Trimite e-mail automat

Puteți crea și trimite automat e-mailurile . Fiecare e-mail va fi personalizat și va conține toate detaliile necesare, chiar dacă acestea sunt diferite pentru fiecare client. Pentru a face automatizarea să funcționeze, configurați automatizarea Trimitere e-mail pentru fiecare etapă în care aveți nevoie ca e-mailurile să fie trimise.

În acest articol, veți afla cum să configurați această automatizare în etapele procesului, dar această abordare se aplică și configurării acestei automatizări în stările personalizate ale sarcinilor .

Automatizarea trimiterii de e-mailuri, explicată

În cadrul unui proces, puteți trimite automat e-mailuri clienților în anumite etape. TaxDome utilizează pe scară largă e-mailurile automate pentru:

• Comunicați așteptările la fiecare etapă a procesului (de exemplu, solicitați documente, cereți clienților să completeze formularele de organizare).
• Oferiți instrucțiuni (de exemplu, explicați pașii următori, comunicați termenele importante).
• Informați clienții cu privire la starea cererii lor (de exemplu, anunțați-i când sunt primite documentele, când declarația lor este gata pentru verificare).

Configurați automatizări pentru trimiterea de e-mailuri

În ceea ce privește e-mailurile automate, procesul se desfășoară de obicei după cum urmează:

1. Dacă doriți ca e-mailurile dvs. să fie trimise automat, aveți nevoie de un șablon pentru fiecare dintre ele. Dacă nu aveți unul, puteți crea unul făcând clic pe Șablon nou atunci când adăugați automatizarea . Asigurați-vă că utilizați shortcodes șabloane pentru a le personaliza.

2. În general, este posibil să nu doriți să aveți o etapă separată în fluxul dvs. pentru trimiterea e-mailurilor. În schimb, puteți adăuga automatizarea Trimitere e-mail la diferite etape, pentru a:

• Comunicați ceea ce așteptați de la clienții dumneavoastră la fiecare etapă a procesului, cum ar fi solicitarea de a încărca documente, marcarea sarcinilor clienților ca fiind finalizate, completarea organizatorului.

• Informează-ți clienții despre ce se întâmplă, cum ar fi când ai primit documentele lor sau când este gata declarația lor.

Odată ce lucrarea intră în această etapă, e-mailul este trimis automat tuturor contactelor legate de contul de client.

Notă

Pentru Trimiteți un e-mail automatizare, nu contează dacă Automove locuri de muncă comutatorul pentru etapă este activat. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită nicio acțiune din partea clientului sau a firmei pentru a fi finalizată. De asemenea, niciun element nu este legat de sarcină atunci când automatizarea este declanșată.

Configurați expeditorul și persoana responsabilă de firul de discuție

Când adăugați automatizarea Trimitere e-mail, puteți configura cine trimite e-mailul și cine gestionează firul de discuție. De obicei, acestea sunt setate în șablonul de e-mail. Când adăugați automatizarea, veți vedea membrii echipei selectați ca expeditori și ca responsabili ai firului de discuție.

Dacă doriți să modificați ceva, aveți două opțiuni:

• Faceți clic pe Accesați șablonul în setările de automatizare pentru a edita rapid detaliile oricărui șablon.
• Faceți clic pe Personalizare pentru a vizualiza celelalte opțiuni ale expeditorului. Puteți selecta celălalt membru al echipei sau puteți trimite e-mailul de la angajatul desemnat ca responsabil pentru sarcină sau de la cel care are atribuirea rolului.

Opțiuni expeditor

Alegeți cine va trimite e-mailul:

• Membru al echipei: Selectați celălalt membru al echipei. Acesta trebuie să aibă adresa de e-mail sincronizată cu TaxDome să aibă activată setarea Permiteți altor persoane să trimită mesaje de pe adresa mea de e-mail .

• Persoana căreia i-a fost atribuită sarcina: E-mailul va fi trimis de la adresa de e-mail a persoanei căreia i-a fost atribuită sarcina . Dacă există mai multe persoane cărora le-a fost atribuită sarcina, e-mailul va fi trimis de la prima persoană listată în câmpul „Persoana căreia i-a fost atribuită sarcina” din fișa de sarcini. Persoana căreia i-a fost atribuită sarcina trebuie să aibă adresa de e-mail sincronizată cu TaxDome.

• Rol: E-mailul va fi trimis de către membrul echipei desemnat pentru rolul selectat pentru acest cont de client (de exemplu, preparator fiscal, manager de cont, revizor). Membrul echipei desemnat pentru acest rol trebuie să aibă adresa de e-mail sincronizată cu TaxDome.

Personalizați expeditorul și destinatarul firului de discuție atunci când adăugați/mutați sarcini

Opțiunile pe care le alegeți în setările pipeline-ului sunt cele implicite. Cu toate acestea, puteți personaliza întotdeauna expeditorul și responsabilul pentru thread atunci când mutați manual sarcinile sau le adăugați la pipeline.

Când mutați o sarcină într-o etapă care are o automatizare de tip Trimitere e-mail, detaliile automatizării apar în fereastra pop-up. Dacă ați activat opțiunea Personalizare, puteți modifica setările expeditorului și ale persoanei responsabile de firul de discuție:

Sfat

Această flexibilitate este deosebit de utilă atunci când trebuie să trimiteți e-mailuri de la un alt membru al echipei pentru clienți sau situații specifice, fără a modifica setările de automatizare.

Personalizați e-mailurile automate

Puteți utiliza orice date personalizate pentru a vă personaliza e-mailurile automate și pentru a adăuga o notă personală. Pentru a face acest lucru:

• Asigurați-vă că conturile și contactele clienților au toate detaliile necesare în câmpurile personalizate . Poate fi și mai util să adăugați tot ce aveți nevoie în timpul importării conturilor.

• Adăugați shortcodes la șablonul de e-mail și utilizați-l pentru automatizarea descrisă mai sus .

Odată ce e-mailul este trimis automat, shortcodes din titlul și/sau corpul e-mailului sunt înlocuite cu datele câmpului personalizat, cum ar fi numele și prenumele, plata impozitului estimat, informații despre companie sau o anumită dată.

Conectați atașamentele de e-mail la un loc de muncă

Nu puteți conecta e-mailurile la joburi, dar puteți conecta atașamentele din e-mailurile clienților . Urmați acești pași:

1. Deschideți e-mailul cu fișierul atașat și faceți clic pe linkul Salvați în TaxDome din partea dreaptă.

2. Editați numele fișierului și descrierea (opțional) și faceți clic pe Încărcare. Fișierul va fi salvat în folderul Documente încărcate de client.

3. Deschideți fișa de lucru fie din vizualizarea kanban, calendar, fie din lista de lucrări.

4. Conectați documentul la acesta: faceți clic pe Link în secțiunea Conectat, selectați Documente, faceți clic pe folderul Documente încărcate de client și alegeți fișierele dorite, apoi faceți clic pe Salvare. Sau, pentru a încărca un document nou și a-l conecta, faceți clic pe Nou în secțiunea Conectat și selectați Document.

Acum, membrii echipei dvs. pot accesa cu ușurință documentele necesare în secțiunea Linked > Documents (Legate > Documente) din partea dreaptă a fișei de lucru.

Sfat

Porniți cel/cea/cei/cele Salvarea automată a atașamentelor funcție pentru a sări peste primii doi pași și pentru a salva documentele automat.

Share

Link copiat