Creați sarcini și sarcini de lucru

Funcția Tasks vă ajută să vă gestionați task-urile pentru a vă asigura că toată lumea - inclusiv dvs. - rămâne la punct, ceea ce este esențial pentru orice practică fiscală. Sarcinile nu numai că vă permit să știți ce urmează pe agenda dvs., dar și ce este gestionat de restul echipei dvs. În plus, puteți automatiza sarcinile în cadrul conductelor; în acest fel, acestea sunt generate automat exact atunci când aveți nevoie de ele.

Notă

Descoperiți cum să vă gestionați procesele, să vă îmbunătățiți eficiența și să urmăriți progresul muncii dvs. prin automatizarea majorității sarcinilor repetitive cu Profitați de automatizarea flux de lucru în TaxDome

Creați sarcini

On TaxDome, we see tasks as steps you must take in order to complete a job . A job might involve a variety of tasks for both your team and the client—messages, invoices, time entries, proposals, and so on. Read more about the difference between our Pipelines, Jobs, and Tasks features .

Deoarece există atât de multe părți în mișcare într-o practică fiscală, am conceput un sistem prin care puteți automatiza sarcinile din cadrul procedurilor dumneavoastră. În acest fel, sarcinile sunt generate automat pe măsură ce o lucrare trece de la o etapă la alta în cadrul unui pipeline. Iar dacă doriți să creați manual o sarcină, puteți, de asemenea, să o legați de o anumită lucrare. Există o mulțime de flexibilitate!

Tasks can be created by a firm owner, Admin, or any employee who has been given access to the account or access rights to view all accounts .

Puteți crea sarcini în mai multe moduri:

• Adăugați sarcini de sine stătătoare

• Adăugați sarcini pentru mai mulți clienți

• Adăugați detalii la sarcini

• Creați sarcini din e-mailuri

• Automatizarea sarcinilor în cadrul etapelor pipeline-ului

Adăugați sarcini de sine stătătoare

Pentru a crea o singură sarcină, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus, apoi selectați Task (Sarcină ) în slide-out.

2. Add details to the task in the right sidebar. 

3. Asta este! Faceți clic pe Creare sarcină.

   

Adăugați sarcini pentru mai mulți clienți

Dacă trebuie să creați aceeași sarcină pentru mai mulți clienți diferiți, utilizați funcția noastră de volum:

1. Mergeți la Clienți > Conturi, bifați casetele de selectare de lângă conturile clienților, apoi faceți clic pe Mai multe acțiuni și selectați Creare sarcină în lista derulantă.

2. Add details to the task in the right sidebar. 

3. Asta este! Faceți clic pe Creare sarcină.

   

Adăugați detalii la sarcini

Adăugați mai multe detalii la sarcină, dacă este necesar:

a. Cont(e). Adăugați un cont de client sau lăsați câmpul Client gol dacă sarcina nu este pentru un anumit client.

b. Loc de muncă. Dacă ați selectat un singur cont la pasul anterior, veți putea selecta o sarcină la care doriți să legați sarcina. O sarcină poate fi legată de o singură sarcină.

c. Template. Populate the task with one of your previously saved templates. Click the Template list to select a template (read more about task templates here ).

d. Cesionari: Selectați unul sau mai mulți destinatari ai sarcinii. Puteți selecta membri ai echipei sau roluri:

• Membrii echipei: Selectați numele unui membru al echipei sau mai multe nume.

• Roles: Select an account role or roles. Once the job is created from the template, all team members assigned to the relevant roles in a client account will be allocated to the job.

e. Numele sarcinii. Completarea acestui câmp este obligatorie și acesta va fi numele pe care îl veți vedea în lista de sarcini și în cadrul sarcinii.

f. Stare. Statusurile vă ajută să țineți evidența stadiului în care se află o sarcină. Odată ce sarcina este finalizată, dvs. sau membrul desemnat al echipei puteți schimba statutul în Completat.

g. Prioritate. Alegeți nivelul de prioritate: Scăzut, Ridicat, Mediu sau Urgent. Prioritatea implicită este Mediu.

h. Description. Use the description to document current progress or open items. This way, when you open the task list , you’ll be able to see what kind of shape tasks are in. You can use text formatting, emoji, bullets, numbered lists, and also insert links. You can also mention your team members to get them notified of the task without having to assign it to them.

i. Tags. These help categorize your tasks and sort them. To learn more, go to Using account and task tags .

j. Data începerii, data scadenței. Stabilirea datelor este opțională, dar poate fi un instrument util de gestionare a timpului. Veți primi un e-mail de reamintire cu trei zile înainte de data scadentă a sarcinii. Acele sarcini care sunt întârziate sau a căror dată scadentă se apropie vor fi marcate cu roșu și pictograme galbene cu semnul exclamării lângă numele lor în lista de sarcini.

k. Repeat. Make your task automatically repeat (to see how, go here ). Not available, if the task is assigned to a role. While you can still set a task to recur every month, you’ll get even more out of incorporating tasks into jobs (see Automating tasks inside pipelines ).

l. Attach Documents. If you have selected only one account in step 1, you can attach documents you or other team members need to work on (details below ).

m. Subtasks. Your task may include smaller to-dos (details below ).

n. Link Account Notes. If you have selected only one account in step 1, you can link account notes that could help your teammates in completing the task. Once the note is linked, you can see it under the Account Notes. (details in the article ).

o. Creați sarcina. Faceți clic pentru a finaliza crearea sarcinii.

