Trimiteți e-mailuri

Nu este nevoie să utilizați Gmail sau o aplicație terță parte în timp ce lucrați: TaxDome propriul său serviciu de e-mail integrat și securizat. Aici, aflați cum să trimiteți, programați, răspundeți și gestionați e-mailurile clienților direct din TaxDome.

Notă

Trebuie să sincronizați adresa de e-mail înainte de a utiliza această funcție.

Începeți un fir de e-mail cu un client

Web Mobil

Există mai multe moduri diferite de a crea manual un nou fir de e-mail cu un singur client:

• Accesați Comunicări > E-mailuri sau Clienți > Conturi > Comunicare > E-mailuri și faceți clic pe E-mail nou.

• Faceți clic pe butonul Nou din partea stângă sus, apoi selectați E-mail.

Puteți trimite e-mailuri TaxDome dvs. TaxDome utilizând aplicația externă de e-mail. Pentru a face acest lucru:

1. Accesați Clienți > Contacte.

2. Atingeți contactul pentru a deschide pagina acestuia.

3. Atingeți butonul E-mail pentru a deschide aplicația de e-mail, apoi scrieți și trimiteți scrisoarea.

Prezentare generală a noului ecran de e-mail

a. Șablon: Alegeți un șablon pentru e-mailurile trimise frecvent.  

b. Shortcodes : Utilizați shortcodes ale contuluipentru a trimite același mesaj tuturor contactelor conectate (cu cc) sau shortcodes ale contactelor pentru a trimite e-mailuri individuale la adrese de e-mail specifice. Aflați mai multe în articolul detaliat .  

c. De la: Selectați expeditorul e-mailului. Puteți permite altor membri ai echipei să trimită e-mailuri în numele dvs.

d. Pentru: Alegeți un cont, un contact sau adrese de e-mail către care să trimiteți e-mailul, în funcție de modulShortcodes selectat.

e. Subiect: Introduceți subiectul e-mailului. Faceți clic pe Adăugați cod scurt pentru a -l personaliza folosind date dinamice, cum ar fi numele clientului sau data.

f. Mesaj: Compuneți e-mailul, utilizând formatare, emoji, puncte și multe altele. Faceți clic pe Shortcode pentru a-l personaliza cu date dinamice.

g. Atașare fișier: Adăugați atașamente .

h. Programați e-mailul:Dacă trebuie să trimiteți un e-mail într-o anumită zi, programați-l în avans.

i. Trimiteți-mi previzualizarea: Faceți clic pentru a trimite o copie a e-mailului în căsuța de e-mail și a o revizui din punctul de vedere al destinatarului.

j. Trimiteți: Faceți clic pe pentru a trimite e-mailul către destinatari. În caz contrar, faceți clic pe Cancel (Anulare).

Începeți conversații prin e-mail cu mai mulți clienți

Dacă trebuie să trimiteți deseori e-mailuri similare, nu este necesar să o faceți manual. Economisiți timp cu ajutorul șabloanelor de e-mail și al trimiterii în bloc.

Aflați mai multe în articolul nostru dedicat e-mailurilor în bloc .

Răspundeți la e-mail

Puteți trimite clienților mesaje text, imagini și documente. Pentru a răspunde la un e-mail, accesați secțiunea Comunicări > E-mail din profilul clientului.

Trimiteți un răspuns prin e-mail

Web Mobil

Pentru a răspunde la un e-mail:

1. Accesați Comunicări > E-mailuri sau Clienți > Conturi > Comunicare > E-mail, apoi alegeți firul de discuție la care doriți să răspundeți.

2. Faceți clic pe Răspundeți.

3. Scrieți e-mailul sau utilizați șablonul pentru un răspuns rapid. Puteți utiliza formatarea textului, emoji, marcatori, liste numerotate, atașați fișiere și imagini .

4. Faceți clic pe Trimiteți acum.

Notă

Când răspundeți la e-mailuri, nu puteți edita câmpurileDe la și Către. E-mailul va fi trimis de la adresa care a primit e-mailul și către expeditorul inițial.

Deschideți căsuța de e-mail primite. Atingeți e-mailul dorit și apoi Deschideți. E-mailul se va deschide în aplicația de e-mail, permițându-vă să răspundeți direct.

Trimiteți comentarii interne

În cadrul oricărui fir de e-mail, puteți crea comentarii interne vizibile numai pentru membrii echipei și ascunse de clienți. Utilizați comentariile interne pentru a discuta e-mailurile clienților, pentru a coordona răspunsurile sau pentru a partaja contextul cu colegii fără a părăsi conversația.

Pentru a crea un comentariu intern:

1. Deschideți firul de e-mailuri și faceți clic pe Adăugați comentariu intern sub câmpul de mesaj.

Notă

Nu este necesară sincronizarea e-mailurilor pentru a crea comentarii interne. Orice membru al echipei care are acces la firul de e-mailuri poate adăuga comentarii, chiar dacă nu are activată sincronizarea e-mailurilor.

