Propuneri (de bază): Creați și aplicați șabloane

Modelele de propuneri sunt utilizate pentru a defini domeniul de aplicare al unui angajament între firma dumneavoastră și un client. Creați câte șabloane de propuneri pentru diferite utilizări (contabilitate, pregătire fiscală pe un singur an, audit, reprezentare, analiză financiară, curățare, salarizare etc.) aveți nevoie.

Acoperit aici:

• Crearea de modele de propuneri
• Adăugarea de șabloane de propuneri din Marketplace
• Aplicarea modelelor de propuneri
• Trimiterea de propuneri prin automatizare
• Editarea modelelor de propuneri
• Duplicarea șabloanelor de propuneri
• Ștergerea șabloanelor de propuneri

Crearea de modele de propuneri

Un șablon de propunere poate fi creat de către un proprietar de firmă, un administrator sau orice membru al echipei care are gestionează șabloane drepturi de acces. Este util să concepeți șabloane în avans, astfel încât să le aveți pregătite pentru a fi utilizate sau pentru a fi personalizate ulterior.

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Pentru a crea un șablon de propunere, mergeți la Șabloane >Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, selectați Propuneri și EL, apoi faceți clic pe Creare șablon.

Sau accesați pagina de creare a șablonului adăugând automatizarea Trimitere propunere în timp ce editați o conductă, apoi faceți clic pe Șablon nou.

Fiecare propunere este alcătuită din mai multe secțiuni, fiecare dintre ele pe o pagină separată. Aveți opțiunea de a personaliza ce secțiuni va include modelul de propunere și ce va conține fiecare dintre ele:

• General
• Introducere și termeni
• Servicii și facturi
• Plata

Sfat! În timp ce serviciile, facturarea și opțiunile de plată pot necesita o personalizare pentru fiecare client în parte, un model general de propunere cu pagini de introducere și termeni completate este o abordare practică. Acest lucru vă permite să le inserați rapid atunci când redactați o propunere.

General

Aici vă puteți personaliza propunerea, alegând etapele pe care să le includeți. De exemplu, este posibil să doriți să includeți informații despre firma dvs., acorduri contractuale, facturi pentru servicii comune furnizate etc. 

Aflați toate setările numerotate:

1. Numele ș ablonului: titlul șablonului de propunere (clienții nu îl pot vedea).

2. Membru al echipei: membrul echipei care va primi plata asociată unei propuneri.

3. Nume: titlul acestei propuneri (îl vor vedea clienții).

4. Etape: activați și dezactivați etapele care trebuie incluse în propunere. Fiecare etapă apare ca o pagină în propunere. Odată selectate, le puteți personaliza. 

5. Mesaj personalizat în e-mail: clientul dvs. primește întotdeauna un e-mail generat automat cu un link pentru vizualizarea și semnarea acestei propuneri. Activați comutatorul dacă doriți să includeți un mesaj personalizat în acest e-mail.

6, 8. Shortcodes: pentru a individualiza mesajul, aplicați shortcodes pentru a include numele contului, data anului viitor și alte date dinamice.

7. Reminderi: activați această opțiune pentru a activa trimiterea de memento-uri automate pentru propunerile în așteptare. Aflați mai multe despre memento-uri.

După ce ați terminat, faceți clic pe butonul Next (Următorul ) pentru a trece la secțiunea următoare.

Introducere și termeni

Acești doi pași sunt similari, așa că îi vom aborda împreună. 

Pagina de introducere este locul unde vă puteți prezenta. Explicați clienților dumneavoastră cine sunteți, ce servicii oferiți, valoarea pe care o aduceți și orice alte informații pe care doriți să le împărtășiți. Includeți imagini și clipuri video pentru a face ca autoprezentarea dvs. să strălucească. 

Pagina Termeni este cea în care puteți furniza scrisoarea de angajare sau contractul care subliniază termenii relației dintre firma dvs. și client. 

Aflați toate setările numerotate (acestea sunt similare pentru ambele etape):

1. Titlu: redenumiți această secțiune pentru a se alinia mai bine cu brandingul dvs. sau cu conținutul specific pe care îl includeți (clienții îl vor vedea).
2. Corpul textului: editați aici introducerea, adăugați un logo, încărcați imagini de pe computer și, dacă este necesar, încorporați imagini video.
3. Add Shortcode: pentru a individualiza textul, aplicați shortcodes pentru a include date dinamice, cum ar fi numele contului sau data.

Servicii și facturi

Puteți trimite o factură unică sau recurentă împreună cu propunerea, puteți cere clientului un avans la acceptare sau puteți trimite propunerea doar cu o listă de servicii. De asemenea, veți putea emite o factură în orice moment ulterior.

Iată toate setările disponibile:

1. Facturați sau trimiteți doar o listă de prețuri: 

• Adăugați o factură sau solicitați un avans: trimiteți o factură împreună cu propunerea sau solicitați clientului un avans la acceptare, sau selectați 
• Trimiteți o listă de servicii fără fact ură: trimiteți clientului dvs. o listă de servicii fără a emite o factură.

