Persoane desemnate pentru sarcini: Prezentare generală

Atribuitorii de sarcini sunt membrii echipei care sunt responsabili pentru anumite sarcini în cadrul contului TaxDome . Atribuirea membrilor echipei la sarcini ajută la organizarea flux de lucru, la urmărirea responsabilităților și la utilizarea eficientă a automatizării. Acest ghid acoperă tot ceea ce trebuie să știți despre job assignes și cum să utilizați această caracteristică în operațiunile dvs. zilnice.

Atribuirea locurilor de muncă, explicată

Persoanele care atribuie un job sunt membri ai echipei responsabili de anumite joburi dintr-un flux de lucru. Când atribui un membru al echipei unui job, practic spui: „Această persoană este responsabilă pentru munca acestui client”. 

Puncte cheie privind persoanele cărora li se atribuie un loc de muncă:

• O sarcină poate avea unul sau mai mulți cesionari.
• Puteți atribui membrilor individuali ai echipei sau roluri de cont unei sarcini.
• Atribuitorii pot fi schimbați manual sau prin automatizare.

Iată câteva abordări cu privire la modul în care firmele TaxDome utilizează atribuitorii de locuri de muncă:

• Urmărirea lucrărilor: Atribuiți toate sarcinile unui membru al personalului responsabil de urmărirea progresului. Utilizați persoanele desemnate în mod prestabilit în șabloanele lucrărilor pentru o gestionare ușoară.

• Serviciu dedicat - echipă dedicată : Atribuiți mai mulți membri ai echipei unui job atunci când este necesară colaborarea (de exemplu, o echipă care lucrează la retururi 1040).

• Munca independentă în echipă: Schimbați responsabilii în diferite etape ale activității (de exemplu, client manager → preparator → revizor) pentru a simplifica flux de lucru și a îmbunătăți comunicarea.

  

Atribuitorii de locuri de muncă sunt diferiți de:

• Accesul la cont. De fapt, acesta stabilește cine poate vizualiza și edita informațiile unui client. 
• Atribuitor al sarcinii. Pe măsură ce o sarcină se deplasează prin pipeline, aceasta poate avea mai multe sarcini legate între ele, cu destinatari diferiți (de exemplu, pregătirea formularelor, facturarea, revizuirea formularelor etc.).
• Roluri de cont. În timp ce rolurile de cont determină accesul general la conturile clienților, persoanele desemnate pentru sarcini sunt specifice sarcinilor individuale și fluxurilor de lucru asociate acestora. Puteți specifica roluri în locul membrilor individuali ai echipei ca persoane desemnate pentru sarcini.

Adăugați atribuitori de locuri de muncă

Puteți adăuga sarcini de lucru utilizând oricare dintre următoarele modalități:

• În interiorul unei fișe de lucru, în câmpul„Persoane desemnate” sau în același câmp al unui șablon de lucru

  

• Automat, prin utilizarea unei automatizări a conductei

• Pe paginile flux de lucru > Jobs/Job recurrences. Faceți clic pe numele din coloana Asigurători și selectați unul sau mai mulți asigurători. Dacă este selectat mai mult de unul, veți vedea numărul de cesionari suplimentari în dreapta. Treceți cursorul pe el pentru a vedea numele acestora.

  

Începeți să folosiți repartizarea posturilor în flux de lucru dumneavoastră flux de lucru

Odată ce ați alocat membri ai echipei pentru sarcini, puteți utiliza această funcție în diverse moduri pentru a vă eficientiza flux de lucru:

• Trimiteți mesaje: selectați destinatarul postului ca expeditor

• Atribuiți sarcinile create destinatarului postului

• Actualizarea automată a atribuirilor posturilor

Trimiteți mesaje și e-mailuri: selectați persoana responsabilă de sarcină ca expeditor

Când trimiteți mesaje sau e-mailuri clienților prin intermediul automatizărilor, puteți seta persoana responsabilă de sarcină ca expeditor. Astfel, comunicațiile cu clienții vor proveni de la membrii echipei care se ocupă efectiv de sarcinile respective.

Opțiunea expeditorului este configurată în secțiunea Setări șablon, activând opțiunea Personalizare.

Pentru ghiduri complete, consultați:

• Automatizarea trimiterii mesajelor
• Trimiteți automat e-mailuri

Atribuiți sarcinile create destinatarului postului

Când sarcinile sunt create prin automatizări, ele pot fi atribuite direct persoanelor responsabile, asigurând astfel o responsabilitate clară. Astfel se creează o legătură directă între sarcină, activitate și membrul echipei responsabil. Aflați mai multe despre acest lucru.

Actualizarea automată a atribuirilor posturilor

Puteți utiliza automatizarea TaxDomepentru a schimba persoanele responsabile de sarcini pe măsură ce acestea avansează în fluxul de lucru. Acest lucru permite distribuirea dinamică a sarcinilor pe măsură ce acestea avansează în flux de lucru. Pentru instrucțiuni detaliate, consultați ghidul nostru.

Urmăriți locurile de muncă atribuite

Unul dintre aspectele valoroase ale utilizării atribuirilor de sarcini este capacitatea de a urmări și gestiona activitatea membrilor echipei. Pentru a asigura un volum de lucru echilibrat, revizuiți periodic distribuția sarcinilor între membrii echipei. Acest lucru ajută la identificarea membrilor echipei care ar putea fi suprasolicitați sau care au capacitatea de a lucra suplimentar.

Pentru a vedea toate sarcinile atribuite anumitor membri ai echipei:

1. Accesați flux de lucru > Lucrări din bara laterală din stânga sau deschideți vizualizarea Kanban a conductei.

2. Faceți clic pe Filtru și selectați Persoană desemnată pentru job .

3. Alegeți membrul (membrii) echipei după care doriți să filtrați.

   

Persoanele desemnate pentru sarcini pot fi vizibile direct pe fișele de sarcini din vizualizarea Kanban a fluxului de lucru. Pentru a activa această opțiune, personalizați fișele de sarcini în setările fluxului de lucru.

Share

Link copiat