Exemple de automatizare (de bază): Trimiteți un e-mail
Puteți să vă creați și să trimiteți automat e-mailurile. Fiecare e-mail va fi personalizat și va conține toate detaliile necesare, chiar dacă acestea sunt diferite pentru fiecare client. Pentru ca magia automatizării să se întâmple, configurați automatizarea Trimitere e-mail pentru fiecare etapă în care aveți nevoie de trimiterea e-mailurilor.
Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.
Configurați automatizări pentru trimiterea de e-mailuri
În ceea ce privește e-mailurile automate, procesul se desfășoară de obicei după cum urmează:
1. Dacă doriți ca e-mailurile dvs. să fie trimise automat, aveți nevoie de un șablon pentru fiecare dintre ele. Dacă nu aveți unul, puteți crea unul făcând clic pe Șablon nou atunci când adăugați automatizarea. Asigurați-vă că utilizați shortcodes în șabloane pentru a-l personaliza.
2. În general, este posibil să nu doriți să aveți o etapă separată în pipeline pentru trimiterea de e-mailuri. În schimb, puteți adăuga automatizarea Trimitere e-mail la diferitele etape, pentru:
- Comunicați ceea ce așteptați de la clienții dumneavoastră la fiecare etapă a procesului, cum ar fi solicitarea de a încărca documente, marcarea sarcinilor clienților ca fiind finalizate, completarea organizatorului.
- Informați-vă clienții cu privire la ceea ce se întâmplă, de exemplu, când ați primit documentele lor sau când este gata declarația lor.
Odată ce lucrarea intră în această etapă, e-mailul este trimis automat tuturor contactelor legate de contul de client.
Notă! Pentru automatizarea trimiterii de e-mailuri, , nu contează dacă comutatorul de comutare a lucrărilor de automatizare pentru etapa respectivă este activat. Automatizarea este declanșată automat și nu are nevoie de acțiuni din partea clientului sau a firmei pentru a fi finalizată. De asemenea, niciun element nu este legat de lucrare atunci când este declanșată automatizarea.
Conectați atașamentele de e-mail la un loc de muncă
Nu puteți asocia e-mailurile cu locurile de muncă, dar puteți asocia atașamentele e-mailurilor clienților. Urmați acești pași:
- Deschideți e-mailul cu fișierul atașat și faceți clic pe linkul Save to TaxDome din dreapta.
- Modificați numele fișierului și descrierea (opțional) și faceți clic pe Încărcare. Fișierul va fi salvat în dosarul Documente încărcate de client.
- Deschideți fișa postului fie din vizualizarea Kanban, fie din calendar, fie din lista Posturi .
- Conectați documentul la acesta: Faceți clic pe Legătură în secțiunea Legătură , selectați Documente, faceți clic pe folderul Documente încărcate de client și alegeți fișierele dorite, apoi faceți clic pe Salvare. Sau, pentru a încărca un document nou și a-l lega, faceți clic pe New (Nou ) în secțiunea Linked (Legat ) și selectați Document.
Acum, membrii echipei dvs. pot accesa cu ușurință documentele necesare în secțiunea Legătură > Documente din partea dreaptă a fișei postului.
Sfat! Activați funcția Salvare automată a atașamentelor pentru a sări peste primii doi pași și pentru ca documentele să fie salvate automat.
Personalizați e-mailurile automate
Puteți utiliza orice date personalizate pentru a vă personaliza e-mailurile automate și pentru a adăuga o notă personală. Pentru a face acest lucru:
- Asigurați-vă că conturile și contactele clienților dvs. au toate detaliile necesare în câmpurile personalizate. Poate fi chiar mai util să adăugați tot ce aveți nevoie în timp ce importați conturile.
- Adăugați shortcodes la șablonul de e-mail și utilizați-l pentru automatizarea descrisă mai sus.
Odată ce e-mailul este trimis automat, shortcodes din titlul și/sau corpul e-mailului sunt înlocuite cu datele câmpului personalizat, cum ar fi numele și prenumele, plata impozitului estimat, informații despre companie sau o anumită dată.
