Inițiați o conversație prin chat-urile clienților

Utilizați funcția Client Chats (Discuții cu clienții) TaxDome pentru mesagerie în timp real, pentru a programa întâlniri și a solicita documente. Aici, aflați cum să creați noi firuri de discuții și să inițiați mementouri.

Creați un nou fir de discuție

Un fir de discuție poate fi creat de proprietarul firmei, de un administrator sau de un membru al echipei desemnat pentru cont sau cu drepturi de acces la toate conturile .

Începeți un fir de discuție cu un client

Web Mobil

Există diferite moduri de a crea manual un nou fir de chat cu un client:

• Accesați Comunicări > Chat sau Clienți > Conturi > Comunicare > Chat și faceți clic pe Chat nou.

• Faceți clic pe butonul Nou din partea stângă sus, selectațiChat, completați formularul și faceți clic pe Creați chat. 

  

Puteți crea noi firuri de chat fie din ecranul Mesaje primite, fie navigând la Conturi > Selectați un cont > Chat-uri.

Prezentare generală a noului ecran de chat

Mai jos, explicăm secțiunile din ecranul New сhat (Chat nou) în care creați un nou fir de discuție:

a. Șablon: Alegeți un șablon pentru mesajele trimise frecvent . Când faceți acest lucru, câmpurile Subiect și Mesaj vor fi completate automat. Puteți selecta un șablon numai atunci când creați un chat nou, nu și când răspundeți la unul.

b. De la: Membru al echipei în numele căruia va fi trimis mesajul. În mod implicit, expeditorul sunteți dvs., dar puteți alege un alt membru al echipei.

c. Persoana desemnată pentru firul de discuție: Selectați persoana care va fi desemnată automat să gestioneze această conversație. Aceasta determină cine este responsabil pentru urmărirea răspunsurilor clienților. Membrii echipei trebuie să aibă acces la cont pentru a fi desemnați pentru firele de discuție.

d. Către: Selectați numele persoanei căreia îi este destinat mesajul.

e. Subiect: Introduceți subiectul. Acesta va fi afișat în lista de chat. Faceți clic pe Adăugați cod scurt pentru a personaliza subiectul (codul scurt include date dinamice care sunt înlocuite, de exemplu, cu numele clientului sau data).

f. Mesaj: Componența mesajului . Utilizați formatarea textului, emoji-uri, marcatori, liste numerotate și linkuri. Atrageți atenția unui membru al echipei în mesaj utilizând @ înaintea numelui acestuia sau faceți clic pe Atașare pentru a adăuga documente de pe desktop sau TaxDome.

g. Legătură către locuri de muncă: Selectați locurile de muncă pe care doriți să le conectați, apoi faceți clic pe Salvare.

h. Mementouri: Activați această opțiune dacă doriți ca un e-mail de memento să fie trimis clientului atunci când acesta nu răspunde într-un anumit interval de timp sau nu își finalizează sarcinile (mai multe detalii mai jos ) .

i. Sarcini: Adăugați liste de verificare pentru clienții dvs. 

j. Creați chat: Faceți clic pentru a trimite mesajul către client. În caz contrar, faceți clic pe Anulare.

Porniți thread-uri cu mai mulți clienți

Dacă trebuie să trimiteți același mesaj mai multor clienți, utilizați funcția noastră de mesagerie masivă.

1. Accesați Clienți > Conturi din meniul din bara laterală din stânga.

2. Bifați casetele de selectare de lângă clienții cărora doriți să le trimiteți mesajul.

3. Faceți clic pe Mai multe acțiuni în bara de meniu din partea de sus, apoi faceți clic pe Trimite mesaj în meniul derulant.

4. Selectați un șablon de chat sau scrieți un subiect al chatului (opțional), adăugați textul și sarcinile, dacă este necesar. Nu puteți adăuga documente în mesaje în bloc, dar le puteți trimite individual ulterior.

5. Faceți clic pe Creați chat-uri.

De asemenea, puteți crea conversații în grup în același mod în care o faceți pentru un singur client — trebuie doar să adăugați mai mulți destinatari.