2. Tastați comentariul și faceți clic pe Trimiteți. Comentariile interne sunt afișate cu o etichetă Comentariu intern în culoarea portocaliu.

Pentru o colaborare eficientă, combinați comentariile interne cu @mențiuni pentru a notifica colegi specifici. Membrii echipei primesc notificări în Inbox+ și prin e-mail. Comentariile interne nu afectează starea de citire sau contoarele.

Puteți edita sau șterge propriile comentarii în termen de 24 de ore, făcând clic pe meniul cu trei puncte și selectând Editare. Pentru a șterge un comentariu, faceți clic pe meniul cu trei puncte și selectați Ștergere. Ștergerea este permanentă și elimină toate notificările de mențiune asociate.

În curând

Posibilitatea de a răspunde direct la comentariile interne este prevăzută pentru o versiune viitoare. În prezent, puteți crea comentarii interne suplimentare pentru a continua discuția.

Atașați fișiere

Puteți atașa fișiere la e-mailul dvs. de pe computer sau direct din TaxDome cu accesul „Clientul poate vizualiza ” sau „Clientul poate vizualiza și edita ”:

• Pentru a adăuga fișiere de pe computer, faceți clic pe Atașați fișier, selectați Din computerul meu, apoi localizați fișierul pe care doriți să îl încărcați.

• Pentru a adăuga fișiere din TaxDome, faceți clic pe Atașați fișier, selectați Din TaxDome, apoi alegeți fișierele pe care doriți să le atașați.

  

Dacă ați selectat mai multe conturi ca destinatar, nu veți putea adăuga fișiere din TaxDome , deoarece stocarea documentelor este specifică contului.

Notă

Dimensiunea maximă a tuturor fișierelor atașate unui e-mail este de 20 MB. Tipuri de fișiere acceptate: PDF , DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Introduceți imagini

Puteți insera imagini și capturi de ecran fie de pe dispozitivul dvs., fie de pe orice site web. Pentru a face acest lucru, utilizați una dintre opțiunile disponibile:

• Încărcați o imagine de pe dispozitivul dvs. sau de pe web utilizând pictograma imagine. Pentru a încărca o imagine de pe web, lipiți adresa acesteia în câmpul Nume fișier după ce faceți clic pe pictograma imagine, apoi faceți clic pe Deschidere.

• Copiați/lipiți orice imagine de pe web sau de pe dispozitivul dvs. în câmpul de mesaj.

• Trageți și plasați o imagine de pe dispozitivul dvs. în câmpul de mesaj.

Trimiteți e-mailuri automat

Puteți trimite automat e-mailuri ca parte a procesului. Poate fi util, de exemplu, să informați clienții că ați primit documentele lor, că declarația lor este gata sau că ați început procesul de salarizare. Pentru a configura această automatizare, trebuie să utilizați șabloane și să adăugați trimiterea de e-mailuri la etapele procesului .

Pentru mai multe detalii, consultați articolul dedicat .

Programează e-mailurile

Dacă trebuie să trimiteți un e-mail într-o anumită zi, programați-l în avans, astfel încât să îl puteți elimina din lista de sarcini. Puteți crea un e-mail programat:

• Când creați un nou fir de e-mail. Completați informațiile despre e-mail, activați comutatorul Programare, apoi specificați data și ora la care doriți să fie trimis e-mailul și trimiteți programarea.

• Când răspundeți la un fir de discuție existent. Completați informațiile de e-mail. Faceți clic pe săgeata de lângă butonul Trimiteți acum și alegeți Programați e-mailul. Specificați data și ora la care doriți să fie trimis e-mailul și confirmați programarea.

Notă

Când programați e-mailuri într-un fir de discuție, specificați data și ora pentru fiecare mesaj separat.

• În secțiunea Programat. Faceți clic pe butonul E-mail nou, completați informațiile de e-mail și specificați data și ora la care doriți să fie trimis e-mailul.

Vizualizați e-mailurile programate

După ce ați creat un e-mail programat, îl puteți previzualiza pentru a vă asigura că totul este corect. Toate e-mailurile programate sunt stocate în secțiunea Programate. Treceți cu mouse-ul peste pictograma ceasului pentru a vedea data și ora la care e-mailul este programat să fie trimis.

Pentru a citi un e-mail programat, faceți clic pe numele acestuia pentru a-l previzualiza. Aici veți vedea numele expeditorului, subiectul e-mailului, conținutul acestuia și ora la care va fi trimis.

Anularea e-mailurilor programate

Dacă v-ați răzgândit, puteți anula un e-mail programat înainte ca acesta să fie trimis. Pentru a face acest lucru:

1. Accesați Clienți > Conturi > Comunicare > E-mailuri și deschideți secțiunea Programate.

2. Faceți clic pe e-mailul pe care doriți să îl anulați.

3. Faceți clic pe pictograma de anulare în partea dreaptă sus.

Share

Link copiat