Documente (de bază): Încărcați manual sau automat

Există o mulțime de opțiuni pentru a încărca documente pe TaxDome: Trageți și plasați-le, utilizați un fișier zip care se despachetează automat - și multe altele. 

Documentele pot fi încărcate de către un proprietar de firmă, un administrator sau orice membru al echipei care are acces la cont sau drepturi de acces la gestionarea documentelor. Citiți în continuare pentru a descoperi toate opțiunile de încărcare. 

Acoperit aici:

• Cum să încărcați documente
  • Setări suplimentare în timpul încărcării
  • Selectarea unor setări suplimentare pentru fișiere individuale
• Niveluri de acces și vizibilitate a documentelor
• Încărcarea dosarelor
• Încărcarea fișierelor Zip
• Ce văd clienții atunci când le trimiteți documente

Cum să încărcați documente

Există mai multe modalități de încărcare; alegeți cea care vă convine cel mai bine:  

• Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus.
• Trageți documentele sau dosarele de pe desktop în fila Docs / Recent din pagina Documents ( Documente ) și plasați-le oriunde pe ecran. De asemenea, le puteți plasa oriunde în interiorul filei Docs (Documente ) pentru cont sau pur și simplu le puteți plasa într-un anumit dosar sau subfolder pentru a încărca documentele acolo.
• Faceți clic pe Încărcați documente sau Încărcați dosarul din fila Documente din pagina Documente sau din fila Documente pentru cont.
• Utilizați aplicațiaTaxDome Desktop App.
• Utilizați TaxDome Drive.
• Utilizați aplicația mobilă.
• Încărcați-le utilizând șabloane de dosare și automatizări în conducte. 

1. Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus, selectați Document (Document ) din slide-out sau faceți clic pe Upload Documents (Încărcare documente ) în fila Docs ( Documente ) din pagina Documents (Documente ) sau în fila Docs (Documente) pentru cont, apoi selectați fișierele pe care doriți să le încărcați de pe computer. Pentru a selecta mai multe fișiere dintr-un dosar, utilizați control sau shift de pe tastatură.

2. Mergeți la contul în care doriți să încărcați fișierele. 

3. Alegeți locul în care doriți să încărcați. Există pictograme de vizibilitate pentru fiecare document și dosar pentru o identificare ușoară. 

4. Faceți clic pe Încărcare pentru a finaliza. Atunci când încărcați într-un dosar de nivel superior cu acces Client can view sau Client can view and edit (pentru mai multe detalii, accesați aici), veți putea activa unele setări utile (a se vedea mai jos). 

Țineți minte:

• Unele tipuri de fișiere nu sunt recunoscute (pentru mai multe detalii, accesați aici).
• Dimensiunea maximă de încărcare este de 300 Mb. 
• Pentru a anula încărcarea în timp ce aceasta este în curs, faceți clic pe x.
• Este imposibil să încărcați documente într-un dosar sigilat.

Setări suplimentare în timpul încărcării

Atunci când încărcați documente într-un dosar de nivel superior cu acces de vizualizare de către Client sau de vizualizare și editare de către Client (pentru mai multe detalii, accesați aici), puteți activa unele setări utile. Le puteți activa fie pentru toate documentele pe care le încărcați, fie doar pentru unele. 

Mai jos, aflați mai multe despre articolele numerotate aici:

1. Anunțați clientul: Atunci când este activată, toate contactele - care sunt legate de cont și au notificări activate (pentru mai multe detalii, accesați aici) - primesc o notificare prin e-mail atunci când încărcați. 

2. Marcați ca fiind citit pentru client: Atunci când este activată, documentele sunt încărcate, dar nu sunt marcate ca noi pentru client; acesta nu va primi o notificare în acest sens. Această caracteristică este utilă atunci când mutați pentru prima dată un client pe TaxDome. 

3. Notificarea urmăritorilor atunci când un client deschide un document: Atunci când este activată, toți membrii echipei cu acces la cont și notificări pentru documente activate primesc o notificare prin e-mail și în Inbox+ atunci când clientul deschide documentul pentru prima dată. (Pentru mai multe informații despre atribuirea membrilor echipei la conturi, accesați aici).

