Discuții (de bază): Trimiteți manual sau automat

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

TaxDomevă permite să comunicați cu clienții dvs. în siguranță și în timp real. Folosiți-o pentru a programa întâlniri sau pentru a le cere clienților informații lipsă. În plus, Chats vă permite să configurați memento-uri, să atașați fișiere, să atribuiți sarcini clienților și multe altele.

Discuții, explicate

Principalele lucruri pe care trebuie să le știți despre Chats:

• Discuțiile pe chat sunt un loc sigur pentru a pune întrebări, a solicita fișiere și a atribui sarcini.
• Clienții primesc notificări cu privire la noile discuții și întrebările în așteptare.
• Atunci când cineva răspunde la un chat, creează un nou chat, face modificări la sarcinile clientului sau încarcă un document, primiți o notificare și un e-mail în contul dvs. inbox+.
• Atunci când adăugați sarcini pentru clienți în cadrul unui chat, acestea sunt afișate ca liste de sarcini cu casete de selectare. Progresul acestor sarcini poate fi urmărit pe o pagină separată.
• Dacă aveți nevoie de informații rapide de la client, puteți trimite o cerere dintr-un fir de discuție.
• Folosiți @ înaintea numelui unui membru al echipei pentru a atrage atenția acestuia în cadrul unui chat. 
• Puteți seta memento-uri automate pentru chat-uri.
• Odată ce aveți tot ce vă trebuie, arhivați chat-ul pentru a evita dezordinea.
• Pentru a trimite mesaje identice către mai mulți clienți, utilizați șabloane de chat.
• Funcția Chats este disponibilă și în aplicația mobilăTaxDome .

Pentru a accesa Chats, accesați fila Comunicare din profilul clientului.

Creați chat-uri noi

Un fir de chat poate fi creat de către un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei atribuit contului sau cu drepturi de acces pentru vizualizarea tuturor conturilor.

Notă: Clienții care nu și-au activat contul TaxDome nu pot primi mesaje. Pentru a utiliza Chats, clienții trebuie să aibă accesul la portal activat din partea firmei și un cont activat din partea lor.

Există trei moduri diferite de a trimite un mesaj de chat:

• Începeți un chat cu un client
• Începeți discuții cu mai mulți clienți
• Trimiterea automată a unui mesaj către clienți

Începeți un chat cu un client

Pentru a începe un chat , faceți clic pe butonul New (Nou ) din stânga sus, selectați Chat (Conversație ) din slide-out, scrieți o notă, apoi faceți clic pe butonul Create chat (Creare chat ). De asemenea, puteți merge în contul clientului, deschideți fila Comunicare și faceți clic pe New Chat (Conversație nouă).

Mai jos vă explicăm secțiunile numerotate din ecranul New Chat , unde creați noi discuții:

1. Pentru: Selectați numele persoanei căreia îi este destinat mesajul.

2. Șablon: Alegeți un șablon pentru un mesaj trimis frecvent. Pentru mai multe detalii despre șabloane, accesați aici. Selectați un șablon numai atunci când creați un chat nou, nu și atunci când răspundeți la unul.

3. Subiect: Introduceți subiectul; acesta va fi afișat în lista Chat. Atunci când utilizați un șablon de chat, acesta este completat automat. Faceți clic pe + Adăugați codul scurt pentru a-l individualiza: Codul scurt include date dinamice care sunt înlocuite, de exemplu, cu numele unui client sau cu data. Pentru mai multe informații despre shortcodes, accesați articolul detaliat.

4. Mesaj: Compuneți mesajul - utilizați formatarea textului, emoji, puncte, liste numerotate și linkuri. Atunci când aplicați un șablon, mesajul se completează automat. Atrageți atenția unui membru al echipei în mesaj folosind @ înaintea numelui său sau faceți clic pe Attach (Atașare ) pentru a adăuga fișiere de pe desktop sau de pe TaxDome (mai multe detalii mai jos).

5. Reamintiri: Activați dacă doriți ca un e-mail de atenționare să fie trimis clientului atunci când acesta nu răspunde într-un anumit interval de timp sau nu și-a finalizat sarcinile (mai multe detalii mai jos).

