Sarcini (de bază): Creați sarcini și lucruri de făcut

Funcția Tasks vă ajută să vă gestionați task-urile pentru a vă asigura că toată lumea - inclusiv dvs. - rămâne la punct, ceea ce este esențial pentru orice practică fiscală. Sarcinile nu numai că vă permit să știți ce urmează pe agenda dvs., dar și ce este gestionat de restul echipei dvs. În plus, puteți automatiza sarcinile în cadrul conductelor; în acest fel, acestea sunt generate automat exact atunci când aveți nevoie de ele.

Webinar: Descoperiți cum să vă gestionați procesele, să vă îmbunătățiți eficiența și să urmăriți progresul muncii dvs. prin automatizarea majorității sarcinilor repetitive cu Automatizarea fluxului de lucru în TaxDome

Creați sarcini

Pe TaxDome, considerăm sarcinile ca fiind pașii pe care trebuie să îi parcurgeți pentru a finaliza o sarcină. O lucrare poate implica o varietate de sarcini atât pentru echipa dumneavoastră, cât și pentru client - mesaje, facturi, înregistrări de timp, propuneri și așa mai departe. Citiți mai multe despre diferența dintre funcțiile noastre Pipeline, Jobs și Tasks.

Deoarece există atât de multe părți în mișcare într-o practică fiscală, am conceput un sistem prin care puteți automatiza sarcinile din cadrul procedurilor dumneavoastră. În acest fel, sarcinile sunt generate automat pe măsură ce o lucrare trece de la o etapă la alta în cadrul unui pipeline. Iar dacă doriți să creați manual o sarcină, puteți, de asemenea, să o legați de o anumită lucrare. Există o mulțime de flexibilitate!

Sarcinile pot fi create de un proprietar de firmă, de un administrator sau de orice angajat căruia i s-a acordat acces la cont sau drepturi de acces pentru a vizualiza toate conturile.

Puteți crea sarcini în mai multe moduri:

• Adăugați sarcini de sine stătătoare
• Adăugați sarcini pentru mai mulți clienți
• Adăugați detalii la sarcini
• Creați sarcini din e-mailuri
• Automatizarea sarcinilor în cadrul etapelor pipeline-ului

Adăugați sarcini de sine stătătoare

Pentru a crea o singură sarcină, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus, apoi selectați Task (Sarcină) în slide-out.

2. Adăugați detalii la sarcina din bara laterală din dreapta. 

3. Asta este! Faceți clic pe Create task (Creare sarcină).

Adăugați sarcini pentru mai mulți clienți

Dacă trebuie să creați aceeași sarcină pentru mai mulți clienți diferiți, utilizați funcția noastră de volum:

1. Mergeți la Clienți > Conturi, bifați casetele de selectare de lângă conturile de client, apoi faceți clic pe Mai multe acțiuni și selectați Creare sarcină în lista derulantă.

2. Adăugați detalii la sarcina din bara laterală din dreapta. 

3. Asta este! Faceți clic pe Create task (Creare sarcină).

Adăugați detalii la sarcini

Adăugați mai multe detalii la sarcină, dacă este necesar:

a. Cont(e). Adăugați un cont de client sau lăsați câmpul Client gol dacă sarcina nu este pentru un anumit client.

b. Loc de muncă. Dacă ați selectat un singur cont la pasul anterior, veți putea selecta o sarcină la care doriți să legați sarcina. O sarcină poate fi legată de o singură sarcină.

c. Șablon. Completați sarcina cu unul dintre șabloanele salvate anterior. Faceți clic pe lista Template (Șablon) pentru a selecta un șablon (citiți mai multe despre șabloanele sarcinilor aici).

d. Cesionari: Selectați unul sau mai mulți destinatari ai sarcinii. Puteți selecta membri ai echipei sau roluri:

• Membrii echipei: Selectați numele unui membru al echipei sau mai multe nume.

• Roluri: Selectați unul sau mai multe roluri din cont. Odată ce funcția este creată din șablon, toți membrii echipei cărora li s-au atribuit rolurile relevante într-un cont de client vor fi alocați funcției.

e. Numele sarcinii. Completarea acestui câmp este obligatorie și acesta va fi numele pe care îl veți vedea în lista de sarcini și în cadrul sarcinii.

f. Stare. Statusurile vă ajută să țineți evidența stadiului în care se află o sarcină. Odată ce sarcina este finalizată, dvs. sau membrul desemnat al echipei puteți schimba statutul în Completat.

g. Prioritate. Alegeți nivelul de prioritate: Scăzut, Ridicat, Mediu sau Urgent. Prioritatea implicită este Mediu.

h. Descriere. Utilizați descrierea pentru a documenta progresul actual sau elementele deschise. În acest fel, atunci când deschideți lista de sarcini, veți putea vedea în ce formă se află sarcinile. Puteți utiliza formatarea textului, emoji, buline, liste numerotate și, de asemenea, puteți insera linkuri. De asemenea, puteți menționa membrii echipei dvs. pentru ca aceștia să fie notificați cu privire la sarcină fără a fi nevoie să le-o atribuiți.

i. Etichete. Acestea vă ajută să categorizați sarcinile și să le sortați. Pentru a afla mai multe, accesați Utilizarea etichetelor pentru cont și sarcini.

j. Data începerii, data scadenței. Stabilirea datelor este opțională, dar poate fi un instrument util de gestionare a timpului. Veți primi un e-mail de reamintire cu trei zile înainte de data scadentă a sarcinii. De asemenea, veți putea identifica sarcinile care sunt scadente după pictograma semnului exclamării de lângă numele lor din lista de sarcini.

