Chats (de bază): Trimiteți manual sau automat
TaxDomevă permite să comunicați cu clienții dvs. în siguranță și în timp real. Utilizați-o pentru a programa întâlniri sau pentru a solicita clienților informații care lipsesc. De asemenea, cu funcția Chats, puteți configura memento-uri, atașa fișiere, atribui sarcini clienților și multe altele.
Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.
Discuții, explicate
Firele de chat (sau chat-urile) sunt canale de comunicare securizate în care puteți:
- Comunicați cu clienții: Adresați și răspundeți la întrebări, discutați probleme de lucru etc. Dacă aveți nevoie de unele informații ad-hoc în formularul de chestionar de la client, puteți trimite o cerere prin chat.
- Comunicați cu membrii echipei: Trimiteți mesaje interne care sunt invizibile pentru clienți și menționați explicit membrii echipei folosind @.
- Solicitați fișiere: Cereți clienților dvs. să încarce documente prin intermediul chat-urilor.
- Atribuiți sarcini clienților: Adăugați sarcini pentru clienți în cadrul chat-urilor, afișându-le ca liste de sarcini cu casete de selectare. Progresul acestor sarcini poate fi urmărit pe o pagină separată.
Notificările de chat variază:
- Proprietarii firmei primesc notificări prin e-mail și Inbox+ atunci când clienții sau membrii echipei răspund în chat, modifică sarcinile clienților sau încarcă documente.
- Clienții primesc notificări cu privire la chat-uri noi și întrebări în așteptare.
- Membrii echipei primesc notificări atunci când cineva utilizează @mențiuni.
Creați chat-uri noi
Un fir de chat poate fi creat de către un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei atribuit contului sau cu drepturi de acces pentru vizualizarea tuturor conturilor.
Notă: Puteți trimite mesaje de chat clienților care nu și-au activat încă contul TaxDome . Dacă contactele lor au e-mailuri, acestea vor primi notificări prin e-mail cu privire la mesajele de chat, chiar dacă nu utilizează portalul. Atunci când oricare dintre clienții dvs. începe să utilizeze portalul, aceștia pot citi mesajele de chat pe care le-ați trimis anterior.
Există trei moduri diferite de a trimite un mesaj de chat:
- Începeți un chat cu un client
- Începeți discuții cu mai mulți clienți
- Trimiterea automată a unui mesaj către clienți
Începeți chat-ul cu clientul
Există mai multe modalități de a începe o discuție:
- Faceți clic pe Nou în partea de sus, selectați Chat, completați formularul și faceți clic pe Creare chat.
- Accesați contul clientului, deschideți fila Comunicare și faceți clic pe Chat nou.
Mai jos, vom explica secțiunile din Nou сhat ecranul în care creați noi discuții/chats:
a. Către: Selectați numele persoanei pentru care este destinat mesajul.
b. Șablon: Alegeți un șablon pentru mesajele trimise frecvent. Selectați un șablon numai atunci când creați un chat nou, nu și atunci când răspundeți la unul.
c. Subiect: Introduceți subiectul. Acesta va fi afișat în lista de chat. Un șablon de chat este populat automat. Faceți clic pe Adăugați cod scurt pentru a individualiza subiectul (codul scurt include date dinamice care sunt înlocuite, de exemplu, cu numele unui client sau cu data).
d. Mesaj: Compuneți mesajul. Utilizați formatarea textului, emoji, buline, liste numerotate și linkuri. Atunci când aplicați un șablon, mesajul se completează automat. Atrageți atenția unui membru al echipei în mesaj folosind @ înaintea numelui său sau faceți clic pe Atașare pentru a adăuga fișiere de pe desktop sau TaxDome.
e. Memento-uri: Activați dacă doriți ca clientul să primească un e-mail de reamintire atunci când nu răspunde într-un anumit interval de timp sau nu și-a finalizat sarcinile (mai multe detalii mai jos).
g. Sarcini: Adăugați liste de verificare pentru clienții dvs.
h. Legătura cu locurile de muncă: Selectați locurile de muncă care urmează să fie legate, apoi faceți clic pe Salvare.
f. Creați chat: Faceți clic pentru a trimite mesajul dvs. clientului. În caz contrar, faceți clic pe Cancel (Anulare).
