Facturi (avansat): Plătiți în numele clientului sau acceptați plăți efectuate în afara clientului TaxDome

Există situații în care clienții dvs. nu pot sau nu doresc să plătească în portalul pentru clienți. În acest caz, v-am acoperit. Fie că utilizați cardul de credit al unui client sau înregistrați o plată efectuată prin numerar, cec sau transfer bancar, aceste metode asigură gestionarea eficientă și flexibilă a facturilor. Acest ghid acoperă modul de plată în numele clienților dvs. și modul de înregistrare a diferitelor tipuri de plăți.

Acceptați plăți în numerar și transferuri

Plățile offline, explicate

Un proprietar al firmei, un administrator sau un membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea plăților poate emite plăți offline. 

Plățile offline pot fi utilizate în următoarele moduri:

• Acestea pot fi adăugate în contul clientului ca credite. Apoi, acestea pot fi utilizate pentru plata facturilor în viitor. Această opțiune este utilizată mai frecvent pentru a adăuga credite promoționale.
• De asemenea, puteți deconta facturile existente în timp ce adăugați plata offline. Această opțiune este mai potrivită pentru taxarea clienților care nu plătesc în portalul pentru clienți.

Înregistrarea plăților offline

Urmați acești pași pentru a înregistra manual o plată efectuată în afara TaxDome (numerar, cec, Square, Venmo, transfer bancar etc.):

1. Creați o plată offline utilizând una dintre următoarele modalități:

• Dacă doriți doar să plătiți fără factură sau să decontați mai multe facturi - faceți clic pe Nou în partea din stânga sus a ecranului, selectați Plată offline și apoi alegeți contul clientului.
• Dacă doriți să decontați rapid o anumită factură - accesați Facturi > Facturi, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta facturii pe care doriți să o decontați și selectați Înregistrare plată offline.

2. Asigurați-vă că opțiuneaPlăți utilizate pentru calcularea veniturilor este selectată și introduceți suma de plată. Puteți completa automat cu suma facturii neplătite selectându-le mai jos. 

3. Selectați sursa de plată.

4. Adăugați o descriere care să sublinieze pentru ce este efectuată plata.

5. Aceasta este tot! Faceți clic pe Salvare pentru a efectua plata offline. Creditele sunt adăugate în contul clientului sau utilizate pentru decontarea facturilor existente.

Sfat! Dacă faceți o greșeală în câmpul Suma și o observați abia după ce ați adăugat plata, emiteți o rambursare. Cu toate acestea, fiți atenți, deoarece dacă clienții dvs. primesc notificări, aceștia vor fi notificați cu privire la toate plățile și rambursările pe care le faceți. Este mai bine să le spuneți ce faceți, astfel încât să nu fie confuzi.

Iată mai multe informații despre alte opțiuni pentru plățile offline:

1. Legătura cu locurile de muncă: Conectați plata offline la o lucrare existentă pentru a o face disponibilă imediat în fluxul de lucru, atunci când este necesar. Faceți clic pe Link to Jobs (Legătura cu locurile de muncă), apoi selectați locurile de muncă. După ce ați legat-o, secțiunea Jobs (Locuri de muncă ) este afișată în partea de jos. Puteți vedea titlul jobului și pipeline-ul în care se află (aici găsiți mai multe informații despre legarea plăților la joburi).

2. Data: Aceasta este data la care clientul a efectuat plata. În mod implicit, veți vedea data curentă.

3. Trimiteți o notificare prin e-mail clientului: Selectați această opțiune dacă doriți să trimiteți clientului un e-mail cu privire la plata offline.

4. Sincronizați plata cu QuickBooks Online: Selectați această opțiune dacă doriți să sincronizați această plată cu QuickBooks (acest lucru ar putea duce la dublarea plăților). Iată mai multe informații privind sincronizarea plăților cu QuickBooks.

5. Soluționați facturile plătite în afara TaxDome: Veți vedea lista facturilor emise pentru contul selectat. Suma facturilor selectate va completa automat suma de plată. Puteți deconta doar suma totală a facturii. Soluția de lucru pentru adăugarea unei plăți parțiale offline este descrisă aici.

Ce văd clienții atunci când adăugați plăți offline

Clienții dvs. își văd creditele în secțiunea Acasă a portalului și le pot folosi pentru a-și plăti facturile.

Pentru a vedea TaxDome din partea clientului, accesați o vizualizare doar pentru citire.

Plata în numele clientului

Înainte de a începe

Clienții dvs. pot plăti facturile integral sau parțial. Dar atunci când plătiți în numele unui client, puteți plăti doar factura (sau restul sumei totale) în întregime. 

Există două opțiuni: 

• Plata prin metoda de plată. Plata se efectuează prin specificarea unui card de credit sau de debit al clientului sau prin introducerea detaliilor contului bancar.
• Plata prin credite. Dacă creditele disponibile sunt mai mari sau egale cu factura, factura va fi marcată ca plătită. Dacă creditul disponibil este mai mic decât factura, creditul disponibil este dedus din factură, iar diferența va trebui plătită prin furnizarea detaliilor cardului de credit sau de debit al clientului.

Notă! Pentru facturile programate, următoarele opțiuni sunt disponibile numai după ce facturile au fost emise: Trimite factura prin e-mail, Plătește factura și Copiere link de plată.

Plata facturii cu credite

Dacă un client are credite disponibile în contul său, puteți plăti o factură pentru el în momentul creării acesteia sau oricând după aceea.

• Atunci când creați o factură și factura este egală sau mai mică decât creditele disponibile ale clientului, puteți selecta caseta de selectare Plătiți factura utilizând creditele clientului. Dacă acesta este cazul și emiteți factura, aceasta va fi marcată automat ca fiind plătită.

• Pentru a plăti o factură existentă cu credite disponibile, accesați pagina Facturi a firmei dvs. sau fila Facturi din profilul clientului, faceți clic pe pictograma cu trei puncte din dreptul acesteia și selectați Plătiți factura.

Dacă efectuați o plată pe pagina Facturi din profilul unui client, puteți selecta mai multe facturi pentru plată (dar nu puteți selecta Parțial plătit în bloc).

Odată ce factura este marcată ca fiind plătită, veți primi o notificare despre plată în contul dvs. Inbox+.

Plătiți factura recurentă cu credite

Puteți aplica credite la o singură factură generată de o factură recurentă în același mod în care funcționează pentru facturile unice:

• Dacă factura periodică este configurată cu autorizare manuală a plății.
• Dacă factura recurentă este configurată cu autorizare de plată automată, dar plata automată eșuează.

Cu toate acestea, nu puteți aplica credite dacă factura recurentă este configurată cu autorizare automată a plății și încercarea de plată este reușită.

Plata facturii prin procesarea metodei de plată

Pentru a plăti o factură pentru un client cu cardul său de credit sau de debit sau prin introducerea detaliilor contului bancar:

1. Accesați pagina Facturi a firmei dvs. sau fila Facturi din profilul clientului.

2. Faceți clic pe pictograma cu trei puncte de lângă factură, apoi selectați Plătiți factura.

De asemenea, puteți selecta una sau mai multe facturi din listă și să faceți clic pe Plată factură.

3. Introduceți detaliile contului bancar sau ale cardului de credit, apoi continuați cu plata.

Factura va fi apoi marcată ca plătită și veți primi o notificare cu privire la plată în Inbox+.