k. Repetați. Faceți ca sarcina dvs. să se repete automat (pentru a vedea cum, accesați aici). Nu este disponibilă, dacă sarcina este atribuită unui rol. Deși puteți seta în continuare ca o sarcină să se repete în fiecare lună, veți obține și mai multe prin încorporarea sarcinilor în sarcini (consultați Automatizarea sarcinilor în cadrul conductelor).

l. Atașați documente. Dacă ați selectat un singur cont la pasul 1, puteți atașa documente la care trebuie să lucrați dvs. sau alți membri ai echipei (detalii mai jos).

m. Subtask-uri. Sarcina dvs. poate include sarcini mai mici (detalii mai jos).

n. Legătura notelor de cont. Dacă ați selectat un singur cont la pasul 1, puteți lega note de cont care i-ar putea ajuta pe coechipierii dvs. în îndeplinirea sarcinii. Odată ce nota este legată, o puteți vedea în secțiunea Note de cont. (detalii în articol).

o. Creați sarcina. Faceți clic pentru a finaliza crearea sarcinii.

Creați sarcini din e-mailuri

S-ar putea să vă aflați că doriți să creați o sarcină pornind de la un e-mail primit de la un client. Acest lucru se poate face cu ușurință din Inbox+ centrul de notificări. Iată cum:

1. De la Inbox+ pagină, faceți clic pe bara de notificare a e-mailului pentru a o extinde, apoi faceți clic pe link-ul Create task (Creare sarcină ). Dacă adresa de e-mail este legată de mai multe conturi, veți putea să o selectați pe cea dorită.

2. Se va deschide bara laterală Create task (Creare sarcină ). Câmpurile vor fi deja completate din e-mailul clientului:

• Client: clientul care a trimis e-mailul.
• Task name: subiectul e-mailului.
• Descriere: corpul e-mailului.

3. Faceți clic pe butonul Create task (Creare sarcină ) pentru a salva sarcina. După ce sarcina este creată, notificarea se mută automat în fila Archived (Arhivate ) din Inbox+.

Automatizarea sarcinilor în cadrul etapelor pipeline-ului

Pentru a afla cum să automatizați sarcini în cadrul conductelor, accesați aici, pe pagina Sarcini în lucrări.

Creați sarcini secundare

O sarcină poate avea sarcini secundare, care funcționează ca o listă de verificare a sarcinilor. Puteți adăuga sarcini secundare în timp ce creați sau editați o sarcină.

Notă! Sub-sarcinile incomplete nu împiedică marcarea sarcinii ca fiind finalizată.

Pentru a crea o sarcină secundară, urmați acești pași:

1. După ce activați comutatorul Subtasks (Sarcini secundare ), apare o casetă de selectare cu un câmp pentru un element de lucru. Completați numele subtask-ului sau al sarcinii de făcut.

2. Faceți clic pe Add subtask (Adăugare sarcină secundară ) pentru a crea mai multe elemente pe lista de verificare.

3. Faceți clic pe Create task (Creare sarcină ) sau pe Save (Salvare ) pentru a păstra modificările.

Odată ce o subactivitate este finalizată, puteți bifa căsuța de lângă ea.

Veți vedea numărul de sarcini secundare finalizate și numărul total de sarcini secundare rămase în coloanaSUBTASKS din lista de sarcini.

Adăugați fișiere la sarcini

Veți avea nevoie de un dosar cu nivel de acces privat pentru a atașa fișiere la o sarcină pentru un anumit client (nu puteți face acest lucru pentru mai mult de un client în același timp).

• Pentru a atașa fișiere de pe desktop, faceți clic pe Atașați documente, selectați Din calculatorul meu, apoi localizați fișierele pe care doriți să le încărcați. Puteți încărca PDF-uri, fișiere Word, fișiere Excel sau imagini. Pentru mai multe detalii, accesați aici. Fișierele atașate la sarcini sunt salvate în dosarul selectat în fila Docs (Documente ) din subfila Private (Privat ).
• Pentru a atașa fișiere de pe TaxDome, faceți clic pe Attach (Atașare), selectați From TaxDome, apoi faceți clic pe dosar și selectați fișierele. Puteți adăuga orice fișiere care sunt deja încărcate pe TaxDome.

Creați sarcini recurente

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Sarcinile recurente sunt cele pe care le îndepliniți în mod regulat: De exemplu, să dai un telefon unui client o dată pe săptămână, să verifici corespondența la fiecare trei zile, să pregătești anumite formulare fiscale anual.

Atunci când creați o sarcină recurentă, următoarele atribute sunt copiate de la prima sarcină:

• Numele clientului
• Numele sarcinii
• Descrierea sarcinii
• Etichetele sarcinii
• Istoricul sarcinii
• Persoanele desemnate pentru această sarcină
• Sarcinile secundare (cu toate căsuțele de selectare debifate)
• Programul de repetare (numărul de repetări alese minus unu)

Notă! Starea, comentariile și atașamentele nu sunt copiate de la prima sarcină.

Pentru a configura o sarcină recurentă, urmați aceiași pași ca la crearea unei sarcini, dar activați comutatorul Repetare. Apoi, veți putea crea un program de sarcini.

1. Selectați cât de des doriți ca sarcina să se repete. În mod implicit, o sarcină se repetă o dată pe săptămână. Ea poate fi repetată la fiecare x număr de zile, săptămâni, luni sau ani.

2. Decideți când doriți ca sarcina să expire. Puteți selecta o anumită dată sau numărul de ori de câte ori doriți ca aceasta să se repete.

Odată ce ați configurat o sarcină recurentă, veți vedea datele de început și de scadență ale acesteia și câte sarcini sunt în coadă.

De asemenea, veți putea identifica sarcinile care se vor repeta după pictograma ceasului de lângă numele lor din lista de sarcini.

Notă! Orele de începere a sarcinilor recurente sunt afectate de setarea fusului orar.