6. Sarcini: Adăugați liste de verificare pentru clienții dumneavoastră. Pentru mai multe detalii, accesați aici.

7. Creați chat: Faceți clic pentru a trimite mesajul dumneavoastră către client. În caz contrar, faceți clic pe Cancel (Anulare).

8. Legătura cu locurile de muncă: Selectați posturile de lucru pe care doriți să le legați, apoi faceți clic pe Save (Salvare).

Începeți discuții cu mai mulți clienți

Dacă aveți nevoie să trimiteți același mesaj la mai mulți clienți, utilizați funcția noastră de mesaje în masă.

Accesați Clienți din meniul din bara laterală din stânga, bifați căsuțele de selectare de lângă clienții cărora doriți să le trimiteți mesajul, faceți clic pe Mai multe acțiuni în bara de meniu de sus, apoi faceți clic pe Trimitere mesaj în meniul derulant. Selectați un șablon de chat sau scrieți un subiect al chat-ului (opțional), adăugați textul, apoi faceți clic pe Create chats (Creare chat-uri).

Adăugați ulterior documente și sarcini la un fir de chat, dacă este necesar. 

Configurați memento-uri

Ori de câte ori trimiteți ceva în chat către clienți, aceștia sunt notificați. Toți utilizatorii conectați la cont - cu opțiunea Notificare activată - primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.   

Dacă destinatarilor le ia prea mult timp să citească/răspundă la mesajul dvs. sau să finalizeze sarcina dintr-un fir de discuție, aveți două opțiuni:

• Configurați memento-uri automate
• Reîntoarceți manual sarcinile clientului către firul de execuție

Atunci când configurați un memento, o notificare care afișează numărul de memento-uri și intervalul acestora va apărea în firul dvs. de discuție. Clientul dvs. va primi, de asemenea, o notificare în firul său de discuție, indicând ce acțiune este necesară pentru a opri memento-urile:

Configurați memento-uri automate

Pentru a configura memento-uri automate cu privire la mesajele necitite/nerezolvate și la sarcinile nefinalizate ale clienților, activați funcția Memento-uri în șablonul de chat, atunci când creați chat-ul fie manual, fie prin intermediul automatizării pipeline-ului. De asemenea, puteți face acest lucru oricând mai târziu, direct din firul de discuție.

Cum se configurează Reminders:

• Zile până la următorul memento: În mod implicit, un memento este trimis la trei zile după ce clientul a primit notificarea privind un mesaj nou, dar puteți modifica acest lucru la ce doriți.
• Numărul de reamintiri: În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de atenționare, dar puteți modifica acest lucru după cum doriți.

De asemenea, memento-urile pot fi activate și dezactivate în orice moment, accesând un fir de chat. Deschideți fila Reminders (Amintiri ), activați Send reminders to clients (Trimiteți memorii clienților ) și faceți ajustările necesare, apoi faceți clic pe Save (Salvare).

Notă: Amintirile sunt întotdeauna trimise pentru ultimul mesaj din firul de discuție.

Reminderile se opresc pentru orice fir atunci când:

• În cazul în care există sarcini client în firul de chat:
  • Sarcini marcate ca fiind incomplete: Reamintirile se opresc atunci când toate sarcinile clienților din firul de discuție sunt marcate ca fiind finalizate și toate mesajele sunt citite.
  • Sarcini marcate ca fiind finalizate: Reamintirile se opresc atunci când toate mesajele sunt citite.
• În cazul în care nu există sarcini în firul de chat: Reminderile se opresc odată ce clientul răspunde la ultimul mesaj.
• Indiferent de prezența sarcinii în firul de chat, memento-urile se opresc, de asemenea, dacă:
  • ...ai arhivat topicul de chat.
  • ...ați dezactivat Reamintiri.
  • ...a fost trimis numărul stabilit de memento-uri.

Notă: Dacă arhivați un fir de chat, dar apoi îl redeschideți, se va afișa în continuare Amintiri este activată ca și cum mesajul ar fi nou.

