Trimiteți organizatori în mod automat și link către locuri de muncă

Puteți crea și trimite automat organizatorii . Odată ce un client trimite organizatorul, sarcina trece automat la următoarea etapă a procesului . Pentru a face automatizarea să funcționeze, configurați automatizarea Creare organizator și activați funcția Mutare automată .

Configurați o etapă pentru crearea organizatorului, apoi activați automove

Un proces perfect automatizat începe întotdeauna cu selectarea locului potrivit pentru acesta în flux de lucru dvs. flux de lucru. Puteți face acest lucru în trei pași simpli: creați un șablon de organizator, adăugați o automatizare pentru trimiterea organizatorului, apoi activați opțiunea Automove. 

Vedeți exemplul video de mai jos, apoi citiți cum puteți să vă automatizați trimiterea organizatorilor:

Iată cum se configurează scena pentru a crea organizatorul cu Automove:

1. Aveți nevoie de un șablon organizator pentru a solicita documentele și informațiile necesare de la un client. Dacă nu aveți un șablon organizator, îl puteți crea făcând clic pe Șablon nou atunci când adăugați automatizarea.

2. Asigurați-vă că aveți o etapă în fluxul de lucru pentru trimiterea unui organizator, apoi adăugați automatizarea Creare organizator. Astfel, odată ce sarcina intră în această etapă, un nou organizator este trimis automat clientului. În același timp, organizatorul va fi legat de sarcină .  

3. Asigurați-vă că aveți activată opțiunea Mutare automată a sarcinilor pentru etapa respectivă. Acum, odată ce organizatorul este trimis de un client, sarcina este mutată automat la etapa următoare.

Dacă șablonul organizatorului dvs. are atașată o listă de verificare a documentelor, sarcina va trece la etapa următoare numai după ce clientul completează toate elementele din lista de verificare și trimite organizatorul. Aflați mai multe despre cum să automatizați trimiterea organizatorilor cu liste de verificare .

Notă

Dacă organizatorul este arhivat, mutarea automată nu va fi declanșată.

Legarea manuală a organizatorului de un loc de muncă

Organizatorii pot fi asociați cu sarcini de către proprietarul firmei, administratorul sau orice angajat căruia i s-au acordat drepturi de acces pentru gestionarea organizatorilor . Odată ce organizatorul este asociat manual, funcția de mutare automată a sarcinilor funcționează la fel ca în cazul organizatorilor care sunt trimiși și asociați automat: când clientul sau membrul firmei trimite organizatorul, sarcina este mutată la etapa următoare.

Există trei moduri de a lega manual un organizator:

• Dintr-o fișă de post: Deschideți fișa postului, faceți clic pe Legătură în secțiunea Legătură, selectați Organizatori, apoi selectați organizatorii. Sau, faceți clic pe Nou în secțiunea Legătură, selectați Organizatori și creați un nou organizator legat de post.

• Din ecranul Creare organizator: Faceți clic pe Legătură către locuri de muncă , apoi selectați locurile de muncă. După conectare, se afișează secțiunea Locuri de muncă și veți vedea titlurile locurilor de muncă și canalele de producție cărora le aparțin.

• Din lista Organizatori a unui client: Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a organizatorului, faceți clic pe Legătură către locuri de muncă , selectați locurile de muncă din listă, apoi faceți clic pe Trimitere .

În mod implicit, atunci când se asociază organizatori dintr-o fișă de post și se selectează din organizatorii existenți, sunt afișați numai organizatorii în așteptare. Puteți filtra lista în funcție de statut:

• „În așteptare” afișează toți organizatorii activi care nu au fost încă trimiși.

• Finalizat arată toți organizatorii trimiși.

• Active afișează toate organizatoarele în așteptare și finalizate care sunt utilizate în prezent.

• Arhivate afișează toate organizatoarele în așteptare și finalizate care nu mai sunt utilizate.

• Toți organizatorii de spectacole în toate stările de mai sus.

Indiferent de opțiunea utilizată, puteți asocia unui loc de muncă atâția organizatori câți sunt necesari.

După conectare, organizatorii vor fi afișați în secțiunea Conectați > Organizatori din partea dreaptă a fișei de lucru. Dacă organizatorul are o listă de verificare, progresul acesteia poate fi urmărit direct din fișa de lucru.

Notă

Dacă organizatorul nu este trimis și mutați manual lucrarea într-o altă etapă, vi se va solicita să decideți ce să faceți cu organizatorul în așteptare (pentru mai multe detalii, Citește despre gestionarea elementelor neterminate la mutarea lucrărilor ).

Organizează automat documentele încărcate

Dacă oferiți un serviciu recurent, cum ar fi contabilitatea lunară, puteți automatiza modul în care sunt organizate documentele clienților. Fișierele încărcate de aceștia vor fi sortate automat în dosare lunare, fără a fi necesară nicio operațiune manuală.

Pentru a face acest lucru:

• Configurați un flux lunar de contabilitate cu activarea repetării sarcinilor.
• În prima etapă, adăugați automatizarea Creare organizator pentru a trimite Organizatorul lunar de contabilitate.

• În șablonul organizatorului, activați opțiunea Personalizați folderul de destinație pentru încărcarea documentelor și adăugați codul scurt [CURRENT_MONTH_NAME] la numele folderului.

Apoi, de fiecare dată când începe sarcina recurentă:

1. Un nou organizator este trimis automat.

2. Clientul încarcă documente.

3. Se creează un folder nou, denumit dinamic după luna curentă, păstrând toate documentele ordonate în mod clar.

Această configurare asigură gruparea automată a documentelor încărcate pe luni, menținând folderele curate și organizate fără efort manual.

Share

Link copiat