Crearea și aplicarea șabloanelor de e-mail

Email templates are messages you frequently send to clients that require little to no change other than the recipient’s name. They can be used when sending emails to your clients manually or in bulk. Or they can be added as automations , so that they automatically go out to the client when a job moves to a new stage in a pipeline. Having email templates handy saves time. They’re not just helpful to you but to the whole team.

Create email templates

An email template can be created by a firm owner, an admin or any team member with access rights to manage templates . There are two ways to create an email template,

• Go to Templates > Firm templates > Emails, then click Create template.

• While adding the Send email automation into the pipeline, click New template.

New template screen overview

a) Template Name: Enter a name for the template—what you’ll see when selecting it.

b) Mode: Decide whether you want to use contact shortcodes or account shortcodes in your template. For more information about shortcode modes, go here .

c) From: Select the team member on behalf of whom the email should be sent. This is what the recipient sees in the From field no matter who has moved the job to the next stage.

Notă

Pentru a putea selecta o persoană, membrii echipei trebuie să aibă și-au sincronizat e-mailul și au Permiteți altor persoane să trimită mesaje din e-mailul meu activată în setările contului TaxDome .

d) Email subject: Write a subject line.

e) Add shortcode: To individualize the email, apply shortcodes to include dynamic data, such as the name of the person associated with the account or the date. If contact shortcodes mode is selected, you can use contact data. Shortcodes are available for both the email subject line and body. Learn more about shortcodes here .

f) Body: Compose the email, using formatting, emojis, bullet points and more, 

• WYSIWYG: Acest lucru vă permite să utilizați diferite formatare și să adăugați linkuri.

• HTML: Acest lucru vă permite să introduceți cod HTML personalizat care conține imagini, linkuri și așa mai departe. Rețineți că tabelele nu sunt acceptate pentru moment.

Sfat

Utilizați gratuit WORDHTML pentru a construi și obține HTML - apoi lipiți-l în e-mailul TaxDome prin activarea HTML.

g) Actions:  Click Save & Exit to save the template and go back to the templates list, Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

h) Drag & drop file here or Browse files: Add attachments to the template.

Add attachments to email templates

Notă

Dimensiunea maximă a tuturor fișierelor atașate la un șablon este de 20 MB. Tipuri de fișiere acceptate: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Puteți adăuga atașamente la șabloanele de e-mail de pe computer. Utilizați una dintre opțiunile disponibile în timp ce creați sau editați un șablon de e-mail:

• Trageți și plasați un singur fișier în zona desemnată.
• Faceți clic pe Browse Files (Răsfoiește fișierele ) și selectați unul sau mai multe fișiere în exploratorul de fișiere.

Notă

Dacă trimiteți un mesaj care conține un fișier din TaxDome către un destinatar care nu este utilizator TaxDome , acesta nu va avea nevoie de o autentificare pentru a-l accesa. Pentru a păstra fișierul în siguranță, dați linkului o dată de expirare. Aflați mai multe despre securitatea atașamentelor de e-mail .

Add images to email templates

Avertisment

The image needs to be hosted by a third party or added as an attachment . Videos can be added to emails only as atașamente și nu pot fi încorporate în șabloane.

Add an image by copying it from a webpage

1. Upload the image to your computer or to an image-hosting site such as imgbb.com .

2. Faceți clic dreapta pe imaginea încărcată în browser, apoi selectați Copiere imagine.

3. Mergeți la ecranul Email Template, asigurați-vă că WYSIWYG este selectat, apoi lipiți imaginea în șablonul dvs.

   

Add an image by inserting an HTML code

1. Upload the image to an image-hosting site such as imgbb.com .

2. Copiați codul HTML pentru imagine.

3. Go to the Email Template creation page, make sure HTML is selected, and paste the code into your template.

4. Găsiți <img src="https://**********************> blocul de cod și adăugați data-signed-id=" " la sfârșitul blocului, așa cum puteți vedea în exemplul de ecran de mai jos. În caz contrar, imaginea poate fi afișată incorect în e-mailurile pe care le trimiteți.

Puteți previzualiza imaginea selectând WYSIWYG.

Odată ce șablonul este selectat, codul se transformă în imagine.

Add email templates from the Marketplace

Puteți descărca șabloane de e-mail gata făcute cu cele mai bune practici. Pentru a adăuga un șablon de e-mail de pe Marketplace:

1. Go to Templates > Marketplace from the left sidebar and open the Emails tab.

2. Click Get free on the template you want to add, or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

   

In most cases, you will need to customize the downloaded template. To do this, go to Templates >  Firm Templates page, open the Emails tab and click on the name of the email template to edit it.

Apply email templates

După ce ați creat un șablon, utilizați-l pentru a accelera procesul de redactare a noilor e-mailuri. Iată cum:

1. Creați un e-mail nou fie făcând clic pe butonul Nou din stânga sus și selectând E-mail, fie selectând unul sau mai mulți destinatari din lista de Conturi și apoi făcând clic pe @Send Email.

2. Faceți clic în câmpul Șablon pentru a selecta un șablon din meniul derulant.

3. Edit the email, if needed.

   

   Notă

   Modificările pe care le faceți în e-mailul dvs. nu modifică șablonul selectat.

   

Edit email templates

Pentru a face modificări la un șablon de e-mail, urmați acești pași:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to edit.

3. Select Edit.

4. Make changes to the email template, then click Save & Exit or Save.

   

Duplicate email templates

To create new email templates based on existing ones:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to duplicate.

3. Select Duplicate.

The template’s copy will be saved with the appropriate suffix (e.g., Email (2)).

Delete email templates

To remove an email template:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to delete.

3. Select Delete and confirm the action.

Share

Link copiat