Solicitarea semnăturilor electronice de la clienți

Semnarea electronică a documentelor este la fel de obligatorie din punct de vedere juridic ca și semnarea lor de mână. Odată ce un document a fost semnat, acesta este considerat definitiv și nu poate fi modificat. Cu TaxDome, puteți să indicați unde doriți semnături electronice, să introduceți câmpuri pentru contribuabil și soțul/soția acestuia, să adăugați autentificarea bazată pe cunoștințe (KBA) sau QES/AdES, să activați memento-uri și multe altele! Clienții dvs. pot semna documente indiferent dacă utilizează sau nu portalul pentru clienți.

Înainte de a începe

Pentru a continua cu cererea de semnătură:

• Asigurați-vă că documentul dvs. este un PDF fișier.

• Make sure the doc has Client can view permission level . If it hasn’t, move the document to the folder with Clientul poate vizualiza permission level or grant the client individual permissions .

• Decide whether you want to allow your clients to sign documents without logging in. If yes, disable the Require login for e-signature toggle. Those who don’t use the client portal can sign docs per your request, regardless of this setting.

Solicitarea semnăturilor electronice de la clienți

Pentru a solicita o semnătură electronică de la un client, urmați acești pași:

Web Desktop

You can request e-signatures either directly from the document viewer or from the document list. To request it from the document viewer, click the Request signature icon in the top-right corner, or select Request signature from the three-dot menu.

To request it from the document list:

1. Click the three dots to the far right of the document name, then select Request signature.

2. Choose the signer in the Signers list or apply a signature template . You can select any contacts linked to the account or add a third-party signer .

3. Glisați și fixați câmpul semnăturii electronice. Dacă este necesar, treceți pe unul dintre colțurile câmpului și redimensionați câmpul de semnătură.

4. Сlick Send. For details on the signature request menu, go to the subsection below .

After sending the signature request, you can open the document to view where the signature fields have been placed.

1. Încărcați documentul pe TaxDome Aplicație Windows (pentru ajutor, consultați demonstrația de mai sus). 

2. Selectați contul de client pentru care este documentul. 

3. Selectați un folder cu acces de vizualizare pentru client în care doriți să încărcați documentul, apoi activați Solicitați semnătura clientului . Se va deschide noua fereastră pentru semnătură.

4. Either choose the signer manually (this could be the client or a firm representative) in the Choose signer drop-down, or apply a signature template . 

5. Adăugați câte câmpuri pentru semnătură electronică sunt necesare pentru fiecare formular.

6. Faceți clic pe SALVARE . După încărcarea documentului, clientului i se trimite un e-mail cu un link către documentul în așteptarea semnăturii electronice, iar documentul devine vizibil în subfila Semnături din fila Documente .

Meniu de cerere de semnătură

You have various options when requesting an e-signature, which we’ll describe in more detail below:

a. Require KBA /QES/AdES: add the KBA authentication method (for your US clients only) or QES/AdES signature (for your EU clients only). If QES/AdES is selected, the following flow differs as described in the detailed article . 

b. Template: if you’ve created signature templates to save time with frequently used forms, here is where you can select one.

c. Signers: select a signer for whom you want to add signature fields.

Faceți clic pe un nume de semnatar, apoi glisați și fixați câmpurile de semnătură de mai jos.

• Faceți clic pe X în dreapta pentru a șterge un semnatar.

• To add a field for a firm rep, select the Me option (details below ).

• Change the default signing order .

d. Add signer: select the account’s contacts to sign the document or add a new signer using their email address .

e. Signature fields:

• Semnătură: se utilizează pentru o semnătură electronică a unui client sau a unui reprezentant al firmei. Fiecare câmp de semnătură conține semnătura, data și ora semnării.

• Inițiale: utilizați această rubrică ori de câte ori aveți nevoie ca clientul sau reprezentantul firmei să își adauge inițialele.

• Data semnării: acest câmp este populat atunci când clientul semnează documentul, iar reprezentantul firmei îl va vedea în fusul orar al serverului TaxDome . În câmpurile reprezentantului firmei, datele apar atunci când documentele sunt trimise clienților. Datele nu pot fi editate.

• Text: solicitați sau adăugați informații suplimentare:

  • Pentru a solicita date suplimentare, plasați câmpul în locul în care doriți să fie, apoi faceți clic pe el pentru a-l edita.
  • Pentru a adăuga informații, plasați câmpul precompletat acolo unde doriți să fie, apoi faceți clic pe el pentru a-l edita.

f. Date format: select the date format for e-signatures. If not set manually, the default date format is used.

g. Reminders: toggle this on if you want an email notification to be automatically sent to the client if they don’t sign on time (details below ). Reminders will include text from the next field—Message for client. 

h. Message for client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the signature request. This email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the signature template .

i. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes ).

j. Send: click here when the document is ready to be signed.

k. Save: save your changes without sending the document: all added fields are saved, and the document is visible under the Docs tab in the Signatures section. You’ll still be able to review the document and add or delete fields. The document isn’t visible to the client until you hit Send.

Solicitarea semnăturilor electronice de la terțe părți

Dacă clientul dvs. nu utilizează portalul pentru clienți sau dacă aveți nevoie ca altcineva (de exemplu, o persoană cu împuternicire avocațială) să semneze documentul, este posibilă și solicitarea semnăturii acestuia. Atunci când trebuie să adăugați semnatari, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe Add signer (Adăugare semnatar) sub lista Signers (Semnatari ). Selectați Semnatar nou.

