Migrați datele clienților dvs. către TaxDome
Instrumentul nostru de import vă permite să transferați conturile clienților și datele de contact în TaxDome , astfel încât să puteți începe să lucrați rapid din portalul dvs. web. Aici, aflați cum să efectuați importul inițial.
Importul clienților, explicat
Import is a tool for transferring client records (divided to accounts and contacts ) from your previous CRM system to TaxDome. It allows you to add accounts and contacts in bulk, eliminating the need for manual creation.
To import the client list, you should prepare the CSV file beforehand. Ensure you follow our step-by-step instructions when preparing the CSV to avoid losing client records.
By default, only a firm owner and admin can import clients. If you want team members to be able to import, give them access rights to Manage contacts.
Ce tip de import aveți nevoie?
Instrumentul de import TaxDome este flexibil, permițându-vă să importați nu numai toate înregistrările deodată, ci și anumite tipuri de înregistrări. De exemplu, puteți importa numai conturi fără a crea altele noi pentru a actualiza câmpurile CRM pentru clienții existenți. Mai jos, prezentăm scenariile și opțiunile comune de import:
-
Importați conturi și contacte: Utilizați această opțiune pentru a migra complet baza dvs. de clienți la TaxDome.
-
Import accounts only (no contacts): Use this option if you already have accounts in TaxDome but want to add some CRM information in bulk. For example, you may want to add tags or account roles to existing accounts. Find the most common scenarios in a separate guide .
-
Importați numai contacte (fără conturi): Utilizați această opțiune pentru a crea contacte noi fără a le lega de conturi. Aceasta poate fi utilă dacă aveți o listă de potențiali clienți sau angajați ai clienților care trebuie salvați separat. Această opțiune poate fi utilizată și dacă trebuie să adăugați câmpuri CRM personalizate suplimentare pentru contacte.
Mai jos, vom demonstra procesul de import pentru o migrare completă a bazei de date a clientului. În cazul în care acțiunile diferă pentru alte tipuri de import, vor fi furnizate note.
Pasul 1. Încărcați fișierul CSV
În primul pas al importului trebuie să încărcați fișierul CSV pregătit. Iată cum: navigați la Clienți > Conturi (sau Clienți > Contacte) din meniul din bara laterală și faceți clic pe Import.
Faceți clic pe Răsfoire sau glisați și fixați fișierul CSV.
Pasul 2. Creați conturi
La al doilea pas veți crea conturi. Mai jos găsiți descrierile celor mai importante setări.
Nume cont hartă
Selectați numele antetului coloanei din foaia de calcul care corespunde proprietății TaxDome Nume cont. Dacă ați folosit numele Account Name ca nume al antetului coloanei în foaia de calcul, acesta este asociat automat cu proprietatea Account Name din TaxDome, deoarece au același nume.
Alegeți tipul de cont
Choose how to apply the account type to imported clients:
| Tipul de cont | Rezultat |
|---|---|
| Persoană fizică, Societate, Altele | Tipul de cont selectat va fi aplicat în bloc tuturor conturilor importate. Coloana tip de cont din CSV-ul dvs. va fi ignorată (dacă există). Dacă este selectat "Company", câmpul "Company Name" va fi completat cu datele din coloana "Account name". |
| Hartă cu coloană CSV | Dacă ați adăugat o coloană pentru tipul de cont în foaia dvs. de calcul, selectați această opțiune, apoi selectați coloana corespunzătoare dintr-o listă derulantă, de exemplu, Tip cont. |
| Ignoră | Folosiți-l numai atunci când actualizați clienții existenți. Nu o utilizați atunci când adăugați clienți noi - în caz contrar, tuturor conturilor li se va atribui tipul Altele, iar coloana tip de cont din foaia de calcul va fi ignorată. |
Maparea câmpurilor contului
Map the columns of your CSV file to the account fields in TaxDome to have the data from the CSV columns automatically added to the account info.
Pentru a mapa câmpurile conturilor:
a. Examinați toate denumirile antetelor de coloană din "Coloana de proprietăți CSV" din stânga. Decideți care dintre acestea doriți să le adăugați la conturile TaxDome și care să le omiteți.
b. Pentru fiecare rând, selectați câmpul Sync (pentru a adăuga valoarea din CSV) sau Ignore (pentru a-l omite) din meniul derulant Action (Acțiune ).
c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .
