Note privind contul clientului

Account notes are intended for your staff only, they are not visible to clients. Store information that you will need to keep in mind while preparing documents inside TaxDome. Link your notes to jobs and tasks for faster access.

Client account notes, explained

Client account notes provide a centralized location within each client’s account to store internal information that your team needs to reference while working. Unlike client-facing communication tools, notes are visible only to your team members with appropriate permissions. They could be accessed either via the Overview or Notes tab of client’s profile.

When to use account notes:

• Store client preferences and requirements: Document communication preferences, preferred contact methods, specific formatting requirements, or service delivery instructions that team members should remember.
• Track account-specific details: Record information about the client’s business structure, key contacts, important dates, or historical context that helps your team provide better service.
• Maintain reference information: Keep login credentials, third-party system access details, or technical specifications that multiple team members may need.
• Document special circumstances: Note any unique situations, exceptions to standard processes, or considerations that should be kept in mind during service delivery.

Notes vs. other team communication tools

• Notes remain with the account permanently, providing consistent reference across all jobs and services.
• Internal messages in client chats are best for quick, context-specific discussions within a conversation thread, while notes provide long-term reference information that applies to the entire account.
• Job comments stay within a specific job and are only visible there, while notes can be linked to multiple jobs and tasks across the account.
• Team chats are designed for back-and-forth communication with team members, while notes are strictly internal documentation.

Creați note

Web Mobil

A note can be created by a firm owner and admin. It can also be created by an employee who is either assigned to the account or has granted the View all accounts permission .

Pentru a crea o notă nouă:

1. Click on the New button in the Sidebar, select Note. Alternatively, from the account’s Overview page, go to the Notes section and click Add note.

2. Enter a title for your note in the title field, then write your note content below. You can use text formatting, emoji, bullets, numbered lists, and also insert links. You can also mention your team members to get them notified of the note content.

3. Click Save to add the note.

Dacă încercați să părăsiți pagina Note fără să faceți clic pe Salvare , vă vom avertiza. Faceți clic pe Anulare în fereastra pop-up de alertă, apoi salvați nota. Vă rugăm să nu bifați caseta de selectare Împiedicați crearea de dialoguri suplimentare pentru această pagină . În caz contrar, nu veți putea primi astfel de alerte în viitor.

Sfat

Folosește mesaje interne în chat-uri pentru comunicarea rapidă în echipă pe teme specifice. Spre deosebire de notițele pentru referință pe termen lung, care pot fi legate de sarcini sau joburi, mesajele interne sunt potrivite atunci când trebuie să discuți ceva cu echipa ta direct în contextul unei conversații.

Go to the Accounts and tap on the account you need. Find the Notes tab and tap the New Note button there. You can mention your team members in notes using the @ symbol.

Archive/delete notes

Toate notele pot fi fie active, fie arhivate. Toate notele create sunt afișate în fila Activ . După ce nu mai aveți nevoie de notă, o puteți transfera în arhivă făcând clic pe pictograma Mutare în arhivă .

You can also restore the note by clicking the Move to active link in the Archived tab.

Pentru a șterge o notă, trebuie mai întâi să o mutați în arhivă. Apoi, accesați fila Arhivate , faceți clic pe Șterge și confirmați ștergerea.

Pin notes

You can pin up to three notes to always display them at the top of the list by clicking the Pin icon. Pinned notes are highlighted for easy visibility. This is helpful for notes you often refer to or important information you need quick access to.

Search and filter notes

Use the search and filter options in the Notes tab to quickly find specific notes.

To search notes, enter keywords in the search field. The search looks through note titles and content.

To filter notes, use the filter options to view notes by date created, date updated, or created by team member. Plus, you can save any of your selections as filter presets for later use—and even share them with your team. Read more about TaxDome filters .

Note de editare

Web Mobil

To make changes to a note, click the Edit icon in the Notes tab or click the note from the account’s Overview page. Make your changes, then click Save.

To edit a note created by another team member, an employee must have Manage accounts permission . 

From the Notes tab of the account, you can edit existing notes—plus view, archive, or pin them to the top of your list. All changes are saved automatically.

Legătura notelor cu sarcinile

Legarea notelor de sarcini vă ajută să vă asigurați că toate datele importante sunt disponibile la îndemână. De exemplu, dacă aveți informații despre conturile bancare ale unui client stocate în notele de cont, puteți lega această notă de sarcina de reconciliere a conturilor.

1. Faceți clic pe linkul Legați notele contului din partea de sus a ferestrei de creare sau editare a sarcinii. Deoarece notele sunt specifice contului, nu puteți accesa această opțiune dacă creați o sarcină pentru două sau mai multe conturi.

2. Alegeți nota(ele). Puteți lega orice note create anterior pentru contul clientului. O sarcină poate avea oricâte note legate.

După ce notele sunt legate, le puteți vedea în secțiunea Note cont . Faceți clic pe pictograma cruce pentru a deconecta notele inutile.

Legătura dintre note și locuri de muncă

Linking notes to jobs helps make them immediately available in your workflow when needed. Notes can be linked to jobs by a firm owner or any team member who is either assigned to the account or has granted the View all accounts permission .

1. Faceți clic pe job pentru a extinde caseta de job, faceți clic pe Link în partea de sus, apoi selectați Note în meniul derulant.

2. Alegeți nota(ele). Puteți lega orice note create anterior pentru contul clientului. Un job poate avea oricâte note legate.

După ce notele sunt legate, le puteți vedea în secțiunea Note din caseta de job extinsă. Faceți clic pe pictograma cruce pentru a deconecta notele inutile.

Notă

Notes are different from job comments . Job comments are created inside a job and are visible only inside it. Unlike them, notes are created inside an account and could be linked to any number of jobs for this account.

Share

Link copiat