Crearea și aplicarea modelelor de dosare

Șabloanele de dosare simplifică procesul de creare a seturilor de dosare pentru a organiza documentele clienților dumneavoastră. Aveți șabloane de dosare pregătite pentru a le aplica rapid la conturi noi și existente. Puteți chiar să fiți super proactiv și să includeți în interiorul acestora documentele și formularele de care clienții dvs. vor avea nevoie.

Notă

Aflați cum să centralizați fișierele, să eliminați birocrația și să eficientizați fluxurile de lucru cu Gestionarea documentelor principale .

Șabloane de dosare implicite

Când adăugați conturi noi la TaxDome (manual sau prin import), fiecare primește automat un șablon de folder denumit Ani fiscali impliciti .

You’ll want to either edit the default folder template or create a new folder altogether to set as the default so that you have the folder structure you want to organize each client account documents. Both firm owners and admins have the access to do this.

Există trei moduri de a gestiona șablonul de dosar implicit:

• Editați șablonul pentru anii fiscali impliciți: Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, deschideți fila Dosare , apoi faceți clic pe Ani fiscali impliciți . Modificați șablonul editând, ștergând și adăugând foldere și subdosare. Faceți clic pe Salvare și ieșire după ce ați terminat.

• Creați un nou șablon de dosar pe care să îl utilizați ca șablon implicit: Accesați Setări > Setări firmă din bara de meniu din stânga, apoi alegeți șablonul pe care doriți să îl utilizați ca implicit în secțiunea Șablon de dosar implicit. Faceți clic pe Salvare și ieșire.

În timp ce editați șablonul, puteți păstra modificările și continua editarea făcând clic pe Salvare .

Notă

Changing the default folder template will be reflected on the Flux de activitate pagina.

• Create new accounts without default folder templates: Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu, then click the X in the Default folder template section. Click Save.

Notă

All new accounts include a top-level Client uploaded documents folder with the Clientul poate vizualiza și edita access level. This folder is hardcoded with this exact spelling and is always added, even if the template already contains a similar folder. If this folder is renamed—either in a template or in a client account—it won’t be recognized as the same folder when applying templates. For folders to merge, both the name and access level must match exactly.

Creați modele de dosare

Folder templates are created by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage templates .

1. Pentru a crea un șablon de folder, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, deschideți subfila Foldere , apoi faceți clic pe Creare șablon.

Sau accesați această pagină adăugând automatizarea Aplicați șablonul de folder în timp ce creați sau editați o conductă, apoi făcând clic pe Șablon nou .

2. Apoi, creați o structură de foldere. În fereastra Creare șablon folder , veți vedea trei foldere de nivel superior ( Documente încărcate de client , Documente ale firmei partajate cu clientul și Privat ). Puteți redenumi, edita și șterge acestea și puteți crea oricâte foldere de nivel superior aveți nevoie.

Opțiunile din fereastra Creare șablon folder :

• Create a new top-level folder: Click Create folder, name the folder, select the privacy/access level (Private, Client can view or Client can view and edit), then click Submit. Read more about privacy levels here .

• Creați un subfolder : Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta folderului de nivel superior, faceți clic pe Folder nou , denumiți folderul, apoi apăsați Enter pe tastatură.

• Modificați vizibilitatea unui folder de nivel superior: Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta folderului, faceți clic pe Editare , selectați nivelul de confidențialitate/acces, apoi faceți clic pe Salvare .

• Redenumiți un folder/subfolder : Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta folderului, faceți clic pe Editare , denumiți folderul, apoi faceți clic pe Salvare .

• Ștergeți folderele : Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta folderului, apoi pe Ștergeți .

3. Now you can add documents and forms to folders. If you want clients to have specific documents, add them to the folders. Drag-and-drop them or click Upload documents. Or upload several documents from a folder by clicking Upload folder (for details on how TaxDome processes folders, go here ).

Adăugați câte documente este necesar în diferitele foldere de nivel superior. De exemplu, adăugați șabloane de contabilitate, evidență contabilă sau taxe în folderul Privat și un acord de servicii în folderul cu acces pentru vizualizare de către Client .