Atașați fișiere în chat-uri

Un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor poate atașa fișiere la discuțiile de chat. În acest scop, puteți utiliza fișiere fie de pe desktop, fie din dosarele de nivel superior cu:

Clientul poate vizualiza și edita accesul.

Clientul poate vizualiza acces.

Pentru a atașa fișiere atunci când creați chat:

1. Dați clic pe 📎 Atașare în partea din stânga sus a câmpului de mesaj, atât la crearea unui chat, cât și la vizualizarea unui fir de chat existent.
2. Selectați From My Computer (Din calculatorul meu ) și localizați fișierele pe care doriți să le încărcați de pe desktop. În caz contrar, selectați From TaxDome și alegeți documentele pe care doriți să le atașați.
3. Selectați folderul în care să încărcați documentul și faceți clic pe Save (Salvare).

Sfat! Puteți încărca fișiere zip de pe desktop, iar acestea se vor despacheta automat. Aici găsiți mai multe informații despre încărcarea fișierelor zip.

Atunci când dumneavoastră sau clientul dumneavoastră încărcați cel puțin un document într-un fir de chat, în interiorul acestuia apare o filă Documente cu pictograma agrafă de hârtie în numele chat-ului:

1,2. fila Documente și pictograma agrafă de hârtie: se afișează numai dacă există documente atașate la chat.

3. + Adăugați documente: încărcați noi documente în firul de discuție.

4. Documente încărcate de client: descărcați, vizualizați sau ștergeți-le. Ștergerea documentelor le elimină, de asemenea, din firul de chat.

Atunci când un client sau un alt membru al echipei încarcă un document, primiți o notificare în firul de chat și în Inbox+. 

Includeți videoclipuri în chat-uri

Doriți să adăugați un aspect vizual mesajelor dumneavoastră către clienți? Includeți clipuri Loom, Vimeo, YouTube și Google Drive atunci când este mai ușor să arătați decât să povestiți. Faceți clic pe pictograma video din bara de instrumente de formatare a textului, apoi lipiți un link în fereastra pop-up " Embed video ". 

Clientul dvs. va vedea videoclipul chiar în cadrul firului de chat partajat. 

Adăugați imagini la chat-uri

Puteți trimite imagini și capturi de ecran în chat fie de pe dispozitiv, fie de pe orice site web. Deschideți un fir de chat și utilizați una dintre opțiunile disponibile:

• Încărcați o imagine de pe dispozitivul dvs. cu ajutorul butonului 📎 Atașare
• Lipiți orice imagine de pe web în câmpul de mesaje

Modalități de adăugare a imaginilor care nu sunt acceptate:

• Trageți și plasați o imagine în câmpul de mesaje.
• Lipiți un fișier cu imaginea în câmpul de mesaje de pe dispozitiv.

Ce văd clienții atunci când trimiteți mesaje

Clienții văd și răspund la un mesaj pe care l-ați trimis făcând clic pe notificarea din tabloul lor de bord, făcând clic pe link-ul din notificarea prin e-mail sau accesând secțiunea Chats & Tasks din portalul lor. Sarcinile clienților sunt, de asemenea, afișate în cadrul notificărilor.

În mod implicit, conținutul mesajului nu este afișat în corpul notificării prin e-mail (clientul va trebui să navigheze în portalul său pentru a-l vedea). Cu toate acestea, dacă conținutul nu este sensibil, afișați-l în e-mail.

Notă! Dacă clienții dvs. răspund la un mesaj nu într-un fir de discuție, ci răspunzând la e-mailul de notificare, mesajul nu este livrat și primesc un e-mail cu privire la aceasta. Cu toate acestea, dacă pierd e-mailul cu privire la eroare și se întreabă de ce răspunsul lor la firul de discuție nu a fost primit, acesta ar putea fi motivul.

Dacă nu dezactivați această funcție în mod special, clienții dvs. pot, de asemenea, să inițieze ei înșiși un fir de chat făcând clic pe Chat nou pe pagina principală a portalului clienților sau în secțiunea Chaturi și sarcini sau făcând clic pe Mesaj firmă în aplicația mobilă.

Dacă doriți să vedeți TaxDome din partea clientului, accesați o vizualizare doar pentru citire a portalului acestuia.