Începeți discuții cu mai mulți clienți
Dacă trebuie să trimiteți același mesaj mai multor clienți, utilizați funcția noastră de mesagerie masivă.
Accesați Clienți din meniul din bara laterală din stânga, bifați casetele de selectare de lângă clienții cărora doriți să le trimiteți mesajul, faceți clic pe Mai multe acțiuni în bara de meniu din partea de sus, apoi faceți clic pe Trimitere mesaj în lista derulantă. Selectați un șablon de chat sau scrieți un subiect al chat-ului (opțional), adăugați textul dvs. și faceți clic pe Create chats (Creare chat-uri).
Adăugați ulterior documente și sarcini la un fir de chat, dacă este necesar.
Trimiteți mesaje interne
Editarea, ștergerea și răspunsul la mesaje
Faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus al unui mesaj (public sau intern) pentru a alege dintre următoarele acțiuni:
- Editare: Editarea este disponibilă în termen de 24 de ore de la trimitere.
- Ștergere: Ștergerea va fi permanentă, ceea ce înseamnă că mesajul nu poate fi restaurat.
- Răspuns: Răspunsurile vor fi, de asemenea, interne.
Configurați memento-uri
Ori de câte ori trimiteți ceva în chat către clienți, aceștia sunt notificați. Toți utilizatorii conectați la cont - cu opțiunea Notificare activată - primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.
Dacă destinatarilor le ia prea mult timp să citească/răspundă la mesajul dvs. sau să finalizeze sarcina dintr-un fir de discuție, aveți două opțiuni:
Atunci când configurați un memento, o notificare care afișează numărul de memento-uri și intervalul acestora va apărea în firul dvs. de discuție. Clientul dvs. va primi, de asemenea, o notificare în firul său de discuție, indicând ce acțiune este necesară pentru a opri memento-urile:
Configurați memento-uri automate
Pentru a configura memento-uri automate cu privire la mesajele necitite/nerezolvate și la sarcinile nefinalizate ale clienților, activați funcția Memento-uri în șablonul de chat, atunci când creați chat-ul fie manual, fie prin intermediul automatizării pipeline-ului. De asemenea, puteți face acest lucru oricând mai târziu, direct din firul de discuție.
Cum se configurează Reminders:
- Zile până la următorul memento: În mod implicit, un memento este trimis la trei zile după ce clientul a primit notificarea privind un mesaj nou, dar puteți modifica acest lucru la ce doriți.
- Numărul de reamintiri: În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de atenționare, dar puteți modifica acest lucru după cum doriți.
De asemenea, memento-urile pot fi activate și dezactivate oricând, accesând un subiect de discuție. Deschideți fila Memento-uri, activați comutatorul Trimitere de memento-uri către clienți și efectuați ajustările necesare, apoi faceți clic pe Salvare.
Notă: Amintirile sunt întotdeauna trimise pentru ultimul mesaj din firul de discuție.
Reminderile se opresc pentru orice fir atunci când:
- În cazul în care există sarcini client în firul de chat:
- Sarcini marcate ca fiind incomplete: Reamintirile se opresc atunci când toate sarcinile clienților din firul de discuție sunt marcate ca fiind finalizate și toate mesajele sunt citite.
- Sarcini marcate ca fiind finalizate: Reamintirile se opresc atunci când toate mesajele sunt citite.
- În cazul în care nu există sarcini în firul de chat: Reminderile se opresc odată ce clientul răspunde la ultimul mesaj.
- Indiferent de prezența sarcinii în firul de chat, memento-urile se opresc, de asemenea, dacă:
- ...ai arhivat topicul de chat.
- ...ați dezactivat memento-urile.
- ...a fost trimis numărul stabilit de memento-uri.
Notă: Dacă arhivați un fir de chat, dar apoi îl redeschideți, se va afișa în continuare Amintiri este activată ca și cum mesajul ar fi nou.
