CRM (de bază): Importați o listă de clienți

Instrumentul nostru de import vă permite să transferați în același timp conturile clienților și datele de contact pe TaxDome , astfel încât să puteți începe rapid să lucrați de pe portalul dumneavoastră. Deși puteți crea noi contacte și conturi manual, încărcarea unui fișier CSV este o modalitate mult mai rapidă de a vă transfera datele pe TaxDome. 

Webinar: Aflați cum să vă importați clienții, să creați structuri de dosare pentru documente și să invitați clienții în portal în 45 de minute cu Explorați cum să începeți în TaxDome

Pasul 0. Pregătiți fișierul CSV 

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Pentru a importa datele de contact și de cont preexistente, utilizați un instrument de tip foaie de calcul, cum ar fi Excel sau Google Sheets. De asemenea, puteți citi instrucțiunile privind transferul datelor dvs. de pe o anumită platformă sau program software.

• Atunci când importați datele clienților dvs. în TaxDome, nu uitați că Conturi și Contacte sunt diferite: 
  • Conturile sunt entitățile pentru care lucrați și pe care le facturați, fie că este vorba despre o companie, un trust, o familie sau un individ. 
  • Persoanele de contact sunt persoanele reale cu care interacționați. Iată o explicație a conturilor și a contactelor.
• Creați o foaie de calcul cu datele clienților dumneavoastră, apoi salvați-o ca fișier CSV. Asigurați-vă că fișierul CSV este codat UTF-8 și nu depășește 300 kB.
• Introduceți un singur contact pe fiecare rând din foaia de calcul, chiar dacă mai multe contacte sunt legate de același cont. De asemenea, puteți sări peste importarea conturilor pentru a importa doar contacte
• Puteți avea foi de calcul diferite pentru diferite grupuri de clienți. Acestea pot fi importate una câte una, cu diferite setări aplicate. Iată un material video despre importul diferitelor grupuri de clienți

Sfat: Dacă programul dvs. sursă generează un fișier cu contribuabilul și soțul/soția pe același rând, nu trebuie să editați manual CSV-ul. În schimb, urmați instrucțiunile pentru importarea unui fișier cu contribuabilul și soțul/soția pe același rând.

• 👋 Vă putem ajuta! Dacă fișierul dvs. CSV se termină cu mai multe contacte pe rând și nu știți cum să remediați situația, anunțați-ne. Echipa noastră de asistență este bucuroasă să vă ajute: Urmați acești pași pentru a obține asistență. 

1. Creați o foaie de calcul 

Creați și etichetați coloanele. 

Sfat: atunci când denumiți coloanele, fiecare nume de antet de coloană reprezintă o proprietate de date diferită.

Iată câteva exemple de nume de antet de coloană: 

• Coloana A | Numele contului: numele unei societăți sau al unui trust (un cont nepersonal) sau numele unei persoane fizice sau al unei familii (un cont personal).
• Coloana B | Numele contactului: numele și prenumele persoanei de contact legate de cont.
• Coloana C | Prenume  
• Coloana D | Numele de familie  
• Coloana E | Tipul de cont
• Coloana F | Email: trebuie furnizată o adresă de email pentru ca persoana de contact să aibă acces la portal.
• Coloana G | Telefon
• Coloana H | Oraș
• Coloana I | Etichete cont: o etichetă pe care o puteți aplica pentru gruparea conturilor
• Coloana J | Etichete de contact: o etichetă pe care o puteți aplica pentru gruparea contactelor
• Coloana K | Membrii echipei: membrii echipei pe care doriți să fie atribuiți automat în timpul importului

2. Completați rândurile din foaia de calcul cu informații de contact și informații suplimentare

Este posibil ca foaia dvs. de calcul să aibă deja coloane personalizate. Cu toate acestea, asigurați-vă că respectați aceste reguli de bază pentru un import fără probleme:

