Cum să importați din Outlook (Desktop sau Office 365)

Sunteți gata să vă scoateți clienții de pe Outlook (Desktop sau Office 365) Software și să treceți la TaxDome? Aici vă arătăm cum în trei pași.

Pasul 1. Exportați o listă de clienți din Outlook (Desktop sau Office 365)

Pentru a exporta datele clienților din Outlook 2013 sau 2016 într-un fișier CSV:

1. Accesați Fișier , selectați Deschidere și export , apoi Import/Export .

2. Alegeți Export într-un fișier , selectați Valori separate prin virgulă , apoi, în caseta Selectați folderul din care să exportați , derulați în partea de sus, dacă este necesar, și selectați folderul Contacte din contul dvs.

3.Alegeți Browse (Răsfoiește), denumiți fișierul și alegeți OK.

Pentru a exporta datele clienților dvs. din Outlook 365 într-un fișier CSV:

1. Deschideți Outlook 365, faceți clic pe pictograma Aplicații din stânga sus, apoi selectați Persoane .

2. Selectați opțiunea Exportă contacte din meniul derulant Gestionare .

3. Decideți ce contacte doriți să exportați selectând un anumit folder sau opțiunea Toate contactele , apoi faceți clic pe Export .

În funcție de browserul dvs., vi se va solicita fie să deschideți , fie să salvați fișierul.

Pasul 2. Pregătiți un fișier CSV (vă putem ajuta!)

Când importați datele din ShareFile în TaxDome , rețineți că există o diferență între Conturi și Contacte:

• Conturile sunt entitățile pentru care lucrați și pe care le facturați, fie că este vorba despre o companie, o afacere, o organizație (un cont nepersonal) sau o persoană fizică (un cont personal). 

• Contactele sunt persoanele cu care interacționați. Fiecare cont de client de pe TaxDome are unul sau mai multe contacte legate.

For more details on how to set up different types of accounts, go here .

Atunci când pregătiți o foaie de calcul pentru a face un import, respectați aceste reguli de bază pentru a asigura un transfer de date fără probleme:

• Introduceți un singur contact pe fiecare rând din foaia de calcul, chiar dacă mai multe contacte sunt legate de același cont.

  

  Sfat

  Dacă software-ul dvs. generează un fișier CSV cu un contribuabil și soțul/soția pe același rând, nu este nevoie să îl editați manual. În schimb, urmați instrucțiunile. aici .

• To import several accounts that have the same contact, create one row for each account, then enter the same contact information for each one in the appropriate columns. For examples, go here .

• To import several contacts who share the same account, create one row for each contact, then enter the same account name in the appropriate column. For examples, go here .

Pasul 3. Importați datele din fișierul CSV în TaxDome

1. Încărcați fișierul CSV

Accesați Clienți > Conturi , apoi faceți clic pe Import . De asemenea, puteți accesa butonul Import din pagina Contacte .

Trageți și plasați fișierul CSV sau faceți clic pe Răsfoire pentru a localiza fișierul pe desktop.

2. Conturi de hartă (opțional)

Sfat

Treceți la pasul 4 dacă doriți să importați doar contacte și să nu creați conturi.

Dacă doriți să creați conturi, iată cum:

1. Mapare nume cont: Selectați numele antetului coloanei din foaia dvs. de calcul care corespunde proprietății TaxDome Account Name. Dacă numele antetului coloanei este Nume cont din foaia de calcul, acesta este mapat automat la proprietateaNume cont TaxDome , deoarece au același nume.  

2. Account Type: Select an option to specify how you want to apply the account type to your imported clients.

3. Map account fields: You can add any data from your spreadsheet as custom fields for your accounts. Review all column header names on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. If you choose Sync custom field, select the custom field from the drop-down menu in the TaxDome column. 

• You can also tag your accounts here. For details, go to this article on applying tags

• If you have the Team members column in your spreadsheet, the team members listed in the spreadsheet will be automatically assigned to the corresponding clients. 

3. Definiți setările (opțional)

În această etapă, puteți aplica setări în bloc pentru toate conturile importate. 

• Linked contacts: Give portal access to new TaxDome accounts, decide who should receive system notifications, and whether you want to be able to view the user’s email from TaxDome. For more on portal access settings, go here .

• Tags: If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. Read more on applying tags .

• Assignees: if team members are not listed in the spreadsheet, new accounts are assigned to the person doing the import. Or you can select additional team members you want to have access to all the imported accounts. Read more on assigning team members while importing .

• Folders and documents: if you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. Read more about creating folder templates . The Default Tax Years template is automatically applied to new accounts if you don’t select a folder template you’ve already created.

  

4. Creați contacte

Pentru a începe importarea contactelor în TaxDome , verificați numele anteturilor de coloană din foaia de calcul din stânga, apoi alegeți fie Ignorare , fie Sincronizare câmp personalizat din meniul derulant Acțiune . Numele anteturilor de coloană din foaia de calcul care corespund numelor proprietăților de contact TaxDome (de exemplu, Prenume , Telefon , E-mail , Oraș ) sunt mapate automat. 

If you choose Sync custom field, select the contact field from the drop-down or add a new field by clicking New field. Read more about contact custom fields . 

După ce ați terminat cartografierea, faceți clic pe Continue (Continuare). Acest lucru nu începe procesul de import și puteți reveni la acest pas dacă ați făcut vreo greșeală.

5. Revizuirea

Atunci când examinați rezultatele cartografierii, veți vedea următoarele:

Dacă totul pare în regulă, faceți clic pe Începeți importul . Dacă nu, reveniți pentru a face orice corecții.

Acum, puteți părăsi pagina; procesul continuă de unul singur. Odată ce importul este finalizat, veți primi o notificare prin e-mail cu un link către rezultatele importului. 

For more detailed instructions on importing, go here .

👋   We can help! If you run into any difficulties during the import process, our team is always happy to help! To request assistance with an import, fill out the TaxDome Import Assistance form.

Share

Link copiat