Notă

Documentele pot fi adăugate în foldere de către proprietarul firmei, administratorul sau orice membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor.

4. Faceți clic pe Salvare și ieșire pentru a salva șablonul și a reveni la lista de șabloane sau pe Salvare pentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului.

Aplicați modele de dosare

Acum că ați creat un șablon de dosar, ce urmează?

• To apply a folder template, you must be a firm owner, admin or team member with access rights to manage documents .

• You can apply folder templates manually while creating an account or while you importing a client list to TaxDome.

• Șabloanele de dosare pot fi aplicate atât la conturile noi, cât și la cele existente.

• După ce ați aplicat un șablon de folder, puteți face în continuare modificări la structura folderelor. Pentru a face acest lucru, accesați secțiunea Documente sau vizualizarea arborescentă în timp ce încărcați documente.

Ce se întâmplă atunci când aplicați un șablon de dosar unui cont:

• În cazul în care dosarele și documentele există deja în contul clientului, acestea nu vor fi duplicate dacă există un șablon de dosare.
• Dacă există dosare și documente în contul clientului care lipsesc din șablon, acestea rămân la locul lor.
• Dacă există dosare și documente în șablon care lipsesc din contul clientului, acestea sunt create.
• Dacă efectuați mai multe servicii pentru același client, puteți aplica mai multe șabloane unul câte unul, iar dosarele și documentele care lipsesc din profilul contului de client sunt create.

Există mai multe moduri de a aplica șabloane de dosare:

• Într-un singur cont

• Pentru mai multe conturi

• Prin automatizare

• Pentru conturi noi

Într-un singur cont

1. Pe pagina Documente a contului client, deschideți fila Documente , apoi faceți clic pe Aplicați șablonul de folder .

2. Faceți clic în câmpul Șablon folder pentru a selecta un șablon din meniul derulant (de exemplu, Clienți noi), apoi faceți clic pe Aplicare pentru a modifica structura folderului pentru contul selectat.

Pentru mai multe conturi

1. Accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, bifați casetele de selectare ale conturilor cărora doriți să le aplicați șablonul de folder, faceți clic pe cele trei puncte din stânga opțiunii Mai multe acțiuni din bara de meniu, apoi faceți clic pe Aplicați șablonul de folder .

2. Adăugați mai multe conturi, dacă este necesar, tastând un nume, ID sau adresa de e-mail în câmpul de căutare.

3. Faceți clic în câmpul Șablon folder pentru a selecta unul dintre șabloanele din meniul derulant (de exemplu, Clienți noi), apoi faceți clic pe Aplicare pentru a modifica structura folderelor pentru conturile selectate.

Pentru conturi noi

Puteți aplica un șablon de dosare personalizat atunci când creați conturi noi manual sau prin import.

If you want a specific template to be applied automatically, set it as the default . This way, it will be applied to all new accounts created manually or via import.

Editarea șabloanelor de dosare (adăugarea unui nou subdosar An fiscal etc.)

1. Pentru a modifica un șablon, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din meniul lateral. Navigați la Dosare , apoi faceți clic pe numele șablonului de dosar.

2. Faceți modificări la șablonul de folder și faceți clic pe Salvare și ieșire . Puteți adăuga sau șterge foldere în oricare dintre cele trei locații ( Private, Documente ale firmei partajate cu clientul și Documente încărcate de client ).

Notă

Modificările pe care le faceți la un șablon de folder nu vor fi reflectate în altă parte. Va trebui să aplicați șablonul actualizat profilului contului de client pentru a vedea modificările. Iar folderele create anterior nu vor fi șterse.

Ștergeți șabloanele de foldere

Eliminați un șablon de folder dacă nu mai aveți nevoie de el. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de folder, selectați Ștergeți din meniul derulant, apoi faceți clic pe Ștergeți pentru a confirma. Toate structurile de foldere create pentru conturile dvs. cu șablonul respectiv vor rămâne.

Share

Link copiat