• Fiecare rând trebuie să includă un singur contact
• Dacă intenționați să creați conturi noi în timpul transferului de date, asigurați-vă că există o coloană Nume cont. Etichetați-o ca fiind Account Name (ceea ce TaxDome numește proprietatea de date) sau orice alt nume care vă convine. Dacă nu este necesar ca un contact să fie legat de un cont, lăsați rândul din coloana Account Name (Nume cont ) gol.
• Dacă două sau mai multe contacte au același cont, utilizați același nume de cont în fiecare rând pentru fiecare contact.
• Diferite tipuri de câmpuri personalizate acceptă caractere diferite. Vă rugăm să vă asigurați că câmpurile sunt completate corect:
  • Împărțiți opțiunile cu o virgulă sau punct și virgulă ("," sau ";"), caracterul pentru câmpurile personalizate de tip dropdown cu selectare multiplă.
  • Datele trebuie completate în formatul corespunzător: MM/DD/AAAA sau MMM/DD/AAAA pentru firmele din SUA și DD/MM/AAAA pentru firmele din afara SUA.

Nu sunteți sigur cum să configurați diferite tipuri de conturi, cum ar fi un cuplu căsătorit care depune separat? Vedeți exemple de configurare a contactelor pentru diferite tipuri de conturi, apoi consultați aceste sfaturi:

• Importați mai multe conturi cu același contact
• Importați mai multe contacte cu același cont
• Importați simultan contacte în două conturi

Importați mai multe conturi cu același contact

Î: Cum pot introduce în foaia de calcul diferite conturi care trebuie să fie legate de aceeași persoană? De exemplu, mai multe întreprinderi care aparțin aceluiași proprietar. 

R: Creați un rând pentru fiecare cont, apoi introduceți aceleași informații de contact pentru fiecare cont în coloanele corespunzătoare.

În exemplul de foaie de calcul de mai jos, numele contului este asociat cu numele contului din TaxDome, iar în timpul procesului de import sunt create cinci conturi, fiecare dintre acestea fiind legat de informațiile de contact ale lui Brian Ross. Brian Ross se poate conecta apoi la TaxDome folosind email@example.com și poate trece de la un cont la altul. 

Importați mai multe contacte cu același cont

Î: Cum pot introduce în foaia de calcul mai multe contacte care trebuie să fie legate de același cont? De exemplu, mai mulți parteneri de afaceri care dețin o singură afacere sau un contribuabil și soțul/soția acestuia.

R : Utilizați un rând pentru fiecare persoană de contact, apoi introduceți același nume de cont pentru fiecare persoană în coloana corespunzătoare.

În exemplul de foaie de calcul de mai jos, Name_Business Name este asociat cu Account Name în TaxDome, iar șase conturi sunt create în timpul procesului de import. Michael Douglaston este legat de un contact, Robbie Corp de trei contacte, familia Smith de trei contacte, Mart Frickey de un contact, Solomon Deutsch de un contact și Chrissy Tidder de un contact.

Importați simultan contacte în două conturi

Î: Cum introduc în foaia de calcul mai multe contacte care trebuie să fie legate de două conturi? De exemplu, copii care au nevoie de conturi proprii, dar care trebuie totuși să fie conectați la contul familiei.

R: Folosiți două rânduri pentru fiecare contact, apoi schimbați numele contului, păstrând aceleași detalii de contact. Acest lucru vă poate economisi ceva muncă mai târziu, deoarece nu va trebui să legați manual contactele.

3. Salvați foaia de calcul în format CSV

TaxDome recunoaște doar foile de calcul salvate ca fișiere CSV. Din bara de meniu din foaia de calcul, accesați File, apoi selectați Save as CSV sau Download as CSV (formularea poate varia în funcție de programul pe care îl utilizați).

Microsoft Excel: În câmpulSave as type (Salvare ca tip ), selectați CSV (Comma delimited). În meniul derulant Tools (Instrumente ), selectați Web Options (Opțiuni web ). Deschideți fila Encoding (Codificare ). În meniul derulant Save this document as, selectați Unicode (UTF-8), apoi faceți clic pe OK.

Acum, după ce ați salvat foaia de calcul ca fișier CSV și v-ați asigurat că este codat UTF-8, sunteți gata să importați contactele în TaxDome.

Pasul 1. Încărcați fișierul CSV la TaxDome

Mergeți la Clienți > Conturi, apoi faceți clic pe Import. De asemenea, puteți accesa acest buton din pagina Contacte .

Trageți și plasați fișierul CSV sau faceți clic pe Browse pentru a-l localiza pe desktop pentru a-l încărca.

