Condiții pentru conducte (avansat): Gestionarea extinderilor de depunere

O prelungire depusă la timp îi poate proteja pe clienții dvs. de graba din ultimul moment, de depunerea unui set incomplet de documente sau de cheltuirea de timp și bani pentru a depune o declarație modificată. Așadar, dacă clientul dvs. are nevoie de o prelungire, cum v-ați ocupa de ele? Cu etapele condiționate, vă puteți ocupa de ei în cadrul procedurii obișnuite. 

Acoperit aici:

• Înainte de a începe: cum funcționează etapele condiționate
• Configurarea pas cu pas a conductei pentru manipularea extensiilor

Înainte de a începe: cum funcționează etapele condiționate

Totuși, ce este logica condițională în conducte? În principiu:

Dacă a este adevărat, atunci se întâmplă b.

În cadrul unui pipeline, aceasta înseamnă că, dacă un cont de client are etichete specifice (de exemplu, Ext Needed), atunci sunt declanșate acțiuni specifice pentru acel job pe măsură ce acesta se deplasează prin pipeline. Pentru ca logica condiționată să funcționeze, va trebui să creați etichete care să se aplice conturilor de client.

În acest fel, numai un client care are nevoie de o extensie va intra în etapele dvs. condiționate și va declanșa automatizări specifice. Ceilalți clienți le vor ignora.

Puteți afla mai multe despre etapele condiționate și automatizările în articolul detaliat sau puteți să treceți direct la exemplul de mai jos. 

Configurarea pas cu pas a conductei pentru manipularea extensiilor

Pentru a vă configura conducta 1040 pentru gestionarea clienților cu extensii, urmați acești pași:

Pasul 1. Creați etichete

Deoarece logica condițională din conducte se bazează pe etichete, va trebui să creați o etichetă Ext Needed pentru a marca clienții care au nevoie de o extensie și o etichetă Ext Filed pentru a marca clienții cu extensii depuse.

Pasul 2. Adăugați extra etapă pentru clienții care au nevoie de o prelungire

Creați etape suplimentare pentru clienții care au nevoie de prelungire și plasați-le după etapa de pregătire a impozitelor (de exemplu, În pregătire) din cadrul procesului dumneavoastră.

Pasul 3. Faceți din etapa de extindere una condiționată

Aici, veți utiliza etichetele create anterior pentru a condiționa etapa de extindere. Adăugați o condiție, apoi selectați eticheta Ext necesară pentru a intra în etapă.

Pasul 4. Adăugați automatizări pentru etapa de extindere

Acum, putem adăuga câteva automatizări pentru etapă, astfel încât activitatea să poată fi continuată:

• Adăugați Crearea automatizării sarcinilor cu instrucțiuni de completare a extensiilor.
• Adăugați Automatizarea etichetei Update accounts , astfel încât eticheta Ext Filed să fie adăugată, iar eticheta Ext Needed să fie eliminată.
• Activați Automove pentru o etapă.

Pasul 5. Adăugați o etapă suplimentară pentru clienții pentru care se depune o prelungire

Acum, va trebui să adăugăm încă o etapă în care locurile de muncă vor sări după ce se depune prelungirea. Creați o a doua etapă de pregătire după extindere și configurați-o la fel ca în cazul etapei " Needs Extension ":

• Adăugați o condiție: numai clienții cu eticheta Ext Filed vor intra în ea.
• Adăugați o automatizare a sarcinilor cu instrucțiuni pentru echipa dvs. cu privire la modul în care trebuie să procedeze la pregătirea declarației fiscale. 

Pasul 6. Includeți instrucțiuni pentru echipa dvs. 

Pentru ca procesul de prelungire să decurgă fără probleme, asigurați-vă că toți membrii echipei implicate în pregătirea impozitelor cunosc procesul:

• Adăugați o sarcină secundară la șablonul de sarcini utilizat în etapa de pregătire a impozitelor pentru a vă reaminti că echipa dvs. va aplica eticheta Ext Needed dacă este necesar.

• Creați o pagină wiki privind procesul de extindere cu instrucțiuni pas cu pas pentru echipa dvs. și adăugați-o la șablonul postului. De asemenea, puteți adăuga automatizarea Adăugați pagina wiki cu această pagină la etapa În pregătire.

Pasul 7. Testați procesul cu clientul de test

Acum, asigurați-vă că procesul de extindere funcționează așa cum a fost prevăzut, adăugând sarcina pentru clientul de test:

1. În timp ce lucrarea se află în etapa În pregătire, deschideți fișa lucrării și aplicați eticheta Ext Needed . Marcați sarcina legată ca fiind anulată.
2. După ce lucrarea este mutată în etapa de extindere a nevoilor, deschideți sarcina de extindere a fișierelor de pe un card de lucrări și marcați-o ca fiind finalizată.
3. Lucrarea va fi mutată în etapa de pregătire a doua după extindere.

Sfat! Puteți să vă configurați propria dvs. conductă 1040 sau să descărcați modelul nostru de conductă1040 Tax Return Pipeline (de la webinar ) de pe site-ul Marketplace. Este deja ajustat pentru depunerea extensiilor!