Sincronizați TaxDome cu programul dvs. de contabilitate

Dacă firma dumneavoastră utilizează QuickBooks , Xero, Wave, FreshBooks, Sage sau o platformă similară, TaxDome nu se va sincroniza automat cu aceasta. Va trebui să înregistrați manual tranzacțiile de plată, dar procesul urmează un model simplu odată ce l-ați parcurs o dată.

Acest articol prezintă două abordări, în funcție de modul în care firma dumneavoastră contabilizează veniturile. Ambele conduc la același rezultat: veniturile brute sunt înregistrate, comisioanele de procesare sunt trecute la cheltuieli, iar soldul bancar corespunde depozitelor efective. Diferența constă în faptul dacă înregistrați tranzacția în momentul în care clientul efectuează plata sau în momentul în care suma ajunge în contul dumneavoastră bancar.

Înainte de a începe

Vei avea nevoie de:

• Acces de administrator sau contabil la programul dvs. de contabilitate, cu permisiuni de înregistrare în jurnal
• Acces la rapoartele TaxDome din Stripe , prin Setări > Integrări > Plăți sau la adresa dashboard.stripe.com

Alegeți abordarea

• Metoda A — La momentul plății (metoda de contabilitate pe bază de numerar). Înregistrați o singură operațiune contabilă pentru fiecare plată atunci când aceasta ajunge în contul dvs. bancar. Majoritatea firmelor mici de contabilitate funcționează pe baza de numerar — dacă acesta este și cazul dvs., aceasta este metoda corectă, nu doar cea mai simplă.

• Metoda B — La nivel de factură (metoda contabilității de angajamente). Înregistrați o înregistrare contabilă de fiecare dată când un client plătește o factură, apoi o a doua înregistrare când sosesc banii. Utilizați această metodă dacă firma dvs. recunoaște veniturile atunci când factura este plătită, mai degrabă decât atunci când banii ajung în cont.

Dacă nu sunteți sigur care dintre acestea se aplică firmei dumneavoastră, adresați-vă contabilului dumneavoastră autorizat.

Configurarea contului

Înainte de a începe, creați următoarele conturi în planul de conturi.

• Ambele variante: creați un cont de cheltuieli TaxDome Processing Expense ” pentru înregistrarea comisioanelor de procesare.

• Numai pentru varianta B: creați, de asemenea, un cont bancar de compensareTaxDome pentru fondurile încasate, dar care nu au fost încă plătite.

Calea A: Înregistrarea la nivelul plății

Pasul 1: Obțineți detaliile privind plata

Declanșatorul înregistrării este depunerea în cont bancar — nu înregistrați nimic atunci când sunt achitate facturi individuale.

Conectați-vă la tabloul Stripe . Deschideți tranzacția de plată corespunzătoare depunerii bancare și notați suma brută încasată, totalul comisioanelor deduse și suma netă a plății.

Asigură-te că suma netă = suma brută − comisioane înainte de a înregistra orice tranzacție. Dacă cifrele nu se potrivesc, identifică discrepanța în Stripe .

Pasul 2: Înregistrați o înregistrare contabilă

Creați o înregistrare contabilă cu data la care a fost depusă suma plătită:

În câmpul „Memo” sau „Note”, introduceți ID plății ID o scurtă descriere — de exemplu: „Plată TDP PO_abc123 — 14 facturi — a se vedea atașamentul.”

Pasul 3: Salvați istoricul de audit

În Stripe , deschideți pagina cu detaliile plăților și exportați lista tranzacțiilor ca fișier CSV sau PDF. Atașați-o la înregistrarea contabilă sau salvați-o în evidențele contabile cu un nume de fișier care să corespundă ID datei plății. Acest lucru vă permite să urmăriți orice depunere bancară până la facturile individuale ale clienților.

Pasul 4: Sincronizați cu fluxul bancar

Dacă programul dvs. dispune de o funcție de sincronizare cu contul bancar, corelați înregistrarea contabilă cu rândul corespunzător depunerii. Dacă efectuați reconcilierea manual, verificați dacă data și suma înregistrării corespund cu cele din extrasul bancar.

Calea B: Înregistrarea la nivel de factură

Înregistrarea 1: Când un client achită o factură

Verificați notificările privind plățile în Inbox+ sau în secțiunea Plăți pentru a urmări plățile facturilor pe măsură ce acestea sosesc. Pentru fiecare plată, înregistrați:

În câmpul „Memo” sau „Note”, introduceți numele clientului, numărul facturii și data facturii — de exemplu: „Smith CPA — INV-0042 — 30 decembrie”.

Trebuie să înregistrați fiecare tranzacție la data la care factura a fost achitată în TaxDome— nu la data plății. Astfel, veniturile vor fi înregistrate în perioada contabilă corectă.

Intrarea 2: Când se efectuează plata

Conectează-te la Stripe și deschide detaliile plății. Confirmă că toate facturile din Înregistrarea 1 pentru această perioadă apar în plată, apoi înregistrează:

În câmpul „Memo” sau „Note”, introduceți ID plății, data și numărul de facturi — de exemplu: „Plată TDP PO_abc123 — 2 ianuarie — 14 facturi — a se vedea atașamentul.”

După această înregistrare, soldul contului de compensare pentru acest lot revine la zero. Exportați lista tranzacțiilor de plată din Stripe și atașați-o la această înregistrare ca pistă de audit.

Lista de verificare pentru închiderea lunară

La sfârșitul lunii, extrageți raportul privind plățile din Stripe și verificați:

• Totalul brut din înregistrările contabile corespunde cu totalul brut din raport

• Totalul comisioanelor din înregistrările contabile corespunde cu totalul comisioanelor din raport

• Suma totală netă a debitelor din contul dvs. bancar corespunde cu suma totală netă din raport

Dacă totalurile nu se potrivesc, cele mai frecvente cauze sunt o plată efectuată spre sfârșitul lunii și înregistrată în perioada greșită, o taxă introdusă cu o sumă incorectă sau o plată care nu a fost încă înregistrată. Verificați detaliile plății în Stripe și corectați înregistrarea.

Unde se găsesc numerele

Toate cifrele sunt exprimate în Stripe .