Pasul 2. Creațiconturi (opțional)

Iată cum să creați conturi:

1. Maparea numelui contului

Selectați numele antetului de coloană din foaia de calcul care corespunde proprietății TaxDome's Account Name. Dacă ați folosit Account Name ca nume de antet de coloană în foaia dvs. de calcul, acesta este automat asociat proprietății Account Name din TaxDome, deoarece au același nume.

Sfat! Dacă doriți să nu mai importați conturi și să importați doar contacte, faceți clic pe X în dreapta coloanei Choose CSV (Alegeți CSV) pentru câmpul Account Name (Nume cont ).

2. Alegeți tipul de cont

Selectați o opțiune pentru a specifica modul în care doriți să aplicați tipul de cont clienților importați. Pentru detalii, consultați articolul despre tipurile de cont.

Dacă se aplică Company, clientul va avea proprietatea Company name egală cu datele din coloana Account Name.

3. Maparea câmpurilor contului

Adăugați orice date din foaia dvs. de calcul ca câmpuri personalizate pentru conturile dvs., etichetați-le sau desemnați membrii echipei. Examinați toate denumirile antetelor coloanelor din stânga, apoi alegeți Ignore (Ignorare ) sau Sync field (Sincronizare câmp ) din meniul derulant Action (Acțiune ). Dacă alegeți Sync field, selectați câmpul din meniul derulant din TaxDome coloană. 

• Dacă un cont cu același nume există deja în TaxDome, acesta nu va fi modificat și toate datele sale vor rămâne aceleași. 
• Dacă un nume de antet de coloană din foaia de calcul nu are o proprietate de cont corespunzătoare, creați una nouă selectând Câmp nou în meniul derulant. Citiți mai multe despre adăugarea de câmpuri personalizate de cont în timpul importului.
• De asemenea, vă puteți eticheta conturile aici. Pentru detalii, consultați acest articol privind aplicarea etichetelor.
• Dacă în foaia de calcul aveți coloana Membrii echipei în foaia de calcul, membrii echipei care figurează în foaia de calcul vor fi atribuiți automat clienților corespunzători. 

Pasul 3. Definiți setările (opțional)

În această etapă, aplicați setările în bloc conturilor nou importate. 

1. Contacte legate

În partea stângă, sub Emailuri, veți vedea proprietatea TaxDome Email . Dacă ați adăugat câmpuri de e-mail personalizate pentru contactele dvs., le veți vedea și pe acestea. 

Selectați drepturile de acces pentru fiecare contact a cărui adresă de e-mail este legată de contul importat. În mod implicit, toate drepturile de acces sunt activate, iar acestea sunt setările recomandate. Aceasta nu va trimite invitații, dar va seta permisiunile corespunzătoare pentru clienții dvs. atunci când veți fi gata să faceți acest lucru: 

• Autentificare: când această opțiune este activată, persoana de contact poate utiliza portalul pentru clienți TaxDome

• Notificare: atunci când această opțiune este activată, contactul primește toate notificările sistemului, cum ar fi mesaje, organizatori, propuneri, facturi și e-mailuri trimise de pe TaxDome sau prin intermediul automatizărilor pipeline și multe altele

• Sincronizare e-mail: când această opțiune este activată, veți putea vedea și răspunde la e-mailurile clientului în contul dvs. Inbox+ și să vizualizați toate e-mailurile din fila E-mail a contului lor    

Dacă doriți ca clienții să primească o invitație prin e-mail la portalul lor TaxDome , bifați caseta Trimiteți invitații. Pentru a adăuga un mesaj personalizat, tastați unul în câmpul Personalized message (Mesaj personalizat ).

Sfat! Vă recomandăm să trimiteți invitațiile mai târziu, ca o bună practică. Aflați mai multe în articolul detaliat.

2. Etichete

Dacă aveți deja câteva etichete create în TaxDome, le puteți aplica conturilor importate aici. Ele vor fi aplicate tuturor conturilor importate. Dacă trebuie să aplicați etichete diferite la conturi diferite, este mai bine să le adăugați în prealabil în foaia de calcul. Citiți mai multe despre aplicarea etichetelor.

