Gestionați echipa (de bază): Flux de activitate

Fluxul de activitate este o pistă de audit centralizată pentru toate evenimentele de sistem care au loc în portalul dvs. Acesta vă permite să urmăriți activitatea membrilor echipei dvs. și autentificările pe portal ale clienților. Acest articol vă va învăța ce evenimente puteți urmări și cum să le interpretați.

Fluxul de activitate, explicat

Feedul de activitate este o pagină concepută pentru proprietarii și administratorii firmelor. Vă permite să verificați cine și când a făcut aceasta sau acea acțiune în portal. Scopul său principal este să vă ajute să controlați activitatea membrilor echipei dvs., să asigurați integritatea datelor portalului și să aflați cât de des vizitează clienții portalul clienților. 

Iată câteva cazuri în care v-ar putea fi de folos:

  • Monitorizarea activității echipei: Vedeți când angajații dvs. se conectează la sistem pentru a înțelege cât de mult lucrează cu adevărat.
  • Scurgere de date: În timpul sezonului aglomerat, este posibil să doriți să angajați angajați sezonieri, dar trebuie să vă asigurați că aceștia nu utilizează în mod abuziv datele portalului. În fluxul de activități, puteți verifica dacă cineva a exportat date din portal.
  • Asistarea clienților dvs: Dacă clienții dvs. întâmpină dificultăți în utilizarea portalului pentru prima dată, fluxul de activitate vă permite să vedeți dacă au reușit să se conecteze la portal.
  • Controlul modificărilor în structura echipei/drepturilor de acces: Fiți la curent cu toate actualizările rolurilor, drepturile de acces acordate fiecărui membru al echipei, modificările parolelor și altele. 
bacșiș

Sfat! Pagina Flux de activitate arată numărul de entități exportate pentru toate evenimentele de export, cum ar fi exportul unui cont sau a unei liste de locuri de muncă. Dacă acest număr pare mare, ar putea însemna că cineva încearcă să vă fure datele. Deci, poate doriți să acordați o atenție sporită unor astfel de cazuri.

Accesați fluxul de activitate

Selectați Activity feed în meniul din bara laterală pentru a deschide pagina cu toate evenimentele sistemului.

Pe pagina fluxului de activitate, veți vedea aceste antete de coloană:

  • Data: Data la care a avut loc evenimentul. Tabelul este sortat în funcție de această dată, în ordine descrescătoare, cu cele mai recente evenimente în partea de sus.
  • Cont: Contul clientului/membrului firmei legat de eveniment, dacă există. 
  • Tip: Tipul evenimentului. Aflați mai multe despre tipurile de evenimente.
  • Element: Entitate particulară care a fost actualizată.
  • Acțiune: Rezumatul evenimentului. Dacă a avut loc o singură acțiune, aceasta este afișată în listă. Pentru acțiunile în masă, treceți cu mouse-ul peste un număr pentru a vedea detaliile. Faceți clic pe acțiune pentru a deschide descrierea detaliată a evenimentului.
  • Utilizator: Numele persoanei care a efectuat acțiunea. Dacă acesta s-a schimbat (de exemplu, numele de utilizator al membrului echipei a fost modificat), tabelul afișează numele la momentul evenimentului.

Faceți clic pe numele acțiunii din coloana Acțiune pentru a vedea detaliile evenimentului, cum ar fi adresa IP, browserul, sistemul de operare și data serverului evenimentului. Dacă unele câmpuri (de exemplu, drepturile de acces ale angajatului) s-au modificat, acestea vor fi, de asemenea, afișate.

Evenimente de partajare

Pentru a partaja un anumit eveniment cu orice persoană care poate accesa fluxul de activități, deschideți detaliile evenimentului, copiați URL-ul din browser și trimiteți-l colegului dvs. folosind orice metodă convenabilă.

Tipuri de evenimente

Există diferite tipuri de evenimente pe care le puteți urmări pe pagina Flux de activitate. Mai jos, le explicăm în detaliu: 

Cont

Fluxul de activitate afișează:

  • Exportarea listei de conturi.
  • Import de conturi.
  • Activarea/dezactivarea comutatorului de conectare pentru contacte.
  • Se trimite un link de invitație.
  • Acceptarea invitației portalului de către un client.

Persoană de contact

Fluxul de activitate afișează exportul listei de contacte și importul contactelor.

Setări ferme

Fluxul de activitate afișează tot ce este actualizat în pagina Setări > Setări firmă . Coloana Element arată secțiunea de setări.

Integrări

Fluxul de activitate afișează conectarea și deconectarea tuturor integrărilor disponibile în TaxDome ( Stripe , QuickBooks , Zapier și multe altele).

Factura

Fluxul de activitate afișează:

  • Trimiterea unei facturi manual sau prin automatizare.
  • Crearea unei facturi programate.
  • Modificarea unei facturi.
  • Modificarea statutului unei facturi.
  • Aplicarea de credite pentru plata unei facturi.
  • Ștergerea unei facturi.
  • retrimiterea unei facturi prin e-mail sau printr-un memento automat.
  • Descărcarea unei facturi.
  • Imprimarea unei facturi.
  • Exportul unei facturi.

