Conducte (caz de utilizare): Gestionarea extensiilor de depunere
O prelungire depusă la timp vă poate proteja clienții de graba din ultimul moment, de depunerea unui set incomplet de documente sau de cheltuirea de timp și bani pentru depunerea unei declarații modificate. Deci, dacă clientul dvs. are nevoie de o prelungire, cum vă ocupați de el? Cu ajutorul statusurilor personalizate pentru locuri de muncă, puteți să vă ocupați de ei în cadrul procedurilor obișnuite.
Înainte de a începe
Care sunt statusurile personalizate ale sarcinilor? În mod implicit, lucrările pot fi active sau arhivate. Cu toate acestea, indiferent de stadiul conductei, este posibil să aveți nevoie ca o sarcină să fie amânată dintr-un anumit motiv. Acest lucru poate fi gestionat prin intermediul statusurilor de lucrări personalizate care sunt setate individual pentru fiecare conductă. De exemplu, dacă trebuie să gestionați o prelungire în conducta 1040, puteți adăuga statutul Needs Extension . Odată ce sarcina are un statut personalizat, acesta este vizibil în mod clar în conducta dvs.
De asemenea, puteți adăuga automatizări la statusurile personalizate pentru a specifica ce acțiuni trebuie întreprinse înainte ca sarcina să revină automat la fluxul comun. Astfel, dacă treceți starea sarcinii laNeeds Extension, aceasta va crea, de exemplu, o sarcină. În momentul în care destinatarul sarcinii o marchează ca fiind finalizată, starea sarcinii revine la Activ.
În acest fel, puteți gestiona extensiile de depunere fără a adăuga etape suplimentare la conducta dumneavoastră. Puteți afla mai multe despre statusurile personalizate ale sarcinilor în articolul detaliat sau puteți sări direct la exemplul de mai jos.
Configurarea pas cu pas a conductei pentru manipularea extensiilor
Pentru a vă configura conducta 1040 pentru gestionarea clienților cu extensii, urmați acești pași:
Pasul 1. Adăugați un statut personalizat cu automatizări
Deschideți conducta de care aveți nevoie pentru editare și creați un statut personalizat pentru gestionarea extensiilor. Adăugați automatizarea Crearea sarcinii cu instrucțiuni privind depunerea extensiilor. Sau puteți adăuga automatizarea ulterior, atunci când schimbați statutul într-unul personalizat.
Pasul 2. Includeți instrucțiuni pentru echipa dvs.
Pentru ca procesul de prelungire să decurgă fără probleme, asigurați-vă că toți membrii echipei implicate în pregătirea impozitelor cunosc procesul:
- Adăugați o sarcină secundară la șablonul de sarcină utilizat în etapa de pregătire a impozitelor, solicitând echipei să actualizeze starea sarcinii personalizate atunci când este necesar.
- Creați o pagină wiki privind procesul de extindere cu instrucțiuni pas cu pas pentru echipa dvs. și adăugați-o la șablonul postului. De asemenea, puteți adăuga automatizarea Adăugați pagina wiki cu această pagină la etapa În pregătire.
Pasul 3. Testați procesul cu clientul dvs. de testare
Acum, asigurați-vă că procesul de extindere funcționează așa cum a fost prevăzut, adăugând sarcina pentru clientul de test:
1. În timp ce lucrarea se află în stadiul În pregătire, deschideți fișa lucrării și schimbați starea lucrării în Nevoi de extindere. Confirmați crearea sarcinii.
2. Lucrarea va rămâne în aceeași etapă, dar statutul personalizat va fi indicat în mod clar pe o fișă a lucrării.
3. Deschideți sarcina, asigurați-vă că sarcina este creată și legată de aceasta și marcați sarcina ca fiind finalizată. Starea sarcinii se va schimba din nou în Activ.
Sfat! Puteți să vă configurați propriul pipeline 1040 sau să descărcați șablonul nostru de pipeline1040 Tax Return Pipeline din Marketplace.