2. Tip de factură: selectați dacă doriți ca pentru această propunere să fie creată o factură unică sau recurentă .

3. Șablon de factură: faceți clic și selectați unul dintre șabloanele de factură unică sau recurentă din meniul derulant.

4. Emiterea facturii: selectați momentul în care va fi emisă factura, fie la acceptarea propunerii, fie la o anumită dată. Dacă se alege o Dată specifică, trebuie să o selectați.

5. Descriere: Adăugați o descriere care să sublinieze ce este inclus în factură (opțional).

6. Posturi: detaliați serviciile prestate și orice reduceri aplicate.

• Post: faceți clic pe Post, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Completați câmpul Rate (Tarif ), setați numărul de servicii și impozitul (mai multe informații despre ratele de impozitare în facturi) și introduceți Description (opțional).
• Reducere: pentru a afișa prețul redus în factură, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Tarif. Suma va fi scăzută din total.

7. Rezumat:

• Subtotal: este suma sumelor pentru serviciile prestate, înainte de impozitare.
• Rata de impozitare: odată ce se adaugă taxa de vânzare, aceasta se reflectă în total (mai multe despre taxa de vânzare).

8. Adăugați încă o factură: dați clic pentru a crea mai multe facturi. 

Plata

Dacă ați ales să trimiteți facturi împreună cu propunerea dumneavoastră, va trebui să decideți și cum doriți să fiți plătit. 

Aflați toate setările numerotate:

1. Metoda de plată: acesta este modul în care doriți ca facturile dumneavoastră să fie plătite (fie prin card de credit, fie prin debite bancare sau prin ambele). Acceptăm o serie de metode de plată.

2. Autorizare plăți: selectați dacă doriți ca plățile să fie autorizate și apoi efectuate automat sau nu.

• Plata automată: clientul acceptă condițiile, autorizează plata o singură dată și plățile ulterioare se efectuează automat. Disponibil pentru Stripe numai.

• Plata manuală a facturilor: clientul va trebui să plătească fiecare factură manual. Disponibil pentru Stripe și CPACharge.

3. Save Template (Salvează șablonul): faceți clic pentru a salva șablonul și a reveni la lista de șabloane.

Adăugarea de șabloane de propuneri din Marketplace

Puteți descărca șabloane de propuneri gata făcute, cu cele mai bune practici. Pentru a adăuga un șablon de propunere de pe Marketplace:

1. Mergeți la Templates > Marketplace din bara de meniu din stânga și deschideți fila Proposal & ELs.

2. Faceți clic pe Get free (Obține gratuit ) pe șablonul pe care doriți să îl adăugați sau faceți clic pe prețul acestuia și continuați cu plata dacă este un șablon plătit.

3. Accesați Templates > Firm templates (Șabloane > Șabloane firmă), deschideți fila Proposals & ELs (Propuneri și EL) și faceți clic pe numele șablonului de propunere pentru a începe editarea. Asigurați-vă că introduceți informații despre firma dvs. în toate spațiile în care este necesar.

Aplicarea modelelor de propuneri

După ce ați creat un șablon, îl puteți utiliza pentru a accelera elaborarea de noi propuneri. Iată cum:

1. Creați o nouă propunere fie făcând clic pe New (Nou ) în partea stângă sus și selectând Proposal (Propunere ), fie selectând unul sau mai mulți destinatari din lista Accounts (Conturi ) și apoi făcând clic pe Send Proposal (Trimitere propunere).

2. Faceți clic în câmpul Template (Șablon ), apoi selectați o propunere din meniul derulant.

3. Parcurgeți etapele propunerii și faceți modificări, dacă este necesar, apoi trimiteți-o.

Notă: Modificările pe care le faceți la propunere nu modifică șablonul selectat.

Editarea modelelor de propuneri

Pentru a face modificări la un șablon de propunere, urmați pașii de mai jos:

1. Accesați Șabloane > Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, deschideți fila Propuneri și EL , apoi faceți clic pe numele șablonului de propunere.

2. Parcurgeți etapele propunerii și faceți modificări, dacă este necesar, apoi salvați.

Notă: Modificările pe care le aduceți unui șablon de propunere nu se reflectă în propunerile deja create cu acel șablon.

Duplicarea șabloanelor de propuneri

Creați noi șabloane de propuneri pe baza celor existente: faceți clic pe cele trei puncte din dreapta extremă a numelui șablonului de propunere, apoi selectați Duplicate. Copia șablonului va fi salvată cu sufixul corespunzător (de exemplu, Proposal (2)).

Ștergerea șabloanelor de propuneri

Pentru a elimina complet un șablon de propunere, mergeți la Șabloane >Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi deschideți fila Propuneri și EL-uri . Faceți clic pe trei puncte în extrema dreaptă a numelui șablonului de propunere, faceți clic pe Delete ( Ștergere), apoi confirmați făcând clic pe Delete ( Ștergere ) în fereastra pop-up Delete Confirmation (Confirmare ștergere ).