Gestionarea semnatarilor și a autorității de semnătură pentru propuneri

Tabla de conținut

Semnatari în propuneri, explicate
Autoritatea semnatară
- Când să dezactivați autoritatea de semnătură
Cerința de semnătură
Gestionați semnatarii
Vizualizați conturile clienților cu propuneri în curs de semnare/parțial semnate

Este posibil ca unele dintre conturile dvs. să aibă mai multe contacte conectate la acestea. Atunci când discutați despre propuneri sau facturi recurente, este esențial să țineți cont de acest lucru, deoarece trebuie să înțelegeți și să configurați ce utilizatori de cont vor trebui să semneze. Aici, vom explica acest lucru în detaliu, împreună cu un ghid despre cum să vedeți dacă o propunere este semnată.

Semnatari în propuneri, explicate

Dacă aveți un singur contact în cont, logica semnării este simplă: trimiteți o propunere, clientul semnează și gata. Dar ce se întâmplă dacă aveți mai multe contacte în cont? Trebuie să semneze toate sau este suficientă o singură semnătură? Cum pot gestiona acest lucru? Depinde de nevoile dvs.:

Trimiteți o propunere unui client de afaceri, iar atât directorul financiar, cât și directorul executiv trebuie să semneze.
Trimiteți o ofertă către un client individual (cuplu căsătorit), iar oricare dintre soți poate semna.
Trimiteți o propunere către un client cu persoane dependente asociate ca persoane de contact; numai persoana de contact principală poate semna.

Toate cazurile ar putea fi gestionate cu ușurință pe TaxDome folosind următoarele caracteristici:

Autoritatea semnătorului : Dreptul unei persoane de contact de a semna. Dacă știți că unele persoane de contact nu ar trebui să poată semna (de exemplu, persoanele aflate în întreținere), dezactivați-o în prealabil.
Setarea cerințelor privind semnătura: atunci când pregătiți un șablon sau trimiteți o propunere, puteți decide dacă aveți nevoie de semnăturile tuturor contactelor sau doar ale unuia singur.
Gestionarea semnatarilor: Chiar și atunci când propunerea dvs. este deja trimisă, puteți verifica și șterge semnatarii care nu sunt necesari.

Autoritatea semnatară

În mod implicit, toate contactele cu acces de conectare au autoritatea de semnătură activată. Puteți configura autoritatea de semnătură separat pentru fiecare contact în fila Informații, bifând sau debifând caseta Semnatar.

Atunci când sunt activate, contactele pot:

Semnați propunerile și introduceți detaliile de plată pentru facturile din acestea.
Semnați facturile recurente și introduceți detaliile de plată pentru acestea.

Cu toate acestea, există o diferență în ceea ce privește modul în care funcționează ambele funcții:

Pentru propuneri, puteți stabili dacă toți utilizatorii cu autoritate de semnareactivată trebuie să semneze sau doar unul dintre ei pentru ca propunerea să fie considerată semnată. Dacă mai mulți utilizatori semnează și o propunere include o factură sau o cerere de depozit, toți utilizatorii pot introduce detaliile de plată înainte de semnare. Cu toate acestea, introducerea detaliilor de plată este necesară doar pentru ultimul semnatar; pentru ceilalți semnatari, acest pas poate fi omis.
Pentru facturile recurente, cel puțin un utilizator cu autoritate de semnătură activată trebuie să introducă detaliile plății și să semneze. După ce un utilizator a semnat, factura recurentă devine activă și nu este necesară nicio altă acțiune din partea celorlalte contacte ale contului.

Când să dezactivați autoritatea de semnătură

În următoarele situații, este posibil să doriți să dezactivați autoritatea de semnătură pentru anumite contacte:

Una dintre persoanele de contact din contul familiei este soțul/soția sau o persoană aflată în întreținere. Dezactivarea autorității de semnătură pentru acestea va asigura că propunerea sau factura recurentă este trimisă doar persoanei de contact principale.
Aveți diferiți membri ai companiei adăugați la contul de afaceri. Dezactivarea autorității de semnare pentru aceia dintre ei care nu sunt factori de decizie poate garanta că aceștia nu vor semna accidental factura recurentă.

Notă

Dacă autoritate de semnare este dezactivată pentru toate contactele asociate unui cont, nu va exista nimeni căruia să îi puteți trimite o ofertă/factură recurentă, astfel încât, dacă încercați să faceți acest lucru, veți primi un mesaj de eroare și un Inbox+ notificare cu o listă a conturilor care nu pot semna. Astfel de contacte nu vor primi nicio notificare.

Cerința de semnătură

În mod implicit, propunerile necesită semnăturile tuturor contactelor cu autoritate de semnare. Cu toate acestea, atunci când creați o propunere sau șablonul acesteia, puteți selecta Un singur semnatar trebuie să semneze din meniul derulant Cerințe de semnătură. Apoi, după ce orice semnatar semnează propunerea, starea acesteia se schimbă în Semnată. Dacă propunerea are impact asupra unei mutări automate a unui loc de muncă, propunerea este considerată, de asemenea, semnată.

Gestionați semnatarii

Dacă ați trimis deja o propunere și doriți să eliminați unul sau mai mulți semnatari ai acesteia, o puteți face:

Accesați Facturare > Propuneri și EL-uri din meniul lateral.
Faceți clic pe cele trei puncte de lângă propunerea pe care doriți să o actualizați și selectați Gestionați semnatarii .
Eliminați unul sau mai mulți semnatari și faceți clic pe Aplicați . Cel puțin una dintre contacte trebuie să rămână în listă.

De asemenea, puteți actualiza cerința de semnătură pentru mai multe propuneri trimise simultan:

În Propuneri și EL-uri, selectați propunerile bifând casetele de lângă ele (sau selectați toate bifând caseta din partea de sus).
Selectați Opțiunea „Solicitați o singură semnătură ” din meniul de sus.
Faceți clic pe Actualizare.

Documentele cu cel puțin o semnătură vor fi marcate imediat ca fiind semnate, în timp ce documentele nesemnate vor fi marcate ca fiind semnate odată ce primesc o semnătură.

Vizualizați conturile clienților cu propuneri în curs de semnare/parțial semnate

Puteți vedea ce propuneri sunt parțial semnate accesând Facturare > Propuneri și EL-uri din bara de meniu din stânga sau în fila Propuneri și EL-uri din profilul unui cont de client. Prima cifră din coloana Semnat arată numărul de contacte conectate la cont care au semnat propunerea; a doua, numărul total de semnatari necesari.