Creați sarcini din e-mailuri

Este posibil să doriți să creați o sarcină dintr-un e-mail primit de la un client. Acest lucru se poate face cu ușurință din Inbox+ centrul de notificări. Iată cum:

1. Din Inbox+ faceți clic pe bara de notificare a e-mailului pentru a o extinde, apoi faceți clic pe link-ul Creare sarcină. Dacă adresa de e-mail este legată de mai multe conturi, îl veți putea selecta pe cel dorit.

2. Se va deschide bara laterală Creare sarcină. Câmpurile vor fi deja completate din e-mailul clientului:

• Client: clientul care a trimis e-mailul.

• Numele sarcinii: linia de subiect a e-mailului.

• Descriere: corpul e-mailului.

3. Faceți clic pe butonul Create task (Creare sarcină ) pentru a salva sarcina. După crearea sarcinii, notificarea se mută automat în fila Arhivat din Inbox+.

Automatizarea sarcinilor în cadrul etapelor pipeline-ului

To find out how to automate tasks inside pipelines, go here on the Tasks in Jobs page.

Creați sarcini secundare

O sarcină poate avea sarcini secundare, care funcționează ca o listă de verificare a sarcinilor. Puteți adăuga sarcini secundare în timp ce creați sau editați o sarcină.

Notă

Sarcinile secundare incomplete nu împiedică marcarea sarcinii ca fiind finalizată.

Pentru a crea o sarcină secundară, urmați acești pași:

1. După ce activați comutatorul Subtasks, apare o casetă de selectare cu un câmp pentru un element to-do. Completați numele subtask-ului sau al task-ului.

2. Faceți clic pe Add subtask pentru a crea mai multe elemente pe lista de verificare.

3. Faceți clic pe Creare sarcină sau pe Salvare pentru a păstra modificările.

   

   Odată ce o subactivitate este finalizată, puteți bifa căsuța de lângă ea.

   

   Veți vedea numărul de sarcini secundare finalizate și numărul total de sarcini secundare rămase în coloana SUBTASKS din lista de sarcini.

   

Adăugați fișiere la sarcini

You will need a folder with the private access level to attach files to a task for a specific client (you cannot do it for more than one client at a time).

• To attach files from your desktop, click Attach documents, select From My Computer, then locate the files you want to upload. You can upload PDFs, Word files, Excel files, or images. For more details, go here . The files attached to tasks are saved to the selected folder under the Docs tab in the Private subtab.

• Pentru a atașa fișiere de pe TaxDome, faceți clic pe Attach (Atașare), selectați From TaxDome, apoi faceți clic pe dosar și selectați fișierele. Puteți adăuga orice fișiere care sunt deja încărcate pe TaxDome.

  

Creați sarcini recurente

Sarcinile recurente sunt cele pe care le îndepliniți în mod regulat: De exemplu, să dai un telefon unui client o dată pe săptămână, să verifici corespondența la fiecare trei zile, să pregătești anumite formulare fiscale anual.

Atunci când creați o sarcină recurentă, următoarele atribute sunt copiate de la prima sarcină:

• Numele clientului
• Numele sarcinii
• Descrierea sarcinii
• Etichetele sarcinii
• Istoricul sarcinii
• Persoanele desemnate pentru această sarcină
• Sarcinile secundare (cu toate căsuțele de selectare debifate)
• Programul de repetare (numărul de repetări alese minus unu)
  

  Notă

  Statutul, comentariile și atașamentele sunt nu copiat de la prima sarcină.

Pentru a configura o sarcină recurentă, urmați aceiași pași ca la crearea unei sarcini, dar activați butonul Comutarerepetată. Apoi veți putea să creați un program de sarcini.

1. Selectați cât de des doriți ca sarcina să se repete. În mod implicit, o sarcină se repetă o dată pe săptămână. Aceasta poate fi repetată la fiecare x număr de zile, săptămâni, luni sau ani.
2. Decideți când doriți ca sarcina să expire. Puteți selecta o anumită dată sau numărul de ori de care doriți să se repete.

Odată ce ați configurat o sarcină recurentă, veți vedea datele de început și de scadență ale acesteia și câte sarcini sunt în coadă.

De asemenea, veți putea identifica sarcinile care se vor repeta după pictograma ceasului de lângă numele lor din lista de sarcini.

Learn more about completing recurring tasks in the Working on a task article. 

Notă

Orele de începere pentru sarcinile recurente sunt afectate de setarea fusului orar .

Share

Link copiat