Creați facturi, trimiteți și configurați memento-uri
Trimiteți facturi unice clienților, fie pe rând, fie în masă - și accelerați procesul prin crearea de modele și utilizarea automatizărilor. Pentru timpul urmărit, TaxDome vă permite să creați facturi direct din intrările dvs. de timp!
Modalități de a trimite facturi unice
Facturile unice pot fi create și trimise de către proprietarul firmei sau de către orice membru al echipei alocat contului cu drepturi de acces pentru gestionarea facturilor .
Puteți crea facturi separat sau le puteți include în propunerile sau șabloanele de propuneri .
Există diferite modalități de a crea și trimite facturi unice:
Crearea și trimiterea de facturi unice
Pentru a crea și trimite o factură unică, urmați acești pași:
-
Creați o factură utilizând oricare dintre următoarele modalități:
-
Faceți clic pe New (Nou ) și selectați Invoice (Factură).
-
Deschideți contul clientului, treceți la fila Facturi și faceți clic pe Factură nouă. Contul curent va fi completat automat.
-
-
Introduceți valoarea facturii sau selectați un model.
-
Apoi faceți clic pe Create (Creare ) pentru a crea și trimite factura (cu excepția cazului în care este activată comutatorul Schedule invoice (Programare factură ) - caz în care va trebui să programați factura).
În plus față de sumă, există și alte detalii pe care este posibil să doriți să le includeți. Fereastra Create Invoice (Creare factură ) este împărțită în mai multe secțiuni:
Tipul facturii
Fereastra Creare factură este comună pentru facturile unice și recurente. Selectați dacă doriți să creați o factură unică sau recurentă .
General
-
Nume cont, ID sau e-mail: Selectați un cont către care va fi trimisă factura.
-
Număr factură: câmpul este precompletat cu următorul număr de factură disponibil. Puteți să îl păstrați așa cum este sau să îl modificați manual. Dacă integrarea cu QuickBooks QBO) este activată, numărul va fi generat pe baza ultimului număr de factură din QBO.
-
Data: Introduceți data facturii. Puteți emite o factură pentru data curentă (care este setată ca dată implicită) și pentru orice dată trecută.
Notă
Formatul implicit al datei facturii respectă formatul implicit al datei pentru semnătura electronică setat în Setări firmă > Semnături.-
Membru al echipei: Selectați membrul echipei care va primi plata (în mod implicit, persoana care creează factura o primește).
-
Șablon de factură: Faceți clic și selectați unul dintre șabloanele de factură pe care le-ați creat din lista derulantă. Șabloanele de factură sunt utile în special pentru facturile pe care le trimiteți frecvent clienților.
-
Descriere: Adăugați o descriere care să prezinte conținutul facturii sau dezactivați această opțiune din pagina Setări > Factură. Puteți utiliza coduri scurte de cont shortcodes bazate pe câmpuri personalizate și coduri scurte de dată shortcodes. Mai multe informații despre shortcodes .
-
Alegeți metoda de plată: Alegeți modul în care doriți ca clienții să plătească facturile (fie cu cardul de credit, fie prin debit bancar, fie ambele).
QuickBooks setări
Selectați Locația și Clasa pentru factura care urmează să fie trimisă către QuickBooks. Clienții nu vor vedea acest câmp.
Rețineți că secțiunea de setăriQuickBooks este afișată numai dacă o activați în QuickBooks. Pentru a face acest lucru, mergeți la Cont și setări > Avansat > Categorii și activați urmărirea locațiilor și/sau a cursurilor.
Suplimentare
În secțiunea Suplimentar, trebuie să adăugați detalii numai dacă activați comutatoarele:
-
Plătiți factura folosind creditul clientului: Activați această opțiune dacă doriți ca factura să fie marcată automat ca fiind plătită. Această opțiune este disponibilă numai atunci când clienții au un sold creditor suficient pentru a plăti factura.
-
Trimiterea facturii către client prin e-mail: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea sistemului de e-mail trimisă împreună cu factura. E-mailul nu va mai fi accesibil după ce trimiteți solicitarea. Pentru a-l reutiliza, luați în considerare adăugarea acestuia la șablonul de factură . De asemenea, puteți utiliza codurile scurte ale contului shortcodes bazate pe câmpuri personalizate și coduri scurte de dată shortcodes.
-
Mementouri: Activați această opțiune pentru a trimite o notificare prin e-mail clientului dacă acesta nu a achitat factura într-un număr specificat de zile. Citiți mai multe despre mementouri .
-
Programarea facturii: programați data la care va fi trimisă factura. Citiți mai multe despre programarea facturilor .
Elemente de linie și rezumat
Atât articolele din linie, cât și rezumatul afișează suma facturii. Dacă nu doriți să includeți o descriere detaliată a serviciilor și tarifelor dvs., puteți trece direct la secțiunea rezumat și introduce suma.
În caz contrar, puteți crea o listă detaliată a produselor și serviciilor pe care le furnizați clienților în secțiunea Elemente de linie. Toate datele din această secțiune vor fi, de asemenea, adăugate automat la rezumat.