Vă rugăm să rețineți că etichetele și rândurile membrilor echipei sunt
d. Revizuiți și faceți clic pe Continuare.
Notă
Dacă doriți să adăugați doar conturi (sau să adăugați câmpuri CRM masive la conturile existente), continuați cu ghid separat .Pasul 3. Definiți setările
În acest pas, aplicați setările în bloc conturilor nou importate:
Contacte legate
When you import accounts and contacts, you may decide if you want to turn on contact toggles. These identify the basic settings for your client interactions. The best practice here is enable all contact toggles ( a, b, c) in bulk but don’t send client invitations for joining the portal. This way, you have time to set up everything first. You will be able to invite clients at a later point when you are ready.
Under Emails, you will see the example of the added email fields (e.g., Email, Additional email, etc.) mapped in the previous step . By setting up toggles, you will enable/disable a, b, c, d for each contact person whose email is linked to the imported account:
a. Login : When toggled on, the contact can use their TaxDome client portal.
b. Notify : When toggled on, the contact receives all system notifications, such as for messages, organizers, and more.
c. Email sync : When toggled on, you can see and reply to the client’s emails in your Inbox+.
d. Send invitations : When checked, you will send an email invitation to the TaxDome portal right when the import is finished (not recommended).
Etichete
If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it’s better to add them to the spreadsheet beforehand .
Cesionari
Selectați membrii echipei care vor fi atribuiți clienților. Conturile noi merg implicit la importator dacă numele unui membru al echipei nu este în CSV. Puteți selecta alți membri ai echipei dacă doriți ca aceștia să să aibă acces la toate conturile importate.
Dosare și documente
If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. You can rely on the Default tax years template if no custom one is selected. Click Continue.
Pasul 4. Creați contacte
În cele din urmă, trebuie să adăugați contacte la sistem. Acestea vor fi legate automat de conturi. Procesul este similar cu cel pentru conturi: potriviți coloanele CSV cu câmpurile de contact TaxDome pentru a vă asigura că datele corecte sunt importate.
Pentru a cartografia câmpurile de contact:
a. Revedeți toate numele antetelor coloanelor din proprietatea CSV din stânga. Decideți care dintre ele doriți să le adăugați la contactele TaxDome și pe care să le omiteți.
b. Pentru fiecare rând, selectați câmpul Sync (pentru a adăuga valoarea din CSV) sau Ignore (pentru a-l omite) din meniul derulant Action (Acțiune ).
c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .
d. Revizuiți și faceți clic pe Continue (Continuare). Acest lucru nu începe procesul de import. Puteți reveni în continuare la pașii anteriori dacă ați făcut vreo greșeală.
Pasul 5. Analizați și importați rezultatele
Revizuind rezultatele cartografierii, veți vedea cum au funcționat setările de import pentru câteva exemple din datele dvs:
- Vor fi create conturi cu care vor fi legate contactele (dacă există).
- Vor fi create contacte cu numele și adresele de e-mail (dacă există).
- Cesionarii vor fi atribuiți conturilor.
- Etichetele vor fi atribuite conturilor/contactelor.
- Câmpurile personalizate vor fi create și/sau completate.
Dacă totul arată bine, faceți clic pe Începeți importul. În caz contrar, reveniți pentru a face toate corecturile necesare. Acum, puteți părăsi pagina. Procesul de import va continua singur.
Odată ce importul este finalizat, veți primi o notificare prin e-mail. Faceți clic pe link-ul din mesaj pentru a accesa rezultatele importului. Veți vedea:
- Câte contacte au fost importate.
- Câte rânduri din foaia de calcul au fost sărite.
- Câte conturi au fost create.
- Câte conturi au fost actualizate.
- Câte câmpuri personalizate au fost create.
În cazul în care unele rânduri au fost omise (din cauza erorilor), puteți exporta un fișier CSV zipat care să vă spună care sunt și de ce.
If you are having difficulties with the import process, let us know! Our team is always happy to help !
A fost util acest articol?
Share