Loc de muncă

Fluxul de activități afișează exportul listei de sarcini.

Repetarea locului de muncă

Fluxul de activități afișează exportul listei de recurență a sarcinilor.

Autentificare

Fluxul de activități afișează datele de conectare la portal ale membrilor echipei și ale clienților.

Organizator

Fluxul de activitate afișează:

  • Crearea unui organizator de către un membru al echipei, un client sau prin automatizare.
  • Vizualizarea unui organizator de către un client.
  • Încep să completez un organizator de către un client.
  • Respingerea unui organizator.
  • Transmiterea/ne-transmiterea unui organizator.
  • Sigilarea/dezigilarea unui organizator.
  • Actualizarea statutului revizuit.
  • Exportul unui organizator.

Plata

Fluxul de activități afișează exportul listei de plăți.

Setări de plată 

Fluxul de activitate afișează:

  • Actualizarea furnizorului prestabilit de plată.
  • Se actualizează metodele de plată activate.
  • Activarea/dezactivarea plăților anticipate.

Propunere

Fluxul de activitate afișează:

  • Crearea propunerilor, inclusiv a celor create automat prin automatizarea propunerilor.
  • Editarea propunerilor.
  • retrimiterea propunerilor.
  • Vizualizarea propunerilor.
  • Semnarea propunerilor.
  • Ștergerea propunerilor.
  • Trimiterea de memento-uri pentru propuneri.
  • Propuneri de tipărire.
  • Descărcarea propunerilor.

Factura recurentă

Fluxul de activitate afișează:

  • Trimiterea unei facturi recurente manual sau prin automatizare (în cadrul unei propuneri).
  • Transformarea unui proiect într-o factură recurentă reală.
  • Modificarea unei facturi recurente.
  • Dezactivarea/activarea unei facturi recurente.
  • Modificarea statutului unei facturi recurente.
  • Semnarea unei facturi recurente fie manual, fie prin semnarea unei propuneri care o include.
  • Ștergerea unei facturi recurente.

Sarcină 

Fluxul de activitate afișează:

  • Crearea sarcinilor, inclusiv a celor create automat prin automatizarea sarcinilor sau a celor recurente
  • Editarea sarcinilor (modificarea destinatarului, a numelui, a descrierii, a sarcinilor secundare, a priorității, a statutului, a datei de începere, a datei limită, a etichetelor)
  • Ștergerea sarcinilor.
  • Exportul listei de sarcini.

Managementul echipei

Fluxul de activitate vă oferă informații despre:

  • Actualizarea rolului membrilor echipei. De exemplu: Angajat → Admin.
  • Actualizarea drepturilor de acces ale membrilor echipei. De exemplu: Gestionați facturile: Dezactivat → Activat.
  • Crearea/dezactivarea membrilor echipei.
  • Numele sau adresa de e-mail a membrului echipei de editare.
  • Resetarea parolei.

Personalizați lista de evenimente

Vă puteți personaliza pagina Activity feed în diferite moduri. Puteți redimensiona, activa, dezactiva și muta coloanele după bunul dvs. plac.

Puteți personaliza dimensiunea fiecărei coloane, cu excepția coloanei Data . Dimensiunea acestor coloane poate fi personalizată numai împreună. Pentru a personaliza toate celelalte coloane, faceți clic și mențineți apăsat separatorul dintre numele coloanelor și redimensionați-l prin deplasarea mouse-ului.

Pentru a configura coloanele pe care doriți să le afișați pe pagina fluxului de activitate, faceți clic pe pictograma rotiță din dreapta sus a tabelului.

Aici puteți selecta coloanele care doriți să fie afișate. Puteți afișa, ascunde sau muta orice coloană doriți. Coloanele Acțiune, Element și Dată nu pot fi ascunse. 

După ce faceți clic pe Aplicare, tabelul va fi reconstruit cu coloane noi. Dacă faceți clic pe Reset , se vor afișa toate coloanele.

Filtrați lista de evenimente

Filtrele vă ajută să găsiți evenimente specifice în fluxul Activitate pe baza anumitor criterii. De exemplu, puteți găsi toate evenimentele care au avut loc la o anumită dată, au fost efectuate de un anumit membru al echipei sau au conținut o anumită acțiune (de exemplu, crearea unui cont sau schimbarea parolei). Iată mai multe informații despre filtre.

Faceți clic pe Filtru pentru a filtra lista de evenimente după cont, acțiune, dată, tip , articol sau utilizator. De asemenea, puteți face clic pe numele entității din coloana Element pentru a aplica un filtru rapid după articol.

Dacă utilizați anumite filtre în mod regulat, adăugați-le la favorite. Acest lucru poate fi util dacă considerați o activitate nedorită (cum ar fi exportul de date) și doriți să o monitorizați.

Cine poate face acest lucru?

Vizualizarea fluxului de activitate este disponibilă pentru proprietarii și administratorii firmei. Dacă doriți ca alți membri ai echipei să acceseze fluxul de activitate, activați dreptul de acces Vizualizare flux de activitate pentru aceștia. Rețineți că niciun eveniment nu poate fi șters de către nimeni.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.