienților actualizări privind progresul, puteți emite facturi, puteți colecta date despre clienți și puteți crea automat sarcini pentru echipa dvs. De asemenea, puteți adăuga automatizări la statusurile de lucrări personalizate. 

Automove

Automove este o setare a unei etape din pipeline pentru a deplasa automat lucrările prin pipeline odată ce toate acțiunile necesare sunt finalizate de clienți sau de membrii echipei. În acest fel, de exemplu, nu va trebui să verificați dacă clientul dvs. a trimis un organizator sau a plătit factura. Odată ce acest lucru este făcut, lucrarea este mutată singură în etapa următoare și sunt declanșate alte automatizări. 

Logica condițională în conducte

Logica condițională în conducte este o caracteristică care automatizează fluxul de lucru pe baza unor condiții predefinite. Dacă unii dintre clienții dvs. au nevoi suplimentare sau dacă abordarea dvs. variază pentru diferite grupuri de clienți, puteți activa anumite etape și automatizări exclusiv pentru clienții cu etichete specifice. De exemplu, clienții noi și cei care revin vor primi propuneri diferite.

Statusuri personalizate ale sarcinilor

Statusurile personalizate ale sarcinilor reflectă faptul că sarcina este întârziată din anumite motive sau că aveți nevoie de ceva de la client pentru a continua. Atunci când este atribuit un statut personalizat al sarcinii, sarcina rămâne în același stadiu, dar este marcată cu o culoare și nu este implicată în automatizarea generală a conductei. Cea mai bună practică este să utilizați automatizări pentru statusul de lucrare personalizat și să îl readuceți la statusul "Activ" după ce sunt efectuate elementele de acțiune specificate (de exemplu, clientul depune cererea pentru documentele lipsă).

Recurențe la locul de muncă

Repetarea sarcinilor permite firmelor să automatizeze crearea de sarcini repetate pentru același client la intervale stabilite. Acest lucru asigură programarea automată a sarcinilor recurente, cum ar fi evidența contabilă lunară, reducând efortul manual și prevenind nerespectarea termenelor limită.

Elemente legate (Locuri de muncă)

Elementele legate înseamnă asocierea elementelor relevante - cum ar fi documentele, notele clienților, facturile și multe altele - cu anumite lucrări pentru a păstra toate informațiile aferente organizate și ușor accesibile din fișele lucrărilor. Elementele pot fi legate manual sau automat, atunci când sunt declanșate automatizări. Elementele legate cu statut în așteptare acționează ca elemente de acțiune pentru automatizarea lucrărilor. 

Statusuri pentru clienți (Locuri de muncă)

Stadiile sarcinilor orientate către client sunt etichete de stare a sarcinilor stabilite pentru etapele de desfășurare. Acestea sunt vizibile pentru clienți, menținându-i informați cu privire la progresul lucrărilor sau al serviciilor solicitate. Acestea oferă transparență prin afișarea actualizărilor cheie pe portalul pentru clienți. Utilizarea statusurilor de sarcini orientate către client este opțională.

Documente

Documente client

Documentele clienților sunt fișiere în diferite formate pe care clienții sau membrii firmei le încarcă în TaxDome. 

Nivelul de acces la document (folder de nivel superior)

Nivelul de acces la documente (folder de nivel superior) definește cine poate vizualiza și gestiona documentele dintr-un anumit folder în TaxDome. Fiecare dosar de nivel superior are setări de acces predefinite - unele sunt vizibile numai pentru firmă, în timp ce altele permit clienților să încarce sau să vizualizeze fișiere. Aceste niveluri de acces ajută la controlul organizării și securității documentelor.

Modele de dosare

Șabloanele de dosare sunt utilizate pentru a crea rapid un arbore de dosare pentru stocarea documentelor clienților. Puteți crea șabloane de dosare personalizate sau le puteți utiliza pe cele implicite.

Aprobarea documentelor

Aprobarea documentelor este o funcție care vă permite să solicitați clientului o confirmare că este de acord cu conținutul documentului. 

Cereri de fișiere

Cererile de fișiere sunt o funcție care vă permite să obțineți fișierele necesare de la o terță parte. Puteți selecta orice folder din contul clientului, puteți genera o legătură de încărcare și o puteți trimite oricărei persoane. Nu este necesar accesul la portalul clientului pentru a încărca fișiere, iar acestea sunt încărcate în folderul specificat. 

TaxDome IA

TaxDome AI(numai pentru firmele din SUA) este un instrument AI integrat în TaxDome care redenumește și etichetează automat documentele încărcate de clienții dumneavoastră. În acest fel, veți primi toate documentele lor deja denumite și etichetate corespunzător. Acesta este dezactivat în mod implicit; îl puteți activa în setările firmei.

