Docs (Beta): Acces implicit și individual la documente
În TaxDome, puteți gestiona accesul la documente fie la nivel de dosar, fie la nivel de document. Aici, aflați mai multe despre configurarea permisiunilor de acces la documente pentru fiecare membru al echipei sau utilizator al contului de client.
Beta! Funcționalitatea de acces la documente individuale este în curs de dezvoltare și este disponibilă în prezent pentru utilizatorii Beta. Documentele privind utilizarea acestei funcții sunt în curs de pregătire. Citiți mai multe despre accesul la documente pentru utilizatorii non-beta.
Accesul la documente, explicat
Sistemul sofisticat de acces la documente al TaxDome aduce flexibilitate și securitate de neegalat fluxului dumneavoastră de documente. Gândiți-vă la aceasta ca la o abordare pe două niveluri:
- Nivelul 1. Acces implicit: Setați permisiunile de bază pe baza structurii dosarelor și a atribuirii conturilor
Iată cum funcționează accesul implicit:
| Tipul implicit de acces la document | Pentru a vizualiza/descărca | Pentru a încărca/edita | Fără acces |
| Pentru un membru al echipei | Atribuiți un cont de client sau acordați dreptul de acces Vizualizare toate conturile |
Oferiți dreptul de acces la documentele Manage | Revocați accesul la contul clientului |
| Pentru un client | Puneți documentele în folderul de nivel superior Client can view | Puneți documentele în folderul de nivel superior Client can view & edit | Puneți documentele în folderul privat de nivel superior |
- Nivelul 2. Acces individual (granular): Ajustați permisiunile pentru cazuri speciale care depășesc setările implicite
- Acordarea sau restricționarea selectivă a accesului la anumite documente, fără a ține cont de folderul în care se află acestea.
- Creați excepții fără a perturba organizarea generală a dosarelor
Puteți seta accesul pe utilizator pentru fiecare document, pentru a permite vizualizarea, editarea sau restricționarea completă a accesului pentru membrii echipei și clienți.
Aceste permisiuni individuale prevalează asupra oricăror setări ale dosarelor, oferindu-vă control complet. De exemplu:
- Acordarea accesului unui membru al echipei la un singur document, chiar dacă acesta nu are acces la întregul cont al clientului
- Ascundeți un anumit document de un client, chiar dacă se află într-un dosar vizibil
- Partajați un document din folderul dvs. privat cu un client fără a-l muta
Această dublă abordare vă permite să mențineți un sistem organizațional consecvent, gestionând în același timp cazurile speciale fără probleme.
În curând! În viitorul apropiat, va fi posibilă și configurarea accesului individual la dosare!
Acces la documente pentru un client
Există două tipuri de acces pentru clienți:
Accesul implicit la documente pentru un client
Accesul implicit la documente pentru un client este întotdeauna determinat de tipul de dosar de nivel superior în care este plasat documentul.
Fiecare dosar de nivel superior pe care îl creați are permisiuni implicite de acces la documente care sunt moștenite de toate subdosarele și documentele plasate în interior. Pictogramele de vizibilitate ajută la identificarea acestuia:
Clientul poate vizualiza și edita: Documentele din aceste foldere permit clienților să vizualizeze, să editeze, să șteargă și să mute fișiere.
Clientul poate vizualiza: Documentele din aceste foldere sunt vizibile pentru clienți, dar nu pot fi editate, șterse sau mutate.
Privat: Documentele din aceste foldere sunt invizibile pentru clienți - perfecte pentru foi de lucru interne, ciorne sau fișiere exclusive.
Notă: Fiecare cont de client trebuie să aibă cel puțin un dosar cu acces la vizualizare și editare pentru a vă asigura că clienții au întotdeauna un loc unde să încarce și să descarce documente. Puteți redenumi dosarul, dar nu îl puteți șterge.
Acces individual la documente pentru un client
În mod implicit, clienții pot accesa toate documentele stocate în foldere cu tipurile Client poate vizualiza și Client poate vizualiza și edita. Puteți personaliza accesul per document pentru fiecare contact al unui cont de client, independent de tipul de acces la dosarul de nivel superior.
Iată cum îl puteți utiliza:
- Puneți la dispoziția unui client unele documente stocate în folderul privat .
- Restricționați accesul la editare sau ascundeți documentul stocat în folderul Clientul poate vizualiza și edita de la un client.
- Revocarea accesului la un anumit document pentru soțul/soția clientului.
Pentru a face acest lucru:
1. Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta unui document și selectați Gestionare acces.
Atenție! Nu puteți gestiona accesul individual al clienților la documentele în curs de semnare, aprobare sau plată.
2. În fila Numele contului clientului, selectați acces individual pentru contact din lista derulantă din coloana Acces:
- Implicit: Se aplică accesul și pictograma dosarului de nivel superior. Dacă este setat dreptul de acces Nu există acces, Poate vizualiza sau Poate edita, faceți clic pe X pentru a reseta permisiunile la valoarea implicită.
