Exemple de automatizare (de bază): Trimiterea de e-mailuri

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Puteți crea și trimite automat e-mailurile dumneavoastră. Fiecare e-mail va fi personalizat și va conține toate detaliile necesare, chiar dacă acestea sunt diferite pentru fiecare client. Pentru ca magia automatizării să se întâmple, configurați automatizarea Trimitere e-mail pentru fiecare etapă în care aveți nevoie de trimiterea e-mailurilor.

Acoperit aici:

• Configurați automatizări pentru trimiterea de e-mailuri
• Conectați atașamentele de e-mail la un loc de muncă
• Personalizați e-mailurile automate

Configurați automatizări pentru trimiterea de e-mailuri

În ceea ce privește e-mailurile automate, procesul se desfășoară de obicei după cum urmează:

1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don't have one, you can create one by clicking New template when you add the automation. Make sure to use shortcodes in templates to personalize it. 

2. În general, este posibil să nu doriți să aveți o etapă separată în pipeline pentru trimiterea de e-mailuri. În schimb, puteți adăuga automatizarea Trimitere e-mail la diferitele etape, pentru:

• Comunicați ceea ce așteptați de la clienții dumneavoastră la fiecare etapă a procesului, cum ar fi solicitarea de a încărca documente, marcarea sarcinilor clienților ca fiind finalizate, completarea organizatorului.
• Informați-vă clienții cu privire la ceea ce se întâmplă, de exemplu, când ați primit documentele lor sau când este gata declarația lor.

Odată ce lucrarea intră în această etapă, e-mailul este trimis automat tuturor contactelor legate de contul de client.

Notă! Pentru automatizarea trimiterii de e-mailuri, , nu contează dacă comutatorul de comutare a lucrărilor de automatizare pentru etapa respectivă este activat. Automatizarea este declanșată automat și nu are nevoie de acțiuni din partea clientului sau a firmei pentru a fi finalizată. De asemenea, niciun element nu este legat de lucrare atunci când este declanșată automatizarea.

Conectați atașamentele de e-mail la un loc de muncă

Nu puteți asocia e-mailurile cu locurile de muncă, dar puteți asocia atașamentele e-mailurilor clienților. Urmați acești pași:

1. Deschideți e-mailul cu fișierul atașat și faceți clic pe linkul Save to TaxDome din dreapta.
2. Modificați numele fișierului și descrierea (opțional) și faceți clic pe Încărcare. Fișierul va fi salvat în dosarul Documente încărcate de client.
3. Deschideți fișa postului fie din vizualizarea Kanban, fie din calendar, fie din lista Posturi .
4. Conectați documentul la acesta: Faceți clic pe +Link în partea de sus, selectați Documents, faceți clic pe dosarul Client uploaded documents și alegeți fișierele dorite, apoi faceți clic pe Link.

Acum, membrii echipei dvs. pot ajunge cu ușurință la documentele necesare chiar în fișa de post.

Sfat! Activați funcția Salvare automată a atașamentelor pentru a sări peste primii doi pași și pentru ca documentele să fie salvate automat.

Personalizați e-mailurile automate

Puteți utiliza orice date personalizate pentru a vă personaliza e-mailurile automate și pentru a adăuga o notă personală. Pentru a face acest lucru:

1. Asigurați-vă că conturile și contactele clienților dvs. au toate detaliile necesare în câmpurile personalizate. Poate fi chiar mai util să adăugați tot ce aveți nevoie în timp ce importați conturile.
2. Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above.

Once the email is automatically sent, shortcodes in the email title and/or body field are replaced with the custom fields data, such as first name and last name, estimated tax payment, company info or a specific date.