3. Cesionari

În cazul în care membrii echipei nu sunt menționați în foaia de calcul, conturile noi sunt atribuite persoanei care efectuează importul. Sau puteți selecta membri suplimentari ai echipei pe care doriți să aibă acces la toate conturile importate. Citiți mai multe despre atribuirea membrilor echipei în timpul importului.

4. Dosare și documente

Dacă utilizați o structură de foldere personalizată pentru documentele clienților, aplicați șabloane de foldere în bloc conturilor nou create. Citiți mai multe despre crearea șabloanelor de dosare. Șablonul de ani fiscali implicit este aplicat automat conturilor noi dacă nu selectați un șablon de dosar pe care l-ați creat deja.

Pasul 4. Creați contacte

Pentru a începe să importați contactele dvs. în TaxDome, examinați numele antetului de coloană din foaia de calcul din stânga, apoi alegeți Ignore sau Sync custom field din meniul derulant Action (Acțiune ). Numele antetului de coloană din foaia dvs. de calcul care se potrivesc cu numele proprietăților contactelor TaxDome (de exemplu, First Name (Prenume), Phone (Telefon), Email (E-mail), City (Oraș)) sunt mapate automat. 

Dacă alegeți Sync custom field (Sincronizare câmp personalizat), selectați câmpul de contact din lista derulantă sau adăugați un câmp nou făcând clic pe New field (Câmp nou). Citiți mai multe despre câmpurile personalizate de contact. 

• De asemenea, puteți să vă etichetați contactele aici. Pentru detalii, consultați acest articol despre aplicarea etichetelor.
• Nu este necesar să asociați fiecare nume de antet de coloană - puteți lăsa selecția câmpului Acțiune ca Ignorat.
• Dacă ați omis cartografierea conturilor, puteți importa numai contacte.

După ce ați terminat cartografierea, faceți clic pe Continue (Continuare). Acest lucru nu începe procesul de import. Veți putea totuși să reveniți la acest pas dacă ați făcut vreo greșeală.

Pasul 5. Revizuirea 

Când veți examina rezultatele cartografierii, veți vedea toate acestea:

• Ce membri ai echipei vor fi atribuiți conturilor
• Ce etichete vor fi atribuite conturilor
• Ce câmpuri personalizate de cont și de contact vor fi create
• Care contacte vor fi create cu ce nume și adrese de e-mail
• Ce conturi vor fi create cu ce contacte legate

Dacă totul arată bine, faceți clic pe Start import. În caz contrar, reveniți pentru a face toate corecturile necesare.

Acum, puteți părăsi pagina. Procesul de import va continua de unul singur. Odată ce importul este finalizat, veți primi o notificare prin e-mail. Faceți clic pe linkul din mesaj pentru a merge la rezultatele importului. Veți vedea:

• Câte contacte au fost importate
• Câte rânduri din foaia de calcul au fost sărite
• Câte conturi au fost create
• Câte conturi au fost actualizate
• Câte câmpuri personalizate au fost create

În cazul în care unele rânduri au fost omise (din cauza unor erori), puteți exporta un fișier CSV zippat care să vă spună care sunt acestea și de ce. Printre motivele pentru care s-au sărit rânduri se numără celulele goale din coloanele obligatorii (de exemplu, numele contactelor) sau celulele din coloana de e-mail în care lipsesc adresele de e-mail. Acum, puteți părăsi pagina. Procesul va continua de unul singur. Rezultatele exportului vă vor fi trimise prin e-mail.

Dacă întâmpinați dificultăți în procesul de import, anunțați-ne! Echipa noastră este întotdeauna bucuroasă să vă ajute!

Cine poate importa?

Proprietarul și administratorul firmei pot importa contacte și crea conturi în TaxDome. Dacă doriți ca membrii echipei să poată importa, acordați-le drepturi de acces pentru a gestiona contactele:

1. Accesați Setări, selectați Echipa și planurile în bara de meniu, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta numelui membrului echipei, apoi faceți clic pe Editare.

2. Comutați pe Gestionați contactele, apoi faceți clic pe Salvare.

Sfat: vizitați TaxDome Academy pentru a urma cursuri amuzante și cuprinzătoare și pentru a deveni un superstar TaxDome .

v