Propuneri (de bază): Gestionarea semnatarilor și a autorității de semnătură

Unele dintre conturile dvs. pot avea mai multe contacte legate de acestea. Atunci când discutați despre propuneri sau facturi recurente, este esențial să țineți cont de acest lucru, deoarece trebuie să înțelegeți și să configurați ce utilizatori ai contului vor fi obligați să semneze. Aici, vom explica acest lucru în detaliu, împreună cu un ghid privind vizualizarea dacă o propunere este semnată.

Semnatari în propuneri, explicate

Dacă aveți un singur contact în cont, atunci logica de semnare este simplă - trimiteți o propunere, clientul semnează și asta e tot. Cu toate acestea, ce se întâmplă dacă aveți mai multe contacte în cont? Trebuie să semneze toți, sau este suficientă o singură semnătură? Cum pot gestiona acest lucru?

Depinde de nevoile dumneavoastră:

Trimiteți o propunere unui client de afaceri, iar directorul financiar și directorul executiv trebuie să semneze.
Trimiteți o propunere unui client individual (cuplu căsătorit), iar oricare dintre soți poate semna
Trimiteți o propunere unui client cu persoane aflate în întreținere legate ca contacte; numai contactul principal poate semna.

Toate cazurile ar putea fi gestionate cu ușurință pe TaxDome folosind următoarele caracteristici:

Autoritatea semnatarului: Dreptul unui contact individual de a semna. Dacă știți că anumite contacte nu ar trebui să poată semna (de exemplu, persoanele aflate în întreținere), dezactivați acest lucru în prealabil.
Setarea cerinței de semnătură: Atunci când pregătiți un șablon sau trimiteți o propunere, puteți decide dacă aveți nevoie de semnături de la toate persoanele de contact sau de la una singură.
Gestionarea semnatarilor: Chiar și atunci când propunerea dvs. este deja trimisă, puteți verifica și șterge semnatarii care nu sunt necesari.

Autoritatea semnatară

Setarea autorității semnatarului din fila Info a profilului contului este configurată separat pentru fiecare contact. Considerați această setare ca un tip de "drepturi de acces" pentru clienții dvs.

Mai jos, observați că sub adresa de e-mail a persoanei de contact este scris " Signatory authority ".

Atunci când sunt activate, contactele pot:

Semnați propunerile și introduceți detaliile de plată pentru facturile din cadrul acestora.
Semnați facturile recurente și introduceți detaliile de plată pentru acestea.

Cu toate acestea, există o diferență în ceea ce privește modul în care funcționează ambele funcții:

Pentru propuneri, se stabilește dacă toți utilizatorii cu autoritatea de semnatar activată trebuie să semneze sau numai unul dintre ei pentru ca propunerea să fie considerată semnată. Dacă mai mulți utilizatori semnează și o propunere include o factură, toți utilizatorii pot introduce detaliile de plată înainte de semnare. Cu toate acestea, inserarea detaliilor de plată este obligatorie numai pentru ultimul semnatar; pentru ceilalți semnatari, aceasta poate fi omisă.
Pentru facturile recurente, cel puțin un utilizator cu autoritatea de semnatar activată trebuie să introducă detaliile de plată și să semneze. După ce un utilizator a semnat, o factură recurentă devine activă și nu mai este necesară nicio altă acțiune din partea celorlalte persoane de contact ale contului.

Rețineți următoarele cu privire la setarea autorității de semnatar :

❌ Dacă autoritatea de semnatar este dezactivată pentru toate persoanele de contact legate de un cont, nu va exista nimeni căruia să i se trimită o propunere/factură recurentă - dacă încercați să faceți acest lucru, veți primi un mesaj de eroare și un mesaj de eroare. Inbox+ notificare cu o listă de conturi care nu pot semna. Aceste contacte nu vor primi nicio notificare.

Dezactivarea autorității semnatarului

În mod implicit, toate persoanele de contact cu acces de conectare au activată setarea Autoritate de semnatar . Puteți să o dezactivați navigând în fila Info a profilului clientului și făcând clic pe cele trei puncte din dreapta numelui contactului.

În acest caz, este posibil să doriți să dezactivați autoritatea de semnatar pentru utilizatori:

Unul dintre contactele contului de familie este soțul/soția sau o persoană în întreținere. Dezactivarea autorității de semnatar pentru aceștia va garanta că propunerea sau factura recurentă este trimisă numai contactului principal.
Aveți diferiți membri ai companiei adăugați la contul de afaceri. Dezactivarea autorității de semnare pentru aceia dintre ei care nu sunt factori de decizie poate garanta că aceștia nu vor semna accidental factura recurentă.

Cerința de semnătură

În mod implicit, toate persoanele de contact din cont cu autoritate de semnat trebuie să semneze o propunere. Cu toate acestea, atunci când creați o propunere sau șablonul acesteia, puteți selecta Un semnatar trebuie să semneze în lista derulantă Cerință de semnătură . Apoi, după ce orice semnatar semnează propunerea, statutul acesteia se modifică în Semnat. Dacă propunerea are impact asupra unui job automove, propunerea este considerată, de asemenea, semnată.

Gestionați semnatarii

Dacă ați trimis deja o propunere și doriți să eliminați unul sau mai mulți semnatari ai acesteia, o puteți face:

1. Accesați Billing > Proposals & ELs din meniul din bara laterală.

2. Faceți clic pe cele trei puncte din dreptul propunerii pe care doriți să o actualizați și selectați Manage signers (Gestionare semnatari).

3. Eliminați unul sau mai mulți semnatari și faceți clic pe Aplicare. Cel puțin una dintre persoanele de contact trebuie să rămână pe listă.

Vizualizați conturile clienților cu propuneri în curs de semnare/parțial semnate

Puteți vedea ce propuneri sunt parțial semnate accesând Billing > Proposals & ELs din bara de meniu din stânga sau fila Proposals & ELs din profilul unui cont de client. Prima cifră din coloana Semnat arată numărul de contacte legate de cont care au semnat propunerea; a doua, numărul total de semnatari necesari.

De asemenea, este posibil să filtrați lista de conturi de clienți pentru a vedea care dintre aceștia au semnat parțial propunerile:

1. Accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe meniul derulant + Filtru .

2. De la Propuneri și EL , selectați Semnat parțial.