E-mail (Caz de utilizare): Sincronizarea mai multor conturi la aceeași adresă de e-mail

Simplificați comunicarea cu clienții cu ajutorul căsuțelor poștale partajate în TaxDome. Sincronizați conturile echipei dvs. cu un e-mail centralizat, asigurând o comunicare consecventă și profesională chiar și atunci când membrii echipei nu sunt disponibili. Configurare ușoară, organizare mai bună!

Căsuțe poștale partajate, explicate

Cutiile poștale partajate sunt adrese de e-mail obișnuite la care au acces mai mulți membri ai echipei. Acestea permit mai multor persoane din același departament să acceseze corespondența din domeniul lor de activitate. De exemplu: 

  • Prelucrarea cererilor de asistență pentru clienți (de ex, support@company.com).
  • Trimiterea și primirea informațiilor necesare pentru integrarea noilor clienți (de ex, onboarding@company.com).
  • Gestionarea solicitărilor legate de aspectele juridice ale proceselor contabile (de ex, legal@company.com).

Utilizarea căsuțelor poștale partajate este profitabilă din diferite perspective:

  • Acesta vă permite să păstrați toate e-mailurile într-un singur loc și să verificați calitatea interacțiunii cu clienții.
  • Aceasta asigură consecvență, deoarece membrii echipei pot veni și pleca, dar adresa de e-mail comună rămâne.
  • Este mai ușor să gestionați e-mailurile legate de clienți, deoarece cineva din echipă poate răspunde mai repede decât cei care au inițiat comunicarea. 

În TaxDome, membrii echipei dvs. își pot sincroniza conturile cu o căsuță poștală partajată. Trebuie doar să creați o nouă adresă de e-mail (sau să o utilizați pe cea existentă), să partajați acreditările acesteia între membrii echipei și să le cereți să se conecteze la furnizorul de e-mail cu ajutorul acestora.

Utilizați căsuța poștală partajată

Pasul 1. (Membrii echipei) Setați sincronizarea e-mailului

1. Fiecare membru al echipei implicat în comunicarea cu clienții (de exemplu, departamentul de asistență clienți) trebuie să specifice căsuța poștală partajată în secțiunea secțiunea Email Sync și să își sincronizeze contul. 
Să presupunem că aveți angajați ( Membru al echipei 1 și Membru al echipei 2) care se ocupă de cererile clienților în calitate de asistență pentru clienți. Pentru a-și sincroniza conturile cu o singură căsuță poștală, aceștia trebuie să specifice aceeași adresă de e-mail (de ex, support@company.com) și finalizați sincronizarea. Rețineți că toți participanții trebuie să aibă acces la căsuța poștală pentru a finaliza sincronizarea e-mailurilor.  

2. Comutați pe Permiteți altor persoane să trimită de la adresa mea de e-mail. Acest lucru va permite membrilor echipei să răspundă în numele colegilor lor. De exemplu, dacă membrul echipei 1 este în vacanță sau în concediu medical, membrul echipei 2 poate continua comunicarea fără probleme. Rețineți că această comutare trebuie să fie activată pentru toți membrii echipei. 

Pasul 2. (Proprietarul firmei sau administratorul) Configurați accesul echipei pentru a lucra cu clienții

1. Asigurați-vă că ați acordat acces la conturile de client corecte tuturor membrilor echipei implicate. În caz contrar, aceștia nu vor putea vedea entitățile clienților în TaxDome. Puteți oferi membrilor echipei acces la conturi prin intermediul acțiunilor în masă.  

2. Asigurați-vă că comutatorul de sincronizare a e-mailurilor este activat pentru clienți. În caz contrar, membrii echipei nu le pot trimite e-mailuri prin TaxDome. De asemenea, puteți activa sincronizarea e-mailurilor pentru toți clienții în bloc pentru a economisi timp.

 Asta este! Indiferent dacă Membru al echipei 1 sau Membru al echipei 2 trimite un mesaj către client (în exemplul nostru, Al Pacino), câmpul "De la" va conține e-mailul sincronizat ( support@company.com). 

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.

Articole conexe