4. Solicitați aprobarea clientului: Această setare este disponibilă numai atunci când se încarcă într-un dosar de nivel superior cu un nivel de acces Client can view (accesați aici pentru mai multe detalii).

5. Reminderi: activează memento-urile pentru clienți cu privire la aprobarea solicitată (pentru detalii, consultați articolul nostru despre memento-uri).

6. Adăugați o descriere: introduceți detalii despre document. Va fi aceeași pentru fiecare document, dacă încărcați mai multe deodată, dar poate fi editată individual.

7. Blocați documentul pe factura neplătită : Acest lucru vă permite să încărcați un document astfel încât clientul să vadă că este disponibil, dar să nu-l poată vizualiza sau descărca până când nu plătește pentru lucrare (pentru a afla mai multe informații, accesați aici).

8, 9. Locuri de muncă: Conectați documentul la locurile de muncă. Aici găsiți mai multe informații despre legarea documentelor.

Selectarea unor setări suplimentare pentru fișiere individuale 

Atunci când încărcați mai multe documente într-un cont, este posibil să doriți să alegeți setări diferite pentru fiecare fișier. De exemplu, doriți să obțineți aprobarea unui client pentru un document și să blocați un alt document pentru o factură. Urmați acești pași:

1. După ce ați selectat documentele, faceți clic pe Set up individually (Configurare individuală ) în partea dreaptă sus. Această opțiune de setări apare numai atunci când încărcați două sau mai multe fișiere.  

2. Faceți clic pe pictograma de angrenaj din dreapta fișierului, apoi selectați setările. 

3. Faceți clic pe Save, apoi repetați pentru fiecare fișier. Documentele cu setări adăugate vor primi etichete de stare cu coduri de culoare (Pending Approval, Pending Payment, Notify followers, Mark as read sau Notify Client) pentru o identificare ușoară. 

4. Faceți clic pe Încărcare pentru a finaliza. 

Încărcarea de foldere întregi

Pentru a încărca foldere întregi, alegeți modul care vă convine cel mai bine: 

• Trageți folderele de pe computer în fila Docs / Recent din pagina Documente și plasați-le oriunde pe ecran. De asemenea, le puteți plasa oriunde în interiorul filei Docs (Documente ) pentru cont sau pur și simplu le puteți plasa într-un anumit dosar sau subdosar pentru a încărca dosare acolo.
• Faceți clic pe Încărcați dosarul în fila Documente din pagina Documente sau în fila Documente pentru cont. 
• Faceți clic pe New (Nou ) în partea stângă sus, apoi selectați Folder (Dosar ) din slide-out. 

Țineți minte:

• Tipurile de fișiere care nu sunt recunoscute nu vor fi încărcate.
• Structura dosarelor se păstrează. Toate documentele sunt plasate în dosarul TaxDome selectat în cadrul dosarelor lor originale.

Încărcarea unui fișier Zip

Zip-urile sunt o modalitate excelentă de a încărca mai multe documente deodată. TaxDome încarcă fișiere zip de până la 300 Mb. Acestea sunt încărcate la fel ca și alte fișiere. Cu toate acestea, odată ce un fișier zip este încărcat:

• Fișierul zip este desfăcut automat.
• Tipurile de fișiere nerecunoscute nu se încarcă.
• Dosarele din zip nu se vor reproduce pe TaxDome, așa că va trebui să creați dosare noi pentru a organiza documentele.
• Fișierul zip original pe care l-ați încărcat este șters automat.

Ce văd clienții atunci când le trimiteți documente

Clienții pot accesa documentele pe care le încărcați în dosarul Clienți pot vizualiza.
Aceștia le pot deschide...

• ...accesând pagina Documente. 
• ...făcând clic pe linkul din notificarea automată prin e-mail. 
• ...făcând clic pe notificarea din tabloul de bord. 

Accesați o vizualizare doar pentru citire a portalului unui client pentru a vedea TaxDome din partea acestuia.

Sfat: Vizitați TaxDome Academy pentru cursurile noastre complete și distractive.