Etichete (de bază): Aplicați și modalități de utilizare

Un tag este o etichetă care poate fi utilizată pentru a găsi sau grupa conturile clienților, contactele, intrările de timp și sarcinile. Aici, veți afla cum să aplicați etichete în întregul sistem, fie manual, fie prin intermediul automatizărilor de conducte.

Modalități de aplicare a etichetelor în conturi

Deși utilizarea etichetelor nu este limitată la conturile din TaxDome, acesta este locul în care puteți profita la maximum de ele. Etichetele vă pot permite dvs. și echipei dvs. să vă clasificați clienții pe baza locației sau a serviciului pe care îl oferiți acestora. Etichetele vă pot permite chiar să determinați rapid dacă trebuie să depuneți o prelungire pentru aceștia, fără a căuta prin fiecare înregistrare a clientului.

Notă! Etichetele rămân în uz până când sunt îndepărtate.

Mai jos, citiți despre diferitele modalități de aplicare a etichetelor în conturi:

Puteți vedea toate etichetele aplicate în fila Info a fiecărui cont de client sau în lista Conturi. În cazul în care unui cont de client i s-au aplicat mai multe etichete, este vizibilă doar prima etichetă din listă. Treceți cu mouse-ul peste bula care arată numărul de etichete pentru a vedea celelalte etichete atribuite acestui cont.

Aplicați etichete conturilor în bloc

Atunci când trebuie să aplicați etichete la mai multe conturi de clienți, aplicați-le etichete în bloc, în loc să aplicați câte o etichetă pe rând, pentru a face treaba mai repede:

1. Accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, apoi bifați căsuțele de selectare de lângă conturile clienților pe care doriți să le marcați. Pentru a selecta toți clienții, faceți clic pe caseta de selectare cea mai de sus.

2. Faceți clic pe butonul Manage Tags (Gestionare etichete ).

3. Veți vedea o listă cu toate etichetele dumneavoastră. Pentru fiecare etichetă, selectați una dintre aceste opțiuni:

Nu faceți nimic: Eticheta nu va fi atribuită contului. Dacă un cont are deja o etichetă, aceasta va rămâne acolo.
Atribuiți tuturor: Eticheta va fi atribuită tuturor conturilor selectate.
Remove from all( Îndepărtare din toate): Dacă oricare dintre conturile selectate are o anumită etichetă, aceasta va fi eliminată.

4. Faceți clic pe Assign Tags (Atribuire etichete).

Aplicați etichete conturilor și contactelor în timpul importului

Importul conturilor de clienți vă oferă două opțiuni pentru etichete:

Creați etichete în mod automat și aplicați-le la conturile corespunzătoare prin includerea etichetelor în foaia de calcul.
Aplicați etichetele existente în timpul importului - în acest fel, veți putea aplica aceleași etichete tuturor clienților importați.

Includeți etichete în foaia de calcul

Această metodă economisește foarte mult timp, deoarece nu trebuie să pierdeți timp în prealabil pentru a crea etichete în TaxDome. De asemenea, puteți aplica etichete diferite la conturi diferite.

1. În timp ce pregătiți un fișier CSV pentru import, adăugați coloane cu etichetele necesare pentru clienți și contacte (dacă există). Dacă doriți ca mai multe etichete să fie aplicate unui cont, separați numele prin virgulă.

Etichetele pe care nu le aveți încă vor fi create automat în timpul importului.

2. Începeți procesul de import. În a doua etapă a importului (cartografierea conturilor), selectați Map to property (Cartografiere în proprietate ) în meniul derulant Action (Acțiune ) și Tags (Etichete ) în câmpul Account (Cont ) pentru etichetele contului dvs.

Asta e! După ce importul este finalizat, veți avea etichetele create și aplicate la conturi.

Aplicarea etichetelor existente în timpul importului

Dacă nu doriți să adăugați etichete la foaia de calcul, puteți aplica etichete în timp ce importați. Pentru a face acest lucru:

Începeți procesul de import. În a treia etapă a importului (setări), selectați etichetele pe care doriți să le aplicați conturilor pe care le transferați la TaxDome.

Notă! Etichetele pe care le selectați se vor aplica tuturor conturilor importate, astfel încât, dacă doriți să utilizați etichete diferite pentru conturi diferite, va trebui să pregătiți foi de calcul separate pentru fiecare set de etichete.

Aplicați etichete în conturile clienților

De asemenea, puteți aplica etichete unui cont în timpul creării contului sau ulterior. Pentru a atribui una sau mai multe etichete unui cont, urmați acești pași:

Accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, deschideți profilul contului de client, selectați Info în bara de meniu, , apoi faceți clic pe butonul Editare. Veți vedea toate etichetele aplicate contului în secțiunea Tags (Etichete).
Faceți clic pe Tag-uri pentru a deschide lista derulantă cu tag-urile disponibile. Alegeți atâtea câte sunt necesare, faceți clic pe butonul Continue (Continuare ) și apoi pe Save (Salvare).