Rubricile vă ajută să detaliați lista de servicii și să vă faceți facturarea mai transparentă în cazul în care activitatea dvs. include, de exemplu, nu doar un pachet "all-in-one" de declarații fiscale, ci și consultații sau alte servicii care sunt facturate separat.
În secțiunea Posturi, puteți:
-
Adăugați un element de linie: faceți clicpe Element de linie, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Completați câmpulTarif, setați numărul de servicii și taxa (aici găsiți mai multe informații despre ratele de impozitare în facturi ) și introducețiDescrierea(opțional). SelectațiClasacare va fi trimisă către QuickBooks clienții nu vor vedea acest câmp).
-
Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata.
-
Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.
-
Setări: Faceți clic pe Setări pentru a determina coloanele care vor fi afișate în factură. Dacă câmpurile Descriere și Data serviciului sunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloanele Rates & Qty și Tax: trebuie să le ascundeți în Settings (Setări ) pentru a nu fi afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0.
Secțiunea rezumat vă permite să vedeți:
-
Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.
-
Rata impozitului/TVA/GST: Dacă nu aveți articole, puteți edita rata. Dacă aveți articole, pentru a edita rata impozitului, trebuie să activați coloana Impozit pentru articole (aici găsiți mai multe informații despre impozitul pe vânzări ) .
-
Suma impozitului/TVA/GST: Calculată automat din Subtotal × Rata impozitului. Atât procentul impozitului, cât și suma impozitului sunt afișate în secțiune.
-
Total: Calculat automat din Subtotal + Valoarea taxei.
Notă pentru client
Puteți adăuga Note pentru client și personaliza folosind shortcodes. Poate fi o notă cu detaliile plății sau doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în factura PDF .
Previzualizare
Faceți clic pe Previzualizare în partea dreaptă sus pentru a vedea în avans exact PDF pe care îl va primi clientul dvs. Dacă sunteți mulțumit de ceea ce vedeți, faceți clic pe Creare și închidere din modul previzualizare.
Dacă doriți să personalizați aspectul facturilor și să le marcați cu eticheta albă, faceți clic pe Setări factură din modul de previzualizare și efectuați modificările necesare. Aflați mai multe despre cum puteți personaliza aspectul facturii .
Link către locuri de muncă
Conectați factura la o sarcină existentă pentru a o face disponibilă în flux de lucru dvs. flux de lucru. Faceți clic pe Conectare la sarcini, apoi selectați sarcinile. Odată conectate, secțiunea Sarcini conectateeste afișată mai jos și puteți vedea sarcinile și canalele la care aparțin.
Trimiteți facturi unice către mai mulți clienți
Pentru a trimite aceeași factură mai multor clienți, mergeți la Cont > Clienți din bara de meniu din stânga, bifați casetele de selectare de lângă clienții cărora doriți să le trimiteți organizatorul, apoi faceți clic pe Creare factură.
Puteți trimite facturi clienților ale căror conturi sunt active sau offline . De exemplu, puteți trimite o factură clienților offline dacă aceștia efectuează plăți offline, dar doriți să stocați aceste informații în portalul dvs.
Aici aveți aceleași opțiuni ca mai sus .
Vedere client
Dacă notificările pentru client sunt activate, acesta este informat că a primit o factură. Clienții dvs. pot vedea și deschide facturile în diferite moduri:
-
Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificarea din secțiunea În așteptare de acțiune sau pe link-ul din pagina de facturare.
-
Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Plătiți factura din e-mail. Nu este nevoie să vă conectați la portalul clientului pentru a plăti. Factura în format PDF va fi atașată la e-mail.
Apoi, clienții vor interacționa cu factura dvs.
Când plătesc factura, starea acesteia se schimbă din Neplătită înPlătită, iar dumneavoastră primiți o notificare .
Pentru a vedea factura trimisă din perspectiva clientului, accesați vizualizarea numai pentru citire .
Configurați memento-uri pentru facturi
De fiecare dată când trimiteți facturi clienților, aceștia sunt notificați. Toți utilizatorii legați de cont - cu opțiunea Notificare activată - primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.
În timp ce creați o factură unică sau adăugați o Crearea automatizăriifacturii, activați Amintiri. Când faceți acest lucru, clientului i se trimite un memento cu privire la factură dacă aceasta nu a fost plătită într-un anumit interval de timp; numărul implicit de zile este trei, dar îl puteți modifica:
-
Zile până la următorul memento: Acesta este numărul de zile înainte ca clientului să i se trimită un memento. În mod implicit, o atenționare este trimisă la trei zile după emiterea unei facturi, dar puteți modifica acest lucru în funcție de preferințe.
-
Numărul de memento-uri: Acesta este numărul de memento-uri trimise clientului. În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de reamintire, dar puteți modifica acest lucru în funcție de preferințele dvs.
Reamintirile se opresc atunci când:
- Clientul nu a plătit factura, dar au fost trimise numărul stabilit de memento-uri.
- Clientul a plătit factura.
A fost util acest articol?
Share
Share
Salvați