Docs (de bază): Încărcare manuală sau automată

Cum să încărcați documente

Există mai multe modalități de încărcare; alegeți cea care vă convine cel mai bine:  

• Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus.
• Trageți documentele sau dosarele de pe desktop în fila Docs / Recent din pagina Documents ( Documente ) și plasați-le oriunde pe ecran. De asemenea, le puteți plasa oriunde în interiorul filei Docs (Documente ) pentru cont sau pur și simplu le puteți plasa într-un anumit dosar sau subfolder pentru a încărca documentele acolo.
• Faceți clic pe Încărcați documente sau Încărcați dosarul din fila Documente din pagina Documente sau din fila Documente pentru cont.
• Utilizați aplicațiaTaxDome Desktop App.
• Utilizați TaxDome Drive.
• Utilizați aplicația mobilă.
• Încărcați-le utilizând șabloane de dosare și automatizări în conducte. 

1. Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus, selectați Document (Document ) din slide-out sau faceți clic pe Upload Documents (Încărcare documente ) în fila Docs ( Documente ) din pagina Documents (Documente ) sau în fila Docs (Documente) pentru cont, apoi selectați fișierele pe care doriți să le încărcați de pe computer. Pentru a selecta mai multe fișiere dintr-un dosar, utilizați control sau shift de pe tastatură.

2. Mergeți la contul în care doriți să încărcați fișierele. 

3. Alegeți locul în care doriți să încărcați. Există pictograme de vizibilitate pentru fiecare document și dosar pentru o identificare ușoară. 

4. Faceți clic pe Încărcare pentru a finaliza. Atunci când încărcați într-un dosar de nivel superior cu acces Client can view sau Client can view and edit (pentru mai multe detalii, accesați aici), veți putea activa unele setări utile (a se vedea mai jos). 

Țineți minte:

• Unele tipuri de fișiere nu sunt recunoscute (pentru mai multe detalii, accesați aici).
• Dimensiunea maximă de încărcare este de 300 Mb. 
• Este imposibil să încărcați documente într-un dosar sigilat.
• Pentru a anula încărcarea în timp ce aceasta este în curs, faceți clic pe x.

Încărcați setările

Atunci când încărcați documente într-un dosar de nivel superior cu un nivel de acces Client poate vizualiza sau Client poate vizualiza și edita, puteți aplica următoarele setări:

Anunțați clientul

Atunci când este activată, toate contactele legate de cont - cu notificări activate - primesc o notificare prin e-mail atunci când încărcați un document. Pentru mai multe informații, accesați articolul detaliat.

Marcați ca citit pentru client

Atunci când este activată, documentele sunt încărcate, dar nu sunt marcate Nou pentru client, iar acesta nu va primi o notificare. Această caracteristică este utilă atunci când transferați pentru prima dată un client la TaxDome.

Notificarea urmăritorilor atunci când clientul deschide documentul

Atunci când este activată, toți membrii echipei cu acces la cont și notificări pentru documente activate primesc o notificare prin e-mail și în Inbox+ atunci când clientul deschide documentul pentru prima dată. Pentru detalii, consultați articolul privind alocarea membrilor echipei la conturile clienților.

Solicitați aprobarea clientului

Această setare este disponibilă numai atunci când încărcați într-un dosar de nivel superior cu un nivel de acces Client poate vizualiza. Pentru mai multe informații, consultați articolul detaliat privind cererea de aprobare a clientului.

Setări suplimentare de încărcare

Opțional, puteți aplica următoarele setări suplimentare tuturor încărcărilor de documente:

a. Memento-uri: Activează memento-urile pentru client cu privire la aprobarea solicitată. Pentru detalii, consultați articolul privind memento-urile.

b. Adăugați descrierea: Introduceți detalii despre document. Va fi aceeași pentru fiecare document, dacă încărcați mai multe deodată, dar poate fi editată individual.

c. Adăugați etichete: Aplicați etichete documentelor pentru a organiza fișierele. Pentru detalii, mergeți la articolul despre etichete.

d. Blocați documentul pe factura neplătită : Acest lucru vă permite să încărcați un document astfel încât clientul să vadă că este disponibil, dar să nu îl poată vizualiza sau descărca până când nu a plătit pentru muncă. Pentru mai multe informații, accesați articolul detaliat.

e, f. Locuri de muncă: Legătura documentului cu locurile de muncă. Aici găsiți mai multe informații despre legarea documentelor.

Setări pentru fișiere individuale 

Atunci când încărcați mai multe documente într-un cont, este posibil să doriți să alegeți setări diferite pentru fiecare fișier. De exemplu, doriți să obțineți aprobarea unui client pentru un document și să blocați un alt document pentru o factură. Urmați acești pași:

1. După ce ați selectat documentele, faceți clic pe Set up individually (Configurare individuală ) în partea dreaptă sus. Această opțiune de setări apare numai atunci când încărcați două sau mai multe fișiere.  

2. Faceți clic pe pictograma de angrenaj din dreapta fișierului, apoi selectați setările. 

3. Faceți clic pe Save, apoi repetați pentru fiecare fișier. Documentele cu setări adăugate vor primi etichete de stare cu coduri de culoare (Pending Approval, Pending Payment, Notify followers, Mark as read sau Notify Client) pentru o identificare ușoară. 

4. Faceți clic pe Încărcare pentru a finaliza.

Încărcați foldere

Pentru a încărca foldere, alegeți modul care funcționează cel mai bine pentru dvs: 

• Trageți folderele de pe computer în fila Docs / Recent din pagina Documente și plasați-le oriunde pe ecran. De asemenea, le puteți plasa oriunde în interiorul filei Docs (Documente ) pentru cont sau pur și simplu le puteți plasa într-un anumit dosar sau subdosar pentru a încărca dosare acolo.
• Faceți clic pe Încărcați dosarul în fila Documente din pagina Documente sau în fila Documente pentru cont. 
• Faceți clic pe New (Nou ) în partea stângă sus, apoi selectați Folder (Dosar ) din slide-out. 

Țineți minte:

• Tipurile de fișiere care nu sunt recunoscute nu vor fi încărcate.
• Structura dosarelor se păstrează. Toate documentele sunt plasate în dosarul TaxDome selectat în cadrul dosarelor lor originale.

Încărcați fișiere zip

Zip-urile sunt o modalitate excelentă de a încărca mai multe documente deodată. TaxDome încarcă fișiere zip de până la 300 Mb. Acestea sunt încărcate la fel ca și alte fișiere. Cu toate acestea, odată ce un fișier zip este încărcat:

• Fișierul zip este desfăcut automat.
• Tipurile de fișiere nerecunoscute nu se încarcă.
• Dosarele din zip nu se vor reproduce pe TaxDome, așa că va trebui să creați dosare noi pentru a organiza documentele.
• Fișierul zip original pe care l-ați încărcat este șters automat.

Vedere client

Clienții pot accesa documentele pe care le încărcați în dosare cu permisiunile Client poate vizualiza. De asemenea, dacă notificările pentru client sunt activate și ați bifat comutatorul Notificare client atunci când încărcați un document, aceștia sunt informați prin e-mail. Clienții dvs. pot vedea și deschide documentele în diferite moduri:

• Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificarea din secțiunea În așteptare de acțiune sau pe link-ul din pagina Documente. 
• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Vizualizați documentele din e-mail. 

Apoi, clienții vor interacționa cu documentele încărcate. Pentru documentele cu opțiunea Notificare clienți activată , va exista o etichetă Nou. 

Accesați o vizualizare doar pentru citire a portalului unui client pentru a vedea TaxDome din partea acestuia.