Docs (de bază): Solicitați e-feedback (aprobare/neaprobare) de la clienți

Asigurați-vă că clienții sunt mulțumiți și că nu v-a scăpat nimic, solicitând aprobarea documentelor pe care le-ați pregătit. Acest lucru vă permite nu numai să vă asigurați că clienții sunt mulțumiți de munca dvs., ci și să verificați dacă ați obținut totul corect.

Atunci când un client nu este mulțumit, acesta este rugat să explice de ce, astfel încât să știți imediat ce trebuie să rezolvați.

Cerere de aprobări

Doriți să obțineți acordul unui client pentru un serviciu pe care l-ați prestat? Asigurați-vă că documentul este stocat într-un dosar cu  Clientul poate vizualiza acces, urmați acești pași:

1. Deschideți documentul și faceți clic pe butonul de bifare a aprobării din partea de sus a vizualizatorului de documente. 

De asemenea, puteți solicita aprobarea clientului în timpul încărcării documentelor sau făcând clic pe cele trei puncte din dreapta documentului din listă și selectând Solicitare aprobare.

2. Introduceți mesajul dvs. pentru client ( opțional).

3. Configurați memento-uri ( opțional), apoi trimiteți cererea. 

Reamintiți clienților despre aprobările în curs

Ori de câte ori trimiteți documente care trebuie să fie aprobate de clienți, aceștia sunt notificați. Toți utilizatorii legați de cont - cu opțiunea Notificare activată - primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.   

Dacă destinatarilor le ia prea mult timp să aprobe un document, aveți două opțiuni:

• Trimiteți manual din nou o notificare.
• Configurați memento-uri automate.

Trimiteți manual noi memento-uri 

Pentru a trimite manual un memento clientului pentru a aproba un document, urmați acești pași:

1. Deschideți documentul, apoi faceți clic pe butonul de bifare a aprobării din partea de sus a vizualizatorului de documente. 

De asemenea, puteți retrimite aprobarea clientului făcând clic pe cele trei puncte din dreapta documentului și selectând retrimitere cerere de aprobare.

2. Introduceți mesajul dvs. pentru client(opțional).

3. Configurați memento-uri(opțional), apoi retrimiteți cererea. 

Iată ce se întâmplă:

• Un mesaj de e-mail suplimentar este trimis clientului.
• O notificare a portalului se mută în partea de sus a listei de sarcini a clientului.

Reamintiri automate

Activați Amintiri atunci când trimiteți sau retrimiteți o cerere de aprobare a clientului. Atunci când opțiunea Reminderers este activată, un e-mail suplimentar este trimis clientului atunci când acesta nu aprobă documentul într-un anumit număr de zile. Odată ce activați Reminderers, puteți configura următoarele setări:  

• Zile până la următorul memento: Reamintiți clientului după x zile de inactivitate. În mod implicit, se trimite o atenționare la trei zile după ce documentul a fost încărcat.

• Numărul de reamintiri: Trimiteți până la un număr x de memento-uri. În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de atenționare.

Reamintirile se opresc când...

• ...clientul nu a aprobat documentul, dar a fost trimis numărul stabilit de memento-uri.
• ...clientul a aprobat documentul.

Vedere client

Dacă notificările pentru client sunt activate, acesta este informat despre primirea unei cereri de aprobare a unui document. Clienții dvs. pot vedea și deschide astfel de solicitări în diferite moduri:

• Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificarea din secțiunea În așteptare de acțiune sau pe link-ul din pagina Documente. 
• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Revizuiți documentele din e-mail. 

Apoi, clienții vor interacționa cu formularul dvs. de feedback: vor aproba sau dezaproba. 

Pentru a vedea aprobarea trimisă din perspectiva clientului, accesați vizualizarea numai pentru citire. 

Știți când clienții au aprobat sau dezaprobat documente?

Odată ce un client a aprobat sau dezaprobat un document, acesta se mută în partea de sus a listei Recent de pe pagina Documente . 

Dacă ați activat caseta de selectare Aprobări în secțiunea Preferințe de notificare dinSetările contului dvs., veți primi, de asemenea, un e-mail și o notificare în Inbox+. 

Faceți clic pe numele documentului sau pe Go to... pentru a-l vizualiza.

Situațiile documentelor sunt afișate în filaDocumente . Pentru mai multe informații despre statusuri, accesați aici.

Pista de audit a documentului arată dacă clientul a aprobat sau nu un document.

Gestionarea aprobărilor

1. Există câteva modalități de a localiza documentele în așteptarea aprobării. Alegeți-o pe cea care funcționează cel mai bine pentru dumneavoastră:

• Mergeți la Documente pentru a vedea toate documentele cu care s-a lucrat activ (încărcate, editate, trimise, blocate într-o factură etc.) în ultimele 30 de zile, 
• Mergeți la Documente, apoi la Documente, apoi selectați clientul pentru a vedea documentele pentru un client.
• Accesați fila Docs din contul clientului. 

2. Doriți să restrângeți lista de documente care așteaptă aprobare? Faceți clic peFilter (Filtru ) în colțul din dreapta sus și selectați unul sau mai multe filtre în secțiunea Approvals (Aprobări ) pentru a restrânge rezultatele căutării dvs. 

• Toate: toate documentele în așteptarea aprobării
• În așteptare de plată: toate documentele blocate la facturi și în așteptare de plată
• Pending Approval: toate documentele care așteaptă aprobarea clientului
• Aprobat: toate documentele aprobate de către client
• Respins: toate documentele respinse de către client

3. Faceți clic pe Apply pentru a filtra lista.

Pentru a vedea toate documentele în așteptare de aprobare pentru un client, accesați contul, deschideți Documente, apoi deschideți subfișa Aprobări .

Veți vedea următoarele informații:

• Numele documentului: numele documentului împreună cu o pictogramă care indică tipul de fișier.
• Data solicitării: data la care a fost solicitată aprobarea clientului
• Încărcat de: numele membrului echipei care a încărcat documentul
• Descriere: o descriere a documentului, dacă a fost adăugată atunci când documentul a fost încărcat (opțional).
• Status: statutul documentului. Aflați mai multe despre statusurile documentelor aici.
• Respins: data la care documentul a fost respins, dacă a fost

Anularea cererii de aprobare

Dacă documentul necesită modificări, a fost trimis din greșeală sau nu mai este relevant, vă puteți anula cererea de aprobare. Pentru a face acest lucru, deschideți documentul în curs de aprobare, faceți clic pe cele trei puncte din partea dreaptă sus a vizualizatorului de documente și selectați Anulare cerere de aprobare.

De asemenea, puteți accesa butonul cu același nume făcând clic pe cele trei puncte din dreapta documentului.

Găsiți toate conturile cu documente în așteptarea aprobării

Puteți filtra cu ușurință lista de conturi de clienți pentru a vedea care dintre aceștia au documente în așteptare de aprobare.

1. Mergeți la Clienți, apoi faceți clic pe Filtru.
2. Selectați Aprobări în meniul derulant și bifați Aprobare în așteptare.

De asemenea, puteți utiliza filtrul de pe pagina Documente din fila Recent .

Aflați de ce clienții au respins documentele

Dacă un client nu este pe deplin mulțumit de un document pe care l-ați pregătit, TaxDome îi solicită să explice de ce. Pentru a vizualiza feedback-ul unui client, deschideți documentul, faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus și selectați Show more info (butonul nu este disponibil dacă documentul a fost acceptat). În partea dreaptă a documentului, veți găsi lista motivelor de dezaprobare cu comentariile clientului.