Utilizați persoanele desemnate pentru sarcini

În majoritatea companiilor, o singură sarcină trece prin mai multe etape — preluare, pregătire, verificare, livrare. Persoanele responsabile de sarcini mențin această responsabilitate vizibilă prin asocierea fiecărei sarcini cu membrii echipei care se ocupă de ea în acel moment.

Prezentare generală a persoanelor desemnate pentru posturi

Funcția de alocare a sarcinilor vă permite să desemnați membrii echipei responsabili de o anumită sarcină. Folosiți-o pentru a clarifica responsabilitățile pe măsură ce sarcina avansează în fluxul de lucru, pentru a direcționa automatizările către persoana potrivită și pentru a monitoriza volumul de muncă în cadrul echipei.

O sarcină poate avea unul sau mai mulți responsabili — membri individuali ai echipei sau roluri de cont — iar atribuirea se menține pe tot parcursul procesului. Orice acțiune de automatizare declanșată într-o etapă (trimiterea unui mesaj, crearea unei sarcini, actualizarea responsabilității) poate fi direcționată către persoana care deține în acel moment responsabilitatea pentru sarcină.

Modalități obișnuite prin care firmele își structurează structura acționariatului:

• Urmărirea sarcinilor — atribuiți toate sarcinile unui singur angajat responsabil cu monitorizarea progresului și folosiți persoanele desemnate implicit în șabloanele de sarcini pentru o gestionare mai ușoară
• Servicii personalizate — echipă dedicată — alocați mai mulți membri ai echipei unui proiect atunci când este necesară colaborarea (de exemplu, o echipă care lucrează la declarațiile fiscale 1040)
• Munca în echipă autonomă — schimbarea responsabililor pe parcursul diferitelor etape ale procesului (de exemplu, manager de clienți → responsabil cu pregătirea → responsabil cu revizuirea) pentru a eficientiza flux de lucru a îmbunătăți comunicarea

Persoane responsabile de posturi vs. persoane responsabile de sarcini vs. roluri contabile

Persoanele desemnate pentru un post se deosebesc de:

• Persoana desemnată pentru sarcină — persoana responsabilă de o sarcină legată de un post; un post poate avea mai multe sarcini legate de acesta, cu responsabili diferiți (de exemplu, pregătirea formularelor, facturarea, verificarea formularelor)
• Roluri de cont — determină accesul general la conturile clienților; puteți specifica roluri în loc de membri individuali ai echipei ca persoane desemnate pentru sarcini
• Accesul la cont — determină cine poate vizualiza și edita informațiile unui client

Adăugați manual persoanele responsabile de sarcini

Puteți adăuga manual persoane responsabile la sarcini în oricare dintre următoarele moduri:

• În interiorul unei fișe de lucru, în câmpul „Responsabili”, sau în același câmp al unui șablon de lucru

  

• În flux de lucru paginile „Sarcini/Sarcini recurente ”. Faceți clic pe numele din coloana „Persoane desemnate ” și selectați una sau mai multe persoane. Dacă sunt selectate mai multe persoane, numărul persoanelor suplimentare apare în dreapta — treceți cu cursorul peste acesta pentru a le vedea numele.

  

• În mod automat, prin automatizarea fluxului de lucru

Adăugați automat persoanele responsabile de sarcini

Există diferite modalități de a aloca automat membrii echipei la sarcini:

• Selectați persoana desemnată să îndeplinească sarcina ca expeditor al mesajului

• Atribuiți sarcinile create destinatarului postului

• Actualizarea automată a atribuirilor posturilor

Selectează persoana desemnată să îndeplinească sarcina ca expeditor al mesajului

Când trimiteți mesaje sau e-mailuri clienților prin intermediul automatizărilor, puteți seta persoana responsabilă de sarcină ca expeditor. Astfel, comunicațiile cu clienții vor proveni de la membrii echipei care se ocupă efectiv de sarcinile respective.

Opțiunea expeditorului este configurată în secțiunea Setări șablon, activând opțiunea Personalizare.

Pentru ghiduri complete, consultați:

• Automatizarea trimiterii mesajelor
• Trimiteți automat e-mailuri

Atribuie sarcinile create persoanei responsabile

Atunci când sarcinile sunt create prin intermediul automatizărilor, acestea pot fi atribuite direct persoanelor responsabile de proiect, asigurându-se astfel o repartizare clară a responsabilităților. Astfel se creează o legătură directă între proiect, sarcină și membrul echipei responsabil. Mai multe informații despre atribuirea sarcinilor în cadrul proiectelor.

Actualizarea automată a atribuirilor posturilor

Puteți folosi funcțiile de automatizare TaxDomepentru a schimba persoanele responsabile de sarcini pe măsură ce acestea avansează în fluxul flux de lucru. Acest lucru permite o distribuire dinamică a sarcinilor pe măsură ce acestea parcurg flux de lucru. Mai multe informații despre actualizarea automată a persoanelor responsabile de sarcini.

Urmăriți locurile de muncă atribuite

Urmărirea sarcinilor pe membri ai echipei te ajută să echilibrezi volumul de muncă și să identifici persoanele care sunt suprasolicitate sau care au capacitatea de a prelua mai multe sarcini.

Pentru a vedea toate sarcinile atribuite anumitor membri ai echipei:

1. Accesați secțiunea flux de lucru Posturi vacante ” din bara de meniu din stânga sau deschideți vizualizarea Kanban a fluxului de lucru.

2. Faceți clic pe Filtru și selectați „Responsabilul sarcinii”.

3. Alegeți membrul (membrii) echipei după care doriți să filtrați.

   

Persoanele desemnate pentru sarcini pot fi vizibile chiar pe fișele de sarcină din vizualizarea Kanban. Pentru a activa această opțiune, personalizați fișele de sarcină în setările fluxului de lucru.

Share

Link copiat