   

2. Introduceți numele, prenumele (opțional) și adresa de e-mail.

   

3. (opțional). Dacă au nevoie de acces la portal ulterior, activați butonul Crearea unui contact nou (Create new contact toggle). Dacă doriți să adăugați detalii de contact, extindeți secțiunea Informații de contact și completați câmpul necesar.

   

4. Click Confirm. This will add them to the Signers list. Request their signature as if they were just another contact linked to the account. 

Atunci când solicitați o semnătură de la un non-client, semnatarul primește un link unic prin e-mail. Linkul va fi valabil timp de 7 zile. Aceștia vor putea semna făcând clic pe el, fără a fi nevoie de autorizație.

Adăugați semnătura electronică a reprezentantului firmei

Cele mai multe documente trebuie semnate de unul sau mai mulți specialiști fiscali. Dacă aveți nevoie ca mai mulți reprezentanți ai companiei să semneze, adăugați câmpuri pentru aceștia și editați-le indicând numele fiecărui membru al echipei.

When requesting an e-signature from a team member, select Me in the Choose signer drop-down. The available fields are:

• Semnătura: Numele dvs. apare implicit, dar îl puteți modifica. Dacă aveți nevoie de mai multe câmpuri de semnătură pentru reprezentanții firmei, adăugați mai multe, apoi editați numele.

• Inițialele: În mod implicit, apar inițialele selectate, dar puteți edita câmpul după cum este necesar.

• Data: Acest câmp este completat automat atunci când documentul este trimis clientului.

• Text: Adăugați numele firmei dumneavoastră, adresa sau orice alte detalii necesare.

Sfaturi:

• Dacă trebuie să vă schimbați numele sau inițialele, faceți clic și editați câmpul.

• Dacă se adaugă un câmp de semnătură pentru un reprezentant al firmei, iar documentul nu a fost trimis clientului, câmpul poate fi editat sau șters de către orice membru al echipei cu acces la documentele contului clientului

• Once you send the document to the client, the document is considered signed by your firm, and the client can see this (excluding QES/AdES signatures).

• If signature fields for firm reps are added, and the document hasn’t been signed by the client yet, you still have time to cancel the e-signature request if needed.

• Pista de audit a documentului arată cine a creat câmpul de semnătură al fiecărui reprezentant al firmei în document.

Reamintiți clienților să semneze electronic documentele

De fiecare dată când trimiteți ceva cu un element de acțiune către un client, acesta este notificat. Toți utilizatorii legați de cont - cu Notificare activată-primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.   

Sfat

Rețineți că link-ul cu cererea de semnătură trimis prin e-mail va expira în 7 zile. Pentru a asigura un proces transparent, reamintiți-le clienților dvs. să acționeze prompt. Alternativ, informați-i că pot accesa și semna oricând cererea direct prin intermediul portalului pentru clienți, unde nu există nicio dată de expirare.

Dacă destinatarilor le ia prea mult timp pentru a răspunde sau dacă uită să o facă, puteți face acest lucru:

• Manually resend a notification about the pending document

• Configurați memento-uri automate

Reamintiri manuale (retrimitere)

To resend a signature request from the document viewer, click the Resend signature request icon in the top-right corner, or select it from the three-dot menu.

To resend it from Signatures subtab, click the three dots to the far right of the document and select Resend.

Ce se întâmplă:

• Un mesaj de e-mail suplimentar este trimis clientului
• A notification about the document pending e-signature is moved to the top of the client’s to-do list

Reamintiri automate

Clienții primesc o notificare prin e-mail atunci când le trimiteți un document de semnat electronic.

Dacă activați Amintiri în timp ce solicitați o semnătură electronică, clientului i se trimit e-mailuri suplimentare dacă nu semnează documentul electronic într-un interval de timp specificat. 

Odată ce ați activat Memento-uri, faceți selecțiile:

• Days until next reminder: set the reminder to go out after a specified number of days if the document has not been e-signed by all signers. By default, a reminder is sent three days after the e-signature has been requested.

• Number of reminders: set the number of reminders that go out to the client. By default, the client receives only one reminder email.

Reamintirile se opresc atunci când:

• A fost trimis numărul stabilit de memento-uri
• Documentul a fost semnat de toți semnatarii

Opțiunea Amintiri poate fi activată și dezactivată în orice moment prin deschiderea documentului în curs de semnare (chiar dacă unul dintre semnatari l-a semnat electronic). Pentru a face acest lucru, deschideți profilul clientului și treceți la Docuri > Semnături. În subpanglica Signatures (Semnături ), găsiți un document și faceți clic pe numele acestuia. Apoi, faceți clic pe Afișare semnatari și actualizați setările de reamintire. Nu uitați să faceți clic pe Salvare atunci când efectuați modificările.

Vedere client

If notifications for the client are on, they are informed on receiving a signature request. Your clients can see and open signature requests in different ways:

• Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificare sub lista de sarcini din pagina de pornire sau în secțiunea În așteptare de acțiune. De asemenea, aceștia o pot deschide direct din pagina Documente.

• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Revizuire și semnare în e-mail.

If signers can sign the document without logging in , the email link will be valid seven days after it’s sent.

When you request an e-signature from more than one user for an account (e.g., spouses), each user will see only their own e-signature field. The document remains in Pending E-Signature status in the Signatures subtab until both parties have signed it.

Atunci când un client primește pentru prima dată o cerere de semnătură, i se va solicita să citească Declarația privind semnăturile electronice și să accepte să utilizeze semnăturile electronice.

To see the sent signature request from the client’s perspective, access the read-only view .

Share

Link copiat