Semnături

Semnături (semnătură electronică)

Semnăturile se referă la semnăturile electronice utilizate pentru semnarea digitală a documentelor. TaxDome acceptă atât semnături electronice (semnături digitale obligatorii din punct de vedere juridic), cât și semnături PDF (semnături scrise de mână în care clienții își scriu sau își desenează numele). Semnăturile pot include ștampilarea automată a datei și sunt utilizate pentru a simplifica procesele de aprobare a documentelor.

Prioritatea de semnare

Prioritatea de semnare este o caracteristică care accelerează pregătirea documentelor pentru semnare atunci când utilizați șabloane de semnături. 

Echilibru ferm

Soldul firmei este o pagină unde puteți adăuga fonduri pentru funcții suplimentare plătite, cum ar fi KBA, cereri AdES și SMS.

KBA

KBA (Knowledge-Based Authentication) este o metodă de verificare care solicită semnatarilor să răspundă la întrebări de securitate bazate pe date personale înainte de a putea semna documente. Aceasta sporește securitatea și conformitatea, în special pentru documentele fiscale și financiare. Pentru a utiliza KBA, trebuie să adăugați fonduri la soldul dvs.

QES și AdES

QES și AdES (Qualified Electronic Signature și Advanced Electronic Signature) sunt tipuri de semnături digitale conforme cu reglementările Uniunii Europene (eIDAS). AdES oferă un nivel de securitate mai ridicat decât o semnătură electronică de bază, asigurând integritatea și autenticitatea unui document. QES oferă cel mai înalt nivel de securitate și echivalență juridică cu o semnătură manuscrisă, necesitând verificarea identității de către o autoritate de certificare de încredere. Pentru a utiliza QES și AdeS, trebuie să adăugați fonduri la soldul dvs.

Organizatori și cereri ale clienților

Organizatori

Organizatorii sunt chestionare digitale care ajută la colectarea de informații structurate despre clienți. Acestea sunt personalizabile și pot include logică condițională pentru a afișa întrebări relevante în funcție de răspunsuri.

Solicitările clienților

Cererile clienților sunt o caracteristică care vă permite să puneți întrebări ad hoc în timpul unei lucrări, fără a vă întrerupe fluxul de lucru. Acestea sunt flexibile, ajutând la colectarea rapidă a informațiilor esențiale, la îmbunătățirea comunicării și la reducerea întârzierilor. Cererile clienților pot fi trimise clienților sau terților fără a necesita autentificare.

Logica condițională în organizatori

Logica condițională în organizatori este o caracteristică care ajustează în mod dinamic întrebările organizatorului pe baza răspunsurilor anterioare. Aceasta eficientizează colectarea datelor prin afișarea numai a câmpurilor relevante, reducând dezordinea și făcând procesul mai eficient pentru clienți.

Comunicare

Discuții cu clienții

Chat-urile pentru clienți reprezintă o funcție prin care firmele pot comunica cu clienții în mod securizat, în timp real. Aceasta include mesaje text, solicitări de fișiere și sarcini de îndeplinit pentru clienți într-un singur loc.

Sarcinile clientului (to-dos)

Sarcinile clienților (to-dos) sunt elemente acționabile, ca în listele de verificare, atribuite clienților în cadrul chat-urilor pentru a solicita acțiuni specifice, cum ar fi încărcarea de documente sau furnizarea de informații. 

SMS

SMS este o funcție încorporată în TaxDome care permite firmelor să trimită mesaje text clienților pentru actualizări rapide, memento-uri și notificări. SMS-urile trimise din TaxDome pot include link-uri către facturi, documente și alte acțiuni importante. 

Sincronizare e-mail

Sincronizarea e-mailului este o funcție care conectează orice cont de e-mail extern (de exemplu, Gmail, Outlook etc.) la TaxDome, introducând automat comunicațiile clienților în sistem. Mesajele de e-mail apar automat în profilurile clienților și pot fi accesate de toți membrii echipei care au acces la cont. Între timp, e-mailurile personale nu sunt vizibile în TaxDome, deoarece sunt sincronizate doar mesajele de la/către clienți.

Discuții în echipă

Chat-urile de echipă sunt o funcție de comunicare care permite membrilor firmei să discute probleme interne. Membrii echipei pot crea canale pentru diferite subiecte sau proiecte, cum ar fi declarațiile fiscale sau problemele interne. Aceste chat-uri sunt exclusive pentru firmă și nu sunt vizibile pentru clienți.