Poate vizualiza: Persoana de contact va putea vizualiza documentul din dosar, indiferent de accesul implicit la dosar.
Poate edita: Persoana de contact va putea vizualiza, șterge și muta documentul în celălalt dosar.
Fără acces: Contactul nu va putea vedea documentul din dosar, indiferent de accesul implicit la dosar.
În cazul în care contul are e-mailuri dezlegate, acestea vor fi marcate cu"-" în coloana Contact, dar puteți gestiona în continuare accesul lor la document.
Odată făcut acest lucru, treceți cu mouse-ul peste pictograma de acces la document pentru a vedea setul de acces individual pentru contactele clienților.
Acces la documente pentru un membru al echipei
Există două tipuri de acces la documente pentru membrii echipei:
Accesul implicit la documente pentru un membru al echipei
Accesul implicit al membrilor echipei la documentele clientului este controlat prin:
- Atribuirea conturilor clienților: Membrii echipei pot vizualiza documentele pentru clienții care le sunt atribuiți.
- Accesul tuturor clienților: Membrii echipei cu Vizualizarea tuturor conturilor drept de acces pot vizualiza toate documentele clienților
- Drepturile de gestionare a documentelor: Gestionarea documentelor este necesară pentru încărcarea, mutarea, editarea și ștergerea documentelor și a dosarelor, precum și pentru aplicarea șabloanelor de dosare.
Acces individual la documente pentru un membru al echipei
Puteți personaliza accesul per document pentru fiecare membru al echipei în parte. Acest lucru poate fi util pentru:
- Faceți unele documente disponibile pentru un membru al echipei care nu are acces la întregul cont.
- Restricționați accesul la editare sau ascundeți complet documentul pentru un membru al echipei care are acces la celelalte documente din cont.
Accesul la documentul individual prevalează asupra oricăror permisiuni acordate prin dreptul de acces Gestionare documente sau prin accesul la cont.
Urmați pașii:
1. Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta oricărui document și selectați Gestionare acces.
2. În fila Numele firmei, alegeți permisiunile de acces pentru membrul echipei din lista derulantă din coloana Acces:
- Implicit: Permisiuni Standard bazate pe accesul la cont. Dacă este setat dreptul de acces Fără acces, Poate vizualiza sau Poate edita, faceți clic pe X pentru a reseta permisiunile la valoarea implicită.
- Poate vizualiza: Acordă acces numai pentru vizualizare (chiar și fără alocare de cont).
- Poate edita: Permite vizualizarea, ștergerea și mutarea documentului (chiar și fără atribuirea unui cont), precum și setarea permisiunilor individuale de acces pentru acest document pentru alți angajați sau contacte ale clientului.
- Fără acces: Împiedică accesul la document. Dacă această opțiune este selectată, membrul echipei nu va vedea documentul.
Odată ce accesul la un document este acordat unui membru al echipei care nu are acces la client, este necesar să partajați cu acesta un link către fișier. Deschideți documentul, apoi copiați link-ul din bara de adrese și trimiteți-l membrului echipei (de exemplu, utilizând chat-ul echipei).
Cine poate gestiona accesul la documente?
Gestionarea accesului la documente depinde de tipul de permisiune:
- Acces implicit la documente pentru clienți: Proprietarul firmei, administratorul și membrii echipei care au primit drepturi de acces la Gestionarea documentelor pot crea dosare de nivel superior, aplica modele de dosare și muta documente între dosare.
- Acces individual la documente pentru clienți: Proprietarii firmei, administratorii și membrii echipei atribuiți contului de client cărora li s-au acordat drepturi de acces la Gestionarea documentelor pot seta accesul la fiecare document al persoanei de contact a clientului. De asemenea, dacă un membru al echipei are acces la un cont de client și a primit permisiunea de a edita documentul individual, acesta va putea modifica permisiunile pentru acest document pentru utilizatorii contului de client.
- Acces implicit la documente pentru membrii echipei: Proprietarii firmei, administratorii și membrii echipei cărora li s-au acordat drepturi de acces la Atribuirea coechipierilor pot atribui clienți membrilor echipei și, astfel, pot oferi acces la vizualizarea documentelor acestora. Numai proprietarii firmei și administratorii pot acorda unui membru al echipei acces la editarea documentelor și pot permite vizualizarea tuturor conturilor.
- Acces individual la documente pentru membrii echipei: Proprietarii firmei, administratorii și membrii echipei cărora li s-au acordat drepturi de acces la Atribuirea colegilor de echipă pot seta accesul fiecărui membru al echipei la fiecare document. De asemenea, dacă unui membru al echipei i s-a permis să editeze un document individual, acesta va putea să schimbe permisiunile pentru acest document pentru ceilalți membri ai echipei.