Locuri de muncă (avansat): Locuri de muncă atribuite
Atribuitorii de sarcini sunt membrii echipei care sunt responsabili pentru anumite sarcini în cadrul contului TaxDome . Atribuirea membrilor echipei la sarcini ajută la organizarea fluxului de lucru, la urmărirea responsabilităților și la utilizarea eficientă a automatizării. Acest ghid acoperă tot ceea ce trebuie să știți despre sarcinile atribuite și cum să utilizați această caracteristică în operațiunile dvs. zilnice.
Atribuirea locurilor de muncă, explicată
Persoanele cărora le sunt atribuite sarcini sunt membrii echipei responsabili pentru anumite sarcini din cadrul unui proiect. Atunci când desemnați un membru al echipei pentru o sarcină, spuneți, în esență, "Această persoană este responsabilă pentru activitatea acestui client".
Puncte cheie privind persoanele cărora li se atribuie un loc de muncă:
- O sarcină poate avea unul sau mai mulți cesionari.
- Persoanele cărora li se atribuie o sarcină primesc automat acces la contul aferent sarcinii.
- Atribuitorii pot fi schimbați manual sau prin automatizare.
Iată câteva abordări cu privire la modul în care firmele TaxDome utilizează atribuitorii de locuri de muncă:
- Urmărirea lucrărilor: Atribuiți toate sarcinile unui membru al personalului responsabil de urmărirea progresului. Utilizați persoanele desemnate în mod prestabilit în șabloanele lucrărilor pentru o gestionare ușoară.
- Serviciu dedicat -echipădedicată: Atribuiți mai mulți membri ai echipei unei sarcini atunci când este necesară colaborarea (de exemplu, o echipă care lucrează la declarațiile 1040).
- Lucrul în echipă independent: Schimbați responsabilii în diferite etape ale activității (de exemplu, manager client → preparator → revizor) pentru a simplifica fluxul de lucru și a îmbunătăți comunicarea.
Atribuitorii de locuri de muncă sunt diferiți de:
- Accesul la cont. Acesta determină de fapt cine poate vizualiza și edita informațiile unui client.
- Atribuitor al sarcinii. Pe măsură ce o sarcină se deplasează prin pipeline, aceasta poate avea mai multe sarcini legate între ele, cu destinatari diferiți (de exemplu, pregătirea formularelor, facturarea, revizuirea formularelor etc.).
- Roluri de cont. În timp ce rolurile de cont determină accesul general la conturile clienților, atribuitorii sarcinilor sunt specifici sarcinilor individuale și fluxurilor de lucru aferente acestora. Puteți specifica mai degrabă roluri decât membri individuali ai echipei ca destinatari ai sarcinilor.
Adăugați atribuitori de locuri de muncă
Puteți adăuga sarcini de lucru utilizând oricare dintre următoarele modalități:
- În interiorul unei fișe de post în câmpul Assignees sau în același câmp al unui șablon de post
- Automat, prin utilizarea unei automatizări a conductei
- Pe paginile Workflow > Jobs/Job recurrences. Faceți clic pe numele din coloana Assignees și selectați unul sau mai mulți destinatari. Dacă este selectat mai mult de unul, veți vedea numărul de cesionari suplimentari în dreapta. Treceți cursorul pe el pentru a vedea numele acestora.
Începeți să utilizați atribuțiile sarcinilor în fluxul dvs. de lucru
Odată ce ați alocat membrii echipei pentru sarcini, puteți utiliza această funcție în diverse moduri pentru a vă eficientiza fluxul de lucru:
- Trimiteți mesaje: selectați destinatarul postului ca expeditor
- Atribuiți sarcinile create destinatarului postului
- Actualizarea automată a atribuirilor posturilor
Trimiteți mesaje: selectați destinatarul postului ca expeditor
Atunci când trimiteți mesaje către clienți legate de o lucrare prin intermediul automatizărilor, puteți seta ca expeditor o persoană desemnată pentru lucrare. Acest lucru asigură faptul că comunicările cu clienții provin de la membrii echipei care se ocupă efectiv de munca lor. Pentru un ghid complet privind configurarea automatizării mesajelor într-un pipeline, consultați articolul.
Atribuiți sarcinile create destinatarului postului
Atunci când sarcinile sunt create prin intermediul automatizărilor, acestea pot fi atribuite direct persoanelor responsabile de sarcini, asigurând o responsabilitate clară. Acest lucru creează o legătură directă între post, sarcină și membrul responsabil al echipei. Aflați mai multe despre acest lucru.
Actualizarea automată a atribuirilor posturilor
Puteți utiliza automatizarea TaxDome pentru a schimba atribuțiile sarcinilor în timp ce acestea trec printr-o conductă. Acest lucru permite distribuirea dinamică a volumului de lucru pe măsură ce sarcinile progresează prin fluxul de lucru. Pentru instrucțiuni detaliate, consultați ghidul nostru.
Urmăriți locurile de muncă atribuite
Unul dintre aspectele valoroase ale utilizării atribuirilor de sarcini este capacitatea de a urmări și gestiona activitatea membrilor echipei. Pentru a asigura un volum de lucru echilibrat, revizuiți periodic distribuția sarcinilor între membrii echipei. Acest lucru ajută la identificarea membrilor echipei care ar putea fi suprasolicitați sau care au capacitatea de a lucra suplimentar.
Pentru a vedea toate sarcinile atribuite anumitor membri ai echipei:
- Mergeți la Workflow > Jobs din bara laterală din stânga sau deschideți vizualizarea Kanban a conductei.
- Faceți clic pe Filter (Filtru ) și selectați Jobassignee (Responsabilul cu sarcinile).
- Alegeți membrul (membrii) echipei după care doriți să filtrați.
Atribuitorii sarcinilor pot fi vizibili chiar pe fișele sarcinilor din vizualizarea Kanban a conductei. Pentru a activa acest lucru, personalizați fișele de sarcini în setările conductei.