Facturare

Plăți TaxDome

TaxDome Payments (numai pentru firmele din SUA) este un sistem integrat de procesare a plăților care permite firmelor să accepte cu ușurință plăți în portal în mai multe moduri diferite, inclusiv Venmo, Apple Pay și Google Pay. Acesta vă permite să transferați comisioanele de procesare clienților dvs. și să primiți banii în contul dvs. bancar în următoarea zi lucrătoare după efectuarea plății.

Facturi unice

Facturile unice sunt facturi de sine stătătoare emise pentru o sumă și un serviciu specific, care necesită o singură plată din partea clientului.

Facturi recurente

Facturile recurente sunt facturi generate automat trimise la intervale predefinite (de exemplu, săptămânal, lunar, anual sau personalizat) pentru a simplifica facturarea continuă. Facturile recurente suportă plăți automate și, prin urmare, pot fi utilizate pentru stabilirea unui abonament pentru un serviciu.

Time entries

Înregistrările de timp sunt ore de lucru înregistrate care pot fi convertite în facturi, permițând firmelor să factureze clienților pe baza timpului urmărit. De asemenea, înregistrările de timp pot fi utilizate pentru raportarea internă și gestionarea progresului și capacității echipei.

Servicii

Serviciile sunt elemente de facturare predefinite cu prețuri stabilite (pe articol sau pe oră), facilitând standardizarea și raționalizarea facturării. Serviciile pot fi utilizate pentru eficientizarea facturilor, propunerilor și înregistrărilor de timp.

Reduceri

Reducerile se referă la o reducere aplicată unei facturi, sub forma unei sume fixe sau a unui procent. Reducerile pot fi adăugate manual la emiterea unei facturi, ajutând firmele să ofere clienților prețuri speciale sau promoții.

Credite

Creditele sunt fonduri preplătite adăugate în contul unui client sub formă de note de credit. Acestea pot fi apoi utilizate pentru plata automată a facturilor viitoare.

Plăți offline

Plățile offline sunt plăți înregistrate manual efectuate în afara TaxDome, cum ar fi transferuri bancare, cecuri sau numerar. De asemenea, acestea pot fi utilizate pentru a adăuga credite.

Propuneri

Propunerile (fostele "contracte") reprezintă o funcție de creare a scrisorilor de angajament care descriu serviciile și onorariile, permițând clienților să aprobe lucrările și să efectueze plăți fără probleme. Propunerile pot include facturi legate sau liste de prețuri bazate pe servicii.

Autoritatea de semnătură

Autoritatea de semnătură este o setare care definește cine, din partea clientului, are autoritatea de a semna propuneri și facturi recurente.

Caracteristici la nivel de sistem 

Șabloane

Șabloanele sunt intrări predefinite pe baza cărora puteți crea rapid noi entități (de exemplu, e-mailuri, sarcini, sarcini, facturi, propuneri, organizatori și multe altele). Șabloanele sunt esențiale pentru automatizarea fluxului de lucru, deoarece fără ele nu ar putea fi create automatizări. 

Marketplace

Marketplace este o bibliotecă de șabloane gata de utilizare pentru e-mailuri, organizatori, lucrări, sarcini, facturi și multe altele. Firmele pot răsfoi, personaliza și aplica aceste șabloane pentru a simplifica fluxurile de lucru și a îmbunătăți eficiența. Fiecare utilizator TaxDome poate deveni creator și vă poate sugera șabloane pentru Marketplace.

Reamintiri

Memento-urile sunt alerte automate sau manuale care notifică clienții cu privire la sarcini, facturi, semnături sau alte acțiuni urgente, pentru a menține activitatea în grafic.

Notificări

Notificările sunt alerte de sistem trimise prin Inbox+, e-mail sau aplicația mobilă pentru a informa utilizatorii (atât membrii echipei, cât și clienții dvs.) cu privire la activitățile clienților, mențiunile echipei, actualizările postului și alte evenimente cheie.

Shortcodes

Shortcodes sunt marcaje dinamice care inserează automat informații specifice clientului (de exemplu, numele, data scadenței, valoarea facturii) în mesaje, fișe de post, organizatori, e-mailuri, facturi PDF și multe altele, făcând comunicarea personalizată. Shortcodes sunt extrem de utile atunci când folosiți șabloane sau trimiteți orice informație clienților în masă.

Integrări

Integrările sunt conexiuni cu instrumente terțe, cum ar fi QuickBooks, Zapier etc., care permit firmelor să sincronizeze datele și să automatizeze procesele.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.

Articole conexe