Cum să importați din SmartVault

Sunteți gata să vă scoateți clienții de la SmartVault și să îi treceți pe TaxDome? Aici vă arătăm cum în trei pași.

Acoperit aici:

• Pasul 1. Exportați o listă de clienți din SmartVault
• Pasul 2. Pregătiți un fișier CSV (vă putem ajuta!)
• Pasul 3. Importați datele din fișierul CSV în TaxDome

Pasul 1. Exportați o listă de clienți din SmartVault

Pentru a exporta datele clienților din SmartVault într-un fișier CSV:

1. Deschideți aplicația SmartVault WEB.

2. Din meniul din stânga, selectațiClienți.

3. Faceți clic pe butonul Export to CSV din dreapta sus, apoi salvați fișierul.

Pasul 2. Pregătiți un fișier CSV (vă putem ajuta!)

Atunci când importați datele din ShareFile în TaxDome, nu uitați că există o diferență între Conturi și Contacte:

• Conturile sunt entitățile pentru care lucrați și pe care le facturați, fie că este vorba de o companie, o afacere, o organizație (un cont nepersonal) sau o persoană fizică (un cont personal). 
• Contactele sunt persoanele cu care interacționați. Fiecare cont de client de pe TaxDome are unul sau mai multe contacte legate.

Pentru mai multe detalii despre cum să configurați diferite tipuri de conturi, accesați aici.

Atunci când pregătiți o foaie de calcul pentru a face un import, respectați aceste reguli de bază pentru a asigura un transfer de date fără probleme:

Sfat: Dacă software-ul dvs. generează un fișier CSV cu un contribuabil și soțul/soția pe același rând, nu este nevoie să îl editați manual. În schimb, urmați instrucțiunile de aici.

• Pentru a importa mai multe conturi care au aceeași persoană de contact, creați un rând pentru fiecare cont, apoi introduceți aceleași informații de contact pentru fiecare dintre ele în coloanele corespunzătoare. Pentru exemple, accesați aici.
• Pentru a importa mai multe contacte care au același cont, creați un rând pentru fiecare contact, apoi introduceți același nume de cont în coloana corespunzătoare. Pentru exemple, accesați aici.

Pasul 3. Importați datele din fișierul CSV în TaxDome

1. Încărcați fișierul CSV

Mergeți la Clienți > Conturi, apoi faceți clic pe Import. De asemenea, puteți accesa butonul Import din pagina Contacte .

Glisați și plasați fișierul CSV sau faceți clic pe Browse pentru a localiza fișierul pe desktop.

2. Conturi de hartă (opțional)

Sfat: Treceți la pasul 4 dacă doriți să importați doar contacte și nu să creați conturi.

Dacă doriți să creați conturi, iată cum:

1. Map Account Name: Selectați numele antetului de coloană din foaia de calcul care corespunde proprietății TaxDome Account Name. Dacă numele antetului de coloană este Account Name (Nume cont ) din foaia de calcul, acesta este alocat automat proprietății TaxDome Account Name (Nume cont ), deoarece au același nume.  

2. Tipul de cont: Selectați o opțiune pentru a specifica modul în care doriți să aplicați tipul de cont clienților importați.

3. Maparea câmpurilor contului: Puteți adăuga orice date din foaia dvs. de calcul ca și câmpuri personalizate pentru conturile dvs. Examinați toate denumirile de antet de coloană din stânga, apoi alegeți Ignore (Ignoră ) sau Sync (Sincronizare) câmp personalizat din meniul derulant Action (Acțiune ). Dacă alegeți Sync custom field (Sincronizare câmp personalizat), selectați câmpul personalizat din meniul derulant din coloana TaxDome . 

• De asemenea, puteți să vă etichetați conturile aici. Pentru detalii, consultați acest articol despre aplicarea etichetelor.
• Dacă în foaia de calcul aveți coloana Membrii echipei în foaia de calcul, membrii echipei care figurează în foaia de calcul vor fi atribuiți automat clienților corespunzători. 

3. Definiți setările (opțional)

În această etapă, puteți aplica setări în bloc pentru toate conturile importate. 

• Contacte legate: Oferiți acces la portal noilor conturi TaxDome , decideți cine trebuie să primească notificări din sistem și dacă doriți să puteți vizualiza e-mailul utilizatorului de pe TaxDome. Pentru mai multe informații despre setările de acces la portal, accesați aici.
• Tags: Dacăaveți deja câteva etichete create în TaxDome, le puteți aplica aici conturilor importate. Acestea vor fi aplicate tuturor conturilor importate. Citiți mai multe despre aplicarea etichetelor.
• Atribuții: dacă membrii echipei nu sunt menționați în foaia de calcul, conturile noi sunt atribuite persoanei care efectuează importul. Sau puteți selecta membri suplimentari ai echipei pe care doriți să aibă acces la toate conturile importate. Citiți mai multe despre atribuirea membrilor echipei în timpul importului.
• Dosare și documente: dacă folosiți o structură de dosare personalizată pentru documentele clienților, aplicați șabloanele de dosare în bloc la conturile nou create. Citiți mai multe despre crearea șabloanelor de dosare. Șablonul Default Tax Years (Anii fiscali impliciți) se aplică automat conturilor noi dacă nu selectați un șablon de dosar pe care l-ați creat deja.

4. Creați contacte

Pentru a începe să importați contactele dvs. în TaxDome, examinați numele antetului coloanei din foaia de calcul din stânga, apoi alegeți Ignore (Ignoră ) sau Sync (Sincronizare) câmp personalizat din meniul derulant Action (Acțiune ). Numele antetului de coloană din foaia dvs. de calcul care se potrivesc TaxDome cu numele proprietăților contactelor (de exemplu, First Name, Phone, Email, City) vor fi mapate automat. 

Dacă alegeți Sync custom field (Sincronizare câmp personalizat), selectați câmpul de contact din lista derulantă sau adăugați un câmp nou făcând clic pe New field (Câmp nou ). Citiți mai multe despre câmpurile personalizate de contact. 

După ce ați terminat cartografierea, faceți clic pe Continue (Continuare). Acest lucru nu începe procesul de import și puteți reveni la acest pas dacă ați făcut vreo greșeală.

5. Revizuirea 

Atunci când examinați rezultatele cartografierii, veți vedea următoarele:

Dacă totul arată bine, faceți clic pe Start Import. În caz contrar, reveniți pentru a face corecturi.

Acum, puteți părăsi pagina; procesul continuă de unul singur. Odată ce importul este finalizat, veți primi o notificare prin e-mail cu un link către rezultatele importului. 

Pentru instrucțiuni mai detaliate privind importul, accesați aici.

👋 Vă putem ajuta! Dacă întâmpinați dificultăți în timpul procesului de import, echipa noastră este întotdeauna bucuroasă să vă ajute! Pentru a solicita asistență pentru un import, completați formularul de asistență la importTaxDome .