Atașați fișiere în chat-uri
Un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor poate atașa fișiere la discuții. În acest scop, puteți utiliza fișiere fie de pe desktop, fie din folderele de nivel superior cu:
Clientul poate vizualiza și edita accesul.
Clientul poate vizualiza acces.
Pentru a atașa fișiere atunci când creați chat:
- Faceți clic pe 📎 Atașare în partea stângă sus a câmpului de mesaj, atât atunci când creați o discuție, cât și atunci când vizualizați un fir de discuție existent.
- Selectați De pe computerul meu și localizați fișierele pe care doriți să le încărcați de pe desktop. În caz contrar, selectați De pe TaxDome și alegeți documentele pe care doriți să le atașați.
- Selectați folderul în care să încărcați documentul și faceți clic pe Save (Salvare).
Sfat! Puteți încărca fișiere zip de pe desktop, iar acestea se vor despacheta automat. Aici găsiți mai multe informații despre încărcarea fișierelor zip.
Atunci când dvs. sau clienții dvs. încărcați cel puțin un document într-un fir de discuție, în interiorul acestuia apare fila Documente, cu pictograma clips în numele discuției.
a, b. Fila Documente și pictograma agrafă de hârtie: Afișate numai dacă există documente atașate la chat.
c. + Adăugați documente: Încărcați documente noi în fir.
d. Documente încărcate de client: Descărcați-le, vizualizați-le sau ștergeți-le. Ștergerea documentelor le elimină și din firul de discuție.
Atunci când un client sau un alt membru al echipei încarcă un document, sunteți notificat în firul de discuție și în Inbox+.
Includeți videoclipuri în chat-uri
Doriți să adăugați elemente vizuale mesajelor dvs. către clienți? Includeți clipuri Loom, Vimeo, YouTube și Google Drive atunci când este mai ușor să arătați decât să spuneți. Faceți clic pe pictograma video din bara de instrumente de formatare a textului, apoi lipiți un link în fereastra pop-up Embed video. Clientul dvs. va vedea videoclipul chiar în cadrul firului de discuție partajat.
Adăugați imagini la chat-uri
Puteți trimite imagini și capturi de ecran la chat-uri fie de pe dispozitivul dvs., fie de pe orice site web. Deschideți un fir de discuție și utilizați una dintre opțiunile disponibile:
- Încărcați o imagine de pe dispozitivul dvs. utilizând 📎 Atașare.
- Lipiți orice imagine de pe web în câmpul de mesaje.
Modalități de adăugare a imaginilor care nu sunt acceptate:
- Trageți și plasați o imagine în câmpul de mesaje.
- Lipiți un fișier cu imaginea în câmpul de mesaje de pe dispozitiv.
Ce văd clienții atunci când trimiteți mesaje
Clienții văd și răspund la un mesaj pe care l-ați trimis făcând clic pe notificarea din tabloul lor de bord, făcând clic pe link-ul din notificarea prin e-mail sau accesând secțiunea Chats & Tasks din portalul lor. Sarcinile clienților sunt, de asemenea, afișate în cadrul notificărilor.
În mod implicit, conținutul mesajului nu este afișat în corpul notificării prin e-mail (clientul va trebui să navigheze în portalul său pentru a-l vedea). Cu toate acestea, dacă conținutul nu este sensibil, afișați-l în e-mail.
Notă! Dacă clienții dvs. răspund la un mesaj nu într-un fir de discuție, ci răspunzând la e-mailul de notificare, mesajul nu este livrat și primesc un e-mail cu privire la aceasta. Cu toate acestea, dacă pierd e-mailul cu privire la eroare și se întreabă de ce răspunsul lor la firul de discuție nu a fost primit, acesta ar putea fi motivul.
Dacă nu dezactivați această funcție în mod special, clienții dvs. pot, de asemenea, să inițieze ei înșiși un fir de chat făcând clic pe Chat nou pe pagina principală a portalului clienților sau în secțiunea Chaturi și sarcini sau făcând clic pe Mesaj firmă în aplicația mobilă.
Dacă doriți să vedeți TaxDome din partea clientului, accesați o vizualizare doar pentru citire a portalului acestuia.