Etichete în contacte

Puteți aplica etichete contactelor în timp ce le adăugați sau le editați.

Etichete în înregistrările de timp

Etichetele vă pot ajuta, de asemenea, să organizați înregistrările de timp. Etichetele pot fi adăugate atunci când creați sau editați înregistrări de timp.

Pentru a vedea toate etichetele atribuite intrărilor dvs. de timp, mergeți la Billing > Time entries (Facturare > Intrări de timp ) din bara de meniu din stânga.

Etichete în sarcini

Etichetele pot fi adăugate în timpul creării sau editării unei sarcini și, în cele din urmă, sunt utile pentru sortarea sarcinilor.

Veți putea vizualiza toate etichetele atribuite în lista de sarcini. Dacă o sarcină are mai multe etichete, este vizibilă doar prima etichetă. Treceți cu mouse-ul peste bula care arată numărul de etichete pentru a vedea celelalte etichete.

Cum pot ști unde sunt utilizate anumite etichete

Pentru o imagine de ansamblu clară a modului în care sunt utilizate etichetele, accesați Șabloane > Etichete din bara de meniu din stânga.

Descrierea coloanelor disponibile:

Conturi. Afișează numărul de conturi cu o anumită etichetă.
Conturi arhivate. Afișează numărul de conturi arhivate cu o anumită etichetă.
Sarcini în așteptare. Indică numărul de sarcini în așteptare cu o anumită etichetă.
Sarcini finalizate. Afișează numărul de sarcini finalizate cu o anumită etichetă.
Conducte. Afișează numărul de conducte care au condiții cu o anumită etichetă.

Pentru a vizualiza entitățile cu o anumită etichetă, faceți clic pe numărul albastru deschis din orice coloană.

Personalizați o listă de etichete

Aveți flexibilitatea de a ajusta coloanele tabelului în funcție de preferințele dumneavoastră. Сlick pe pictograma de angrenaj situată în colțul din dreapta sus al tabelului:

Trageți și fixați numele coloanelor pentru a le rearanja ordinea.
Bifați sau debifați caseta de lângă numele coloanei pentru a comuta afișarea acesteia.
Faceți clic pe Apply (Aplicare ) pentru a salva modificările.

Modalități de filtrare cu etichete

Etichetele sunt foarte utile atunci când trebuie să căutați anumite tipuri de clienți, contacte sau sarcini. De exemplu, doriți să găsiți rapid toți clienții care au nevoie de pregătirea unui formular 1040 sau 5471. Există trei modalități de filtrare:

Filtrarea listei de conturi prin selectarea unei etichete
Filtrarea listei de conturi prin selectarea sau excluderea etichetelor
Filtrarea listei de sarcini, a înregistrărilor de timp sau a contactelor prin selectarea mai multor etichete

Filtrați lista de conturi prin selectarea unei etichete

Pentru a filtra prin alegerea unei etichete:

1. Accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga.

2. Faceți clic pe orice etichetă.

Veți vedea apoi toate conturile și contactele clienților cu eticheta respectivă.

Filtrați lista de conturi prin selectarea sau excluderea etichetelor

Dacă doriți să filtrați lista de conturi prin selectarea sau excluderea etichetelor, faceți clic pe butonul Filter (Filtru ), selectați Is (Este ) sau Is not (Nu este), apoi alegeți etichetele. Iată cum funcționează:

Afișează o listă de conturi cu etichetele pe care le-ați selectat (de exemplu, toți clienții fiscali).
Nu afișează o listă de conturi fără etichetele pe care le-ați selectat (de exemplu, toți clienții care nu sunt clienții dvs. de contabilitate).

Iată o prezentare generală pentru utilizarea filtrelor.

Filtrați lista de sarcini, intrările de timp sau contactele prin selectarea mai multor etichete

Dacă doriți să vă filtrați lista de sarcini, înregistrările de timp sau contactele prin selectarea etichetelor, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe meniul derulant + Filter (Filtru +) din stânga sus a paginii Tasks (Sarcini), Time entries (Intrări de timp ) sau Contacts (Contacte ) și selectați Tags (Etichete ) și unul dintre parametri:

Selectarea lui is va afișa entitățile care conțin etichetele selectate în filtru.
Dacă se selectează " is not ", se vor afișa toate entitățile care nu conțin etichetele selectate în filtru.

2. Selectați etichetele dorite și faceți clic pe Apply.

Lista va fi apoi restrânsă la sarcinile, înregistrările de timp sau contactele cu etichetele pe care le-ați selectat.