Când creați chat-uri în bloc, puteți atribui thread-uri unui membru al echipei . Dacă persoana desemnată nu are acces la anumite conturi, aceste thread-uri vor fi create, dar vor rămâne neatribuite.

Notă

Puteți crea un fir de chat chiar și cu clienții care nu și-au activat încă TaxDome . Dacă contactele lor au adrese de e-mail, vor primi notificări prin e-mail. Când vor începe să utilizeze portalul, vor putea citi mesajele de chat pe care le-ați trimis anterior.

Reamintiți clienților despre mesajele necitite

Web Mobil

De fiecare dată când trimiți ceva în chat, toți utilizatorii conectați la contul cu opțiunea Notificare activată primesc o notificare prin e-mail. De asemenea, poți configura mementouri automate suplimentare pentru a evita întârzierile.

Pentru a configura mementouri automate despre mesajele fără răspuns și sarcinile nefinalizate, activează Mementouri atunci când creezi un chat . Poți face acest lucru și mai târziu, direct din firul de discuție .

Cum se configurează mementourile:

• Zile până la următorul memento: În mod implicit, un memento este trimis la trei zile după ce clientul a primit notificarea privind un mesaj nou, dar puteți modifica acest lucru la ce doriți.

• Numărul de reamintiri: În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de atenționare, dar puteți modifica acest lucru după cum doriți.

Când setați un memento, în firul de chat va apărea o notificare care afișează numărul de memento-uri și intervalul dintre ele. Clientul dvs. va primi, de asemenea, o notificare în firul de chat, indicând ce acțiune trebuie întreprinsă pentru a opri memento-urile.

Notă

Mementourile sunt trimise întotdeauna pentru ultimul mesaj din firul de discuții.

Deși mementourile pot fi configurate numai în portalul web, puteți vedea dacă sunt active pentru o conversație în aplicația mobilă. Când un memento este activat, lângă numele conversației apare o pictogramă în formă de clopoțel — atingeți-o pentru a vizualiza programul și mementourile rămase.

Reamintiri automate

Mementourile pot fi activate și dezactivate oricând. Pentru a face acest lucru:

1. Accesați un fir de discuție.

2. Faceți clic pe pictograma clopoțel pentru a deschide secțiunea Mementouri. Aici puteți activa sau dezactiva opțiunea Trimiteți mementouri clienților sau modificați detaliile mementourilor.

3. Faceți clic pe Save (Salvare).

Când mementourile se opresc

Mementourile se vor opri dacă:

• toate sarcinile clientului din thread sunt marcate ca fiind finalizate.
• toate mesajele primesc răspuns (dacă nu există sarcini incomplete ale clientului).
• firul de discuție este arhivat sau șters.
• numărul stabilit de mementouri a fost trimis.
• ai dezactivat mementourile.

Notă

Dacă arhivezi un fir de chat, dar apoi îl redeschizi, comutatorul este activat ca și cum mesajul ar fi nou.

Vedere client

Dacă notificările pentru client sunt activate, acesta este informat despre mesajele noi sau despre apariția unui nou fir de discuție. Clienții dvs. pot vedea și deschide mesajele de chat în diferite moduri:

• Din portalul clientului sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificare în pagina Acasă din lista de sarcini sau direct din pagina Chats.
• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Vizualizare chat în e-mail. În mod implicit, conținutul mesajului nu este afișat în corpul notificării prin e-mail. Cu toate acestea, dacă conținutul nu este sensibil, îl puteți afișa în e-mail .

Notă

Dacă clienții dvs. răspund la un mesaj nu într-un fir de chat, ci răspund la e-mailul de notificare, mesajul nu este livrat și primesc un e-mail în acest sens. Cu toate acestea, dacă nu văd e-mailul despre eroare și se întreabă de ce răspunsul lor la firul de discuție nu a fost primit, acesta ar putea fi motivul.

Clienții dvs. pot interacționa cu firul de chat din portalul lor: pot răspunde, marca sarcini ca fiind finalizate, încărca documente și crea chat-uri noi (dacă le-ați permis acest lucru ) . 

Sfat

Puteți vedea mesajul trimis din perspectiva clientului .

Share

Link copiat